REGLAMENTOS AVISOS
POL/PRO FAPP
Versión: 9 Agosto 2014 Dirigido a: Órganos, Colaboradores y colegiados
Creado por: Departamento de Formación Académica, Profesional y Personal
Fecha de emisión: julio 2009 Reemplaza a: POL/PRO- FAPP03 versión 8 y POL/PRO-FAPP04 Revisado por: Comisión de
Revisión de Políticas Aprobado para entrar en vigencia: Sesión Ordinaria
074-2009 celebrada el 07-09- 09, acuerdo N° 09
Objetivo:
Establecer los requisitos y procedimientos de definición, planificación, organización, ejecución, seguimiento y evaluación de las diversas actividades de Educación Continua, organizados directamente por el Departamento de Formación Académica, Profesional y Personal (DFAPP) o en coordinación con otras organizaciones e instituciones educativas afines.
Políticas Generales:
1. Le corresponderá al DFAPP realizar los estudios y diagnósticos que fundamenten la organización y coordinación de las diversas actividades de educación continua que realiza el Colegio, así como, velar por la correcta ejecución y evaluación de los mismos.
2. El DFAPP programará anualmente las diversas actividades de educación continua, para las cuales se atenderán las solicitudes presentadas por las organizaciones e instituciones educativas, según los lineamientos establecidos y el presupuesto asignado. 3. Los temas de capacitación para las actividades de educación
continua, los determinará el DFAPP basado en los resultados de su propio diagnóstico y necesidades detectadas por otros organismos o instituciones educativas.
4. Para los cursos de corta duración el 80% de las personas participantes deben estar colegiadas y encontrarse al día con sus obligaciones económicas y en pleno goce de sus derechos ante la Corporación. En cursos de 20 y 40 horas, sean presenciales o cursos virtuales el 100% de los participantes deben ser colegiados y estar al día con sus obligaciones económicas y en pleno goce de sus derechos.
5. El mínimo de participantes en el inicio de un curso presencial es de 15 personas colegiadas, mientras que para los cursos virtuales se requiere un mínimo 25 personas colegiadas. 6. Las personas colegiadas inscritas en un curso, de 20 ó 40
horas (presencial o virtual), que no participen en el mismo, no podrán recibir ningún otro curso en un lapso de un año. 7. Los cursos virtuales únicamente serán ofertados a nivel
nacional, por lo que no se atenderá solicitudes de ninguna institución en particular.
8. En el caso de los cursos virtuales el colegiado podrá recibir un curso cada 6 meses, debido a la demanda de éstos.
9. Cuando la actividad supere las 50 personas y se caracteriza por ser una conferencia, taller u otra actividad de índole académica se puede considerar el pago del expositor por el procedimiento que indica la política de compra.
10. Los ex miembros de Órganos del Colegio o colaboradores no podrán participar como facilitadores durante un período de 12 meses una vez finalizada su gestión.
11. El Colegio cancelará a las personas facilitadoras de las actividades de educación continua el pago de los siguientes rubros:
a) Servicios profesionales: de acuerdo a los montos aprobados por la Junta Directiva del Colypro.
b) Reintegro de los gastos por concepto de materiales
didácticos: los utilizados para el desarrollo de la actividad
(si es de 4, 6 u 8 horas le corresponde el pago máximo de una hora profesional de un bachiller universitario y si la actividad es de 20 ó 40 horas se reconocerá hasta un máximo de dos horas profesional de maestría.
c) Reconocimiento por suspensión de cursos según
F-DFAPP15, por parte del COLYPRO con una antelación de:
5 o más días hábiles; no se reconocerá pago alguno y se procurará reprogramar la actividad.
2 a 4 días hábiles; se le reconocerá un 10% del monto pactado en la carta de compromiso.
Con 1 día hábil previo o el mismo día del curso; se le reconocerá el 15% del monto pactado en la carta de compromiso.
Cuando el curso sea reprogramado con la anuencia del facilitador el monto por suspensión del curso no se hará efectivo.
Políticas específicas:
1. Las solicitudes de los cursos deberán ser presentadas mediante el formulario F-DP-DFAPP01, adjuntando la lista como se indica en el F-DP-DFAPP02, así como atendiendo los requisitos explícitos en la página dos de la solicitud, la cual se someterá a un análisis para determinar la concordancia con los planes anuales de trabajo del Departamento y las necesidades apremiantes de los colegiados.
