Asistencia Legal y Cobro Coactivo
3.3 Cobro Coactivo
3.3.8. Procedimiento y trámite de los procesos administrativos de cobro coactivo
3.3.8.1 Mandamiento de pago
El Mandamiento de Pago es el acto administrativo que da inicio al cobro coactivo contra la persona natural o jurídica, a quien se ha impuesto una obligación de carácter pecuniario, a favor de la Rama Judicial, de la Nación-Consejo Superior de la Judicatura, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial o las Direcciones Seccionales de Administración Judicial.
La orden de pago (resolución de mandamiento de pago o ejecutivo) emitida por el abogado ejecutor debe estipular en la parte motiva o considerativa:
Identificación de la providencia o acto administrativo que impuso la obligación Nombre y apellidos del obligado
La mención de tratarse de una obligación clara, expresa y actualmente exigible Las normas que otorgan la facultad para el cobro coactivo de la obligación La parte resolutiva deberá contener:
La mención de librar mandamiento de pago y su valor (que corresponde al monto exacto de la obligación, con nombre e identificación del obligado)
Los intereses y la tasa a cobrar desde que se hicieron exigibles hasta la cancelación de la deuda.
La mención de los recursos que proceden contra el mandamiento de pago, los términos para interponerlos y el servidor ante quien se interpondrán.
La orden de notificación del mandamiento de pago y los términos establecidos por la ley para dicha notificación
La orden de cancelar la obligación, más los intereses respectivos, dentro del plazo de quince (15) días, contados a partir de la notificación personal del mandamiento de pago.
El mandamiento de pago debe contener el nombre de la entidad ejecutora; ciudad y fecha, descripción de los documentos que integran el título ejecutivo, con su número y fecha; nombre de identificación del sancionado, oficina de procedencia del título ejecutivo, competencia y valor de la suma adeudada.
3.3.8.2 Notificación del mandamiento de pago
El mandamiento de pago se notifica personalmente al deudor, o a su apoderado, según lo dispuesto por el artículo 826 del Estatuto Tributario.
Máximo dentro de los tres (3) días siguientes a la expedición del mandamiento de pago, se citará al demandado, para que comparezca en un término de diez (10) días, mediante comunicación enviada por conducto de empleado del despacho o por correo certificado.
3.3.8.3 Diligencias para determinar la dirección del sancionado
Si transcurridos los diez días, el demandado no comparece, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para comparecer, se oficiará a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN o a la oficina de impuestos respectiva, también se podrá recurrir a otras entidades de carácter estatal y particular con el propósito de verificar la dirección del domicilio, residencia o lugar de trabajo, tales como REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, DAS, CÁMARA DE COMERCIO (para personas jurídicas), E.P.S, para solicitar la última dirección registrada.
A la dirección así obtenida se remitirá por correo el mandamiento de pago, junto con la providencia que impuso la sanción, o el acto administrativo que ordena el reintegro.
Cuando el demandado sea abogado se solicitarán los datos registrados en los archivos y bases de datos a la Unidad de Registro Nacional de Abogados del Consejo Superior de la Judicatura.
3.3.8.4. Notificación por aviso
Si la notificación realizada por correo es devuelta ésta se efectuará, mediante aviso publicado en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar.
Con el objeto de disminuir al máximo los costos de los avisos se debe NOTIFICAR en uno mismo a varios deudores que se encuentren en esta situación e incluir únicamente en el texto, los elementos indispensables Nombre completo, documento de identidad del demandado y el No. del proceso.
Se tomarán tantas copias de la página respectiva del periódico como mandamientos de pago se hayan notificado, las cuales se anexarán a cada expediente. El valor de la publicación será el que corresponda proporcionalmente y se tendrá en cuenta para la liquidación de los gastos. En cada expediente se dejará soporte del costo respectivo.
3.3.8.5. Designación de apoderado
Evacuada esta etapa, el demandado puede nombrar apoderado para que lo represente, en tal caso, el abogado ejecutor dentro de los tres (3) días siguientes a la presentación del poder, reconocerá personería, mediante auto que se notifica por estado.
3.3.8.6. Excepciones
Si dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación, el deudor presenta excepciones, el abogado ejecutor procederá, dentro del mes siguiente a la presentación del escrito de excepciones a resolver sobre las mismas, mediante resolución debidamente motivada. (Art. 832 Estatuto Tributario).
Podrán proponerse las excepciones de: (831E.T.) • PAGO EFECTIVO
Debidamente sustentado con el respectivo recibo de consignación en la cuenta corriente del Banco Agrario de Colombia S.A. No………., o del Banco Popular No….. También acreditará el pago la copia de recibo de constitución de depósito judicial en la cuenta del juzgado que impuso la multa.
