Planificación Preliminar para la evaluación del Sistema de Control Interno

Evaluación del sistema de control interno y gestión de los Inventarios en la Ferretería Mega Hierro MC, ejercicio 2014.

1. Identificación de la entidad.

NOMBRE: Ferretería Mega Hierro MC

GERENTE: Ingeniera Lisbeth Campoverde Jumbo DIRECCIÓN: Av. Simón Plata Torres y calle c TELÉFONO: 023753455 023753456 HORARIO DETRABAJO: 8:00 a 18:00

2. Motivos del examen.

Examen de la Auditoría del control interno en el área de Inventarios en la Ferretería Mega Hierro MC se lo realizó en cumplimiento del Programa de Fin de Titulación para la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría Y Finanzas, CPA. Tema aprobado por la Dirección general de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.

Se emitió una solicitud para realizar esta actividad en la Ferretería Mega Hierro MC, la misma que fue aprobada por la gerencia de la empresa.

3. Objetivos del examen

 Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría de control interno en el área de inventarios.

 Concluir sobre el sistema de control interno y la gestión empresarial en el área de inventarios.

63

La Evaluación de Control Interno para el área de inventarios de la Ferretería Mega Hierro MC, se realizará en el periodo comprendido al 31 de Diciembre del 2014, el mismo que se encargará de diagnosticar la eficiencia de la gestión de los inventarios a través de la evaluación del sistema de control interno.

5. Base Legal.

 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

 Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

 Normas Internacionales de Auditoria (NIA).

 IESS

 Código del Trabajo

 Código Civil

6. Estructura Orgánica.

La Ferretería Mega Hierro MC hasta el 31 de Diciembre del 2014 mantenía la siguiente estructura organizacional:

64

Gráfico 1: Estructura Organizacional de la Ferretería Mega Hierro MC

Fuente: Ferretería Mega Hierro MC Elaborado por: Carlos Imbaquingo

7. Objetivo de la Ferretería Mega Hierro MC

Proveer materiales de construcción a precios accesibles a todas las personas naturales y empresas de la región y sus alrededores.

8. Sistema de Archivo

Mientras se realizó el examen la documentación en el área de contabilidad estaba almacenada de acuerdo al número pre impreso de los documentos enviados por el encargado de la bodega, de la misma manera se encontraban los documentos en la oficina respectiva del departamento de Bodega.

9. Unidades responsables y/o competentes

Las unidades relacionadas con el examen son:

Gerencia General

65  Gerencia general  Atención al cliente  Departamento Financiero  Departamento de Bodega 10. Descripción de Procesos

No existe actualmente en la empresa un cuadre de información entre la cantidad neta de materiales que se encuentran en la bodega de la empresa con la información contenida en los mayores de la cuenta relativa a inventarios.

Narrativas

Proceso de compras

La persona encargada del área de bodegas realiza un levantamiento de información solicitado por la Gerente para determinar cuáles son los niveles de stock de los inventarios, a partir de allí se procede a contactar con los proveedores habituales los que emiten cotizaciones si es que los materiales que se van a adquirir no son de común transacción, mientras que los productos que habitualmente se solicitan como pedido a la empresa no requieren de dichas cotizaciones, por lo que el proveedor entrega las mercaderías de forma oportuna con un plazo máximo de entrega de una semana debido a que los proveedores son de la región.

La recepción la realiza la persona encargada de la bodega a través de la comparación física y documental de la orden de pedido y la factura, luego del trabajo exhaustivo de revisar la constatación física de lo solicitado se envía la factura al departamento financiero para que se realice el respectivo pago.

Proceso de ventas

El cliente se acerca al área de ventas y solicita los materiales requeridos, el agente vendedor toma la orden y constata que los materiales se encuentren disponibles en el

66

sistema, luego de esto el vendedor direcciona al cliente a caja para que cancele por su compra mientras él envía el pedido a bodega para que sea despachado, allí la mercadería es empacada y entregada al cliente.

Proceso de devolución

La devolución de la mercadería se procede cuando los materiales entregados al cliente no hayan sido los que él solicitó, o si los materiales entregados presentan daños en su aspecto material. Las devoluciones se realizarán previa presentación de la factura a caja, esta persona direccionará el proceso hacia la gerente, la misma que autorizará la devolución de la mercadería hacia la empresa y del dinero hacia el cliente.

67 Flujogramas

Elaborado por: Carlos Imbaquingo

N. DESCRIPCIÓN ACT.DOC RESPONSABLE GRÁFICO

1 Inicio X

2 Realizar el informe de materiales que se

requiere X Bodeguero

3 Solicitar el informe de existencias a las

bodegas X X Administración 4 Envío de informe de existencias en las bodegas X Bodeguero 5 Revisar los informes de los materiales con los

que se cuenta X Administración autorización de compra 6 Realizar cotizaciones de los materiales a

adquirirse X X Finanzas orden de pedido 7 Selección del mejor proveedor de acuerdo a

especificaciones X Finanzas 8 Autorización para la realización de la compra X X Administración 9 Se emite una orden de pedido X X Administración 10 Contactarse con el proveedor, para efectuar la

orden de pedido X Finanzas 11 Entrega orden de pedido a proveeedor

seleccionado X Finanzas guía de remisión 12 Solicitar la entrega de los materiales X Encargado de compras informe de recepción 13 Receptar la entrega de los materiales X Encargado de compras

14 Trasladar los materiales desde el provedor

hacia la bodega X Encargado de compras 15 Registro de entradas de los materiales X X Bodeguero 16 Almacenamiento X Bodeguero 17 Recepción de la factura X Contabilidad 18 Generar el documento de retención X X Auxiliar contable 19 Contabilización de las transacciones X Auxiliar contable 20 Se realizan los pagos correspondientes de

acuerdo a facturas X X Finanzas 21 Imprimir los asientos contables X X Auxiliar contable 22 Trasladar los documentos al departamento de

archivo X Auxiliar contable 23 Archivar los documentos de respaldo X X Auxiliar contable

24 Fin X

FERRETERÍA MEGA HIERRO MC

FUJOS POR PROCESO DE COMPRA DE MATERIALES

INICIO

68