Z. CUENTAS DE ORDEN
45 POLÍTICAS DE TESORERÍA
1. Reglamentación vigente en materia de inversiones
La siguiente es la lista de normas legales que aplican en la gestión de tesorería:
- Decreto 094 del 2 de febrero de 2000. Régimen de inversiones de entidades aseguradoras y sociedades de capitalización.
- Circular Externa 088 del 29 de diciembre de 2000, de la Superintendencia Bancaria.
Administración de los riesgos en la tesorería.
- Decreto 2779 del 20 de diciembre de 2001. Reglamentación del decreto 094 de 2000.
- Decreto 2865 del 24 de diciembre de 2001. Operaciones financieras que deben efectuarse a través de sistemas electrónicos transaccionales.
- Circular Externa 033 del 2 de Agosto de 2002, de la Superintendencia Bancaria.
Clasificación, valoración y contabilización de las inversiones.
- Circular Externa 052 del 20 de diciembre de 2002, de la Superintendencia Bancaria.
Circular Jurídica Título Sexto, numeral 2.2.2. Reglamentación de los niveles mínimos de calificación de las inversiones de las reservas.
- Circular Externa 003 del 23 de enero de 2004, de la Superintendencia Bancaria. Incluye modificaciones a la clasificación, valoración y contabilización de inversiones
- Resolución 0273 del 16 de marzo de la Superintendencia de Valores. Normas que rigen la actividad de los intermediarios de valores.
- Circular Externa No. 038 de octubre de 2005 que modifica la Circular Externa 100 de 1995 sobre la clasificación, valoración y contabilización de inversiones.
- Decreto 3285 del 2005 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que reglamenta la participación de las Aseguradoras y Capitalizadoras en los Fondos de Capital privado en Colombia.
- Resolución 1227 de 2006 de la Superintendencia Financiera en la cual se define el ajuste y la actualización de los márgenes de valoración de algunas especies, así como la posibilidad de diferir las pérdidas o utilidades derivadas de dicha modificación.
- Circular Externa 003 de 2006 mediante la cual se obliga a las entidades vigiladas a reportar diariamente la información relacionada con los portafolios de inversión.
- Circular Externa 022 de 2007 mediante la cual se reglamenta la actualización del Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores.
- Durante el ejercicio se realizaron los ajustes necesarios para dar cumplimiento a la circular 016 de marzo de 2007, la cual modifica la estructura de los archivos de información de portafolio.
2. Características generales:
- La totalidad de inversiones que respalden las reservas, deberán estar libres de gravámenes, embargos, medidas preventivas o de cualquier naturaleza, que impidan su libre cesión o transferencia.
- Las inversiones en títulos de renta fija que respalden las reservas, deberán contar con una calificación otorgada por una sociedad calificadora de valores autorizada. Se exceptúan únicamente los títulos emitidos o garantizados por la Nación, el Banco de la República o el Fogafín.
- Las inversiones en renta variable (acciones) que respalden las reservas, deberán cumplir con una de las dos condiciones siguientes: estar inscritos en la bolsa de valores y tener en este caso un nivel de bursatilidad alto o medio, ó bien su emisor estar calificado y tener una calificación mínima de A-.
- Todas las inversiones tienen unos límites máximos individuales y globales establecidos en el decreto 2779/01.
- La totalidad de las inversiones se valoran diariamente, y sus efectos se contabilizan también diariamente.
- Se reglamentan las inversiones de las reservas técnicas de terremoto y de los seguros denominados en moneda extranjera en el decreto 2779/01.
- Se dispone de un software de administración de portafolio, en el cual se registran de manera inmediata la totalidad de las operaciones que se efectúan.
3. Títulos en los que se efectúan las inversiones que respaldan las reservas de la compañía:
Unicamente los títulos e inversiones autorizados en los decretos mencionados.
4. Operaciones autorizadas:
- Operaciones de compra y venta de títulos valores.
- Operaciones de derivados con el fin de buscar protección antes las fluctuaciones de la tasa de interés o la tasa de cambio.
- Operaciones Repo.
5. Mercados en los cuales efectúa las operaciones la compañía:
- MEC, de la Bolsa de Valores de Colombia.
- SEN en segundo escalón del Banco de la República.
- OTC, registrándose las operaciones en el sistema Inverlace de la Bolsa de Valores de Colombia.