Celebrado con anterioridad para el pago de la misma sanción, el cual se debe estar cumpliendo.
• FALTA DE EJECUTORIA DEL TÍTULO EJECUTIVO
Se presentará cuando la constancia secretarial no manifieste que la providencia que impuso la multa se encuentra ejecutoriada y la fecha de la misma.
• PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE COBRO
La acción de cobro prescribe en cinco años, contados a partir de la ejecutoria de la providencia que impuso la multa (Art. 331 C.P.C.). En estos casos es indispensable tener en cuenta que el término de prescripción se interrumpe con la notificación de la resolución del mandamiento de pago y la celebración del acuerdo de pago y empieza a correr nuevamente al día siguiente de la notificación del mandamiento de pago o al día siguiente a la ejecutoria de la resolución que declare el incumplimiento del acuerdo de pago.
• FALTA DE TÍTULO EJECUTIVO
Se presentará cuando la copia de la providencia no contenga la constancia secretarial a que se refieren los artículos 115 y 394 del C.P.C.
La resolución se notifica al deudor mediante oficio dirigido a la dirección que figure en el expediente, en el cual se solicita su presentación en la oficina respectiva para la notificación de la mencionada resolución, si en el término de diez (10) días no comparece se acudirá a la notificación por correo.
Si la resolución que declara no probadas las excepciones o las rechaza es objeto de recurso de reposición y en subsidio de apelación, una vez resuelta la reposición mediante acto administrativo, que se notifica en la misma forma que el mandamiento de pago, el abogado ejecutor remitirá con oficio, copia completa del expediente al Juez Administrativo, si la cuantía de la sanción pecuniaria que se cobra no excede los quinientos (500) SMLMV o al Tribunal Administrativo, si excede dicha cuantía (Artículos 41 y 42 Ley 446 de 1998).
El trámite de la apelación no suspende el proceso de cobro coactivo, el cual continuará hasta la diligencia de remate que únicamente podrá realizarse una vez falle la jurisdicción contencioso administrativa en forma favorable a la Rama Judicial.
3.3.8.7 Providencia de seguir adelante la ejecución
El abogado ejecutor profiere resolución que ordena seguir adelante la ejecución, puesto que, se reitera, el proceso no se suspende con el auto admisorio del recurso de apelación de la resolución que resolvió desfavorablemente las excepciones.
3.3.8.8. Liquidación del crédito y las costas
Dentro de los tres días siguientes a la expedición de la resolución que ordena seguir adelante la ejecución, el abogado ejecutor liquidará el crédito o la obligación, utilizando el liquidador implementado por la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, ordenará el secuestro de los bienes embargados y liquidará los gastos en que haya incurrido hasta ese momento la administración, por causa del cobro coactivo, en los cuales se incluirán entre otros:
• Valor de los oficios representado en el costo del papel y del correo según se trate de correo urbano o intermunicipal, en caso que la seccional cuente con un empleado que se encarga de la entrega de la correspondencia, el valor del correo se remplazará por el valor del transporte público urbano.
• El costo de los avisos de prensa.
• Demás gastos razonables como costos de diligencias de notificación, honorarios del secuestre, erogaciones para pago de transporte de servidores, honorarios de peritos, expensas de inscripción de embargos.
• Demás gastos directos en que haya incurrido la administración en razón del cobro coactivo.
El valor a cobrar como costas o gastos del proceso, no podrá ser superior al 10% del valor total de la deuda al momento del pago. (Artículo 836-1 del E.T.)
De la liquidación de intereses y costas se corre traslado por el término de tres (3) días.
El Auto que aprueba la liquidación se notifica por estado
3.3.8.9. Embargo de bienes
Si el resultado de la investigación de bienes permitió conocer cuentas, bienes muebles o inmuebles de propiedad del sancionado, se ordenará el embargo de cada uno de ellos en artículo separado, teniendo en cuenta los límites establecidos en el art. 838 del Estatuto Tributario. Si por el contrario, no se han ubicado bienes de propiedad del deudor, se ordenará una nueva investigación.
El decreto de embargo puede expedirse de manera simultánea con el mandamiento de pago o posteriormente, en el momento en que se ubiquen bienes de propiedad del deudor.
Si se decretó embargo de inmuebles se solicita la inscripción a la Oficina de Registro competente y a las entidades respectivas para el registro y efectividad de los embargos de otros bienes.
Si los bienes del demandado se encuentran embargados en otro proceso se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 542 del C.P.C., es decir, se decreta el
embargo sin registrarlo y se comunica al juez que tramita el otro ejecutivo, para que tenga en cuenta el crédito.
