CAPÍTULO III. MARCO PROPOSITIVO
3.3. Políticas y procedimientos de cobranzas
3.3.1. Políticas restrictivas
Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar.
3.3.2. Políticas Liberales.
Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas en cuentas incobrables.
3.3.3. Políticas racionales.
Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa.
La recuperación de las cuentas por cobrar viene a constituir la fase culminante del proceso de ventas acredito el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez, es decir, de
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aspecto financiero. Los procedimientos de cobranza deben tomar en cuenta una serie de aspectos para que sean acordes con los propósitos del mismo los cuales son:
Causas de que las cuentas no se paguen a su vencimiento.
El acreedor para determinar por qué un cliente no cumple con sus pagos utilizando:
Registro de compras y pagos en la cuenta individual del cliente.
Revisando el archivo de crédito del cliente y manteniendo reuniones personales con los mismos.
22 3.4. Funciones. INDUSTRIAS METALICAS IMVIC Fecha
MANUAL DE FUNCIONES Página 22 De 25
Nombre del cargo : Gerente Jefe Inmediato : Ninguno Dependencia : Todo el personal
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones:
Designar todas las posiciones gerenciales.
Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con los objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación.
Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los requisitos y sus análisis se estén ejecutando correctamente.
Organizar el régimen interno del almacén.
Representar al almacén y apersonarse en su nombre y representación. Ejecutar el plan de negocios aprobados.
Celebrar y firmar los contratos y obligaciones de la empresa
Elaborado por: María Carolina Reyes
23 INDUSTRIAS
METALICAS IMVIC
Fecha
MANUAL DE FUNCIONES Página 23 De 25
Nombre del cargo : Contador Jefe Inmediato : Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones:
Dirige, coordina, actúa y participa en grupos de trabajo y asesora en relación con la preparación, revisión, análisis y proyección de estados contables.
Implementar un sistema contable adecuado
Elaborar un plan de cuentas adecuado para la empresa Elaborar los respectivos formularios para la declaración Receptar documentos e informes
Presentar balances al gerente de la empresa Realizar nóminas de pago
Elaborado por: María Carolina Reyes
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METALICAS IMVIC
Fecha
MANUAL DE FUNCIONES Página 24 De 25
Nombre del cargo : Secretaria Jefe Inmediato : Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones:
Elaborar actas, certificados u otros documentos que solicite el jefe inmediato Elaborar cheques para el pago a proveedores, servicios básicos etc.
Receptar documentos e informes de la empresa y de los clientes Archivar documentos de la empresa
Facturar y realizar retenciones Atender al cliente externo
Elaborado por: María Carolina Reyes
25 INDUSTRIAS
METALICAS IMVIC
Fecha
MANUAL DE FUNCIONES Página 25 De 25
Nombre del cargo : Asesor de Crédito Jefe Inmediato : Gerente
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Funciones:
Atender y brindar información al cliente sobre los créditos y requisitos a cumplir y documentación de respaldo a presentar por el solicitante;
Recibir, revisar, evaluar y calificar las solicitudes de crédito confrontando información, analizada si es o no sujeto de crédito
Mantener un seguimiento permanente de los créditos en las etapas pre y post otorgamiento, administrando la cartera de crédito bajo su responsabilidad;
Analizar, evaluar las solicitudes de crédito y emitir el informe correspondiente
Receptar los expedientes de crédito una vez resueltos por el estamento resolutivo correspondiente
Informar al cliente sobre la aprobación o negación de la solicitud;
Elaborar los pagarés y otros documentos de respaldo establecidos en la empresa y receptar las firmas del deudor, codeudor, garantes y cónyuges;
Asignar el préstamo ingresando los datos al sistema computacional;
Revisar diariamente el comportamiento de la cartera a su cargo: en mora, vencida y en demanda judicial a fin de implementar medidas de recuperación;
Realizar el seguimiento y gestión de cobro de su cartera de aquellos créditos caídos en mora más de tres días vía telefónica;
Elaborar un informe de crédito para su aprobación (Gerente General) de acuerdo al Reglamento de Crédito; y realiza otras actividades encomendadas por su jefe inmediato.
