PROCESO DE ALMACENAJE DE INVENTARIOS

El proceso de almacenamiento de inventarios, es el conjunto de actividades normalizadas y estandarizadas que los productos atraviesan hasta llegar a su despacho final. Destinamos este proceso con las características que los distinguen en tres clasificaciones:

1. Actividad 2. Inspección 3. Transporte

Se muestra el proceso de almacenamiento propuesto a través de un diagrama de secuencia en la figura 14, en dónde se debe de seguir cada uno de los pasos de forma ordenada y secuencial.

Figura 14: Proceso de Almacenamiento en Gestión Fuente: Elaboración Propia

1. Recepción del transportista.

- Recepción de mercancía desde el proveedor - Se revisa visualmente las condiciones de arribo

Tabla 63: Procedimiento de Recepción de Materiales 2018 Propuesto en Gestión

PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TIEMPO

min/ped Recepciona Físicamente el material.

Descarga del contenedor.

Encargado de Recepción

160'

Verifica la cantidad de material según

pedido Encargado de almacén 20'

Verifica si la documentación es conforme Encargado de almacén 18' Comunica al registrador de sistema de la

recepción Encargado de almacén 5'

Recibe conformidad del ingreso del material

del Usuario solicitante Contador 5'

Elabora un informe de recepción de

material Encargado de almacén 20'

Recibe aprobación del informe de recepción

de material Almacenista 5'

Archiva la documentación Encargado de almacén 5'

TOTAL 238 min/ped

Fuente: Elaboración Propia

2. Verificar la cantidad de bultos vs guía de transporte. - Verificar las cantidades

- Se firma y se sella de recibido (fecha y hora)

- Si algo falta se anota lo que llegó y se avisa a compras 3. Verificar el estado de los embalajes.

- Verificar si es el correcto al tipo de material 4. Comparar pedidos con facturas recibidas. - Se anota el número de pedimento en la factura - Se anexa el pedido

5. Obtener órdenes de compra.

- Una factura = Una orden de compra

6. Comparar órdenes de compra con las facturas.

- Se separan las órdenes por tipo y número (folio) junto con factura correspondiente. - Se compara para revisar

- Si el costo es diferente, se avisase avisa a compras para corregir - Se revisa que el proveedor sea autorizado

- Cualquier otro tipo de problema se debe resolver antes de continuar el proceso 7. Desempacar el material.

- Hacerlo con cuidado

- Apegado a las necesidades de seguridad del material 8. Inspeccionar el estado del material.

- Primera revisión visual y superficial

- Se reporta cualquier anomalía a la vista (al encargado del almacén) - Confirmar el número de productos por caja.

- Caducidad que corresponda a factura 9. Verificar papeles en regla.

- Que traiga todo el documento/certificados que sean necesarios - Si son reparados, algún reporte que lo avale

- Deben coincidir el número de serie y el número de parte

- Sacar copias o escanear los documentos, sellarlos y adjuntarlos a la tarjeta de condición. 10. Transportar material al área de inspección.

- Se lleva el material al área de inspección - Cuidar que esté todo en orden

- Se informa al departamento de inspección

- Se espera a que los inspectores aprueben el material

11.Ingresar material al sistema. Se da entrada del material en el sistema. Hay que ingresar (entre otras cosas):

- Número de orden de compra - Cantidad recibida

- Número de parte - Número de serie

- Costos

- Se coteja la factura revisando: - Factura - Fecha de ingreso - Fecha de facturación - Proveedor - Materiales - Número de lote

12.Etiquetar el material. Se etiqueta el material. La etiqueta debe tener: - Numero de parte

- Número de serie

- Número de parte alterno - Ubicación - Fecha de recepción - Fecha de expiración - Cantidad - Unidad de medida 13. Segregar material.

- Se separa por tipo de equipo y necesidad de almacenaje - Tipo de uso

- Material peligroso o especial

14. Transportar el material a su área de ubicación. - Se lleva a una habitación de acuerdo al número de parte - Aquellos con mucho volumen deben ser separados

- Material con cuidados especiales deben estar en ubicaciones diferentes 15. Almacenaje.

- La persona que está a cargo del área de almacén ordena el ingreso y ubicación correspondiente de cada producto de acuerdo a las características físicas y al código designado en el sistema data.

- Cada producto se tiene que ubicar de acuerdo a su identificación, registro, fecha de entrada, tipo y rotación.

- Desempacar el material, verificando el tipo de material sin dañar el producto en el lugar adecuado.

- El producto debe ser almacenado bajo techo bajo las condiciones climáticas y ambientales adecuadas.

- Los estantes deben estar designados mediante una identificación que los caracterice y distingue de acuerdo al producto que sea asignado.

- El uso de las parihuelas es muy importante porque nos permite transportar dentro del almacén los productos mediante un pato de carga a mayores cantidades proporcionando una adecuada conservación, mejor manejo de productos, orden y contabilización rutinaria semanal.

- Conservar los pasillos y escaleras despejadas y libres de cualquier obstáculo.

- El personal de almacén debe tener tareas y responsabilidades específicas con respecto a las actividades realizadas dentro el almacén como son: recepción, registro, almacenamiento, control, despacho.

Tabla 64: Procedimiento de Almacenaje de Productos 2018 Propuesto en Gestión

PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TIEMPO

(Minutos) Recibe informe y valida con la

mercancía Almacenista 10'

Realiza etiquetado de artículos Etiquetador 10 min/caja Recibe autorización para el

almacenaje Jefe de almacén 1'

Almacena la mercancía en el

Archiva el informe de recepción junto a la mercancía correspondiente

Jefe de almacén 2'

Comunica a su jefatura la

ejecución de almacenaje. Almacenista 4'

TOTAL 152 min

Fuente: Elaboración Propia

16.Despacho: El despacho se inicia con el pedido de los clientes a la distribuidora, donde es atendido por una persona autorizada y representativa de la empresa mediante:

- Una llamada telefónica. - Correo escrito

- Mensaje vía WhatsApp

- Entrevista directa en la oficina

La secretaria emite al cliente una factura electrónica indicando el pedido detallado en cantidad y descripción del producto; así como el costo detallado y el costo total incluido IGV. Para el acuerdo del pago y entrega respectiva.

La secretaria registra el pedido por parte del cliente emitiendo un documento de pedido y despacho especificando:

- Nombre del cliente - Nro. De Ruc

- Número de la orden - Fecha de la orden

- Fecha de entrega y hora acordada - Dirección de envío

- Cantidad de cada producto - Observación adicional

Despacho y Distribución de los Productos Propuesto

Tabla 65: Procedimiento de Despacho / Distribución de los productos propuesto en Gestión

PROCEDIMIENTO RESPONSABLE TIEMPO

(Min/ped.)

Recibir el documento de pedido Jefe de almacén 5’

Verificar la disponibilidad de stock Jefe de almacén 30’

Asignar al almacenero responsable del picking Jefe de almacén 2’ Ubicar los productos garantizando la cantidad y calidad Almacenero 120’ Verificar el despacho de los productos conforme a guía de

pedido

Almacenero

8’

Empaquetamiento y embalaje Almacenero 15’

TOTAL 180 min/desp

Fuente: Elaboración Propia