En las organizaciones fluye diariamente gran cantidad de información entre las diferentes unidades que la conforman; y cada actividad realizada; genera aún más, la cual sirve de apoyo para las distintas tareas que se desarrollan. La información en las empresas es de suma importancia, ya que permite posicionarla de forma ventajosa dentro de un negocio.
Cada vez es más común en las empresas el uso de tecnologías que permiten obtener de forma veraz y confiable la información, además de optimizar sus procesos. Estas tecnologías se presentan como una necesidad, donde los cambios rápidos, el aumento de conocimiento y las demandas de un servicio de alto nivel se convierten en exigencias permanentes; siendo el más común, el uso de sistemas web, al facilitar la comunicación e intercambio de información entre las diferentes unidades del negocio; automatizando sus operaciones.
En Venezuela, numerosas empresas hacen uso de la información como elemento de supervisión y control, de coordinación de actividades, de procesamiento de transacciones, de apoyo a la toma de decisiones y soporte de operaciones; como es el caso de la empresa R&M Energy Systems de Venezuela C.A. encargada de comercializar equipos de sistemas de levantamiento artificial (Bombas de Cavidades Progresivas), utilizados en las industrias de perforación de gas y petróleo, industrias de tuberías, mercados industriales y a su vez realizan servicios a cada uno de los equipos comercializados cuando el cliente lo solicita.
Actualmente en la empresa R&M Energy Systems de Venezuela C.A. la demanda de productos y servicios está en constante crecimiento, por lo que se hace necesaria la utilización de sistemas automatizados con la finalidad de contar con información precisa, concisa, oportuna y a tiempo para satisfacer la misma; además de automatizar sus operaciones. Entre los procesos que se llevan a cabo en la empresa son: control de inventarios, procesos de licitación, registro de fallas, ejecución de servicios como instalación, desinstalación, monitoreo, entre otros; es fundamental señalar que la mayoría de las operaciones que se llevan a cabo, son registradas en formatos físicos lo cual trae como consecuencia un conjunto de situaciones, descritas a continuación:
La mayoría de los documentos generados en la empresa se realizan mediante el uso de herramientas ofimáticas (Microsoft Excel y Word) y luego se almacenan en archivadores o carpetas, lo cual limita su búsqueda rápida y manipulación, esto trae como consecuencia no poder atender de forma rápida y veraz a los clientes o gerentes de la empresa al momento que deseen realizar una consulta de dichos documentos. Sumado a esto, los documentos se encuentran en un área de uso común, por lo cual son accesibles para todos los empleados, pudiéndose ocasionar extravíos, uso inapropiado de la información o daños de los mismos.
Además, el control de inventario es realizado por el encargado del almacén, el cual posee el registro de los equipos que están disponibles para la venta o cuales le pertenecen a cada cliente; cuando el encargado de almacén no se encuentra en la empresa, los empleados no poseen información de los equipos disponibles para ser comercializados o despachados, provocando un retraso en las actividades o entrega de productos ya vendidos, generando descontento en los clientes.
A su vez, los reportes de campo son registrados en formatos impresos por los técnicos en el lugar donde se está prestando el servicio; esta información escrita es llevada a la empresa y archivada en carpetas, que luego es usada para calcular el
promedio de instalaciones, servicios, desinstalaciones realizadas por los empleados; debido a que la información de los reportes no se encuentran en formato digital, se transcriben a formato Excel para luego realizar los cálculos y gráficas pertinentes, lo cual genera pérdida de tiempo importante, ya que se cuenta con gran cantidad de reportes.
En vista a las situaciones descritas anteriormente se propuso desarrollar un sistema para la gestión y control de operaciones de inventario y servicio de la empresa R&M Energy Systems de Venezuela, con la finalidad de realizar las actividades con mayor fluidez y contar con un sistema que permita tener un mejor manejo de los documentos que se disponen.
2.2 Objetivos de la Investigación
2.2.1 Objetivo General
Desarrollar un sistema para gestión y control de operaciones de la empresa R&M Energy Systems de Venezuela, El Tigre – Edo. Anzoátegui, que permita la integración de la información y automatización de las operaciones de la empresa.
2.2.2 Objetivos Específicos.
a) Recolectar información sobre la forma actual en que se manejan las operaciones en la empresa R&M Energy Systems de Venezuela C.A., El Tigre, Edo-Anzoátegui, identificando las necesidades existentes.
b) Realizar el modelo del negocio, obteniendo una visión detallada de sus procesos.
c) Determinar los indicadores de eficiencia del negocio, que den soporte al momento de tomar decisiones.
d) Determinar los requisitos funcionales y no funcionales del sistema, los cuales describan los servicios que ofrecerá el sistema y restricciones asociadas. e) Diseñar la arquitectura del sistema tomando en cuenta los requisitos
funcionales y no funcionales, obteniendo una visión de cómo se estructurará el sistema y cómo sus componentes trabajarán juntos.
f) Desarrollar la versión funcional del sistema en base a la arquitectura diseñada, que permitan el logro eficaz de las operaciones de la empresa.