PROCESO DE ABASTECIMIENTO

En esta sección se analizará el proceso de Abastecimiento bajo la aplicación de los Procesos Estándar del CSCMP. A continuación se mostrarán las calificaciones que han sido obtenidos en cada subproceso de primer nivel.

Tabla 7: Calificación del proceso principal de Abastecimiento

2. ABASTECIMIENTO 2.44

2.1 ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO _2.50

2.2 GESTIÓN DE PROVEEDORES _2.13

2.3 COMPRAS _2.63

2.4 GESTIÓN DEL INGRESO DE MERCADERÍA _2.50

Fuente: Adaptado de los Procesos Estándar del CSCMP (2004), Elaboración propia

Ilustración 20: Calificación del proceso principal de Abastecimiento

Como se puede apreciar en la tabla y figura anterior, los resultados luego del análisis del proceso principal de Abastecimiento de G&S COMEX, alcanza una calificación de 2.44 puntos, siendo el mayor de los cuatro procesos principales, pero que aún no logra a alcanzar el puntaje deseado de tres para el cumplimiento de los estándares mínimos sugeridos por el CSCMP. Los subprocesos de primer nivel si bien no llegan al puntaje deseado de 3 la brecha existente de ellos es pequeña a comparación del proceso de Planificación; siendo el subproceso 2.3 Compras el que mayor calificación alcanzó de los cuatro con 2.63 puntos. A continuación se muestra las calificaciones a detalle por cada elemento de los subprocesos de segundo nivel.

Tabla 8: Calificación de los subprocesos de segundo nivel de Abastecimiento

2. ABASTECIMIENTO 2.44

2.1 ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO _2.50

2.1.1 Estrategia de abastecimiento 3.00 2.1.2 Criterios y procesos de selección de proveedores 2.00

2.2 GESTIÓN DE PROVEEDORES 2.13

2.2.1 Proveedores tácticos 1.00

2.2.2 Involucramiento del proveedor 3.00

2.2.3 Desempeño del proveedor 1.50

2.2.4 Relaciones con los proveedores 3.00

2.3 COMPRAS 2.63

2.3.1 Procedimiento de compras 3.00

2.3.2 Efectividad de la función de compras 2.25

2.4 GESTIÓN DEL INGRESO DE MERCADERÍA 2.50

2.4.1 Programas sincronizados de abastecimiento 3.00 2.4.2 Coordinación de la distribución total 2.00

Fuente: Adaptado de los Procesos Estándar del CSCMP (2004), Elaboración propia

En la tabla anterior se muestra un total de 10 subprocesos de segundo nivel de los cuales cinco alcanzan los estándares mínimos sugeridos por el CSCMP debido a que la empresa ha prestado mayor importancia a estas actividades, aunque ha descuidado a otros procesos obteniendo menor calificación en ellos. Los subprocesos de primer nivel que no alcanzaron la calificación de 3; a continuación se realizara un análisis de estos subprocesos para identificar los principales aciertos y limitaciones del proceso principal de Abastecimiento.

4.3.1 Subproceso de primer nivel: Abastecimiento Estratégico

La calificación del subproceso de primer nivel Abastecimiento Estratégico, el cual alcanzo un puntaje de 2.50 igual que el subproceso 2.4 Gestión del ingreso de mercadería; a estos subprocesos se deben de seguir aplicando esfuerzos para buscar alcanzar la calificación deseada de 3 puntos.

De acuerdo al subproceso de segundo nivel 2.1.1 Estrategia de abastecimiento; la empresa cuenta con modelos de evaluación de los costos totales por importación lo cual ayuda a identificar de manera clara todos aquellos costos incurridos en el proceso de abastecimiento, esto permite evaluar cada actividad y su representación en los costos totales, así también ayuda identificar si la importación realizada cumplió o no con las expectativas de la empresa y tomar acciones para futuras importaciones para maximizar la utilidad.

Se comparte información con los proveedores, acerca de los procesos de abastecimiento debido a su complejidad en los procedimientos del comercio internacional; los proveedores ayudan a evitar problemas ocurrentes propios de este tipo de comercio tales como demoras, costos o retrasos en Aduanas por incongruencia de documentación.

Se cuenta con proveedores alternativos que serán de gran utilidad en diferentes situaciones, pudiendo ser que la capacidad de producción del proveedor actual no sea suficiente, los problemas con el proveedor actual por reducción de la calidad o el incremento excesivo del precio, etc. Como se mencionó anteriormente se realiza investigación del mercado respecto a la selección de proveedores potenciales por diferentes medios como lo es la SUNAT, ferias o por medio de portales de ventas al por mayor donde los proveedores ofertan diferentes productos.

Según el subproceso de segundo nivel 2.1.2 Criterios y procesos de selección de proveedores; la empresa cuenta con una base de datos de los proveedores actuales y potenciales así como también se cuenta con procedimientos para la selección de los proveedores, aunque los archivos mencionados no se encuentran estandarizadas ni ordenadas, además los criterios que se aplican en la selección no son suficientes. Como parte de los procesos de selección se realizan cotizaciones previas donde se evalúan el precio y las fichas técnicas de los diferentes productos, para comparar estos criterios con la realidad se realizan adquisiciones de muestras de los productos en cuestión para dar una evaluación más exacta en cuanto a las características físicas como la calidad con la ayuda de algún especialista que garantice la conformidad del producto.