6. Separación de funciones en el manejo de las inversiones:
Las tres áreas que atienden la gestión de inversiones son completamente independientes,
- Front-office o área encargada de la negociación de las inversiones: reporta a la Presidencia de la compañía.
- Middle-office o área encargada del control y medición de riesgo, y supervisa la gestión del Front-office y del Back-office: reporta a la Vicepresidencia de Riesgos Financieros.
- Back-office o área de operaciones: administra la custodia de las inversiones y efectúa el cumplimiento de las operaciones (entrega o recibo de títulos y de dinero), reporta a la Vicepresidencia Administrativa.
7. Tipos de riesgos que se evalúan en la compañía.
- Riesgo de Crédito. Solo se pueden efectuar inversiones en los emisores autorizados, y operaciones con contrapartes igualmente autorizadas por el Comité de Inversiones. Para ello se cuenta con un modelo matemático que analiza los estados financieros de los emisores y contrapartes, cuyos resultados son sometidos a evaluación en dicho comité. Al final de este proceso se establecen los cupos para cada emisor, y los cupos de operación y las clases de operaciones autorizadas con cada contraparte.
- Riesgo de mercado. Se atiende mediante el cálculo del Valor en Riesgo (VaR) según metodología Risk Metrics de J.P.Morgan, con un nivel de confianza del 99%.
- Riesgo de liquidez. Para prevenir este riesgo se ha establecido una metodología consistente en la clasificación de los títulos del portafolio de inversiones de acuerdo con su grado de liquidez, buscando que el porcentaje mayoritario esté representado en títulos de Alta Liquidez. Igualmente se establece la afiliación a todos los mercados en los cuales se negocien dichos títulos, y que la tesorería cuente con el número de traders suficiente para atenderlos.
- Riesgo operacional. Los sistemas electrónicos de pagos y de custodia y transferencia de títulos, tales como SEBRA y SEN del Banco de la República, y el DECEVAL, con los cuales cuenta la compañía, permiten que la mayor parte de las operaciones se puedan efectuar pago contra entrega, eliminando así este riesgo.
- Riesgo legal. La estructura jurídica de las operaciones e inversiones deben ser revisadas y aprobadas por el área jurídica.
8. Composición del portafolio.
Los portafolios deberán estar compuestos según los siguientes parámetros:
- Liquidez.
- Diversificación por tipo de tasa (tasa fija, inflación, DTF, etc.).
- Diversificación por tipo de moneda (pesos, UVR, dólar, etc.).
- Diversificación por emisores diferentes a la nación, Banco de la República y Fogafín.
- Clasificación de las inversiones en negociables, disponibles para la venta y hasta el vencimiento de acuerdo con lo establecido por la Circular Externa 033 de 2002.
9. Plan de Contingencia.
El área de Tesorería cuenta con un Plan de Contingencia que se encuentra documentado se ha sido sometido a pruebas, que busca garantizar la continuidad del negocio en caso de no contar con los recursos tecnológicos, físicos y humanos que se requieren habitualmente para su operación normal.
Información Cualitativa
La Compañía busca a través de sus operaciones de tesorería, mantener un adecuado nivel de liquidez para atender los compromisos que se derivan del giro normal de sus negocios, maximizando la rentabilidad de las operaciones relacionadas con los activos y pasivos sujetos a su gestión. Se ha definido como filosofía de riesgo, que el manejo de las inversiones debe realizarse bajo parámetros de operación que permitan tener un perfil adecuado de riesgo. Se busca optimizar la relación riesgo-rentabilidad dentro de un marco que mantenga unos adecuados niveles de solvencia. Los objetivos descritos anteriormente se desarrollan a través de las siguientes actividades:
Gestión de Administración de Liquidez
Esta actividad tiene por objeto administrar el flujo de caja de la Compañía, buscando incrementar la rentabilidad de la operación colocando excedentes de corto plazo a través de operaciones de alta liquidez.
Gestión de Inversiones
Cumpliendo con el régimen de inversiones de las reservas establecido para las Compañías de Seguros y Capitalización, esta actividad busca mantener un portafolio razonablemente diversificado, con bajos niveles de riesgo y niveles de rentabilidad adecuados para las necesidades de la Compañía. Las metodologías de gestión de riesgos enunciadas posteriormente son parte fundamental de la gestión de inversiones ya que suministran el marco de acción dentro del cual la tesorería puede actuar, conservando el perfil de riesgo definido por la organización.