Elaborado por: María Carolina Reyes
26 3.5. Flujogramas. INDUSTRIAS METALICAS IMVIC Fecha
ESQUEMA DE FLUJOGRAMAS Página 26 De 30
Elaborado por: María Carolina Reyes
Revisado por: Autorizado por:
SIMBOLO NOMBRE EXPLICACIÓN
Conector (Conexión con otros procesos
Nombra mos un proces o i ndependi ente que a l gún
momento a pa rece con el proces o pri nci pa l
Documento
Que entra o s a l e y que s e genera l o util i za en el
prcedi mi ento Desición
Indi ca mos puntos donde s e toma n des i ci ónes SI/ NO
a bi erto/ cerra do
Lineas de flujos (Conexión de pasos o
flechas
Mues tra l a di recci ón y s entido del fl ujo del proces o conectado a l os
s i mbol os Treminador Comienzo o
final del proceso
En s u i nteri or s i tua mos Informa ci on o a cci ones pa ra
comenza r el proces o o mos tra r el res ul tado fi na l Proceso (Actividad) Ta rea o a ctivi da d l l eva da
27 INDUSTRIAS
METALICAS IMVIC
Fecha
PROCESO DE FLUJOGRAMA DE CRÉDITO Página 27 De 30
Inicio
Cliente solicita información Asesor le da la información Realiza el Crédito Si/ No
Cliente prepara la documentación y presenta Asesor presenta la documentación de presenta Asesor prepara la documentación del cliente Envía información a comité de crédito(gerencia) Gerente aprueba Si/ No
Asesor devuelve la información al cliente Asesor procesa datos y llama al cliente Firma contratos
Asesor verifica firma conforme a la cedula Cliente procede a recibir los servicios Asesor entrega plazos de pagos establecidos Cliente procede a salir de la empresa
Recibidor/ pagador ingresa al sistema Fin
Elaborado por: María Carolina Reyes
28 INDUSTRIAS
METALICAS IMVIC
Fecha
FLUJOGRAMA DE CRÉDITO Página 27 De 30
CLIENTE OFICIAL DE CREDITO COMITÉ DE CREDITO RECIBIDOR PAGADOR
Inicio
Cl i ente s ol i cita
i nformaci on i nforma sobre los
cre di tos Re alizar e l Cre di to NO SI Pre pa ra l a docume ntacion y pre s enta As e sor presenta l a docume ntacion pre s entada As e sor prepara i nformacion del cliente
e nvi a y a naliza i nformacion
De vue lve la
i nformacion Aprueba NO/ SI
NO
SI Firma de
contratos As e sor procesa datos l l ama al clientes
Veri fcar fi rmar conforme cedeul a
y des embol s a
Cl i ente procede a reci bi r l os s ervi coos Cl i ente s al e de l a empres a As es or entrega tabl e pago y pl azos FIN Reci bi dor pagador i ngres a Elaborado por: María Carolina Reyes
29 INDUSTRIAS METALICAS IMVIC Fecha PROCESO DE FLUJOGRAMA DE COBRANZA Página 27 De 30 Inicio
Genera reporte y analiza Reúne a gestores y analizan
Ejecutan estrategias de acuerdo a segmentación
Se realizan llamadas telefónicas y mensajes a cartera temprana y correctiva. Cliente Cancela Si/No
Procesa el pago y se informa al gestor
Cartera mayor a 45 días necesita trabajo de campo. Cliente cancela Si/No
Procesa el pago y se informa al gestor Jefe firma notificaciones de clientes Gestor notifica 1 vez al cliente Cliente cancela Si/No
Procesa el pago y se informa al gestor
Gestor vuelve a entregar hasta 2 notificaciones Gestor prepara informe y presenta al jefe Jefe analiza carpeta y envía a jurídico Cliente cancela
Fin
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30 INDUSTRIAS METALICAS IMVIC Fecha PROCESO DE FLUJOGRAMA DE COBRANZA Página 27 De 30 Elaborado por: María Carolina Reyes
Revisado por: Autorizado por:
JEFE DE COBRANZA GESTORES DE COBRANZA CLIENTE RECIBIDOR /PAGADOR
Inicio Genera report y analiza Reune a Gestores y analiza Ejecuta estrategias de acuerdo a segmentacion Llamadas telefónicas y mensajes a cartera temorana
y correctiva
Cartera mayor a 45 dias trabajo de campo Jefe Firma notificaciónes para clientes Gestor vuelve a entregar hasta 2 notificaciones mas
Gestor notific una vez al cliente
Gestor prepara informe y entrega al jefe Jefe analiza la carpeta y envia a juridico Cliente cancela SI NO Cliente cancela NO SI SI Cliente cancela NO Cliente cancela Procesa el pago se informa al gestor Procesa el pago se informa al gestor Procesa el pago se informa al gestor Fin
31 3.6. Indicadores de control.
