Procedimiento De Control Interno Para el proceso administrativo 1 Gerente Administrativo

Establecer el Manual de Procedimientos, donde se describan las funciones y actividades administrativas.

Actualizar una estructura organizacional en los que se identifiquen claramente los diferentes niveles de cada área de la entidad.

Definir claramente los objetivos y metas de la empresa.

Que los objetivos generales sean compatibles con cada área de la administración. Los procesos organizacionales deben estar identificados y determinados de forma tal, que faciliten la coordinación y ejecución de las labores dentro de la misma. Delimitar y precisar las líneas de autoridad y responsabilidad.

Que las funciones de quienes ejecutan y controlan queden bien separadas.

Que exista una periódica y adecuada supervisión de las funciones para las que se desarrollen en la entidad.

Crear un sistema de información específico que le sirva a la dirección de cada oficina, para la obtención de datos oportunos, reales y confiables que le sirvan para una adecuada toma de decisiones.

14 5.8. Procedimientos De Control Interno Para El Recurso Humano

5.8.1. Controles Generales

Implantar en el Manual de Procedimientos que entre otras cosas describa los procesos de:

 Selección

Se fija formato de convocatoria en lugar público visible en las instalaciones de la entidad y de concurrencia pública con días de anticipación a la fecha de iniciación de la inscripción de los aspirantes o publicaciones radiales tres veces diarias en horas hábiles durante dos días.

Se procede hacer la recepción de los documentos completos que se han requerido para el puesto o vacante de los aspirantes.

A los ocho días siguientes de fijada la lista de los aspirantes aceptados se realiza las pruebas conducentes para seleccionar el personal que va a ocupar los cargos requeridos: Examen escrito Entrevista Ejecución.  Régimen disciplinario  Requisitos  Proceso de incorporación  Novedades

5.8.2 Controles De autorización y control

Establecer en la entidad un sistema de delegación de autorización para que se produzcan los actos administrativos relacionados, que tengan que ver con las diferentes novedades de personal.

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El sistema prestacional debe ser autorizado por la autoridad competente.

Los nombramientos, cambios, terminación de contratos y horas extras, tienen que ser autorizados de acuerdo con las normas que lo regulan y las políticas administrativas.

Los cargos deben fundamentarse de acuerdo a las necesidades y a las disponibilidades de la entidad.

Los ajustes a los archivos y registros deben ser autorizados de conformidad con los reglamentos.

La Oficina de Recursos Humanos debe contar con áreas especializadas para atender:

Políticas sociales y de recreación. Políticas de capacitación.

Políticas de ubicación.

Políticas de reclutamiento y selección.

Definir plenamente las relaciones de autoridad y responsabilidad de las dependencias de Recursos Humanos con respecto a las demás dependencias. Señalar objetivos concretos de desempeño del personal en términos de calidad cantidad y oportunidad.

El acceso a los registros del personal, debe ser restringido al personal ajeno a esta dependencia.

Para cumplir con el punto anterior, es necesario establecer medidas apropiadas de seguridad que garanticen la custodia y conservación de los registros de personal. Crear un sistema de registros adecuados que permitan el control de novedades. Establecer una adecuada segregación entre el manejo de registros, liquidación de nóminas y prestaciones sociales.

El movimiento de registros se debe efectuar con base en documentos que están debidamente autorizados.

16 5.9 Caja General:

Objetivos.

 Establecer los procedimientos necesarios a fin de que cada operación sea efectuada de acuerdo a las normas establecidas dentro de la empresa.

 Ser un instrumento de guía para la responsable de esta área.

 Establecer mejores controles del efectivo para la empresa.

Alcance.

Las disposiciones de este manual de caja general son normas de único acceso la responsable de este departamento, la administración y la gerencia

 Se debe establecer separación de funciones, autorización custodia y registro de caja.

 La persona encargada de caja no debe tener acceso a los registros contables.

 Los encargados de registrar las operaciones de caja deben ser del departamento de contabilidad.

 Se realizaran recibos de cajas por ingresos por concepto de pagos de clientes y por ventas realizadas en efectivo.

 La copia del recibo oficial de caja se sellará, se firmará y se archivara como constancia de recibo.

 Todo ingreso que se reciba debe de ser depositado en la cuenta bancaria correspondiente al efectivo recibido por concepto de pagos, como máximo a las 24 horas de haberlo recibido.

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 El comprobante de depósito debe de ser verificado por la administración corroborando que la cantidad depositada corresponde con el recibo oficial de caja, y dicho comprobante debe de ser pegado a la par para su archivo.

 En caso de anulación de recibos oficiales de caja, se debe de mutilar con el sello de anulado el original y la copia, archivando siempre este con las copias consecutivas.

 Promover la eficiencia del personal de caja

 Proteger y salvaguardar el efectivo en caja

 Descubrir malversaciones.

 Localizar errores de caja

 Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

Egresosde Caja General

 Los únicos egresos generados por la caja general, son los depósitos que se realicen en las cuentas bancarias establecidas. Al efecto, se debe elaborar la respectiva minuta de depósito en original y dos copias.

 El Saldo actual de de la caja general, deberá permanecer en cero (0.00) y si presenta saldo deberá ser depositado de inmediato.

Caja Chica.