Predios Desocupados

El sistema de información debe permitir identificar suscriptores con el predio desocupado.

1. El sistema debe permitir configurar el tiempo máximo que un suscriptor puede tener asignada esta condición.

2. El sistema de información debe permitir identificar suscriptores con predios desocupados y clasificarlos con esta condición.

3. En el caso de encontrarse diferencia de lecturas para un suscriptor con esta clasificación, el sistema de información debe retirarlo y cobrarle la diferencia de lectura.

4. A los suscriptores con esta clasificación no se les asignará consumo, mientras no presente diferencia de lecturas.

3.8.5 Resolución 319 de 2005

El sistema de información debe permitir Configurar Multiusuarios a los que por imposibilidad técnica, no se les puede realizar medición individual, de tal forma que se pueda configurar la cantidad de usuarios por usos y estratos que conforman dicho Multiusuario, permitiendo facturar tanto los cargos fijos como consumos aplicando la tarifa en proporción a su distribución o conformación por usos y estratos.

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3.1 Facturación Conjunta

El sistema de información debe permitir parametrizar el servicio de aseo para los casos en que sea requerido a la empresa gestionar este servicio mediante un convenio de facturación conjunta.

El sistema de información debe permitir configurar las tarifas para el servicio de aseo de manera independiente a los servicios de acueducto y alcantarillado y con base en la reglamentación para este servicio.

Los criterios para realizar la gestión de cartera de este servicio deberán ser los mismos aplicados a los servicios de acueducto y alcantarillado.

3.2 Impresión

El sistema de información debe permitir realizar la impresión de las facturas de los suscriptores de los servicios de acueducto y alcantarillado, este proceso se realizará por ciclo de facturación, utilizando papelería pre impresa con la información fija de las facturas e imprimiendo solo la información variable. También debe tener la opción de generar una plantilla de impresión donde se incluyan logos e imágenes para los casos donde no se cuente con el papel pre impreso, poder imprimir en hojas blancas.

Las opciones de impresión que debe tener el sistema de información son las siguientes:

1. Impresión directa: El sistema de información debe permitir la impresión de los datos variables de la facturación en papelería pre impresa, enviando la orden directamente a una impresora. 2. Impresión a archivo: El sistema de información debe permitir la impresión a un archivo digital

con la misma estructura de la Impresión Directa sobre papelería pre impresa, esto para los casos donde la impresora no se encuentra conectada directamente al sistema de información.

3. Impresión Directa con plantilla: El sistema de información debe permitir la impresión de la plantilla configurada con imágenes y logos más los datos variables de la facturación enviando la orden directamente a una impresora, para los casos donde no se cuenta con papelería pre impresa.

4. Impresión a archivo con plantilla: El sistema de información debe permitir la impresión a un archivo digital con la misma estructura de la Impresión Directa con plantilla, esto para los casos donde la impresora no se encuentra conectada directamente al sistema de información.

5. Generación de Archivo Plano: El sistema de información debe permitir la generación de un archivo plano con los datos de la facturación, configurando los parámetros y estructura del mismo, para ser impresa de forma masiva por un tercero.

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7. El sistema de Información debe permitir la generación de copias o duplicados de las facturas del periodo actual o anteriores, para suscriptores específicos o grupos de suscritores, por las opciones de impresión 1, 2, 3 y 4 detalladas en ésta sección.

3.3 Recaudo

El sistema de información debe administrar toda la información relacionada con el ingreso de dinero a la empresa por concepto de cancelación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y otros servicios facturados a los suscriptores.

El sistema de información debe permitir lo siguiente:

1. Permitir la creación de centros de pago y cajas para realizar el recaudo del dinero, realizando en cada una de las cajas que se dispongan, todos los procesos de apertura y cierre de operaciones, con arqueo de caja y reporte de facturas recibidas por periodo de facturación.

2. En cada caja se debe realizar el proceso de recepción del dinero mediante la lectura del código de barras impreso en las facturas y permitir la cancelación de varias por un solo cliente, informando antes de recibir el dinero el valor total a cancelar. Los pagos realizados por este medio deben quedar registrados en el sistema de información y se deben ver reflejados de manera inmediata en el estado de cuenta de cada suscriptor.

3. El sistema de información debe permitir la recepción de cualquier factura y valor sin importar su edad, fecha de generación o periodo facturado.