Activo Corriente 89.450,89 0,75
Pasivo Corriente 119.094,62
caso tenemos un resultado de 0,75 nos da a entender que la liquidez no es buena no se puede satisfacer las nececidades a corto plazo.
Ratio de Liquidez
Resultado Razón de Liquidez
Un indicador aceptable debe ser superior a 2 en este
Activo Cte - Inv 89450,89 - 3513,87 0,72
Pasivo a Corto Plazo 119.094,62
se encuentra en un intervalo menor al indicado Prueba Ácida Prueba Ácida
Resultado
Este Indicador debe ser ,ayor a 1 por lo tanto el resultado indica que la empresa no tiene suficientes recuersos para hacer frente a los pagos porque
Activo Cte - Pasivo Cte 89.450,89-119.094,62
-29.643,73
corrientes.
Capital de Trabajo
Capital de Trabajo
Resultado
Este Indicador es negativo para la empresa nos indica que no es
capaz de cubrir sus obligaciones a corto plazo con la simple recuperación de sus activos
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Ctas por Cobrar X Días en el año 34823,23 X 360 38 339.780,75
de 38 dias el cual indica que en ese tiempo se convierte en efectivo Ventas anuales a Crédito
Periodo Promedio de Cobranza Periodo Promedio de
Cobranza Resultado
El indice nos señala que las cuentas por cobrar esran circulando en un promedio
119.094,62 0
275.961,12 Resultado
El indice nos señala que el 43% del activo totale es fianciado por el pasivo total de la empresa el resto se realiza por intermedio del patrimonio de la empresa se deberia trasladae el mayor riesgo a los acreedores con la obtencion de financiamiento a largo plazo.
Pasivo Total Razón de Endeudamiento Razón de Endeudamiento Activo Total 20.836,28 6% 326.615,16
utilidad de el 6% informacion ibtenida de los Estados Financieros de la empresa. (Anexos) Margen Neto de Utilidad Utilidad Neta
Ventas Netas Resultado
El indice nos señala que por cada servicio vendido la empresa obtuvo una Margen Neto de Utilidad
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CONCLUSIONES GENERALES
- El aporte que este trabajo de investigación da es documentar el trabajo que realizan los empleados del departamento de crédito y cobro, utilizando procedimientos permitiendo un mayor control en la empresa y así no tener problemas al momento de entregar un crédito o realizar una cobranza.
- El personal de la empresa no cumple con todas las políticas para realizar un crédito y una cobranza dentro de la empresa ya que el personal no cuenta con capacitaciones y así puedan saber cómo en la actualidad se debe otorgar un crédito.
RECOMENDACIONES
- Se recomienda aplicar a la empresa Imvic un manual de procedimientos para mejorar la liquidez de la empresa en el departamento de crédito y cobranza.
- Se recomienda capacitación continua del personal para mejorar la atención y el servicio al cliente ya que ellos son parte fundamental dentro de la empresa.