4.3.2 Subproceso de primer nivel: Gestión de Proveedores

La calificación del subproceso de primer nivel Gestión de Proveedores alcanzó un puntaje de 2.13; del resultado obtenido se evidencia que es el subproceso de menor calificación dentro del proceso de Abastecimiento, el cual se debe dar la debida importancia porque representa uno de los puntos más importantes para el desarrollo de la empresa.

Según los subprocesos de segundo nivel 2.2.1 Proveedores tácticos y 2.2.3 Desempeño del proveedor, de acuerdo a la información otorgada por los involucrados, existe una comparación entre los proveedores en cuanto a diferentes características como, formas de pago, tiempo de producción, confiabilidad, etc. Por otro lado no se realizan actividades suficientes de evaluación de desempeño de cada proveedor, obviando características importantes como lo son los niveles de disponibilidad, calidad, cumplimiento, entre otros aspectos que son importantes para evaluar el desempeño de los mismos.

Según el subproceso de segundo nivel 2.2.2 Involucramiento del proveedor, se logra una involucración de los proveedores más importantes, mejorando el desempeño del suministro, incluyéndolos en el desarrollo conjunto de nuevos productos, la información en cuanto a las acciones de compra son entendidas de forma clara por ambas partes a pesar de ser de un idioma diferente y las demás limitaciones de la lejanía y diferencia horaria, pero que con ayuda de la tecnología se logra una comunicación adecuada, Lo anterior mencionado permite soluciones a los diferentes problemas gracias a la experiencia del proveedor en el sector.

Según el subproceso de segundo nivel 2.2.4 Relaciones con los proveedores, la empresa mantiene relaciones positivas con los proveedores con la filosofía “ganar- ganar”; se hizo del conocimiento que dentro de un tiempo futuro el precio de la materia prima para la elaboración de un producto incrementaría y por consiguiente elevaría el costo del producto final, esta información fue otorgada por el proveedor lo cual llevo a tomar la dedición de abastecerse de tal producto y que no afecte a la demanda futura de los clientes, esta información fue de gran ayuda pues la empresa pudo marginar ganancias considerables, frente a los competidores que tuvieron que importar el mismo producto pero con un precio elevado; y como esta sugerencia, se cuentan con varias que ayudaron a G&S COMEX a tomar mejores decisiones preventivas, ante futuros tiempos desfavorables.

4.3.3 Subproceso de primer nivel: Compras

La calificación del subproceso de primer nivel Compras alcanzó un puntaje de 2.63, siendo el mayor de los cuatro subprocesos de primer nivel dentro del proceso principal de Abastecimiento.

Según el subproceso de segundo nivel 2.3.1 Procedimiento de compras, se cuentan con procesos estandarizados para la ejecución de compras en la organización, así como información acerca del tiempo de ciclo de la producción del proveedor, restricciones en cuanto a volúmenes de compra de los proveedores, aprovisionamiento, precios de venta, etc. que permite reducir el tiempo de procesamiento del pedido de compra.

En cuanto al subproceso de segundo nivel 2.3.2 Efectividad de la función de compras, el encargado tiene la responsabilidad de reevaluar las diferentes fuentes de suministro así como la administración de las órdenes de compra generadas, se consideran las sugerencias de los clientes para la elaboración del pedido o de los nuevos productos a adquirir.

La empresa busca ampliar la cartera de productos mediante una investigación de mercado, como resultado de ello se cuenta con un producto que se integró a la cartera de productos como la calamina de Aluzinc; el área de compras tiene como objetivo buscar proponer productos, que tenga gran impacto en el mercado nacional y ampliar las líneas de productos. A pesar de lo mencionado anteriormente no se cuentan con medidas de desempeño en la gestión de compras que permitan medir el rendimiento de la gestión en el transcurso del tiempo.

4.3.4 Subproceso de primer nivel: Gestión del Ingreso de Mercadería

La calificación del subproceso de primer nivel Gestión del Ingreso de Mercadería alcanzó un puntaje de 2.50 dentro del proceso principal de Abastecimiento.

De acuerdo al subproceso de segundo nivel 2.4.1 Programas sincronizados de abastecimiento, la organización para la programación de abastecimiento cuenta con documentación respecto a la información de los productos que ingresan al almacén como lo es el Packing List, en donde se detalla los artículos que han sido comprados en cuanto a características físicas y cantidad; con la finalidad de realizar inspecciones de la mercadería de entrada. Todos aquellos productos que ingresan al almacén son registrados en el Kardex para su actualización del stock. Los despachos que se realizan con la modalidad Cross Docking son debidamente programados sobre la base de tiempos determinados con los clientes con la finalidad de evitar el picking, utilización del almacén y como consecuencia de ello optimización del tiempo.

Por la ubicación de los almacenes que se manejan, permiten una adecuada acción de estibaje en la descarga de los materiales que ingresarán, evitando cuellos de botella o incomodidad en la descarga.

Para el subproceso de segundo nivel 2.4.2 Coordinación de la distribución total, la empresa mantiene una comunicación activa, que permiten despachos de los proveedores conforme a lo acordado en cuanto a tiempo, tamaño de lote, embalaje de los productos, condiciones de ventas, modo de transporte, un adecuado transportador, etc. para cumplir con los requerimientos de la demanda; además se realizan seguimientos constantes de la mercadería en tránsito mediante el rastreo por el número del contenedor que se encuentra en el buque de carga en alta mar, para así determinar la fecha estimada de llegada de los contenedores y preparar el espacio necesario para la descarga. A pesar de lo mencionado anteriormente no se cuentan con medidas de desempeño que permitan evaluar el rendimiento en la gestión de aprovisionamiento.