2. Cada institución o grupo de colegiados podrán solicitar como máximo dos cursos cortos (4 a 8 horas) y dos cursos de 20 ó 40 horas durante el año, salvo casos donde el DFAPP valorará la anuencia de atender otra solicitud según pertinencia y contenido presupuestaria.
3. Los cursos o actividades de educación continua serán aprobados por la Jefatura del DFAPP, con el visto bueno de la Jefatura Financiera ratificando el contenido presupuestario y el cumplimiento de esta política.
4. La persona facilitadora debe verificar que la lista de asistencia autorizada corresponda a las personas presentes (no menor a 15 personas colegiadas), caso contrario debe consultar al DFAPP la inscripción de nuevos asistentes o cualquier otra situación anómala que se presente.
5. El programa de los cursos debe elaborarse de acuerdo a lo establecido en el formulario (F-DP-DFAPP07).
6. Toda persona que se matricule en un curso virtual debe asumir el compromiso ético que éste plantea como primer requisito, de lo contrario no podrá llevar el curso.
7. Al finalizar la actividad de educación continua se aplicará una Guía de Evaluación (F-DP-DFAPP16 para cursos presenciales y el F-DP-DFAPP17 cuando se trate de cursos virtuales) bajo la responsabilidad de alguna de las siguientes personas en el siguiente orden:
a) Auxiliar Regional
b) Gestor o gestora académica o representante del DFAPP. c) Representante institucional del Colypro
d) Director/a del organismo o institución educativa solicitante del curso.
e) Coordinador académico o persona de enlace de la institución.
f) Facilitador /a
8. Para efectos del pago de los compromisos financieros, el facilitador/a debe aportar al DFAPP los siguientes documentos:
a. Un Informe de la actividad desarrollada (F-DP- DFAPP19).
b. La lista de asistencia diaria con su respectivo control de firmas (F-DP-DFAPP15).
c. Las guías de evaluación aplicadas al curso (F-DP- DFAPP16) y sus respectivas boletas, cuando no fuesen aplicadas por un representante del DFAPP.
d. Factura timbrada a nombre del Colegio de Licenciados y Profesores, consignando su nombre y los dos apellidos, firma, número de cédula, número de teléfono, dirección y el monto acordado según carta de compromiso firmada con antelación. Además, si la hubiera, la factura de los gastos incurridos por concepto de materiales didácticos aportados, todo a nombre del Colypro.
e. Número de cuenta corriente del Banco Nacional de Costa Rica o cuenta cliente en el caso de cualquier otra entidad bancaria o cooperativa, a la cual debe realizarse la transferencia.
9. El DFAPP elaborará y entregará a la Dirección Ejecutiva, trimestralmente, un informe sobre los cursos u otras actividades de educación continua desarrollados bajo su responsabilidad directa o en coordinación con otros organismos o instituciones educativas afines.
10. El Colegio facilitará sus instalaciones físicas para la realización de actividades de educación continua, según disponibilidad y previa solicitud.
11. En caso de incumplimiento con lo establecido en alguno de los aspectos incluidos en la boleta de solicitud y/o listas de participantes inscritos, la institución solicitante o grupo de colegiados no podrá recibir el beneficio de otro curso en un lapso de 6 meses.
12. Podrán participar en los cursos presenciales y virtuales, aquellas personas previamente inscritas y los participantes que se incorporen posteriormente previa consulta del facilitador al DFAPP solicitando la verificación en el sistema de colegiados y la autorización respectiva.
13. Durante los meses de junio y diciembre de cada año el DFAPP enviará a las oficinas regionales la base de datos de facilitadores actualizadas para uso de quien atiende la plataforma regional y miembros de estas juntas.
14. Los resultados de la evaluación de curso serán enviados al facilitador por el Gestor/a Académico que gestionó el curso con la finalidad que le sirva de realimentación.
*** FIN DE LA POLÍTICA ***
A. Subprocedimiento: Solicitudes presentadas por
instituciones educativas
No. Actividades Responsable:
Identifica la necesidad de la actividad de educación continua mediante el diagnóstico hecho por: el DFAPP, la Junta Regional, la Dirección Regional de Educación, los Organismos o Institución Educativa solicitante.
