Unidad Formuladora
4. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL FLUJO DE LA CARPETA DIGITAL 1 Flujo 1 er RATE:
4.1.1 Formulador / Entidad Financiera:
a. Ingreso de Antecedentes Digitales al BIP: El formulador del proyecto ingresa los antecedentes digitales de la iniciativa de inversión al sistema. Es el UNICO responsable de Agregar o Eliminar archivos en la carpeta digital antes de que sea ingresada la fecha de Postulación IDI.
b. Presentación de antecedentes a Autoridad Financiera: El formulador presenta los antecedentes para la autoridad financiera responsable, quien revisa consistencia y pertinencia con fuente de financiamiento, presupuesto disponible, prioridades regionales y/o sectoriales. En esta fase, no posee atribuciones para agregar o eliminar archivos en la carpeta digital.
c. Oficio Presentación de Iniciativa NUEVA (formato físico): La autoridad financiera responsable, debe emitir el oficio en formato físico, la solicitud de ingreso al SNI, para el análisis de la iniciativa en el Ministerio de Desarrollo Social / Secretaría Regional Ministerial de Desarrollo Social, según corresponda.
4.1.2 Ministerio de Desarrollo Social /Secretaría Regional Ministerial Desarrollo Social:
a. Fecha de Postulación IDI: Realizado el ingreso y distribución interna en Ministerio
de Desarrollo Social / Secretaria Regional Ministerial de Desarrollo Social, el Coordinador de Inversiones realiza ingreso de fecha de postulación al S.N.I. verificando existencia de antecedentes digitales en sistema.
b. Análisis de Admisibilidad: realizado el ingreso de la fecha de postulación en el BIP, las carpetas digitales asociadas a la IDI se bloquean automáticamente, sin posibilidad de agregar y/o eliminar archivos. Si la iniciativa no es declarada admisible, el bloqueo automático se desactiva.
c. Fecha Ingreso SNI (proceso de análisis técnico – económico): Si la iniciativa es declarada admisible (analista carga fecha de ingreso al SNI), todas las sub- carpetas permanecerán BLOQUEADAS pero con la posibilidad de desbloqueo manual (analista) para su modificación durante el período de análisis (10 días hábiles). El analista responsable de la iniciativa, podrá seleccionar la sub-carpeta a desbloquear para que la unidad formuladora pueda agregar, modificar o eliminar antecedentes para realizar un correcto análisis. La operación de bloqueo/desbloqueo, se podrá realizar tantas veces como sea necesario, quedando registrada la fecha/hora/periodo desbloqueo/nombre del analista
d. La función de bloqueo/desbloqueo manual, permitirá al analista solicitar nuevos antecedentes a la unidad formuladora encargada de ingresar los antecedentes al sistema. Una vez que la unidad formuladora informe del ingreso o cambio de
antecedentes, el analista podrá bloquear nuevamente la sub-carpeta correspondiente para continuar con el análisis.
El proceso de bloqueo/desbloqueo manual para el analista queda ejemplificado en el siguiente diagrama:
e. Emisión de Primer RATE: El analista al ingresar su primera propuesta de RATE, el sistema BLOQUEARA automáticamente todas las carpetas y sub-carpetas digitales que comprenden la iniciativa.
f. El Autorizador de RATE, deberá verificar que los antecedentes necesarios estén ingresados en el sistema. Ante la falta de algún antecedente o elemento primordial de respaldo para el RATE del analista, el Autorizador RATE podrá RECHAZARLO.
Es tarea del analista VERIFICAR que las últimas versiones de los archivos ingresados a la
carpeta digital, sean los que contienen TODOS los antecedentes analizados y que sirvieron de base para el RATE, de manera que siempre la última versión de los archivos sea la más completa.
Sub-Carpeta
Evaluación
Económica
Evaluación
Económica
Sub-
Carpeta
PERFIL
PERFIL
Sub-Carpeta
T.D.R. ó E.T.
T.D.R. ó
E.T.
Bloqueo /
Desbloqueo
Esta acción es efectuada también en las sub – carpetas restantes de la iniciativa.g. Una vez autorizado el Primer RATE, pueden ocurrir las siguientes situaciones: RATE RS o IN: Previo a la autorización de un resultado RS ó IN, el Autorizador
RATE deberá verificar que el analista ha bloqueado aquellas carpetas y archivos que sirvieron de base para la recomendación. Una vez autorizado el RATE, el sistema deberá bloquear AUTOMÁTICAMENTE todas las opciones de cargar/eliminar/modificar carpetas digitales, dejando visible sólo las versiones de cada uno de los archivos correspondientes por sub-carpeta, que sirvieron de base para la recomendación, de manera que sólo se pueda acceder a esta versión de los archivos.
Aquellos archivos o subcarpetas que no han sido bloqueadas por el analista, se eliminarán automáticamente del sistema.
Procedimiento de “rescate de archivos” (eliminación no deseada): Si por algún motivo, el
autorizador de RATE aprueba el RATE y posteriormente el analista informa que se ha eliminado algún archivo necesario desde la carpeta digital, el autorizador de RATE es el ÚNICO que podrá “rescatar” las versiones anteriores de los archivos (opción “rescate”).
RATES FI u OT: el sistema ejecutará el procedimiento de BLOQUEO automático completo, con la posibilidad de desbloqueo manual por parte del analista responsable. De esta forma, y dependiendo de los resultados del análisis, el analista podrá desbloquear todas o sólo aquellas sub-carpetas digitales que estime sean necesarias para avanzar en el proceso.
Criterio de almacenamiento de archivos (versiones): La unidad formuladora podrá
ingresar tantos archivos, como modificaciones se soliciten al proyecto. En el sistema sólo se almacenarán las 2 últimas versiones ingresadas junto con la Carpeta Digital Base (vale decir, podrían existir hasta 3 copias de un archivo), para verificar la actualización de los archivos.
