PLANIRANJE IN KONTROLA IZVAJANJA PROJEKTA

12. Člen

Planiranje projekta je proces določitve ciljev projekta na osnovi vhodne strategije projekta, proces določevanja izvedbene strukture projekta (retrogradne razčlenitve), tehnologije izvedbe, terminiranja, planiranja stroškov in kapacitet ter optimizacije plana, določitve projektnega sistema, zagotovitve organizacije vodenja in izvajanja po planu projekta do prevzema in končanja projekta.

Planiranje projekta je proces v okviru celovite priprave zagona projekta, s katerim projektni manager s projektno pisarno na ustrezen timski način izdela ZAGONSKI ELABORAT PROJEKTA. Zagonski elaborat projekta se smatra kot ustanovni akt projekta in predstavlja pogoj za njegov pričetek izvajanja.

13. Člen

ZAGONSKI ELABORAT PROJEKTA praviloma vsebuje: ¾ delovni nalog projekta,

¾ uvod – pričetek projekta, ¾ vhodno strategijo projekta, ¾ vsebinski elaborat projekta,

¾ plan stroškov ter načini in viri financiranja, ¾ cilje projekta,

¾ taktiko izvedbe projekta, ¾ prioriteto projekta,

¾ stopnjo zaupnosti projekta,

¾ plan projekta s planom ključnih dogodkov, ¾ analizo rizika,

¾ projektno organizacijo,

¾ matriko odgovornosti in kompetenc, ¾ plan kontrole,

¾ plan in postopek prevzema in končanja projekta, ¾ popis in arhiva projektne dokumentacije.

Vsebina zagonskega elaborata se lahko dopolni glede na značilnosti projekta. Delovni nalog podpišejo direktor podjetja HTZ I.P., d.o.o., management projekta, vodja službe za strateški razvoj in kontroling ter projektni manager.

Delovni nalog se posreduje s celotnim ali delnim zagonskim elaboratom še vodstvom organizacijskih enot, ki so prevzemniki projektov.

14. Člen

Vodstva organizacijskih enot so dolžna sodelovati pri planiranju projekta s projektnim managerjem in projektno pisarno. Gre za določitev aktivnosti, določitev posameznih izvajalcev, določanje izvajanja aktivnosti, določanje fiksnih rokov, planiranja stroškov in optimizacije plana projekta.

Plan projekta je po optimizaciji plana obvezen za vse izvajalce do naslednje kontrole projekta in, če ni potrebno replaniranje, do končanja izvajanja projektnih del.

15. Člen

Zunanji izvajalci morajo v ponudbenem postopku predložiti plan svojih del na projektu tako, da ga lahko projektni manager v sodelovanju s projektno pisarno vključi v plan celotnega projekta in določi roke izvajanja del zunanjih izvajalcev.

Plan projekta, ki je dogovorjen z zunanjimi izvajalci, se smatra kot priloga pogodbe.

Plan projekta je po optimizaciji plana obvezen za vse zunanje izvajalce do naslednje kontrole projekta in, če ni potrebno replaniranje, do končanja svojih projektnih del.

16. Člen

Projektna pisarna na osnovi planov projekta dopolni strateški projektni plan. V primeru, da se pojavijo odstopanja v tem planu management projekta o tem obvesti direktorja podjetja HTZ I.P., d.o.o., ki sprejme potrebne odločitve. Po izvedenem replaniranju strateškega projektnega plana morajo projektni managerji v sodelovanju s projektno pisarno uskladiti plane projektov in izvesti popravke zagonskih elaboratov.

Management projekta, projektni manager in projektna pisarna uskladijo zagonske elaborate v skladu s strateškim razvojnim programom in projektnim planom. Na tej osnovi nato direktor podjetja HTZ I.P., d.o.o. podpiše delovni nalog projekta, kar je pogoj za izvedbo zagona izvajanja projekta.

17. Člen

Vodstvo projekta mora vodstvom organizacijskih enot, skrbnikom projekta in vodstvom izvajalskih timov posredovati naslednje:

¾ delovni nalog projekta,

¾ povzetek iz zagonskega elaborata (izjemoma celoten zagonski elaborat), ¾ plan projektnih del,

¾ plan kontrole izvajanja projekta,

18.Člen Kontrole izvajanja projektov se delijo na:

¾ kontrole posameznega projekta,

¾ kontrola izvajanja strateškega projektnega plana, ¾ končna kontrola predaje projekta.