Gestión de Rotación del Portafolio
Esta actividad por una parte tiene por objeto mejorar la rentabilidad del portafolio de inversiones de la Compañía y por la otra tratar de moderar el impacto adverso de la volatilidad de las tasas en el mercado colombiano. Se efectúa mediante compras y ventas de los títulos autorizados. La operación se lleva a cabo en su mayoría a través de mecanismos de compensación electrónica con lo que se reducen sensiblemente los riesgos de cumplimiento y contraparte. En cuanto a los riesgos de mercado propios de esta operación, existe una metodología para valorar diariamente la magnitud de la pérdida probable debido a movimientos adversos de las tasas de interés. Este mecanismo es administrado por el área de riesgo e informado diariamente a la Alta Gerencia. Por su parte, el área de negocios (Front Office) tiene implementados sus propios controles a través de una supervisión permanente de los traders y concentración de la rotación en las emisiones más liquidas del mercado.
GRAFICO I. COMPOSICION POR ESPECIE DEL PORTAFOLIO DE RENTA FIJA DE BOLÍVAR A DICIEMBRE 31 DE 2007
36.20%
TABLA I. SALDO POR ESPECIE DEL PORTAFOLIO DE RENTA FIJA DE BOLÍVAR A DICIEMBRE 31 DE 2007
ESPECIE SALDO
RENTA VARIABLE DE BOLÍVAR A DICIEMBRE 31 DE 2007
COMPAÑÍA DE SEGUROS BOLÍVAR
Alta 69.95%
Media 30.05%
TABLA II. Valores máximos, mínimos y promedio del portafolio total durante el año 2007
Total Año 2007 BOLÍVAR
Promedio 541,584 Max 706,333 Min 474,340 (MILLONES DE PESOS)
Niveles de exposición por riesgo para los instrumentos financieros más importantes de los portafolios de tesorería.
TABLA III. Valores en riesgo máximo y promedio del portafolio durante el año 2007
Total Año 2007 BOLÍVAR
Promedio
Portafolio 541,584 VaR 99% 2,512
Relación 0.46%
Máximo
Portafolio 706,333 VaR 99% 4,591
Relación 0.65%
(MILLONES DE PESOS)
TABLA IV. VaR según posición a diciembre 31 de 2007
31-Dic-07
VaR Mapp-Dur Curva PESOS 95% 1,173.96
VaR Mapp-Dur Curva UVR 95% 457.68
VaR MONEDAS 95% 285.04
VaR Dólar 95% 59.33
VaR Euro 95% 1.63
VaR Libra 95% 3.88
VaR UVR 95% 278.89
VaR EFECTIVO 95% 42.48
VaR ACCIONES 95% 750.10
VaR Port. 95% 1,536.97
VaR Port. 99% 2,173.76
(MILLONES DE PESOS)
VaR Mapping-Duración
GRAFICO III. Composición por liquidez del Portafolio de Renta fija a Diciembre 31 de 2007
COMPAÑÍA DE SEGUROS BOLÍVAR Ninguna
Baja 3%
9%
Media 16%
Alta 72%
De acuerdo con los lineamientos establecidos por la Circular Externa 088 de 2000 de la Superintendencia Bancaria, la Compañía definió metodologías para el control de los diversos riesgos financieros que pueden tener incidencia sobre su resultado.
Riesgo de Crédito
En cuanto a riesgo de crédito, la Compañía cuenta con metodologías desarrolladas internamente de evaluación y asignación de límites para los distintos emisores con los cuales tiene autorización para invertir. Estas metodologías son autorizadas por la Alta Dirección. El área de administración de riesgos es responsable por la actualización de los límites así como por su administración y cumplimiento, apoyada en las herramientas tecnológicas dispuestas para este fin. Adicionalmente, se hace una revisión permanente de las Calificaciones de Riesgo Crediticio asignadas por las Agencias Calificadoras a los emisores de los títulos que componen el portafolio de inversiones.