4. El sistema de información debe permitir almacenar un registro de cada una de las transacciones realizadas por cada caja, realizar cuadres y arqueos parciales y totales, permitir el pago de facturas mediante efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito, cheques.

5. Debe permitir generar reportes por cajero, por día, semana, mes donde se puedan consultar todas las variables que intervienen en el proceso.

6. El sistema de información debe permitir el ingreso de datos masivos mediante archivos planos en formato Asobancaria, los cuales serán cargados al sistema de información para la posterior aplicación de los pagos en el sistema de información. Estos archivos serán remitidos por las entidades bancarias o terceros que realicen el proceso de recaudo.

7. Debe permitir el registro de recaudos realizados por los suscriptores mediante consignaciones realizadas en la cuenta bancaria de la organización.

8. El sistema de información debe permitir integrar los procesos de recaudo de la empresa con los actuales modelos de recaudo a través de páginas web o PSE con el módulo de recaudo de la aplicación.

9. El sistema de información debe permitir gestionar los recaudos que se deben aplicar a los suscriptores por casos especiales que no representan un ingreso de dinero efectivo, como son: 9.1. Descuentos a empleados de la empresa por la convención colectiva.

9.2. Convenio interadministrativo con el municipio.

10. El proceso de Aplicación de Pagos será realizado cancelando los conceptos de cada factura contra el valor recibido. El Sistema de información debe ser parametrizado de tal forma que los pagos del suscriptor sean aplicados cronológicamente comenzando desde los conceptos más antiguos hacia los conceptos más recientes. La edad de la deuda de un cliente será la de su concepto de cartera más antiguo.

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11. El proceso de recaudo utilizará el código de barras impreso en la factura, los campos que se incluyen en este código deben ser configurados por el sistema de información.

12. El sistema de información debe permitir la generación de todo tipo de reportes que permitan realizar un seguimiento, control y obtener estadísticos sobre cualquiera de las variables del proceso.

13. El sistema de información debe contar con una herramienta (web services u otro), que debe conectarse con el software de nuestro proveedor actual de recaudo en línea. Los datos que se validarán serán todos los que se incluyen en el código de barras de la factura: Nit de la empresa, Número de la matrícula, Número de la factura, Valor pagado para Aguas y Aguas, Valor pagado para otras empresas y Valor total cancelado.

3.4 Cartera

3.4.1 Gestión Cartera

Este proceso tiene como fin ejecutar las políticas, programas y proyectos tendientes a registrar y contabilizar la cartera vencida de la empresa.

Este proceso tiene inicio una vez se realiza la liquidación de las facturas, registrando a cargo de los suscriptores una cuenta por cobrar, continuando posteriormente con el recaudo de los valores cancelados y manteniendo el registro del saldo actualizado de la cuenta de cada suscriptor.

El sistema de información debe garantizar la ejecución de los siguientes procesos:

3.4.1.1 Pagos Parciales

El sistema de información debe permitir generar facturas por valor inferior al saldo total de la cuenta del suscriptor. El valor de estas facturas deberá ser parametrizable con base en la clase de uso, el estrato y las políticas de cartera y recaudo de la empresa, pudiendo ser modificado por los usuarios del sistema de información al momento de grabar el pago parcial. A partir de este proceso se generará una nueva factura, la cual debe ser generada con nuevo número de factura.

3.4.1.2 Financiaciones

Es el proceso mediante el cual la cartera vencida de un suscriptor se financia mediante el pago de una cuota inicial y difiriendo el saldo en una determinada cantidad de cuotas mensuales, obteniendo así

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que el saldo de su cartera pase de ser vencida a vigente y cobrando adicionalmente una tasa de interés o financiación.

El sistema de información debe permitir parametrizar las matrículas por clase de uso, estrato o edad de la deuda a las cuales se les puede aplicar el proceso de financiaciones.

El sistema de información debe permitir realizar el proceso de la siguiente manera: 1. Se determina el valor total de la cartera del cliente, la vencida más la corriente.

2. Se determinan los valores por concepto de intereses por mora, los cuales serán descontados de la cartera del cliente como incentivo para que realice el pago de su deuda, este valor será almacenado en un registro independiente que actualmente se denomina cartera congelada y permanece allí mientras el suscriptor cumpla con el acuerdo de pago.