Jefatura DFAPP / Junta Regional / Dirección Regional
Educación Director (a) del
Organismo o Institución Educativa
solicitante. Completa y entrega con al
menos un mes de antelación al DFAPP, los formularios F-DP-
DFAPP01 y F-DP-FAPP02 con
al menos un mes de antelación al inicio de la actividad.
Dirección del Organismo, Junta Regional o Institución Educación solicitante. Vela porque las personas
inscritas en el curso asistan diariamente.
Director o responsable de la institución
solicitante. Recibe la solicitud y verifica el
cumplimiento de ésta política, al
inicio. Secretaria
No. Actividades Responsable:
Comprueba la condición de colegiatura y el cumplimiento de las obligaciones económicas con la Corporación de las personas inscritas en el curso.
Secretaria Traslada la petición del curso
a la Gestor(a) Académica correspondiente de acuerdo a la región o el área temática.
Secretaria Envía el formulario F-DP-
DFAPP03 de concurso para la
contratación a los facilitadores del área temática por si desean y pueden impartir el curso.
Gestor/a Académico Solicita al facilitador seleccionado
sus atestados académicos cuando éste se desempeñará por primera vez como facilitador del Colypro y los traslada a la secretaria correspondiente,
Gestor/a Académico Estudia la solicitud y comunica
a los facilitadores/as la existencia del curso para que manifiesten su interés de ser tomados en cuenta, selecciona según criterios establecidos y comunica a la secretaria el nombre del facilitador asignado.
Gestor/a Académico
Confecciona la Carta de Compromiso, envía de listas de participantes, fórmula de control de asistencia, evaluaciones u otro documento requerido al facilitador.
Secretaria Confirma a la persona facilitadora
su selección y comunica al Organismo o Institución Educativa solicitante sobre la realización de la actividad.
Gestor/a Académico Firman la Carta de Compromiso
o el documento requerido. Facilitador/aJefe DFAPP Completa el formulario (F-DP-
DFAPP14) correspondiente a la
declaración jurada y la entrega a la secretaria 1
Facilitador/a. Realiza la planificación curricular
y didáctica del curso y la entrega a la Gestoría Académica respectiva para su revisión y aprobación.
Facilitador/a. Revisa, si fuera necesario
emite sugerencias, aprueba el programa de la actividad y le comunica al facilitador /a seleccionado.
Gestor/a Académico Elabora la resolución para la
aprobación presupuestaria del curso solicitado con el apoyo de la Gestor/a Académica respectiva cuando así se requiera.
Secretaria Divulga, en coordinación
con el Departamento de Comunicaciones, las actividades ofertadas.
Jefatura DFAPP / Jefatura del Depto. de Comunicaciones /
Secretaria 2 Ejecuta el curso de acuerdo al
programa elaborado y avalado por el Gestor/a Académico respectiva.
No. Actividades Responsable:
Comunica al DFAPP cualquier situación anómala que se presente al iniciar el curso, ejemplos menos de 15 personas colegiadas asistentes, presencia de personas no inscritas, cambio de sede, u otra situación no prevista.
Facilitador/a
Aplica la Guía de Evaluación del Curso. -Auxiliar Regional -Gestor o gestora académica o representante del DFAPP. -Representante institucional del Colypro -Director/a del organismo o institución educativa -solicitante del curso.
-Coordinador académico o persona
de enlace de la institución. -Facilitador /a Prepara y entrega al DFAPP
los siguientes documentos: informe de la actividad, listas de asistencia diarias o de jornadas de trabajo, factura timbrada a su nombre y si fuese necesario otras a nombre de Colypro, la guía de evaluación aplicada y las notas de los participantes cuando son cursos de 40 horas.
-Facilitador /a
Recibe el informe del curso y la documentación de respaldo para tramitar el pago de los servicios profesionales del facilitador/a, comprueba la condición de colegiatura y el cumplimiento de las obligaciones económicas con la Corporación de las personas asistentes en el curso.
Secretaria
Recopila los documentos entregados por el facilitador y verifica que éstos son los requeridos para gestionar su pago ante la Unidad de Tesorería del Dpto. Financiero.
Secretaria Procesa las Guías de Evaluación
del Curso que se hayan recibido e ingresa la información a la base de datos.
Secretaria encargada de la tabulación de las
evaluaciones Tabula la información sobre
la evaluación del curso y prepara un informe sobre los cursos ejecutados durante el mes y lo coloca en una carpeta electrónica para la consulta de la Jefatura del DFAPP, gestores académicos u otra persona cuando así se requiera.