Registrados los embargos, dentro de los tres (3) días siguientes a aquel en que se reciba informe sobre el registro se comunica tal circunstancia al sancionado.
En el evento que el deudor presente solicitud de disminución de embargo, el abogado ejecutor estudiará la procedencia de la solicitud y en caso necesario excluirá de la medida los bienes respectivos, mediante resolución debidamente motivada.
3.3.8.10 Aplicación de depósitos Judiciales a la deuda
En el caso de embargo de sumas de dinero, si el deudor no propuso excepciones dentro del término legal, o la jurisdicción contencioso administrativa produjo fallo desfavorable al deudor, en virtud de la apelación de la providencia que rechazó las excepciones, se procederá a expedir resolución mediante la cual se aplica el valor del respectivo depósito a la deuda, previa liquidación del crédito y las costas. Si el valor del depósito es igual o superior al valor del crédito, posterior a la mencionada resolución, se profiere acto administrativo de terminación del proceso de cobro coactivo y si se presenta excedente se ordenará en la misma resolución, el fraccionamiento del depósito, para devolver al deudor.
De lo contrario, será necesario esperar el vencimiento del término para proponer excepciones o el fallo de la jurisdicción contencioso administrativa, para aplicar el valor del depósito.
3.3.8.11. Verificación de la inscripción de la medida de embargo y designación de secuestre
El abogado ejecutor debe verificar que haya quedado debidamente registrada la medida de embargo para proceder con la designación del secuestre.
El secuestre se designa de la lista vigente de auxiliares de la justicia con que cuenta el Consejo Superior de la Judicatura; dicha designación será rotatoria, de tal manera que la misma persona no pueda ser nombrada por segunda vez sino cuando se haya agotado la lista. Tal designación se debe comunicar mediante oficio que el auxiliar deberá contestar por escrito; si acepta el cargo, se tendrá como posesionado; si no lo acepta, se debe nombrar el siguiente auxiliar de la lista.
Será necesario designar secuestre en embargos tales como:
• Embargo de títulos valores negociables en el mercado secundario • Embargo de cánones de arrendamiento
• Embargo de rendimientos financieros • Embargo de inventarios
3.3.8.12 Diligencia de secuestro
Para que la diligencia de secuestro sea efectiva, debe observarse lo siguiente: • Verificar que el mandamiento de pago esté debidamente notificado.
• Que se encuentre vencido el término para excepcionar.
• Que se hayan resuelto las excepciones propuestas y los recursos interpuestos. • Que el bien a secuestrar esté embargado.
Qué el bien, si es un predio, esté correctamente identificado: Matrícula inmobiliaria, nomenclatura, cédula catastral, linderos.
Para la práctica de la diligencia de secuestro, se debe proferir auto fijando la fecha y hora de su realización.
La designación se notificará por telegrama enviado a la dirección que figure en la lista de auxiliares, en el cual se informará la fecha y hora de la diligencia. La aceptación de la designación es obligatoria.
Una vez en el lugar de la diligencia, el Abogado Ejecutor se identificará, le hará saber a quien ocupe el inmueble el objeto de la diligencia y levantará el acta correspondiente. El Abogado Ejecutor y el secuestre deben identificar claramente el bien; de tratarse de un inmueble, se procede a determinar su ubicación y correspondiente descripción de los linderos. De no presentarse oposición, el funcionario declarará secuestrado el bien y hará entrega del mismo al secuestre para su administración y cuidado.
Cuando se trate de bienes inmuebles, es recomendable que el secuestre y el tenedor del inmueble lleguen a un acuerdo para formalizar contrato de arrendamiento, de manera que con el valor del canon mensual se constituya un depósito judicial en la cuenta de depósitos judiciales de la respectiva seccional.
De presentarse oposición a la diligencia de secuestro, ésta deberá resolverse de, observando lo regulado por el artículo 686 del C.P.C.; en caso de no poderse practicar la prueba en la misma diligencia, se resolverá dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación de la diligencia (artículo 839 –3 del E.T.N.).
Hay lugar a suspender la diligencia de secuestro cuando: • No se ubica el bien objeto de la diligencia.
• El inmueble se encuentra desocupado o no hay quien atienda la diligencia:
Se debe indicar la fecha y hora en la que se reanudará la diligencia y programar el allanamiento del inmueble, tramitando la respectiva solicitud de apoyo de la fuerza pública y de un cerrajero en el evento de requerirse.
El abogado ejecutor está obligado a reducir la cuantía de los bienes secuestrados cuando estos superen los montos determinados en el artículo 838 del E.T.
3.3.8.13. Auto que ordena el avalúo
Una vez el bien se encuentre efectivamente secuestrado, el Abogado Ejecutor debe proferir el auto que ordena practicar el avalúo.
