POLÍTICAS

 El personal del almacén deberá entregar el soporte de control de materiales diario al departamento de Costos y Finanzas por entrada y salidas para su captura en el sistema de control de costos.

 Para el movimiento de productos se deben diligenciar correctamente los respectivos soporte físicos de movimientos de material diario.

 El Reporte de Distribución sistematizada debe generarse al siguiente día hábil del alta de la actividad de producción.

 El Coordinador de compras y Almacén así como el Jefe de Departamento de Costos y Finanzas, analizan y evalúan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y en base al resultado de este análisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias.

151

5.4 PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Actividad

1 Coordinador de

Compras y Almacén

Inicia cuando el coordinador de compras y almacén una vez verificados y visados los soportes de las materias primas enviadas por el proveedor, dispone se distribución y acomodo en los centros de acopio de material correspondiente para cada elemento.

2 Auxiliar de

Almacén

Alista las materia primas de acuerdo con sus características, algunas son cuantificadas y embaladas para su posterior despacho a los centros de producción, se procede con su colocación en los respectivos anaqueles o centros de acopio destinados para estos.

3

Auxiliar de Almacén

Verifica el estado de almacenamiento de los productos en los centros de acopio constantemente.

4 Auxiliar de

Almacén

Finalmente Realiza el adecuado registro de ubicación en el catálogo de localización; quedando el material listo para su despacho a los diferentes centros de producción.

OBJETIVO

Establecer el procedimiento normalizado de las actividades que integran el proceso de acomodo y surtido del producto propiedad de la empresa TRACTEC cuando éste ingrese en la cadena de custodia del Almacén.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en el almacén. Inicia con la entrega del producto después de su recepción al proveedor, para su acomodo en estibas y estanterías, incluye los materiales procedentes de devoluciones internas que determinen se deben y pueden aplicar el proceso productivo y termina con la entrega del producto a los centros de producción.

152 POLÍTICAS

1. El orden de surtido será agotar como primeras salidas los paquetes abiertos, comenzar a surtir del tercer nivel hacía abajo.

2. Es responsabilidad de los surtidores; revisar la información de la requisición como lo es producto, calidad, código de identificación y la cantidad de los materiales, antes de iniciar el proceso.

3. Es responsabilidad del personal auxiliar de almacén que acomoda el producto, mantener los pasillos despejados, en completo orden y aseo.

4. Es responsabilidad del personal que acomoda el producto, informar de los cambios de ubicación a fin de mantener actualizado el catálogo de localización. 5. Cuando el espacio asignado a los productos de acuerdo al catálogo de localización no sea suficiente se reacomodará en otros espacios con la respectiva observación en el catálogo de localización, surtido y acomodo de los materiales. 6. El surtidor informará a la coordinación de compras y almacén la última ubicación del material para la actualización del catálogo.

7. El sello plasmado en el soporte de recepción significa que el producto/proceso es liberado en todas sus características de seguimiento y listo para almacenamiento.

8. El número de control del pedido es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo de información referente a las entregas solicitadas por la empresa TRACTEC 9. Las solicitudes de materiales de la Gerencia de TRACTEC deberán estar sin excepción acompañadas por la documentación soporte, no se aceptaran pedidos verbales.

153 5.5 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Paso Responsable Actividad

1 Auxiliar de

Almacén

El proceso da inicio cuando se recibe la requisición de productos para producción, verifica su existencia y características entrega al coordinador de compra y almacén para liberación del producto.

2 Coordinador de

compras y almacén

Separa documentación por zonas de entrega:

(Bodega de producción 1, 2, 3, soportería, mantenimiento, accesorios y luces). Autoriza movimientos de material.

3 Auxiliar de

Almacén

Alista las materia primas de acuerdo con la Solicitud (Requisición para producción – formato soporte de movimiento de materiales diario).

4 Auxiliar de

Almacén

Según cronograma de despachos procede con la entrega de los materia primas a los centros de producción.

Realiza el respectivo registro en el soporte de control de movimientos de material diario

5 Coordinador de

compras y almacén

Realiza los registros en el sistema de los movimientos efectuados durante la jornada.

6 Coordinador de

compras y almacén

Entrega soportes de los descargos al sistema de control de inventarios al departamento de Finanzas y Tesorería.

7 Coordinador de

compras y almacén

Finalmente archiva los soportes en físico de los movimientos de materiales, quedando a disposición de quien los requiera en cualquier momento.

154 OBJETIVO

Describir el procedimiento para realizar el despacho de los materiales requeridos para el proceso productivo según los requerimientos de cada centro de producción

Establecer el control documental para este proceso de egreso de elementos, el almacén produce un comprobante (control de movimientos de material diario) que identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien, cesando de esta manera y como requiero probatorio, la responsabilidad por custodia, administración, conservación, etc, por parte de los responsables del manejo de materiales.

El comprobante del almacén (CONTROL DE MOVIMIENTOS DE MATERIALES DIARIO) es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien.

El comprobante debe ser elaborado por el almacenista y se elabora en forma simultánea a la entrega de las materias primas para producción, en la empresa TRACTEC.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a las entregas que realiza el almacén en la empresa TRACTEC hasta la entrega al destinatario final.

POLÍTICA

1. La distribución de entregas tendrá como prioridad los pedidos que no se entregaron el día anterior, y no fueron atendidos por el almacén.

2. Los materiales solicitados ya verificados en todas sus características de despacho se cataloga como materia prima liberada y es la única que podrá ser entregada al proceso de producción.