Universidad EAFIT
Estudio y generación de un contrato
La Universidad EAFIT, puntualmente el departamento de contratos y convenios, posee un proceso bien definido y centralizado para la revisión y aprobación de todo tipo de contratos que celebran las diferentes áreas de la Universidad, dicho proceso se encuentra, en su gran mayoría, plasmado en un sistema de información que facilita la clasificación, seguimiento y control de las etapas de revisión documental, revisión jurídica y revisión contable.
El proceso de revisión inicia con una clasificación del contrato según su monto, el cual define que si su valor es menor a doscientos SMMLV(monto bajo) continúa con el proceso estándar para
todos los contratos, pero si supera este valor (monto alto) entonces requiere que un grupo interdisciplinario llamado comité de contratación estudie detalladamente todo lo referente a dicho contrato. Las personas que conforman el comité de contratación son los jefes de las áreas de compras, administrativa y financiera, contratos y convenios, junto con el área interesada, la Secretaría General y la Rectoría, los cuales revisan el contrato a fondo desde su punto de vista.
Para los contratos que son clasificados como de monto bajo, se realizan las revisiones mencionadas anteriormente; en la revisión documental existe una constante interacción entre los funcionarios del departamento de contratos y convenios y la dependencia responsable del contrato, donde se revisa que la documentación se encuentre completa y bien diligenciada. En la revisión jurídica se analizan cada una de las cláusulas buscando fallas jurídicas de fondo. Por último, en la revisión contable se analizan los rubros tributarios, haciendo énfasis en los cálculos realizados y en el cumplimiento de la normatividad contable.
Vale la pena aclarar que los contratos no pasan a una siguiente etapa de revisión hasta no terminar satisfactoriamente todos los filtros, cuando esto se presenta, el contrato pasa a la
secretaría general para una última revisión jurídica por parte del secretario, el cual le otorga el visto bueno y lo pasa para ser firmado por el rector o el vicerector según sea el caso.
Seguimiento y control de un contrato
La Universidad EAFIT cuenta con un grupo de interventores que se encargan de realizar la gestión de todos los contratos que se tienen en ejecución, haciendo énfasis en la variable control, ya que se basa en las actividades incluidas en el sistema de calidad, además, cuenta con documentación de guías, formatos y la descripción de actividades con la distribución de personal necesaria para cada una de estas actividades. También cuenta con la revisión periódica de indicadores de prestación de servicio.
Sin embargo, se presentan falencias en la definición y seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio, en las reuniones de cierre o retroalimentación de los contratos, y tampoco se tienen bien definidos los estándares de calidad esperados para cada producto o servicio contratado.
Universidades de la ciudad de Medellín
En términos generales se percibe que los contratos no están siendo gestionados de manera integral bajo las variables definidas en la entrevista como tiempo, calidad, presupuesto, control, servicio y recursos; por el contrario, delegan todo tipo de responsabilidades sobre el contratista olvidando en ocasiones que el contratante es quien define la calidad de servicio que quiere contratar y los acuerdos de nivel de servicio que quiere contratar, esto se presenta independiente de la clasificación de universidad pública o privada
Por ejemplo, se encontró que la Universidad de Antioquia solicita los cronogramas de trabajo a los contratistas pero son aprobados y ajustados por la universidad de acuerdo a sus necesidades. En la Universidad EAFIT, los contratos son suministrados directamente por la Universidad al igual que la distribución de personal en el campus; los interventores de ambas instituciones tienen muy definidas las actividades que hacen parte de los servicios contratados, lo que facilita una gestión integral de los contratos. La Universidad Nacional y la Universidad Pontificia Bolivariana trabajan bajo cronogramas suministrados por los contratistas y la labor del interventor va muy enfocada a la supervisión en campo de las actividades y a solucionar
inconvenientes del día a día. La intervención de los contratos en la Universidad CES aún no está muy definida, pues la universidad está creciendo de manera acelerada lo que ha implicado que sus empleados asuman varias funciones al interior de la institución dejando de lado algunas actividades importantes en la intervención de los contratos, y que muchas decisiones propias de un interventor estén centralizadas en la dirección financiera. Actualmente la forma de operar es similar a las manejadas por la Universidad Nacional y la Universidad Pontificia Bolivariana. Medianas y grandes empresas
Desde el punto de vista de los contratantes la gestión de los contratos se hace de forma más detallada, incluso aplicando metodologías conocidas como Scrum o PMBOK hacen énfasis en el
seguimiento y control de cronogramas, permaneciendo en constante comunicación con los contratistas, incluso realizando reuniones de seguimiento en dos niveles: nivel operativo y nivel gerencial.
Desde el punto de vista de los contratistas muchas veces se rigen por las metodologías que aplican los contratantes, pero internamente también cuentan con buenas prácticas enfocadas a mejorar la calidad de los entregables y realizan seguimiento y control de los proyectos de manera interna utilizando herramientas de gestión.
2.3.2 Análisis de resultados Tiempo
Seguimiento de las actividades
El cuarenta por ciento de las áreas entrevistadas realiza un seguimiento semanal de sus actividades, el veinte por ciento lo realiza quincenal y el diez por ciento restante lo realiza mensual.
Con preocupación se evidencia que un treinta por ciento no realiza seguimiento a las actividades en un orden cronológico, sino que se enfoca en supervisiones físicas de las labores contratadas, esto se encontró en todas son universidades entrevistadas.
Figura 2. Utilización de cronogramas
0.00% 5.00% 10.00% 15.00% 20.00% 25.00% 30.00% 35.00% 40.00%
Semanal Quincenal Mensual Al momento
de la entrega seguimientoNo realiza 40.00%
20.00%
10.00%
0.00%
30.00%