Riesgo de Mercado
Una proporción representativa del portafolio se encuentra invertida en títulos emitidos por la nación. Por esta razón, se desarrolló una herramienta concebida con base en los conceptos de valor en riesgo VaR (Value at Risk) para cuantificar las posibles pérdidas por movimientos adversos de las tasas de interés. El área de riesgos hace una medición y un seguimiento permanente a la exposición por este factor, generando información diaria sobre las pérdidas máximas probables con un nivel de confianza del 95% y 99%. Estos informes se presentan de forma diaria a la Alta Gerencia. Esta información es utilizada para los análisis de portafolio en busca de obtener una cobertura natural del mismo.
Riesgo Operacional
La Compañía cuenta con manuales de procedimientos que detallan las actividades y responsables para todas las operaciones de la Tesorería. Igualmente, se ha dotado a la Tesorería de sistemas electrónicos de negociación como el SEN del Banco de la República en segundo escalón y el MEC de la Bolsa de Valores de Colombia, pagos y transferencia de títulos que permiten mitigar este tipo de riesgo; por consiguiente, el perfeccionamiento de las operaciones debe estar soportado con la utilización de estos sistemas, permitiendo hacer un seguimiento estricto de cada operación. Adicionalmente, las situaciones que impliquen realizar operaciones por fuera de estos parámetros deben ser informadas al área de riesgo.
En cuanto al recurso humano, la Compañía tiene una política de selección de personal que le permite contar con recurso humano calificado y con experiencia en la administración del
que se pueden derivar de posibles errores u omisiones en la operación.
Riesgo Legal
Los manuales de procedimientos contienen los requisitos mínimos para la formalización de operaciones. Estos requisitos provienen de un análisis jurídico en el que se tiene en cuenta la naturaleza de las operaciones. Por otra parte, la Tesorería cuenta con el soporte permanente del área jurídica, que constituye el esquema principal de mitigación de riesgo legal, adicionalmente el área de riesgo evalúa las emisiones vigentes y nuevas para determinar la exposición a este tipo de riesgo.
En cuanto al tema de derivados, existe un capítulo en el Manual de Administración de Riesgos Financieros, que especifica los tipos de operaciones que se pueden llevar a cabo resaltando que solamente están autorizadas operaciones de cobertura y no especulativas.
Por último, podemos definir la participación de la Compañía en el mercado como un actor por cuenta propia para sus portafolios (reservas de seguros y capitalización).
Control Interno
Seguros Bolívar S.A. cuenta con políticas y procedimientos de control interno que son llevados a cabo por el Comité de Riesgos Financieros e Inversiones del grupo, el cual se reúne periódicamente y cuyas funciones y atribuciones se pueden consultar en el Manual de Administración de Riesgos Financieros, capítulo Códigos y Reglamentos.
Entre las políticas y procedimientos definidos se tiene establecido el Código de Conducta y Ética de la tesorería en donde se identifican las diferentes conductas que deben regir las actuaciones de sus miembros y los conflictos de interés a los que se encuentran expuestos, y se establecen los métodos para evaluar y sancionar a dichos miembros en los casos en que se requiera.
Adicionalmente, el área de cumplimiento normativo presenta periódicamente a la gerencia financiera el informe correspondiente a la verificación de las negociaciones efectuadas a través del mercado mostrador de acuerdo con lo establecido en la resolución 0273 de 2004 de la Superintendencia de Valores.
Así mismo, el área de riesgo efectúa distintas actividades encaminadas a velar por el adecuado cumplimiento de las políticas y procedimientos apoyándose en herramientas tecnológicas y computacionales que le permiten hacer un adecuado seguimiento a la operación de la tesorería.
47 Gobierno Corporativo (No Auditado)
La Compañía cuenta con su Código de Buen Gobierno, que fue presentado a las entidades de control (Superintendencias Bancaria y de Valores, hoy Superintendencia Financiera). En éste se fijan los principios, prácticas y políticas de Buen Gobierno que rigen la actividad y definen la organización de la Compañía.
Partiendo del anterior supuesto pasaremos a desarrollar cada unos de los aspectos que integran este capítulo de Gobierno Corporativo:
Junta Directiva y Alta Gerencia: La Junta Directiva, y la alta gerencia de la Compañía son los rectores de las actividades de control de riesgo. Dichos organismos son informados de forma mensual en cada reunión de Junta Directiva sobre las posiciones globales de riesgo de los portafolios de la compañía. La Alta Gerencia es informada en forma diaria.
