Responsable Actividad Adquisiciones
Responsable de Área
Equipo, consumibles y reactivos
Conforme a las necesidades de su área solicita equipo (utilizando el formato GST-011) por:
- implementación de nuevos ensayos,
- sustitución de equipo en mal estado u obsoleto
- restitución de equipo extraviado o robado
- mantenimiento de stock en almacén a más tardar el día 23 de cada mes para que pueda ser suministrado a principios del siguiente. Conforme a las actividades desarrolladas solicita consumibles y reactivos (utilizando el formato GST-011) por:
- consumo del lote existente,
- cambio en las características del lote por caducidad ó exposición a condiciones ambientales adversas
- mantenimiento de stock en almacén a más tardar el día 23 de cada mes para que pueda ser suministrado a principios del siguiente.
Servicios de mantenimiento y/o calibración
Conforme a las actividades desarrolladas solicita los servicios de mantenimiento y/o calibración (utilizando el formato GST-010) por:
- necesidad de mantenimiento de equipo y/o instalaciones
- vencimiento de la calibración de equipo
- adquisición de equipo sin calibración
Entrega la solicitud a su jefe inmediato y éste deberá estragarlo al GL
Gerente de Laboratorio
Recibe y analiza la solicitud y le otorga un orden conforme a la prioridad de ésta.
Le entrega al gerente administrativo la requisición y le solicita la cotización e información para evaluar los proveedores.
Nota: Indica al Gerente Administrativo los proveedores que deberá contactar en aquellos casos en que el proveedor ya sea antiguo.
Gerente Administrativo
Recibe la requisición, si el proveedor ya le fue indicado inicia el contacto con él, si no revisará la lista de proveedores aprobados o buscará los proveedores que brinden el servicio o producto requerido.
Revisa las páginas de Internet correspondientes para corroborar que tengan acreditación (cuando sea requerida) y en caso necesario se comunicara con la entidad indicada para asegurarse que ésta sea vigente.
Los proveedores pueden ser:
- Antiguos: los que han dado buen resultado en disponibilidad, tiempo y costo, demostrándolo con su evaluación; si el producto o servicio es el mismo se les solicitará la cotización (utilizando el formato GST- 066) sin necesidad de evaluarlos nuevamente. Cuando se les solicite nuevos productos, mandará la solicitud de cotización (utilizando el
formato GST-066) donde indique disponibilidad, tiempo de entrega y costo, y se les tendrá que evaluar nuevamente (tendrá que ser comparado con otros proveedores del mismo servicio o producto).
- Nuevos: Solicitará la cotización (utilizando el formato GST-066) donde indiquen disponibilidad, tiempo de entrega y costo, además se les solicitará evidencia de reconocimiento / certificación de su sistema de gestiónde calidad o producto (cuando sea necesario). Al recibir las cotizaciones de los proveedores, vacía la información en el formato GST-028.
Cuando la respuesta de cotización del producto o servicio requiere evaluación técnica, la entrega al Gerente de Laboratorio o Gerente Técnico.
Cuando la respuesta de cotización del producto o servicio no requiera evaluación técnica, evalúa los proveedores y la entrega al Gerente de Laboratorio / Gerente Técnico
Gerente de Laboratorio
Analizará a los que contesten para determinar la mejor respuesta. Decidirá la adquisición con el que haya dado la mejor propuesta.
En caso necesario, autoriza la adquisición y solicita los recursos para ésta.
Informa al GG las adquisiciones de equipo menor, reactivos y consumibles y la causa.
Informa al GG las necesidades de equipo mayor y solicita su autorización para la adquisición.
Gerente General Analiza las necesidades de equipo mayor y establece la prioridad para la designación de los recursos comunicando al GL y al GA
Gerente Administrativo
Programa la adquisición conforme a los recursos económicos existentes y las necesidades de otros rubros.
Elabora la orden de compra (utilizando el formato GST-067) y la envía al proveedor.
Informa al GL el tiempo para la recepción del equipo, consumibles y reactivos solicitados.
Al llegar el equipo entrega al GL/CL/JL/RA la requisición para dar seguimiento a ésta. Gerente de Laboratorio/ Coordinador de Laboratorios/ Jefe de Laboratorio/ Responsable de Área/ Laboratorista
Equipo, consumibles o reactivos.
A la llegada del equipo, consumibles y reactivos solicitados, revisa que estos sean los requeridos, vigilando que cumplan con:
- Requisitos normativos,
- Dimensiones, capacidad, pureza, concentración o formulación requerida,
- Cantidad requerida
- Informe de calibración emitido por un laboratorio acreditado, en el caso del equipo.
Utilizando para esto el procedimiento de recepción, identificación y almacenamiento de equipo (PEQ-01)
En caso negativo de alguno de estos puntos, solicitará al GA/GL que se ponga en contacto con el proveedor para reclamar el TNC.
Calibraciones.
Al llegar el proveedor del servicio lo atenderá indicándole las instalaciones para ubicar el equipo quedando a sus órdenes para cualquier necesidad que éste tenga.
Estará pendiente de las actividades que realiza el proveedor y si existe cualquier duda del servicio lo aclarará.
Nota: Al termino de la revisión de equipo, consumibles o reactivos y calibraciones entregará la solicitud GST-011 o GST-010 (según corresponda) firmada (al GL) en caso de que cumplan con las especificaciones o se este conforme con el servicio de calibración y si no es así colocar en observaciones el incumplimiento o anexando la evidencia de la verificación del equipo.
Gerente
Administrativo / Gerente de Laboratorio
En caso de incumplimiento de los requisitos establecidos se pone en contacto con el proveedor y registra la solución dada que puede incluir sin limitar:
- Rechazo del equipo, consumibles y reactivos que no cumplen,
- Validación del método con el equipo, consumibles o reactivo no conforme,
- Adquisición del equipo, consumibles y reactivos con cargo al proveedor
El GL informa a los involucrados la solución tomada.
Subcontratación
Gerente de Laboratorio
Cuando por circunstancias imprevistas no sea posible realizar el(los) ensayo(s) acordado con el cliente, avisará a éste la necesidad de subcontratar con otro Laboratorio total o parcialmente el ensayo, proponiendo al laboratorio alterno.
Cliente - Autoriza la subcontratación ó define por escrito al subcontratista que el considere competente.
Gerente de Laboratorio
Conforme a lo acordado con el cliente, envía los elementos bajo ensayo, protegiéndolos de cualquier daño o manipulación que invalide los resultados.
Laboratorio Subcontratado
Realiza los ensayos y mediciones y entrega los resultados al GL para su conocimiento y aprobación
Gerente de Laboratorio
Recibe los resultados y los entrega al cliente identificándolos, cuando sea necesario, de los resultados obtenidos por el laboratorio.
Gerente Técnico Mantiene el listado de los laboratorios aprobados para su subcontratación.