Gestión documental
8.3. Planteamiento y evolución
Cronológicamente el primer problema abordado fue el del almacenamiento de los listados de tipo informe que en sí mismos constituían información histórica. En el momento en el que esto se planteó las aplicaciones no estaban mayoritariamente sobre bases de datos relacionales, al menos las más importantes y de mayor volumen de información, y no era asumible la construcción de históricos sobre las bases de datos jerárquicas existentes por razones de coste y rendimiento. El problema se resolvió inicialmente (1994) mediante un producto orientado al almacenamiento y distribución de información formateada, el concepto de informe o report en la literatura anglosajona.
Una cuestión diferente la representaban los listados de uso diario o control, la mayor parte para uso de ocinas o de servicios centrales. La distribución de listados en línea fue resuelta inicialmente por dos caminos. Se instaló una plataforma de distribución basada en un producto comercial que permitía almacenar estos listados y consultarlos en pantalla y por otro lado se desarrolló una aplicación especíca para las ocinas. La aplicación de las ocinas permitía distribuir al Terminal Financiero los informes que las ocinas debían de recibir en el día para actuar
55 de forma inmediata; un ejemplo puede ser el listado de los descubiertos en cuenta. La diferencia entre ambos sistemas es que el primero es de tipo reactivo, mientras que el segundo es proactivo tratando de mover a la revisión inmediata.
En cuanto a las comunicaciones masivas a clientes, la gestión documental se planteó con un doble objetivo: optimizar el coste de distribución y mejorar la comunicación con los clientes. El idea fundamental era reducir la frecuencia con la que se enviaban sobres a los buzones de los mismos, muchas veces conteniendo un único documento. Para solucionar este problema se instaló una aplicación de distribución de correo que interceptaba las comunicaciones dirigidas a los clientes; las aplicaciones dejaron de realizar la impresión directa para enviar la información a esta aplicación, que la almacenaba en un repositorio de distribución de correo, identicando, mediante un concepto de línea técnica1 que la precedía, datos tales
como cliente, contrato o tipo de documento. La aplicación de distribución de correo mantenía un repositorio con estos documentos que recibía de las aplicaciones, produciendo grupos por destinatario en base a criterios fundamentalmente de períodos de retención y número máximo de documentos por sobre. La aplicación citada, aunque inicialmente fue adquirida, tuvo que ser adaptada en la propia instalación, sufriendo además una evolución interna muy importante. La impresión se producía en formato AFP2, de acuerdo con el parque de impresoras instalado,
y también era en ese formato se almacenaban los documentos al ser capturados directamente de las colas de impresión. El formato AFP optimiza el espacio al separar los recursos compartidos, por ejemplo las imágenes de marca o los textos comunes, de los datos propios de documento y poder ser los primeros compartidos. Con la aparición de las aplicaciones de Banca Electrónica se hizo necesario poner este tipo de documentos a disposición de los clientes utilizando el concepto de Correspondencia Virtual. A tal efecto se instaló un repositorio documental, en el año 2005, en el que al mismo tiempo que se almacenaba la información en el repositorio de distribución de correo, se cargaba en este repositorio para su acceso en línea, indexado por cliente y contrato. Para la presentación en Internet de estos documentos fue necesaria la conversión al vuelo del formato AFP al formato PDF. El tratamiento de la información histórica evolucionó en sintonía con la migración de las aplicaciones a tecnología relacional. Las aplicaciones pasaron a responsabilizarse directamente de sus propios datos históricos diseñando en ellas tablas para tal n. Esto fue posible no solamente por el cambio a base de datos relacional, si no por el aumento de la capacidad y la velocidad de acceso del almacenamiento secundario. En el año 2006 se sustituyó el producto de almacenamiento y distribución de listados por otro que mejoró sensiblemente las
1Registro que precede al documento con información para su clasicación
consultas sobre la información tipo informe, permitiendo a los usuarios internos acceder a la misma de forma más exible, seleccionando datos o eliminando columnas de la presentación, o también localizar información por algún criterio relevante. A pesar de que el nuevo planteamiento priorizó el almacenamiento de la información histórica sobre bases de datos relacionales, continuó existiendo información en listados que no precisaba ser almacenada como información histórica y que continuó siendo almacenada como listados.
Las siguientes cifras dan una idea de la magnitud del problema: Número diferente de listados: del orden de 5.000
Número de documentos para enviar a clientes en un mes: alrededor de 2,5 millones.
Número de documentos que se trasladan a la Correspondencia Virtual al mes: 0,5 millones aproximadamente. No todos los documentos que se envían a clientes pasan a la Correspondencia Virtual ya que no todos los clientes tienen habilitado el servicio.
La información impresa directamente en ocinas presenta su propia problemá- tica. La forma de tratarla está supeditada al tipo de plataforma desplegada en las mismas, el Terminal Financiero explicado en el capítulo 6. El modelo elegido para la gestión de la impresión en ocinas fue el de un servidor especíco de composición de documentos. El entorno separa el diseño de los documentos y los formatos de su utilización en tiempo de ejecución, los documentos pueden ser estáticos o dinámicos, en cuanto a su estructura, y de tamaño variable, pudiendo llegar a decenas de páginas en el caso de algún contrato. En tiempo de ejecución se invoca el servicio correspondiente que alimenta el modelo o formato seleccionado con los datos a incorporar. El modelo puede incorporar su propia lógica de ejecución dando lugar al concepto de formato dinámico.
Por último para la información capturada de clientes, como pueden ser: documentos de identicación, declaraciones, balances de empresas etc., que es de naturaleza más variable y menos controlable en cuanto a su formato y estructura, se decidió utilizar una base de datos documental de propósito general (2006/2007). Es importante señalar que en el momento en el que se tomó esta decisión ya existían otros repositorios documentales en la instalación, fundamentalmente el relacionado con la información accesible por los clientes mediante la Banca Electrónica, por lo que de nuevo se plantea un problema importante de reutilización, migración y coexistencia.
57 1985 1990 1995 2000 2005 2010 Almac. y distribución Repositorio Internet Listados en línea II BD de G. Documental Listados en línea I
Figura 8.1: Evolución temporal de los sistemas documentales