Políticas y división de funciones: La compañía cuenta con un área de administración de riesgos financieros, encargada de implementar los procedimientos y modelos necesarios para la gestión de riesgo. Esta área recibe de la Alta Gerencia y de la Junta Directiva las políticas de riesgo y es quién administra el desarrollo y vela por el cumplimiento de dichas políticas en lo referente a la identificación, estimación, administración y control de riesgo.
El gerente de riesgos soporta su trabajo en las herramientas tecnológicas con que cuenta el área de tesorería y en desarrollos propios para medición de riesgos.
Reportes a la Junta Directiva: Como se mencionó en el primer punto, existen dos tipos de reporte. El primero de ellos es el reporte presentado a la Junta Directiva el cual de forma detallada presenta las diferentes posiciones del portafolio, el cumplimiento de límites de tesorería, las principales contrapartes, la distribución de riesgo por especie transada y emisor y los valores en riesgo. Por otra parte la Alta Gerencia recibe de forma diaria un reporte que muestra la composición del portafolio, el riesgo de liquidez del portafolio, la participación por especie transada y el valor en riesgo de los instrumentos del portafolio.
Infraestructura Tecnológica: El área de riesgo cuenta con las siguientes herramientas tecnológicas para el control de sus funciones:
Recursos Técnicos:
- Sistema de control de límites (crédito y contraparte): Porfin versión 4 - Sistema de control de posiciones: Porfin Versión 4
- Sistema de administración y control de portafolio; Porfin Versión 4, desarrollos propios.
- Sistema de generación de límites: Desarrollos propios.
- Sistema de control de riesgo de mercado: Desarrollo propio.
Sistemas de Información:
- TV: bloomberg Financial News, CNN Noticias.
- Internet (Conexión de alta velocidad)
- Reportes de coyuntura (Generados por el área y externos) Comunicaciones:
- Avantel con el área de operaciones: apoyo para controlar el riesgo operacional.
- Grabación de comunicaciones telefónicas.
Otros:
- Apoyo constante del área jurídica con el fin de asegurar el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales y de esta forma mitigar el riesgo jurídico. Igualmente existe un acompañamiento permanente de los comités de inversiones y riesgo financiero.
- Documentos con procedimientos y normatividad del área de tesorería.
Metodología para medición de riesgo: Este aspecto es desarrollado en las Notas a los Estados Financieros correspondientes a la Gestión y Revelación de Riesgos.
Estructura Organizacional: Siguiendo las directrices impartidas por las normas vigentes, así como los estándares de mejores prácticas, la Compañía ha separado las funciones de Tesorería en tres áreas independientes: El área de negocios o Front Office, que reporta a través del Gerente Financiero a la Presidencia de la Compañía, el área de gestión de riesgos o Middle Office que reporta a la Vicepresidencia de Riesgos Financieros a través del gerente de Riesgos y el área de operaciones o Back Office que reporta a la Vicepresidencia de Sistemas y Planeación.
Recurso Humano: la compañía tiene definidos los perfiles para los cargos responsables de la gestión de riesgos financieros. Estos perfiles incluyen:
- Experiencia superior a tres años en el sector.
- Educación superior en carreras relacionadas con temas financieros o de gestión de riesgo.
La compañía tiene como uno de sus propósitos fundamentales velar porque sus funcionarios se mantengan actualizados en los temas propios de su gestión a través de seminarios y cursos especializados.
Verificación de operaciones: Para la verificación y constatar la realización de las operaciones, la Compañía cuenta con cuatro mecanismos diferentes que permiten asegurar que dichas operaciones se hicieron en las condiciones pactadas:
- Grabación de llamadas: Todas las conversaciones que se realizan en la mesa de dinero son grabadas. De esta manera en caso de presentarse inconsistencias existe la cinta que contiene las conversaciones de los traders, en las cuales se especifican las condiciones de cada negocio.
- Mercado Electrónico de Colombia (MEC): Las operaciones llevadas a cabo por el mecanismo electrónico de la Bolsa de Valores de Colombia, dejan un registro electrónico de la negociación.
- Sistema Administrador de Portafolio y Sistemas Electrónicos de Registro: Cada operación
- Sistema Administrador de Portafolio y Sistemas Electrónicos de Registro: Cada operación