Planeación Estratégica de Tecnologías de Información (P.E.T.I.)

Los conceptos descritos anteriormente ayudan a comprender el entorno que rodea a la planeación estratégica de tecnologías de información que a continuación será presentado.

2.8.1 ¿Qué es la P.E.T.I.?

Se define como el proceso de identificar el portafolio de aplicaciones basadas en computadoras que asistirán a las organizaciones en la ejecución y alcance de sus planes y metas de negocio (Lederer y Sethi, 1988 en Lederer et al., 2003)

A su vez la P.E.T.I. incluye las especificaciones necesarias para que las bases de datos y los sistemas sean capaces de soportar estas aplicaciones, abrazando la selección de las aplicaciones que más se ajusten a las necesidades actuales y futuras de la organización, pero a su vez promoviendo la búsqueda y descubrimiento de nuevas aplicaciones con el potencial de crear ventajas competitiva.

La P.E.T.I. a su vez ha sido descrita por varios autores (King, 1988; Ang, Shaw y Pavri, 1995 en Lederer et al., 2003) como un sistema de “Entrada-Proceso-Salida”, cuyas entradas son objetivos, recursos e información que influencian un proceso de planeación específico y predeterminado. A su vez elementos internos y externos al control de la organización influencian su proceso, el cual consiste en un conjunto de prácticas que resultan en una estrategia de tecnologías de información cuyo mayor componente son las recomendaciones para el portafolio de nuevos sistemas de información.

El propósito de la P.E.T.I. es el de crear un plan de recomendaciones que satisfaga los objetivos administrativos y por consiguiente beneficie a la organización, preparando el terreno para su implementación (Venkatraman y Ramanujam, 1987; King, 1992; Raghunathan y Raghunathan, 1994; Segars, 1994 en Lederer et al., 2003)

Lederer et al. (2003) observa que en la P.E.T.I. se abarcan 6 amplias dimensiones de procesos basados en la administración estratégica (Segars y Grover, 1999 en Lederer et al., 2003): • Comprensión • Formalización • Foco • Flujo • Participación • Consistencia

Para llevar a cabo la P.E.T.I. una organización típicamente conduce un estudio de cinco fases (Mentzas, 1997 en Lederer et al., 2003):

• Conocimiento estratégico. Es donde se identifican metas de negocio,

sistemas de tecnologías de información y se definen de los objetivos del proceso de planeación.

• Análisis de la Situación. Abarca el análisis de los sistemas del negocio,

sistemas organizacionales, sistemas de información y los ambientes de las tecnologías de información.

• Concepción de la Estrategia. Incluye la exploración del futuro, la

identificación y elaboración de escenarios alternativos.

• Formulación de la Estrategia. Contiene la formulación de la arquitectura del

negocio, la formulación de la arquitectura de tecnologías de información, la formulación de soluciones organizacionales, síntesis y priorización.

• Implementación de la Planeación Estratégica. Abarca la definición,

elaboración y evaluación de los elementos del plan de acción y la definición de los procedimientos para controlarlo.

Ahora que se conoce lo que la P.E.T.I. es, sus dimensiones y sus fases de estudio, se procederá a observar cual es su importancia dentro de las empresas en la actualidad.

2.8.2 Importancia de la P.E.T.I.

En el altamente competitivo mundo de los negocios de hoy en día, las tecnologías de información se encuentran jugando un rol estratégico cada vez más determinante, y la necesidad de una planeación estratégica de sistemas de información efectiva se va vuelto crítica (Lederer et al., 2003).

A su vez Doherty, Marples y Suhai, (1999 en Lederer et al. 2003) señalan que la P.E.T.I. apoya a la organización en la identificación de prioridades para el desarrollo de sistemas de información, ordenando dichos sistemas en términos de eficiencia, efectividad y valor estratégico. De esta manera ayuda a la organización a identificar su portafolio de aplicaciones basadas en tecnología, las cuales se alinean a la estrategia corporativa y de esta manera se puede crear una ventaja sobre los competidores.

