Problemas encontrados en el proceso de la implementación de la facturación

La implementación de la facturación electrónica evidentemente trajo algunos problemas, entre ellos, la resistencia al cambio, dado que los empleados sintieron que debían modificar la manera tradicional de hacer las cosas, además como este es un requisito legal, existió el miedo de tener falencias que pudieran derivar en riesgos legales o tributarios, dado que la factura tiene implícito el tema de impuestos.

El primer reto que se tuvo fue encontrar un proveedor tecnológico para facturar electrónicamente, SAI OPEN fue el encargado de contactar el proveedor tecnológico para la implementación, estos debían cumplir con unos requisitos solicitados por la DIAN: Patrimonio líquido superior a 20.000 UVT, poseer activos fijos por 10.000 UVT, estar habilitados como facturadores electrónicos; tener el Registro Único Tributario (RUT) vigente; ser responsables del impuesto sobre las ventas en el régimen común y no tener sanciones vigentes para el momento de presentación de la solicitud, y durante los tres años anteriores a la misma.

Una vez se logró contratar un proveedor tecnológico; The HKA Factory, se inició con el proceso, lo que generó distintos problemas en el camino:

 Se evidenciaron problemas en la programación de la página por parte de The HKA Factory.

 Actividades quedaron huérfanas; es decir no se clarificó quien era el responsable o encargado de ella.

 Se encontró múltiples inconsistencias en el portal de la DIAN para generar la resolución de facturación electrónica.

 Mal parametrización en los usuarios del sistema contable y en la plataforma por parte SAI OPEN, generados en las horas de capacitación.

 Se tuvo que solicitar al proveedor de tecnología de Santa Anita Nápoles, con autorización de la gerencia, algunos permisos para que el personal de SAI OPEN pudiera realizar las vinculaciones de los equipos cómputos al sistema contable.

 El personal de SAI OPEN no estaba siempre disponible para realizar el trabajo, se debía agendar cita y esperar que el técnico o coordinador pudiera atender, lo que llevo a dilatar el proceso por un tiempo de 4 meses

 No hubo interés por parte del personal del área contable en agilizar este proceso, lo que se tradujo en retrasos en el cronograma de implementación.

 Se evidenció qué inconsistencia en la generación de facturas, por ejemplo, el sistema estaba permitiendo que esta se fuera sin el vendedor, lo cual no debería pasar, ya que con la identificación de este último se realizan las comisiones a final de mes.

Los problemas evidenciados, se ocasionaron en gran medida por la falta de alineación entre políticas, procesos, funciones de los cargos y la documentación. Aunque el proveedor The HKA Factory cometió errores en la programación del sistema SAI OPEN, esto se debió a que se tenían vacíos en el proceso, por ejemplo, algunos procedimientos no tenían asignados unos responsables, de igual manera, los cargos del área contable no tenían definidas funciones y deberes frente al sistema, lo que hizo que asignarles atributos fuera complejo y conllevo a errores. También se cometió errores, al no vincular al sistema con lo comercial, en el sentido que la factura es un documento que refleja el desempeño del vendedor.

Los distintos problemas se fueron corrigiendo en la medida que se presentaron, sin embargo, no fue la situación deseada o ideal, dado que, esto tuvo un fuerte impacto en el costo y tiempo del proceso de implementación. Costo porque se requirió más horas de trabajo del personal del proveedor tecnológico, así mismo, se requirió más horas de trabajo del personal del área contable.

En el tema de la documentación para el manejo de la factura electrónica implicó que el líder del área contable elabore una guía con instrucciones especificas de como ir registrando la información en SAI OPEN, un ejemplo de ello son las instrucciones para ingresar a dicho sistema, tal como se cita a continuación:

… Para facturar… se ingresa a SAI OPEN al módulo de Facturación de servicios (módulo 2, contraseña 2) o para insumos (módulo 3, contraseña 3) y se realiza la factura (*), ingresando todos los servicios y/o insumos por los cuales se generará cobro, se guarda cada una que se realice y finalmente se imprimen 3 copias (1 Original y 2 copias): Se muestra así:

1. Click en Facturación

Figura 5. Ejemplo de instrucciones para ingreso al sistema SAI OPEN.

Digite usuario (2), Digite su clave (2): Para facturas servicios de recargas y Usuario (3) y clave (3) para facturar insumos.

Este clase de documentación e instrucciones permite que los distintos colaboradores, tanto del área contable comercial, lo que sirvió para superar las falencias que se derivaron de una falta de capacitación más extensa e integra.

Un error que de cometió desde la gerencia de la empresa fue no comprometer y motivar el personal durante el proceso, lo que retraso el trabajo, porque no se hicieron participes de manera activa, quizá por no entender la gravedad del tema, y las implicaciones legales. De haber socializado la idea, haber capacitado el personal antes, y sobre todo motivarlos hubiera minimizado la resistencia al cambio.

También existió una falta de planificación, porque no se identificó oportunamente, que la implementación de la factura electrónica modificaría los procesos y las funciones de algunos cargos, esto generó que no se identificar los responsables de ciertas actividades. Esto limitó la

velocidad de implementación y llevo a que se modifiquen los procesos en función del sistema (software) y no al contrario.

Un problema externo fue las falencias de la plataforma de la DIAN, lo que afectó la aprobación de ciertos pasos; en particular para generar la resolución de facturación electrónica. Esto último escapó a la capacidad de la empresa para atender esta coyuntura, sin embargo, los demás problemas si afectaron el tiempo y esto conllevó a retrasos reiterativos.

7.4 Estrategias tendientes a la superación de los límites y barreras que no permiten