Secretaria encargada de la tabulación de las
evaluaciones
Envía los resultados de la evaluación al facilitador que seleccionó para el desarrollo del curso.
Gestor/a Académica
No. Actividades Responsable:
Revisa el informe mensual de la evaluación de los cursos que organizó e informa a la Jefatura en caso de irregularidades para tomar las medidas que se requieran.
Gestor/a Académica. Analiza los resultados de las
evaluaciones y el informe del curso con la finalidad de valorar el desempeño del facilitador para futuras contrataciones
Gestor/a Académica. Comunica mensualmente a la
Jefatura del DFAPP las actividades
tramitadas. Secretaria
Visita a los Centros Educativos y hace entrega de los certificados de
las actividades según corresponda. Auxiliar Regional B. Descripción del subprocedimiento: Cursos ofertados por el
DFAPP (presencial o virtual)
No. Actividades Responsable:
Identifica la necesidad de la actividad de educación continua de acuerdo con el diagnóstico hecho por: el DFAPP y sobre la base de los resultados de las evaluaciones en los cursos.
Gestor/a Académica Completa el formulario F-DP-
DFAPP30 del curso a ofertar. Gestor/a Académica Contacta a las personas
matriculadas en el curso mediante uno de los siguientes medios: correo electrónico, mensajes de texto o llamadas telefónica; para motivarlas a participar de la capacitación.
Gestor/a Académica
Comprueba la condición de colegiatura y el cumplimiento de las obligaciones económicas con la Corporación de las personas inscritas en el curso.
Secretaria Envía el formulario F-DP-
DFAPP03 de concurso para la
contratación a los facilitadores del área temática por si desean y pueden impartir el curso para así ofertarlo o no.
Gestor/a Académico Responde por escrito su interés
de ser tomado en cuenta para
impartir el curso. Facilitador/a Selecciona al facilitador
pertinente o el más adecuado para que imparta el curso de acuerdo con sub procedimiento D, referido a la contratación de facilitadores y contenido en esta misma política.
Gestor/a Académico Confirma a la persona facilitadora
su selección y comunica e informa a la Secretaria encargada de realizar este trámite la designación del facilitador seleccionado.
Gestor/a Académico Divulga, en coordinación con el
Departamento de Comunicaciones, las actividades ofertadas.
Jefatura DFAPP / Jefatura del Depto. De
Comunicaciones Secretaria
No. Actividades Responsable:
Confecciona la Carta de Compromiso y la envía al
facilitador. Secretaria
Firman la Carta de Compromiso según se requiera u otro que sea necesario.
Facilitador/a Jefe DFAPP Completa el formulario (F-DP-
DFAPP14) correspondiente a la
declaración jurada y la entrega a la Secretaria encargada de este trámite.
Facilitador/a.
Realiza la planificación del curso (F-DP-DFAPP07) y la entrega al Gestor/a Académico respectiva para su revisión y aprobación.
Facilitador/a.
Revisa, si fuera necesario emite sugerencias, aprueba el programa de la actividad y le comunica al facilitador /a seleccionado.
Gestor/a Académico Elabora la resolución para la
aprobación presupuestaria del curso solicitado con el apoyo de la Gestor/a Académica respectiva cuando así se requiera.
Secretaria Ejecuta el curso de acuerdo al
programa elaborado y avalado por el Gestor/a Académico respectiva.
Facilitador /a.
Aplica la Guía de Evaluación del Curso (F-DFAPP16)
-Auxiliar Regional -Gestor o gestora académica o representante del DFAPP. -Representante institucional del Colypro -Director/a del organismo o institución educativa solicitante del curso.
-Coordinador académico o persona
de enlace de la institución. -Facilitador /a Comunica al DFAPP cualquier
situación anómala que se presente al iniciar el curso, ejemplos menos de 15 personas colegiadas asistentes, presencia de personas no inscritas, cambio de sede, u otra situación no prevista.
-Facilitador/a
Prepara y entrega al DFAPP los siguientes documentos: informe de la actividad, listas de asistencia diarias o de jornadas de trabajo, factura timbrada a su nombre y si fuese necesario otras a nombre de Colypro, la guía de evaluación aplicada y las notas de los participantes cuando son cursos de 40 horas.