Aunque en los últimos años se ha conducido mucha investigación de P.E.T.I., no se ha mejorado mucho en la práctica, debido a que los mismos tipos de problemas continúan apareciendo repetitivamente. (Baker, 1995 en Lederer et al., 2003)

Una brecha continúa separando los planes y expectativas de los desarrolladores de sistemas de información estratégicos, de los resultados que las estrategias buscan. Comúnmente solo unos cuantos sistemas estratégicos son implementados y algunos de estos tardan substancialmente más tiempo del anticipado (Hackney y McBride, 2002 en Lederer et al., 2003).

Según encuestas que Gottschalk (1995 en Lederer et al., 2003) aplicó a organizaciones noruegas, encontró que solo el 42% de los proyectos que fueron identificados como estratégicos en la P.E.T.I. fueron implementados en los cinco años siguientes a su identificación como tales.

Las fallas al ejecutar o implantar la P.E.T.I. efectivamente, pueden causar que la organización pierda la ventaja competitiva que un buen plan estratégico de T.I. le hubiera otorgado (Tan, Sia, Teo y Wei, 1995 en Lederer et al., 2003).

2.8.3 Factores que afectan la P.E.T.I.

Aunque la realización de la P.E.T.I. parece contar con apoyo de los altos directivos, su implementación no se encuentra asegurada, por lo que falla comúnmente (Earl, 1993; Ward y Griffiths, 1996 en Lederer et al., 2003).

La mayoría de los altos ejecutivos de sistemas de información (SI o IS, Information Systems) clasifican a la falla en la traducción de metas y estrategias en planes de acción como uno de los mayores problemas de la planeación estratégica de tecnologías de información, sin embargo este paso es necesario para la implementación de estrategias de T.I. por lo que deberá ser manejado con cuidado (Teo y Ang, 2001 en Lederer et al., 2003).

Más del 55% de los ejecutivos de T.I. clasifican al compromiso de la dirección en la implementación de la P.E.T.I., como algo difícil de asegurar, incluso 50% de los ejecutivos ignoran la P.E.T.I. una vez que esta ha sido desarrollada (Teo y Ang, 2001 en Lederer et al., 2003). Se han sugerido como causas del bajo índice de implementación de la P.E.T.I. a los problemas derivados por ignorar su implementación, la falta de soporte que tiene la arquitectura de T.I. y la duración que la P.E.T.I. tiene (Min, Suh y Kim, 1999 en Lederer et al., 2003).

Lederer y Sethi (1998 en Lederer et al., 2003) muestran en un estudio de P.E.T.I. que menos de un cuarto de los proyectos recomendados han sido iniciados después de que la mitad del horizonte de tiempo ha transcurrido. Esto sugiere que las organizaciones no se encuentran vigorosamente implementando su plan. En el mismo horizonte temporal, el 38% de los proyectos iniciados no han sido identificados por la P.E.T.I., lo cual presume que las organizaciones no se encuentran siguiendo su plan. Finalmente el mismo estudio encontró que la satisfacción derivada de la implementación del plan es significativamente menor que aquella del proceso de formulación.

Muchas razones pueden explicar la falla que sucede al implementar la P.E.T.I., como por ejemplo, un desarrollo del sistema planeado tan lago que da pié a que la estrategia del negocio se adapte a cambios presentados en el entorno organizacional, haciendo que las prioridades de las T.I. cambien, dejando obsoleta la P.E.T.I. realizada (Hackney y McBride, 2002 en Lederer et al., 2003).

Min et al. (1999 en Lederer et al., 2003) muestra ciertos factores que afectan la implementación de la P.E.T.I.:

• Algunos usuarios presionan para elevar la prioridad que originalmente se establece en el plan.

• Se subestima el costo de los proyectos, por lo que comúnmente los

recursos son agotados.

• Planes a largo y corto plazo son pobremente integrados. • El gobierno y sus legislaciones fuerza ciertas prioridades.

• Grupos dentro del departamento influencian y establecen sus propias

prioridades.

• La dirección eleva la prioridad de que las nuevas propuestas tengan un

mayor retorno de inversión.

• Los esfuerzos de la administración no se enfocan en los problemas que la

implementación de la P.E.T.I. crea.

Los factores descritos en el presente apartado dejan ver cómo una gran variedad de circunstancias afectan de una u otra manera la P.E.T.I., desde falta de apoyo hasta demasiado tiempo para realizarse pueden influenciar negativamente, por lo que una adecuada gestión es decisiva para el éxito del proceso.