V. FISCALIZACIÓN OPERATIVA DE LOS CENTROS OBJETO DEL INFORME.
V.4. PROCESO DE GESTIÓN DE CONSUMOS Y ALMACENAMIENTO
La Ley 7/1998, de 12 de noviembre, de Ordenación Farmacéutica de las Islas Baleares, establece que los depósitos de medicamentos han de permanecer bajo la responsabilidad profesional de un farmacéutico, y que mediante decreto del Gobierno Balear se establecerán las condiciones de los locales y los requisitos técnico- sanitarios que han de reunir los servicios de atención primaria y los depósitos de medicamentos.
Mediante el Decreto 116/2002, de 13 de septiembre, (BOIB núm. 115, de 24 de septiembre) se establecen los requisitos de los almacenes de distribución de medicamentos y productos sanitarios y el procedimiento para su autorización, traslado y cierre, y se regulan las existencias mínimas, así como las de las oficinas de farmacia.
Entre los requisitos de las instalaciones, cabe destacar que han de estar ubicadas en locales específicos para la actividad a desarrollar, y que no se puede desarrollar otra actividad diferente de la de almacén de distribución de medicamentos y productos sanitarios. Además, han de disponer de determinadas zonas que deben estar separadas entre sí (área de recepción, área de cámaras de conservación, zona de almacenaje de determinados medicamentos y sustancias, zona de dirección, etc.).
HOSPITAL SON DURETA
El almacén de farmacia central está ubicado en el edificio F, y tiene como objetivo principal atender la demanda asistencial del hospital y del resto de centros adscritos a éste, así como garantizar el suministro de medicación. Tiene una buena comunicación con el exterior y un espacio amplio para la carga y descarga de productos.
La comunicación con las unidades y servicios del hospital se realiza mediante teléfono, fax y correo electrónico. Para el envío de medicación a los diferentes centros de consumo se dispone de un transporte interno de lunes a viernes desde las 8.30 a las 15.00 horas.
El almacén de farmacia dispone de un espacio muy reducido, y de una zona clara de almacenaje general, una antesala de recepciones, un área de neveras en los laterales del espacio de recepción y de la antesala del almacén, así como un pasillo para la entrada y salida de medicación.
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Informe específico sobre el gasto de farmacia durante el año 2006 en los hospitales de titularidad pública y dependientes del Servicio de Salud de las Islas Baleares
INFRAESTRUCTURAS Y MEDIOS FÍSICOS (AÑO 2006)
Descripción situación física almacén Almacén ¿Dispone de nevera?(sí/no) (núm.)
Almacén de farmacia 0200 ubicado en edif. F 290 m3 6
Almacén de farmacia 0201 ubicado en edif. A 80 m3 8
Almacén de farmacia 0201 ubicado en edif. B 40 m3 1
Número de botiquines Número de revisiones
Uno para cada unidad de enfermería No cuantificado
Otro equipamiento principal Número de elementos
Balances 3
Cabinas de flujo laminar 3
Reenvasadoras 1
Con relación a la existencia de protocolo sobre el sistema de archivo y gestión del almacén, el Hospital Son Dureta, hasta la implantación del SAP, se ha regido básicamente por el manual de procedimientos para la gestión de compras, y a partir de finales de septiembre de 2006 se han adaptado los procedimientos al programa SAP. Diariamente, el personal del almacén de farmacia que prepara les pedidos de los centros de consumo entrega una lista al responsable del almacén con aquellos medicamentos que están en el límite de stock o por debajo para que se compruebe si ya se ha cursado el pedido al proveedor y, en caso contrario, se genere el pedido. La distribución de los medicamentos en el almacén se realiza de acuerdo con el volumen que ocupa, peso y características.
HOSPITAL SON LLÀTZER
El Servicio de Farmacia se ubica en la planta 0 del Hospital Son Llàtzer, en el pasillo de servicios generales. Dispone de acceso desde el interior del hospital y acceso a la calle, desde donde los proveedores y transportistas acceden a la farmacia.
El Hospital se caracteriza por un diseño muy horizontal lo que supone la existencia de distancias importantes entre las diferentes unidades, como es el caso de la farmacia, pero no imposibilita, en ningún caso, las comunicaciones con los servicios y las otras unidades. Por lo que respecta a los pacientes externos, la farmacia dispone de un área de atención a los pacientes externos ubicada en una zona próxima a las consultas externas para facilitar el acceso de los pacientes.
El Servicio de Farmacia consta de las zonas siguientes: una zona de recepción de paquetería y almacén general de medicamentos que incluye una cámara de frío, un almacén de inflamables y uno de estupefacientes, una zona de preparación de medicación para la dispensación de dosis unitarias, una zona administrativa, una zona de preparación de medicamentos citostáticos, un laboratorio de farmacotecnia, una zona de preparación de mezclas endovenosas y una zona de atención farmacéutica. Estas
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Informe específico sobre el gasto de farmacia durante el año 2006 en los hospitales de titularidad pública y dependientes del Servicio de Salud de las Islas Baleareszonas se encuentran en el mismo espacio de la farmacia y están bien diferenciadas. En el exterior se dispone de un almacén de serums y de la unidad de atención a pacientes externos, y algunos de los farmacéuticos tienen su punto de trabajo en las diferentes unidades.