Facilitador /a
No. Actividades Responsable:
Recibe el informe del curso y la documentación de respaldo para tramitar el pago de los servicios profesionales del facilitador/a, comprueba la condición de colegiatura y el cumplimiento de las obligaciones económicas con la Corporación de las personas asistentes en el curso.
Secretaria
Recopila los documentos entregados por el facilitador y verifica que éstos son los requeridos para gestionar su pago ante la Unidad de Tesorería del Dpto. Financiero.
Secretaria
Procesa las Guías de Evaluación del Curso que se haya recibido e ingresa la información a la base de datos.
Secretaria encargada de la tabulación de las
evaluaciones Tabula la información sobre la
evaluación del curso y prepara un informe sobre los cursos ejecutados durante el mes y lo coloca en una carpeta electrónica para la consulta de la Jefatura del DFAPP, gestores académicos u otra persona cuando así se requiera.
Secretaria encargada de la tabulación de las
evaluaciones Analiza los resultados de las
evaluaciones y el informe del curso con la finalidad de valorar el desempeño del facilitador para futuras contrataciones.
Gestor/a Académica. Envía los resultados de la evaluación
al facilitador que seleccionó para el
desarrollo del curso. Gestor/a Académica Revisa el informe mensual de
la evaluación de los cursos e informa a la Jefatura en caso de irregularidades para tomar las medidas que se requieran.
Gestor/a Académica.
Comunica mensualmente a la Jefatura del DFAPP las
actividades tramitadas. Secretaria
C. Subprocedimiento: Inscripción de facilitadores.
No. Actividades Responsable:
Comunican al menos una vez al año a través de la prensa escrita la invitación a profesionales en distintas áreas interesados en participar como facilitadores de actividades de educación continua. Además mediante boletines tanto en el Colypro como en otros colegios profesionales cuando sea necesario.
Jefatura del DFAPP, Gestor/a
Académico/a y Dpto de Comunicaciones Planifican y ejecutan cada dos o tres
años una reunión con profesionales que podrían ser potenciales facilitadores en las regiones a su cargo.
Jefatura y gestores académicos correspondientes a
la región Reciben y confrontan los atestados
de los profesionales contra los originales, sellando y firmando las copias de los profesionales que desean participar como facilitadores.
Oficiales de Plataformas Regionales, sedes de San José y Alajuela, Secretarias del DFAPP
D. Subprocedimiento: Concurso de contratación de facilitadores
No. Actividades Responsable:
Atiende en la medida que corresponda la sugerencia de la institución cuando solicita a un determinado facilitador.
Gestor/a Académica Analiza la sugerencia presentada
por la institución solicitante en el formulario F-DP-DFAPP01, en cuanto al profesional que recomiendan para el desarrollo del curso, en caso de no proceder; se envía a los facilitadores tanto nuevos como a los existentes, la información del curso mediante el formulario F-DFAPP03 por si desean ser tomados en cuenta.
Gestor/a Académica y
Jefatura
Informa, por escrito (correo electrónico, carta u otro documento formal) la anuencia de ser tomado en cuenta en la actividad indicada.
Facilitador /a Selecciona el facilitador entre los que
mostraron disponibilidad e interés de ser tomados en cuenta, considerando el puntaje obtenido en el formulario F-DFAPP36, la disponibilidad horaria, desempeño como facilitador del Colypro, juicio de experto del gestor/a, entre otros interesados en impartir el curso.
De contar con la respuesta de un solo facilitador a éste se le asignará el curso.
Gestor/a Académica y Jefatura DFAPP
Debe obtener en evaluación de cursos o actividades de formación continua una nota mínima de 80 para ser considerado en próximos procesos.
Facilitador/a Valora la participación futura de los
facilitadores en caso que obtuviese una nota inferior a 80 en el último curso. O en su efecto utilizará un promedio de las notas de los últimos (máximo tres) cursos impartidos para continuar contratándolo.
Gestor/a Académica y Jefatura DFAPP Comunica al facilitador seleccionado
su designación. AcadémicaGestor/a Suspende la realización del curso
hasta tanto encuentre el profesional idóneo para que lo imparta.
Gestor Académico/a
E. Subprocedimiento: Documentación de respaldo y análisis
de información.
No. Actividades Responsable:
Escanea las listas de asistencia de los