4.1 DISEÑO DE NUEVAS POLÍTICAS DE CRÉDITO
4.1.2 PROCEDIMIENTO DE LA COBRANZA
A continuación se muestra el procedimiento a realizar para la gestión de las cobranzas: ¿Mala experiencia crediticia? Rechazar Análisis de la información con la competencia Mala reputación del cliente Rechazar
Aceptar al cliente pactando la forma de pago y plazos
67
110
GRÁFICO 4.2 PROCEDIMIENTO DE LA COBRANZA SI NO SI NO SINO Elaborado por: Lorena Guiarci
INICIO
Ofrecer los servicios que ofrece TECNIAGRUP CIA LTDA a través del departamento de ventas.
Análisis del posible “CLIENTE”
Otorgar Crédito
Negociar con el cliente “CUENTAS X COBRAR” Plazo de: 30, 60 y 90 días Riesgo INCOBRABILIDAD Rechazar Contado Forma de pago 1% Hasta 2% Emisión factura 1 Descuento pronto pago Gestión de cobranza Provisión cuentas incobrables. Emisión factura FIN
68
Como se observa en el gráfico anterior la gestión de un crédito es variada ya que existen diferentes opciones de cancelación del cliente; así como también se asume el riesgo de incobrabilidad si tomamos el camino de otorgamiento de crédito.
Es por eso que la empresa debería reunirse con todos sus departamentos para analizar las ventajas y desventajas que incurriría en la opción del crédito y diseñar alternativas de pronto pago.
Para un mejor entendimiento se describe a continuación el siguiente ejemplo: Supongamos que se otorga un descuento por pronto pago del 2 % a 5 días, o la cancelación total de la factura a los 30 días y las ventas generadas fue de $8000 dólares.
Se sugiere utilizar el siguiente procedimiento para determina el costo por no aprovechar el descuento: 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 100 − 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 × 360 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑑𝑑 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑝𝑝𝑝𝑝 − 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑑𝑑 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑑𝑑 = 100 − 2 ×2 30 − 5 ∗ 100360 = 29.4 %
En la simulación anterior se muestra que si no se aprovecha el descuento por pronto pago otorgado a los clientes de la empresa TECNIAGRUP CIA LTDA este afectaría notablemente a su utilidad.
Para comprender de mejor manera este descuento simularemos que la tasa de interés bancaria es de 30.5%6
6
Fuente Banco del Pacifico crédito para PYMES Año 2009 boletín informativo
anual, a los clientes no les conviene financiarse con el banco, más bien les conviene aceptar el descuento otorgado por la empresa.
TECNIAGRUP CIA LTDA se debe preguntar:
69
Para responder esta interrogante se puede hacer el siguiente análisis; hay que otorgar un descuento llamativo al cliente siempre y cuando este no merme con la utilidad.
Si en el caso que se llegue a al incobrabilidad se hace una provisión contra las cuentas por cobrar, este porcentaje lo determina cada empresa dependiendo de la magnitud de sus ventas al contado y a crédito.
El éxito de efectividad en el procedimiento de las cobranzas es ofrecer crédito adecuado a la capacidad del cliente.
A continuación se presenta el flujo de procesos que debe tener la empresa TECNIAGRUP CIA LTDA para el giro del negocio:
111
GRÁFICO 4.3Elaborado por: Lorena Guiarci
Este flujo nos indica como el recurso financiero llamado dinero circula a través de la operación de la empresa, el mismo que siempre debe dejar una utilidad es importante recordar que los costos y gastos operativos que se indica dentro del flujo abarca los desembolsos que son recursos humanos tanto económicos como tecnológicos ya que es una empresa que presta servicios.
En el gráfico que se presenta a continuación se observa un flujo de procesos el cual muestra los procesos estratégicos, operativos y de apoyo que debe tener la empresa:
EFECTIVO
COSTOS Y GASTOS OPERATIVOS PROCESO PRODUCTIVO PRODUCTO TERMINADO SERVICIO QUE PRESTA (VENTAS)CUENTAS
POR COBRAR
70
112
GRÁFICO 4.4Elaborado por: Lorena Guiarci
El gráfico presentado anteriormente indica el detalle de los procesos que deben estar dentro de la empresa, los mismos que tiene funciones específicas y los cuales se deben tener en consideración para cada trabajo a efectuarse.
En conclusión vemos que las políticas de crédito y cobranza de una empresa incluyen decisiones relacionadas con varios factores:
1. La duración del período de crédito;
2. El porcentaje de los descuentos por pago en efectivo; 3. Los términos especiales, descuento por pronto pago, y 4. El nivel de gastos de cobranza.
Las políticas óptimas de crédito y cobranza serán las que den como resultado ganancias a la empresa y los descuentos otorgados no afecten con la utilidad, para maximizar las ganancias que surgen de las políticas de crédito y cobranza, la empresa debe variar esas políticas de manera conjunta con los procesos mencionados anteriormente para que así no caiga en un riesgo de incobrabilidad y refleje perdidas.
DIRECCIÓN DEL NEGOCIO (GERENCIA)
OBTENCIÓN DE UN
TRABAJO ESPECÍFICO MATERIALES COMPRA DE DISTRIBUCIÓN TUBERÍA CANALETAS Y ACCESORIOS CABLEADO INSTALACIONES INTERIORES PROTECCIONES PIEZAS Y RECEPTÁCULOS PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS OPERATIVOS PROCESOS DE
71
Finalmente se pone a consideración los siguientes Tips para una cobranza eficiente:
113
MATRIZ 4.1PARA NO OLVIDAR
• Llamar al cliente para saludarle cordialmente, estrechar una conversación y recordarle su pago.
• Mails informativos con nuevos servicios indicando créditos para el acceso al mismo con el fin de que este sea llamativo para el cliente y quiera adquirirlo, pero para ello tiene que cancelar su deuda pendiente.
• Visita constante al domicilio.
Elaborado por: Lorena Guiarci ..
4.2 CONTROL INTERNO
Es importante que dentro de TECNIAGRUP CIA LTDA exista un control interno adecuado, para que le permita salvaguardar los activos, promueva la eficacia de las obligaciones y le permitan cumplir con sus objetivos.
Dado el tamaño de la empresa se muestra los controles que debería cumplir: Previo
Concurrente Posterior
Estos controles ilustrados anteriormente son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a salvaguardar los