Políticas de control del Hospital Provincial General Docente Riobamba

Las políticas de control son un conjunto de acciones, procedimientos y métodos que de forma escrita se establece como una guía o un instrumento para los directivos y empleados, con la finalidad de prevenir los posibles riesgos que puedan afectar a la institución.

Las políticas afectan a todos los miembros de la institución de esta manera contribuye al logro de un lugar de trabajo más organizado, seguro y justo, incluso del empoderamiento de todo el personal cumpliendo así con los objetivos del Hospital.

3.6.1 Políticas de control para el proceso de compras

Objetivo: Establecer lineamientos que permitan mantener un adecuado control en el proceso de adquisición de activos fijos de manera que permitan cumplir los objetivos planteados.

• Los nuevos pedidos se generarán una vez que exista la necesidad en el departamento de neonatología, no antes.

• Es necesario que el encargado de la bodega deberá comunicarse con el departamento de compras públicas con la finalidad de conocer si existe el presupuesto necesario para proceder a realizar el nuevo pedido.

• Todos los procedimientos que se realicen para proceder con las nuevas adquisiciones deberán ser supervisados por el Director General del Hospital.

• Durante la realización de los procesos de compras públicas se deberá buscar los proveedores más convenientes para los intereses institucionales.

• El encargado de bodega deberá estar al pendiente de los procesos de compras públicas con la finalidad de que no existan retrasos o inconvenientes durante el abastecimiento.

3.6.2 Políticas del proceso de registro contable de las adquisiciones

Objetivo: Establecer lineamientos que permitan mantener un adecuado control en el proceso del registro contable de las adquisiciones de activos fijos de manera que permitan evitar inconvenientes a largo plazo.

• El departamento financiero realizará el registro de la factura, el día que la carpeta del proceso de compras públicas tenga la documentación completa y correcta en el sistema.

• Una vez que el proveedor haya facturado, el departamento financiero deberá realizar las retenciones a tiempo para evitar inconvenientes tanto con el mismo proveedor, así como también con la administración tributaria.

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• Todos los activos fijos deben tener una codificación adecuada que sea acorde al departamento al que corresponda.

• El contador deberá revisar a detalle los informes realizados por el bodeguero ya que es el encargado de recibir los productos adquiridos mediante procedimientos de compras públicas. 3.6.3 Políticas de control de recepción y despacho de activos fijos

Objetivo: Establecer lineamientos que permitan mantener un adecuado control en el proceso de recepción y despacho de activos fijos en la institución de manera que permita evitar cualquier tipo de inconveniente a futuro.

• Para la recepción de los activos fijos el bodeguero o guardalmacén deberá verificar que se encuentren en óptimas condiciones, es decir que no tengan raspaduras o golpes que puedan dañar la estructura original de los bienes o que puedan reducir su periodo de vida útil.

• Toda la documentación que interviene en el proceso de la adquisición deberá ser revisada a fin de evitar inconvenientes internos o causar problemas a los proveedores al momento en que el Hospital realiza los pagos.

• Los bienes solicitados deberán cumplir con las características especificadas en los procesos de compras públicas para evitar inconsistencias de último momento.

• En caso de encontrar anomalías en el proceso de recepción se deberá realizar la devolución correspondiente y notificar a la máxima autoridad del Hospital, en este caso al Director.

• Si el proceso de recepción de los bienes ha culminado sin problemas, se procederá a realizar el despacho al usuario final para que pueda darles el uso para el que han sido adquiridos.

3.6.4 Políticas de control de baja de activos fijos

Objetivo: Establecer lineamientos que permitan mantener un adecuado control en el proceso de baja y chatarrización de activos fijos en la institución de manera que permita evitar cualquier tipo de inconveniente a futuro.

• Para la baja de activos fijos el custodio deberá enviar un informe previo, el mismo que tendrá como sustento de una constatación física, en donde el Director del hospital designará una comisión técnica con el fin de conocer el estado real del bien. Una vez analizado el estado del bien la máxima autoridad dispone una resolución para la baja o chatarrización de los bienes referidos.

• Luego el custodio de activos envía la resolución y el listado de los activos fijos para dar de baja o la chatarrización a la Contraloría General del Estado, en seguida se publicará

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en el portal del Ministerio de Industrias y Productividad en donde las empresas interesadas enviaran los requisitos correspondientes al Hospital. En donde el Director seleccionara la empresa que va a ser beneficiada.

• Toda la documentación que interviene en el proceso de dar de baja y chatarrización deberá ser revisada a fin de evitar inconvenientes internos o causar problemas a los ofertantes al momento en que se realice el pago.

• Por último, se emite el acta entrega de recepción al departamento de Contabilidad para dar de baja del sistema, una vez realizado este proceso se elabora un informe final de la baja o chatarrización de activos fijos.

3.6.5 Políticas de control de depreciaciones

Objetivo: Establecer lineamientos que permitan mantener un adecuado control en el proceso de depreciación de activos fijos en la institución de manera que permita evitar cualquier tipo de inconveniente a futuro.

• La base depreciable de cualquier elemento componente de activos fijos, debe ser distribuida, de forma sistemática, sobre los años que componen su vida útil.

• El cargo por depreciación de cada periodo debe ser reconocido como un gasto, a menos que dicho valor se incluya como componente del importe en libros de otro activo.

• La vida útil de un activo puede ser inferior a su vida económica, del mismo modo la estimación de la vida útil es una cuestión de criterio, basada en la experiencia que la entidad tenga con activos similares.

• Los terrenos y los edificios son activos independientes y se tratarán contablemente por separado, incluso si han sido adquiridos conjuntamente. Los terrenos tienen, normalmente, una vida ilimitada y por tanto no se deprecian. Las construcciones tienen una vida limitada y, por tanto, son activos depreciables.

• El valor residual de un activo es, con frecuencia, insignificante y por tanto puede prescindirse del mismo al calcular la base de depreciación.

• La institución aplicara el método de depreciación lineal producirá un cargo por depreciación constante a lo largo de toda la vida del activo.

• La vida útil de un elemento de los activos fijos debe revisarse periódicamente y, si las expectativas actuales varían significativamente de las estimaciones previas, deben ajustarse los cargos a resultados del periodo corriente y de los futuros.

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