3. De acuerdo a los parámetros configurados, se establece el valor de la cuota inicial que debe cancelar el suscriptor.

4. De acuerdo a los parámetros configurados, se establece el valor y el número de las cuotas a las que se va a diferir el valor restante.

5. De acuerdo con su perfil, el usuario del sistema podrá modificar los valores de cuota inicial y número de cuotas mensuales a financiar.

6. El sistema de información debe permitir la anulación de una financiación siempre y cuando

no se haya realizado el pago de la cuota inicial.

En el caso que se requiera anular la financiación y ya se haya realizado la cancelación de la cuota inicial, se deberá hacer este procedimiento por la opción reversión de diferidos, explicada en el punto 4.12.1.4

7. Una vez el suscriptor realice la cancelación de la cuota inicial y su pago sea aplicado en el sistema de información, de manera automática su edad de facturación pasa a ser 1 y se normaliza el estado de su cartera.

8. A partir del pago de la cuota inicial, las facturas siguientes están conformadas por el valor de la cuota de financiación y los valores de cargos fijos, consumos y otros conceptos del mes actual.

9. Una vez el suscriptor termina de cancelar las cuotas pactadas, cumpliendo el acuerdo de pago, el sistema automáticamente castiga el valor de los recargos por mora que habían sido congelados y hace efectivo el descuento.

10. Si un suscriptor se atrasa en el pago de las facturas de una cuenta financiada y la edad de mora llega hasta el tope máximo parametrizado, se da por incumplido el acuerdo de pago y ocurre lo siguiente:

a. Pierde la financiación y se le cobrará el total de su deuda incluyendo la porción correspondiente a los recargos que le fueron congelados en el momento de hacer la financiación.

b. El sistema le calculará la nueva edad de la deuda teniendo en cuenta la edad de la deuda inicial menos los abonos que haya realizado hasta el momento de la devolución más lo facturado mientras estuvo vigente y que el suscriptor no canceló.

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3.4.1.3 Abonos a financiaciones y Otros cobros (Diferidos).

Los suscriptores podrán solicitar cancelar anticipadamente o hacer un abono al saldo de una financiación de cartera vencida o un cobro diferido y para esto el sistema de información debe permitir la generación de una factura en donde se pueda expedir el valor del saldo que el suscriptor esté adeudando o el valor parcial que se desea abonar por anticipado.

En los casos de los abonos, el sistema deberá preguntar si el suscriptor desea que al disminuir la deuda le disminuya el valor de las cuotas mensuales o si prefiere que disminuya el tiempo en que deberá cancelar el saldo restante.

3.4.1.4 Reversión de diferidos o financiaciones

El sistema de información debe permitir realizar este proceso que consiste en deshacer o reversar las condiciones de financiación de cartera ya sea vencida o diferidos (Otros cobros). Se trata de hacer exigible de manera inmediata una deuda que el suscriptor tenia financiada en el tiempo.

Por este proceso debe tener en cuenta volver a incluir los valores de cartera congelada, el cambio de estado del diferido o la financiación de vigente a reversada y el cálculo de la nueva edad de la deuda vencida.

3.4.1.5 Grabación de novedades de cartera notas débito o crédito.

El Sistema de Información debe permitir la grabación de notas crédito y notas débito que deben disminuir o aumentar respectivamente, el saldo de la deuda de los suscriptores, capturando y conservando el registro de los conceptos afectados, los valores debitados o acreditados, la observación que indica la razón del procedimiento y el número de metros cúbicos descontados si este fuera el caso.

Cuando el valor acreditado supere el saldo total de la deuda del suscriptor, el sistema de información debe calcular la diferencia y registrarla como un saldo a favor del cliente, y dicho saldo se irá descontando en las siguientes facturaciones. Una vez el sistema aplica la nota crédito o débito, debe calcular el nuevo saldo de cartera del suscriptor (Sincronización de cartera), generando una nueva factura, la cual tendrá un nuevo número de factura.

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3.4.1.6 Generación de Duplicados o Copias

El sistema de información debe permitir imprimir en cualquier momento un duplicado de la última factura de un suscriptor con todos los datos de la factura original incluido el código de barras, para permitir su recaudo.

Adicionalmente debe permitir la impresión de facturas anteriores a la actual, identificándolas como copias y omitiendo en éstas el código de barras para que no sea posible su utilización como documento de pago.

