PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o productos patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones:

 Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en el sistema y las existencias físicas (cantidad real en existencia).

 Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.

 Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

 El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación.

 El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

El procedimiento propuesto para la toma física del inventario como el respectivo formato se encuentra en los Anexos 2 y 3 de esta propuesta.

Los empleados para la toma física del inventario deben ser seleccionados dentro de los más capaces del personal con que se cuente o se pueda disponer, se propone integrar un mínimo de 2 equipos, compuestos de 2 personas, cuyas características y funciones serán las siguientes:

Una persona que trabaje en el almacén, conozca de bienes e identifique su ubicación y que sea la que además haga la movilización y estiba en caso de ser necesario. Otra persona de preferencia pertenezca al Departamento de Contabilidad, que se encuentre capacitada para contar e incorporar los datos en las relaciones y tarjetas de inventario.

El trabajo de los equipos será supervisado y coordinado por un responsable general del inventario, el cual será el Jefe de Operaciones que será el encargado del inventario general.

Las fechas para la ejecución del inventario se fijarán con la anticipación debida y se dará a conocer al conjunto de personas seleccionadas para realizar esta labor, así como al área de Contabilidad; Asimismo, el horario para la toma de inventario será de seis (6) horas con un intermedio de comida que será de una (1) hora para todo el personal que intervenga.

Antes de iniciar con el proceso de inventario se debe ejecutar una fase de pre inventario, que se deben realizar por el personal de almacén, las cuales son las siguientes:

 Clasificación de productos: Identificación y separación de los productos, de acuerdo a su subfamilia.

 Acomodo de productos: Colocación de los productos en su respectiva ubicación, un punto importante aquí es que no deben existir productos físicos ni por el sistema en las áreas de recibo y despacho del almacén.

 Etiquetación de los productos: Se deben de etiquetar todos y cada uno de los productos a inventariar, que se encuentran en las diversas áreas del almacén.

 Elaboración de la relación de productos en el formato de inventario: Impresión del formato en el cual se relaciona los productos a inventariar.

 El responsable general del inventario, tendrá las siguientes funciones:

a) Realizar un listado de asistencia de todos los participantes que intervendrán en el levantamiento del inventario.

b) Integración de una mesa de control la cual tendrá como responsable el jefe de Operaciones.

c) Determinar los espacios físicos en que se deberán dividir las áreas sujetas a inventario.

d) Coordinar el trabajo de los empleados que realizarán el conteo.

e) Supervisar los conteos y coordinar la aclaración de las diferencias, controlar los movimientos de los artículos durante los conteos.

f) Separar y agrupar aquellos bienes que no serán objeto de inventario con la justificación correspondiente.

g) Dotación de la relación de inventarios, etiquetas de inventario y artículos de oficina.

h) Supervisión en la realización de los trabajos previos, debe llevarse a cabo una identificación ordenada y rápida por parte del responsable general, del cumplimiento de cada uno de los puntos señalados en líneas anteriores,

con la finalidad de garantizar que le inventario se efectúe en las mejores condiciones.

4.5.1 EVALUACION DEL PROCESO DE TOMA FISICA DE INVENTARIO

El método de valuación del inventario utilizado es el de COSTO PROMEDIO. El Departamento de Contabilidad, al recibir del responsable general el informe de conteo, revisará que no falte ninguno y que esté en el mismo orden que consigna cada relación de inventario.

El área de contabilidad, efectuará pruebas selectivas para detectar si coinciden las cantidades digitadas en los formatos de toma física versus el inventario real.

El jefe de Operaciones y Contabilidad, cotejarán si las cantidades del inventario coinciden con las que arroje el registro, de existir diferencias, se determinarán las posibles causas básicamente, a partir del análisis documental de movimientos de entradas y salidas, sin descontar la posibilidad de realizar un nuevo conteo, de persistir las diferencias, se procederá conforme a las políticas internas de tramite al respecto.

Posteriormente, se realizarán las operaciones aritméticas, para determinar el valor de cada uno de los productos inventariados, totalizando las relaciones.

4.5.2 ACTA DE INVENTARIO

Al concluir los conteos y las transcripciones de datos se levantará un acta de conclusión del Inventario Físico (Anexo 4).

Este documento da fe y constata que el inventario se llevó a cabo con base al manual de procedimiento emitido.

4.6 PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PARA INGRESO Y SALIDA DE