Kontrolo posameznega projekta izvaja projektni manager v sodelovanju s projektno pisarno s tem, da na osnovi kontrolnih poročil izvajalcev pripravi kontrolno poročilo za management projektov.

Kontrolo izvajanja strateškega projektnega plana izvaja management projekta v sodelovanju s projektno pisarno.

Končna kontrola predaje projekta se izvede ob koncu projekta s primopredajnim poročilom projekta.

19. Člen

Kontrola izvajanja projekta se organizira na naslednje načine:

¾ projektni manager v sodelovanju s projektno pisarno vnaprej določi datum kontrole in način izvedbe kontrole najmanj dva meseca vnaprej, kar predstavlja v zagonskem elaboratu plan kontrole izvajanja projekta; pri tem vedno določi datum prejema kontrolnih poročil,

¾ projektni manager določi datum kontrole glede na trenutno problematiko vodenja izvajanja,

¾ datum kontrole predlagajo vodstva organizacijskih enot, skrbniki projektov ali vodstva izvajalnih timov,

¾ datum kontrole predlaga projektna pisarna, ¾ datum kontrole določi management projekta.

Kontrole izvajanja projekta se izvedejo s predajo kontrolnih poročil ali s kontrolnimi sestanki, ki se praviloma izvedejo z delnim ali celotnim vodstvenim timom, na sklic projektnega managerja. Kontrolni sestanki lahko odpadejo, če tako kaže situacija glede na kontrolna poročila.

20.Člen

Skrbniki projektov si organizirajo kontrolo izvajanja del samostojno in po načinu, ki ga sami določijo in uskladijo s svojimi vodstvi.

21. Člen Kontrolno poročilo projekta zajema:

¾ doseženi rezultati (objektni cilji),

¾ planirani roki – dejansko doseženi (za končane aktivnosti do datuma kontrole), ¾ planirani začetek in preostalo trajanje ali rok dokončanja (za aktivnosti, ki še trajajo

ob kontroli izvajanja), ¾ dejanski stroški,

¾ predvidena obremenitev izvajalcev, ¾ prognoza motenj,

¾ verjetnost realizacije projektnih del,

¾ ocena doseganja poslovnih in drugih učinkov projekta, ¾ druge podatke po dogovoru.

Kontrolno poročilo je vedno pisno ali v obliki, ki jo omogočajo interna elektronska pošta, in mora biti poslano v obliki za arhiviranje.

22. Člen

Vodstva organizacijskih enot, skrbniki projektov, vodje izvajalnih timov ter vodje projektov zunanjih izvajalcev so dolžni po planu kontrole izvajanja projektov v kontrolnih rokih, ki jih določa projektni manager, posredovati kontrolna poročila v pisni obliki praviloma tri dni pred rokom kontrole, če ni dogovorjeno drugače.

Na osnovi kontrolnih poročil projektni managerji v sodelovanju s projektno pisarno izvedejo popravke plana in zagonskega elaborata. V primeru, da se pojavijo večja odstopanja od plana projekta in so potrebni tudi popravki v zagonskem elaboratu se izvede usklajevanje z managementom projekta in po potrebi z direktorjem podjetja HTZ I.P., d.o.o.

23. Člen

Po opravljenih kontrolah projektov in morebitnem popravku strateškega projektnega plana se izvede ponovni zagon nadaljevanja izvajanja projektov in sicer:

¾ izda se nova verzija delovnega naloga,

¾ vodstvo projekta izdela popravljen zagonski elaborat projekta (nova verzija).

Nov delovni nalog z zagonskim elaboratom se posreduje vsem, kakor je to predvideno v 13. členu poslovnika.

24. Člen

Projektna pisarna je dolžna predložiti zbirno kontrolno poročilo vseh projektov iz strateškega projektnega plana managementu projektov in direktorju podjetja HTZ I.P., d.o.o. v dogovorjenih rokih. V primeru odstopanj se izvede replaniranje strateškega projektnega plana ter oblikuje korigirano naročilo projektov.