El Servicio de Farmacia también dispone de un almacén general, con cámara de frío, almacén de inflamables y estupefacientes, y área de dispensación de dosis unitarias. Los medicamentos citostáticos se consideran integrados dentro del almacén general pero se encuentran ubicados dentro de la unidad de preparación de citostáticos para evitar posibles errores de manipulación. Separado de la farmacia hay un almacén de sueros y la unidad de pacientes externos, que también actúa como almacén. A efectos informáticos, todo pertenece al mismo almacén de farmacia.
Existe un registro gráfico de las temperaturas de las neveras y de la temperatura ambiente del almacén, de los cuales se realizan controles semanales.
Existe un protocolo de funcionamiento del área de recepción y de la gestión de las ubicaciones del almacén. En la actualidad y en el contexto de la ISO 9000 se está redactando el procedimiento de gestión del almacén de farmacia.
Los productos refrigerados se consideran prioritarios en su recepción. Cuando se comprueba el pedido recibido se comprueba también el estado y la temperatura del producto recibido, y se devuelven al proveedor aquellos productos que se considera que no se han entregado en las condiciones adecuadas de temperatura.
Los productos, en el almacén, se ordenan según el grupo farmacoterapéutico al que pertenecen, de acuerdo con la clasificación anatomopatológica del Colegio de Farmacéuticos.
Se realiza un inventario físico trimestral con su regularización. A partir del año 2007, las diferencias observadas en los inventarios trimestrales se han de justificar en un documento específico y son firmadas por el Director Económico-financiero del hospital.
INFRAESTRUCTURAS Y MEDIOS FÍSICOS (AÑO 2006)
Descripción situación física almacén Superficie almacén m2 ¿Dispone de nevera?(sí/no) (núm.)
ALMACÉN FARMACIA CENTRAL 688,6 4 UNIDAD PACIENTES EXTERNOS 28,3 1
ALMACÉN DE SUEROS - 0
Número de botiquines Número de revisiones
30 12
Otro equipamiento principal Número de elementos
Balanzas 2
Cabinas de flujo laminar 2
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HOSPITAL CAN MISSES
El Servicio de Farmacia está ubicado en el sótano, con una superficie de 300 metros cuadrados, donde se ubican las diferentes áreas sin la separación correspondiente. Así,
- El área de almacén es un espacio pequeño, especialmente para la fluidoterapia. Parte de ésta se ha trasladado a un almacén próximo, compartido con suministros y mantenimiento.
- Dentro del área de dispensación, corresponde distinguir entre:
a) zona extrahospitalaria, para la dispensación de medicamentos a pacientes externos que consta de dos despachos, uno de ellos para los pacientes VIH, que también es el despacho del jefe de servicio por lo que interfieren funciones que afectan a la intimidad del paciente; y el otro despacho, continuo al anterior, es demasiado pequeño para el volumen actual de pacientes y medicación especial que contiene. b) zona intrahospitalaria, que se confunde con el almacén y está unida a
la recepción de mercancías, la recepción del personal y la dispensación de dosis unitarias y el stock de planta.
- El área administrativa de gestión no existe como espacio diferenciado y se une a la zona de dispensación extrahospitalaria.
- El área de trabajo de preparaciones estériles no tiene zona intermedia previa a la zona aséptica (donde se ubican las cabinas de flujo laminar), el material fungible y la fluidoterapia se almacenan en la misma cámara.
- El área de farmacotecnia, farmacocinética y reenvasado se junta en un espacio, al lado del despacho del jefe de servicio y de dispensación a pacientes externos VIH.
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INFRAESTRUCTURAS Y MEDIOS FÍSICOS (AÑO 2006)
Descripción situación física almacén almacén m2Superficie ¿Dispone de nevera?(sí/no) (núm.)
Almacén grande/dispensación dosis unitarias 120,71 1 cámara frigorífica1 nevera citostáticos Despacho pequeño pacientes externos no VIH 6,08 1 nevera
Zona enfermería/dosis unitarias/administración 30,33
Despacho adjuntos 18,54
Despacho administrativas 7,41 Despacho responsable de servicio/pacientes externos VIH 11,64 Laboratorio farmacotecnia/farmacocinética 20,03 Cuarto materias primas y estupefacientes 5,06
Zona campanas 15,92
Despacho FACE 10,12
Número de botiquines Número de revisiones
12 3
Otro equipamiento principal Número de elementos
Balanzas 1
Cabinas de flujo laminar 2
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