4.2 Flujo 2d° RATE:
4.2.1 Formulador / Entidad Financiera:
a. Ingreso de Nuevos Antecedentes Digitales al BIP: El formulador del proyecto podrá ingresar nuevos antecedentes digitales de la iniciativa de inversión, solamente en aquellas sub-carpetas en las cuales el analista le haya permitido realizar modificaciones. En el sistema se mantiene la Carpeta Digital Base Anterior. Durante este proceso, el formulador es el responsable de Agregar y/o Eliminar archivos en la carpeta digital.
b. Procedimiento de Respuesta a Observaciones: Una vez que la entidad formuladora responsable haya realizado el ingreso de nuevos antecedentes, emitirá el oficio vía Correo Electrónico indicando el detalle de los archivos que se han agregado a la Carpeta Digital. El correo deberá estar dirigido a la jefatura de
inversiones (Jefe División, Jefe Departamento, Seremi), con copia al analista respectivo.
4.2.2 Ministerio de Desarrollo Social / Secretaria Regional Ministerial de Desarrollo Social:
a. Recepción de Respuesta: Recibida la respuesta, el analista realiza ingreso de fecha de respuesta al S.N.I. verificando existencia de antecedentes digitales nuevos en el sistema.
b. Revisión de las respuestas a observaciones: Una vez ingresada la fecha de respuesta a las observaciones, las sub-carpetas permanecerán BLOQUEADAS automáticamente para el formulador, pero podrán ser desbloqueadas manualmente por el analista responsable de la iniciativa durante el proceso de evaluación, con el objeto de permitir al formulador modificar y/o eliminar antecedentes. Esta operación de bloqueo/desbloqueo se podrá realizar tantas veces como sea necesario, quedando registrada la fecha/hora/periodo desbloqueo/nombre del analista.
Criterio de almacenamiento de archivos (versiones): La unidad formuladora podrá
ingresar tantos archivos como modificaciones se soliciten. En el sistema sólo se almacenarán las 2 últimas versiones ingresadas junto a la Carpeta Digital Base (es decir, podrán existir hasta 3 copias de un archivo).
c. Emisión de Nuevo RATE: El analista al ingresar su propuesta de RATE, el sistema
BLOQUEARA automáticamente todas las carpetas y sub-carpetas digitales que forman parte de la iniciativa.
d. El Autorizador de RATE, deberá verificar que los antecedentes necesarios estén ingresados en el sistema. Ante la falta de algún antecedente o elemento primordial de respaldo para el RATE del analista, el Autorizador podrá RECHAZAR el RATE.
Es tarea del analista VERIFICAR que las últimas versiones de los archivos ingresados a
la carpeta digital, sean los que contienen TODOS los antecedentes analizados que sirvieron de base para la recomendación, de manera que siempre la última versión de los archivos sea la más completa.
Una vez autorizado el Segundo RATE, el proceso se reitera hasta que logra un “RS”.
4.3 Flujo Reevaluación:
4.3.1 Formulador / Entidad Financiera:
a. Presentación de antecedentes de Reevaluación a Autoridad Financiera: El formulador presenta los antecedentes de Reevaluación a la autoridad financiera responsable, quien revisa consistencia con presupuesto disponible y requerimientos asociados.
b. Ingreso de Antecedentes Digitales para Reevaluación al BIP: La entidad financiera del proyecto, habiendo revisado la pertinencia en conjunto con la Unidad Técnica de solicitar una reevaluación, ingresa los antecedentes digitales de la iniciativa de inversión que se requiere reevaluar al sistema, en la Sub-Carpeta Digital Reevaluación. En el sistema permanecerán bloqueadas TODAS las carpetas digitales que sirvieron de base para la recomendación original para efectos de comparación. La entidad financiera es la responsable de agregar y/o eliminar archivos en la Sub-carpeta digital Reevaluación.
c. Oficio de Solicitud de Reevaluación (formato Físico): La autoridad financiera responsable, si corresponde de acuerdo a análisis, emite el oficio solicitud para la Reevaluación de la IDI para ser presentado al MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL/SECRETARIA REGIONAL MINISTERIAL DE DESARROLLO SOCIAL, según corresponda.
4.3.2 Ministerio de Desarrollo Social / Secretaria Regional Ministerial de Desarrollo Social:
a. Análisis de Reevaluación (recepción por Oficina de Partes): Realizado el ingreso de los antecedentes el analista debe realizar lo siguiente:
b. Emisión de RATE RE: Una vez ingresado el RATE RE, se desbloquea la carpeta correspondiente a los antecedentes de reevaluación para que la unidad formuladora ingrese los antecedentes que son solicitados por el analista para poder pronunciarse respecto a la reevaluación. En el mismo RATE, se debe solicitar a los responsables del proyecto que generen los cambios en la solicitud de financiamiento y/o antecedentes digitales respectivos. Los antecedentes digitales originales, se mantienen en el sistema.
c. En general, el procedimiento asociado a la respuesta y autorización de RATE, es similar al efectuado en los análisis anteriores, pudiendo responder la unidad formuladora a través de oficio o correo electrónico, debiendo el analista bloquear/desbloquear las carpetas o archivos que correspondan.
d. Será responsabilidad del Coordinador de Inversiones y/o el jefe de unidad que corresponda velar por el cumplimiento oportuno de los plazos asignados a la reevaluación.
e. Una vez obtenido el nuevo RATE RS producto de la Reevaluación, permanecen en el sistema los antecedentes originales y los aprobados en RE que fueron evaluados, para registro histórico.