3.4.1.7 Convenio interadministrativo con el Municipio de Pereira

Aguas y Aguas de Pereira tiene establecido un convenio con el Municipio de Pereira a través del cual realiza un cruce de cuentas entre los valores facturados por concepto de servicios de acueducto y alcantarillado contra los impuestos que debe cancelar la empresa al Municipio. En este convenio se incluyen una serie de matrículas que el Municipio reporta de las cuales se hace cargo para pagar sus facturas.

Para lo anterior el sistema de información debe permitir lo siguiente:

1. El sistema de información debe contar con un módulo por el cual se puedan marcar y desmarcar las cuentas que hacen parte de dicho convenio.

2. El sistema deberá aplicarles el pago a estas matrículas de manera automática, 5 días después de su de facturación y cruzar su pago contra una cuenta por cobrar al municipio generando un reporte detallado por matrícula de los valores facturados y pagos aplicados, el cual será enviado al departamento de contabilidad de la empresa para su respectivo cruce y gestión.

3.4.1.8 Matrículas en cobro jurídico

Se trata de un conjunto de matrículas que la empresa selecciona para que su cartera sea gestionada por un tercero;

El sistema de información debe garantizar lo siguiente:

1. Contar con un módulo por el cual se puedan identificar las cuentas que se encuentran en cobro jurídico, este proceso se debe realizar de manera individual cuenta por cuenta o colectivamente, según criterios de selección, almacenando la fecha de realización del proceso, el funcionario que lo hizo y el concepto por el cual realiza la identificación de cada matrícula.

2. Debe permitir la generación de información de recaudo, para este grupo de suscriptores.

3. El sistema de información debe restringir que las financiaciones y pagos parciales a este grupo de suscriptores, solo los pueda hacer un perfil de usuarios previamente seleccionados.

4. El sistema de información debe permitir la generación de todo tipo de reportes sobre estas matrículas.

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3.4.1.9 Restricción de pagos parciales, financiaciones y facturación de servicios conexos.

El sistema de información debe permitir la modificación de la información relacionada con la autorización o la restricción que solicitan los suscriptores para que La Empresa pueda o no ejecutar financiaciones y/o pagos parciales y/o facturación de otros servicios diferentes a los de acueducto y alcantarillado.

Estas características se identifican en el sistema mediante ciertos atributos que deberán tener las matrículas y que por defecto deberán estar ajustadas como (si permite). Sin embargo, el sistema de información debe permitir la modificación de estos atributos mediante un módulo especial para este efecto.

3.4.1.10 Reportes

El sistema de información debe permitir la generación de reportes con toda la información generada en el área de cartera.

3.4.2 Corte y Reconexión

El sistema de información debe permitir crear dinámicamente las reglas o criterios de predios seleccionados para el proceso de corte o reconexión de matrículas, estableciendo las políticas y lineamientos determinados por la Empresa. Las variables utilizadas en este proceso serán todas aquellas relacionadas con la información básica del suscriptor, detalles de pagos y estado de cartera. El sistema de información debe garantizar la ejecución de los siguientes procesos:

3.4.2.1 Órdenes de corte:

1. El sistema de información debe contar con un módulo a través del cual se puedan generar e imprimir órdenes de corte del servicio para uno o un grupo de suscriptores los cuales debe ser posible seleccionar ingresando un conjunto de parámetros al sistema como por ejemplo, ciclos, rutas, clases de uso, estratos, la edad, el valor de la deuda, los pagos efectuados, las reclamaciones vigentes, y las observaciones de corte que se hayan grabado anteriormente. 2. El módulo debe permitir la creación y edición del modelo de formato de órdenes de corte para

poderle incluir información tal como la matrícula, nombre del suscriptor, medidor, dirección, deuda, edad y el contenido legal que regula este proceso; En estos formatos se incluyen los espacios para diligenciar la información encontrada en terreno, como fecha y hora, se permite el espacio para la firma del funcionario que ejecuta y la firma del usuario.

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3. El sistema de información debe permitir configurar varios tipos de órdenes de corte, corte normal o corte especial; Para cada caso el sistema debe manejar diferentes costos para cobrar al suscriptor.

4. El módulo de corte deberá permitir que una vez ejecutada la labor en terreno, el usuario del sistema pueda grabar el resultado de dicha gestión capturando información como la fecha y hora de ejecución, si se ejecutó o no el corte, el funcionario de terreno encargado, sus comentarios y las observaciones de las que se tienen identificadas y parametrizadas por La Empresa.