- El crédito debe tener una recuperación de acuerdo a la programación que debe realizar el departamento de crédito y cobranza y debe ser controlado porque sino otorga perdidas a la empresa.
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BIBLIOGRAFÍA Y REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Arturo Morales Castro, J. A. (2014). Credito y Cobranza. mexico: Patria. Beaufond, D. R. (2012). Gerencia y control de Credito y Cobranza.
Bernal Torres, C. (2006). Metodologia de la Investigación. Mexico: Pearson Eduación. Branchfield, P. J. (2009). Gestión del Crédito y Cobro. Barcelona - España.: Editorial
PROFIT.
Carrasco Ferrin, M., & Tumbaco Lara, I. (2013). Diseño de un Manual de
Procedimientos de Reglamentos y Politicas para lograr la Recuperacion de cartera Vencida (Tesis de grado). Milagro, Ecuador: Universidad Estatal de Milagro. Recuperado el 27 de 10 de 2017
Del Valle Córdova, E. (2000). Crédito y Cobranzas. México: Universidad Nacional Autónoma de México.
Hernandez Segura David, ,. (2012). Administración Contabilidad. Obtenido de notasadministrativas.es.tl.
Hidalgo Carranza, A. (2014). Modelo de crédito y cobranza y cartera vencida en la empresa SEGUTELEC CIA. LTDA. de la ciudad de Quito.
http://www.tservice.com.ec/portal/abril/call-center-importancia-de-la-cobranza-y- principios-generales/. (s.f.). https://definicion.mx/cobranza/. (s.f.). https://definicion.mx/cobranza/, .. V. (s.f.). https://es.scribd.com/doc/139854031/POLITICAS-DE-CREDITO-Y-COBRANZA. (s.f.).
Moya, M. (2010). Como Interpretar la Informacion Financiera. Rodríguez Olivera, N. y. (2008). Presupuesto Objetivo del Concurso. Segarra Sanchez, J. (2012). Métodologia de las Investogación. Madrid.
35 ANEXOS
Anexo A. Entrevista realizada al gerente de la empresa de Servicios de Mantenimiento Imvic en Santo Domingo de los Tsáchilas.
1. ¿La empresa cuenta con un organigrama estructural? 2. ¿Existe una descripción de funciones para los empleados? 3. ¿La empresa dispone de reglamentos para otorgar crédito? 4. ¿Están definidas las políticas crediticias?
5. ¿Realizan clasificación de clientes por rangos?
6. ¿Cuáles son los plazos de crédito que la empresa ofrece?
7. ¿Se lleva un registro detallado de los documentos por cobrar y se conforman con los Saldos de contabilidad ?
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Anexo B. Encuesta realizada al personal de las en la empresa de Servicios de Mantenimiento Imvic en Santo Domingo de los Tsáchilas.
1 ¿Conoce usted si existe un manual de crédito y cobranza en la empresa?
SI NO
2 Están establecidas políticas de crédito en cuanto a un limite y condiciones de pago
SI NO
3.- ¿Conoce usted claramente las funciones o actividades que realiza en la empresa?
SI NO
4.- Le han entregado por escrito las actividades que usted debe realizar en el desempeño de su cargo? SI NO
5.- ¿ Conoce usted cuales son los procedimientos para otorgar un crédito
SI NO
6¿Conoce usted cuales son los procedimientos para recuperar el crédito?
SI NO
7.- ¿Cuánto tiempo cree usted que tiene la edad de la cartera?
a) Menos de un año. b) 1-2 años.
c) Más de 2 años.
8.- ¿Existen clientes con cartera vencida?
SI NO
9.- ¿El personal tiene acceso al reporte de los clientes con mora?
SI NO
7.- ¿Cuántos años de experiencia posee en el desenvolvimiento en la empresa?
a) 0-5 b) 5-10 c) 10-15 d) Más.
37 Anexo C. Balance general de la empresa Imvic.
38 Anexo D. Estado de pérdidas y ganancias.
39 Anexo E. Fotos de encuesta.