El avalúo de los bienes deberá hacerse teniendo en cuenta el valor comercial de los mismos y se notificará personalmente o por correo, en la misma forma que para el mandamiento de pago.
3.3.8.14 Solicitud de nuevo avalúo
El deudor podrá solicitar, dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación, un nuevo avalúo, caso en el cual, el abogado ejecutor designará el perito avaluador de la lista vigente de auxiliares de la justicia con que cuenta el Consejo Superior de la Judicatura, quien deberá estar inscrito en una lonja de propiedad raíz; dicha designación será rotatoria, de manera tal que la misma persona no pueda ser nombrada por segunda vez sino cuando se haya agotado la lista.
La designación se comunicará mediante oficio que el auxiliar deberá contestar por escrito; si acepta el cargo, se tendrá como posesionado. Los honorarios del perito serán fijados de conformidad con el Acuerdo 1852 de 2003 y deberán ser cancelados por el deudor mediante la constitución de un depósito judicial en la cuenta judicial de la respectiva seccional.
En la práctica de avalúos debe tenerse en cuenta lo siguiente:
El avalúo se entiende vigente, cuando haya sido surtido conforme lo establece el parágrafo del artículo 838 del E.T y se encuentre en firme; por lo tanto, cualquier inconsistencia presentada dentro del proceso con posterioridad al avalúo, deberá ser subsanada en aras de no generar una nulidad procesal que invalide el remate.
De encontrarse en el proceso inconsistencias previas o con ocasión de la práctica del avalúo que lo invaliden, deberá decretarse la nulidad procesal siempre y cuando no operare el saneamiento contemplado en el artículo 144 del C.P.C. En el evento de que no se hubiese saneado la nulidad, se podrá ordenar un nuevo avalúo de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 838 del E.T.
No se podrá practicar un nuevo avalúo a un predio, cuando el inicialmente practicado se encuentre en firme y conforme a derecho.
En la providencia mediante la cual se designa el perito, se estipulará el término para rendir el dictamen; si no cumple, se le relevará del cargo; sin embargo, los peritos podrán, por una sola vez, pedir prórroga del término para rendir el dictamen antes del vencimiento del plazo inicial.
El avalúo que se rinda fuera de término, tendrá validez siempre que no se hubiere proferido auto que reemplace al perito. Si no cumple y tampoco solicita prórroga, se emite el auto relevándolo del cargo.
3.3.8.15. Auto que fija fecha, hora y lugar del remate
El Abogado Ejecutor debe:
1. Fijar, mediante auto, la fecha, hora y lugar donde se realizará el remate del bien. Dicha información deberá ser publicada en la página Web de la Rama Judicial.
2. Elaborar y solicitar publicaciones de los avisos
El remate se anunciará al público por aviso que debe contener: - La fecha, hora y lugar en que ha de realizarse el remate.
- Los bienes materia del remate con indicación de su clase, especie y cantidad, si son muebles; si son inmuebles, la matrícula inmobiliaria, el lugar de ubicación, la nomenclatura y, a falta del último requisito, sus linderos.
- El avalúo correspondiente a cada bien o grupo de bienes y la base de remate. - El porcentaje que debe consignarse para hacer postura.
3. Desfijar avisos e incorporar en el expediente
El aviso se publicará en uno de los periódicos de más amplia circulación en el lugar y en una radiodifusora local si la hubiere, por una sola vez, con una antelación no inferior a diez (10) días a la fecha señalada para la realización del remate. Antes de dar inicio a la diligencia, se agregarán al expediente copia informal de la página del diario y constancia del administrador o funcionario de la emisora sobre su transmisión. Con la copia o la constancia de la publicación del aviso, deberá allegarse un certificado de tradición y libertad del inmueble actualizado, expedido dentro de los cinco (5) días anteriores a la fecha prevista para la diligencia de remate.
Estos avisos se realizan para la primera, segunda y tercera diligencia de remate, cuando no hubiere remate por falta de postor.
3.3.8.16. Diligencia de remate
Efectuado el remate, el acta de la diligencia en la cual se subastó el bien, debe ser registrada ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente, tratándose de bienes inmuebles o ante las oficinas competentes si se trata de otro tipo de bienes.
3.3.8.17 Entrega del bien rematado
Si el secuestre no cumple la orden de entrega de los bienes dentro de los tres (3) días siguientes a aquel en que la reciba, el rematante podrá solicitar al abogado ejecutor que se lo entregue, en cuyo caso la diligencia deberá efectuarse en un plazo no mayor a quince (15) días después de la solicitud. En este último evento, no se admitirán oposiciones en la diligencia de entrega ni será procedente alegar derecho de retención por la indemnización que corresponda al secuestre en razón a