Proceso de distribución

Objetivo General: Coordinar las diferentes actividades pertinentes al envío de uno o varios pedidos a un destino final en las condiciones exigidas por la Gerencia, cumpliendo con los requerimientos del cliente.

Alcance: Aplica para todos los productos suministrados por Proenmetal Ltda.

El proceso de despacho se establece para que sea realizado mediante las siguientes operaciones:

Definiciones:

Componente: se refiere a todo aquel producto que requiera ser despachado.

Lista de Chequeo: Formato pre-establecido para poder registrar la evaluación de los componentes de la orden.

Embalaje: Forma de empaque para proteger el contenido. En este caso el embalaje que se propone son cajas de cartón con las siguientes medidas:

TIPO A

Largo 825 mm Ancho 825 mm Alto 380 mm

donde se podrán ubicar 50 envases de referencia galón por caja, que es la referencia que presenta mayor volumen de despachos, y la cantidad sería adecuada para procesar ordenes de grandes y pequeños volúmenes.

TIPO B

Largo 520 mm Ancho 520 mm Alto 248 mm

para el envase de ¼ de galón donde se podrán empacar 50 envases.

Ilustración 24 " Diseño de Cajas de Cartón para Embalaje"

Este cambio permitirá mejorar la protección actual del contenido en cuanto a daños causados por golpes, hendiduras, manipulación y exposición ambiental pues el empaque utilizado actualmente son bolsas plásticas.

Ilustración 25 "Distribución de PT en Camión"

Para las otras referencias se seguirá utilizando el método actual.

Se debe tener presentes las normas de seguridad en el empaque y entrega de pedidos a la empresa transportista

Todo pedido que debe ser entregado a una empresa transportista, que debe cumplir estrictamente con el siguiente procedimiento:

Facturación: Una vez que el pedido ha sido facturado se genera la orden de preparación de pedidos.

Preparación: El Jefe de Operaciones Logísticas realiza la recolección de productos según factura emitida. Personal de Bodega registra el código de cada producto en el sistema, se realiza un segundo control de existencia según factura o remisión emitida. Luego el pedido es empacado debidamente, sellado con cintas adhesivas de Proenmetal Ltda.

Despacho: Jefe de Operaciones Logísticas controla con número de serie y registro en el sistema cada producto, se realiza segundo control de despacho según factura emitida. Empaque y entrega: El pedido es empacado debidamente y luego entregado al responsable del transporte para tener un registro de la entrega de los componentes que conforman el envío.

Todo pedido será sellado con cintas adhesivas de Proenmetal Ltda. a fin de evitar modificaciones y manipulación interna del contenido.

Rotulación de cajas:Cada caja es rotulada con la siguiente información. Razón Social empresa destino

Dirección de despacho Número de caja Peso

Con excepción de un posible acuerdo particular, los productos solicitados se entregarán en los plazos acordados a partir del día de pago o bien desde la aceptación del pedido por parte de Proenmetal Ltda.

Dichos productos durante el tránsito de entrega de nuestros almacenes al destino del cliente están amparados por un seguro de tránsito el cual se pacta en la negociación, si el transporte está a cargo del cliente, será él quien asuma los cargos del seguro y si es envío por parte de Proenmetal Ltda. la empresa asumirá los cargos.

Las entregas se efectuarán con gastos a cargo del Cliente, siempre que no se den las circunstancias que impliquen envíos gratuitos.

Para el proceso de despacho se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Seleccionar el vehículo adecuado para el transporte de las órdenes de pedido de acuerdo a las políticas de despacho.

 Realizar el embalaje adecuado para evitar inconvenientes de transporte.  Utilizar el muelle de carga para la preparación de pedidos.

 Utilizar personal calificado para realizar las tareas de despacho.

 Utilizar los equipos de cargue, ubicación de la mercancía, facturas y remisiones, documentos de viaje e instrucciones de ruta, sellos de seguridad y entrega al transportador.

Recurso Humano

 Jefe/Asistente Logístico: Realiza los procesos de despacho y distribución de materiales, repuestos, materias primas, material de empaque y embalaje, insumos y producto terminado.

 Coordinador logístico: Maneja las actividades de distribución, que comprenden la recepción, expedición, control de inventarios y distribución, con el objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos dentro de términos y costos compatibles. Planea y atiende las necesidades de espacio y almacenamiento, evalúa la eficiencia de los medios de transporte y propone mejoras para poder optimizar el proceso de distribución.

Herramientas

Para poder ejecutar la labor de manera adecuada se propone brindar las herramientas necesarias para cambiar el método actual el cual es inadecuado y no brinda las condiciones ergonómicas que garanticen la buena salud de quien realice la labor.

El cambio más significativo tiene que ver con la adquisición de una Rampa Móvil , y dos

plataformas de carga manual, herramientas que serán de gran utilidad tanto para los proceso de cargue y descargue reduciendo los tiempos de ejecución de las labores y a la vez mejore las condiciones ergonómicas.

Método actual:

No Tiempo(min) Dist. (m) 7 56,00 1 7,00 0 0,00 1 16,00 13,00 0 0,00 9 79,00 No Actividad Tiempo (min) Distancia (m) 1 Recibir "Componente" de almacén 10,00 1 Verificar Condiciones de Componente. 7,00 1 Transportar a zona de preparación de pedido 6,00 5 2 Realizar preparación del

pedido 7,00

3 Realizar embalaje 10,00 1 Transportar a camión 10,00 8 4 Realizar la carga del vehículo 20,00 5

Realizar Hoja de carga, inventario de despacho y documentación 5,00 6 Entregar Documentación a transportista 2,00 7 Despachar Orden 2,00 TOTAL 7 1 0 1 0 79,00 Actual Resumen

Observaciones: El tiempo se expresa en minutos

Observación

Diagrama de Flujo de Proceso

Empresa: PROENMETAL LTDA.

Proceso: Despacho

Desde: Recepción Hasta: Despacho de orden

Diagramó:Maria Juliana Villalba

Fecha: Octubre 15 de 2010

MétodoActual_propuesto:X

Hombre__ Producto X

Símbolo.

Total

Diagrama 3 "Diagrama Flujo de Proceso de Despacho Propuesto"

El proceso propuesto de despacho reduce el tiempo total respecto al proceso actual37 _en 41 minutos38 _{debido a la nueva distribución propuesta de almacén donde las distancias} son más cortas y por lo tanto los tiempos se reducen, así mismo con las propuestas del vehículo móvil y rampa móvil se podrá mejorar las operaciones de cargue y a su vez mejorar las condiciones del colaborador. Finalmente la documentación será controlada y tenida en cuenta dentro de los tiempos de proceso al igual que la verificación de las condiciones con el fin de evitar posibles devoluciones por omitir esta operación.

37 _{Ver Diagrama 1 del trabajo actual}