Proceso de transferencia almacenamiento en tiendas.

5.3.4.1. Objetivo:

El presente procedimiento tiene por objetivo normar la transferencia de prendas del almacén central a tiendas y el almacenamiento de mercadería en tienda.

5.3.4.2. Alcance:

En este caso se está considerando el la transferencia y almacenamiento desde el momento que la mercadería sale de la tienda o del almacén de salida hasta el momento en que una parte de la misma es almacenada en los anaqueles del punto destino.

107    5.3.4.3. Responsables:

 Los almacenes, así como las tiendas de Kuna donde se origina la salida son los responsables de la emisión de las guías de remisión. Así como de realizar la revisión correspondiente en los casos de discrepancias.

 El punto de destino será responsable de la recepción y verificación de la mercadería, así mismo será responsable de la distinción entre mercadería que se almacena y mercadería que es separada para exhibición.

 Es responsabilidad del encargado de cada tienda almacenar la mercadería con el mayor cuidado posible para que el producto mantenga la calidad y presencia que lo caracteriza. Y también es su responsabilidad responder por el stock de su tienda.

5.3.4.4. Generalidades:

 Se entiende por transferencia al cualquier movimiento de mercadería de colección vigente que nace de una necesidad de venta.

 La revisión de la mercadería por parte de la tienda destino deberá iniciar con la verificación de que no exista manipuleo en los paquetes que se recibe. Las cajas deberán estar selladas con la cinta membretada con el logo de Incalpaca, correspondiente para tal fin.

 Al hablar de diferencia o discrepancia, existen 3 posibilidades de ocurrencia: o Lleguen prendas de más a la tienda destino.

o Lleguen prendas menos a la tienda destino.

o Lleguen prendas diferentes a las indicadas en guias.

 El personal de almacenes generará la guía de remisión. La mercadería debe ir acompañada con 4 copias de la(s) GUIA de REMISION:

a) Destinatario. b) Sunat.

c) Transportista. d) Porteria.

o El original de la Guía de remisión queda en posesión del emisor, para su posterior envío directamente a contabilidad.

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o La copia Destinatario y Sunat son archivados.

o La copia de transportista y portería son requeridos en el camino de transporte de la mercadería.

 La distribución en el almacén de tienda se hará bajo el siguiente criterio: Las prendas serán agrupadas primero por género, luego por tipo de prenda (Links, Jacquards, trenzas, etc.), por calidades, modelos, colores y finalmente por tallas.

 Los anaqueles en los almacenes de tiendas deberán estar señalizados indicando el tipo de producto que contienen y la subcategoria.

 Para el embalaje de las prendas únicamente se utilizara cinta de embalaje membretada con el logo de Incalpaca.

5.3.4.5. Procedimiento:

 EL personal de almacenes o de la tienda origen generaran la guía de remisión y la imprimirán para la salida de la mercadería.

 El transportista se encarga de llevar la mercadería al destino correspondiente.

 El encargado de la tienda destino se encarga de recibir las cajas de mercadería con la guía, revisar que no exista manipuleo en las mismas. Posteriormente deberá verificar el destino de la misma, aceptar la guía ante el transportista y firmar el cargo.

 La tienda destino se encarga de revisar la mercadería ítem por ítem versus el packing list que acompaña la guía de remisión. Una vez realizado esto, se procede a validar y cargar la guía en Kuna retail.

 En caso de existir discrepancias entre la guía y las prendas físicas recibidas, se informa inmediatamente a la tienda origen o a almacenes de la diferencia.

 En este caso se podrá dar dos situaciones dependiendo del origen de las prendas. Tienda a tienda

 La tienda de origen verifica sus almacenes, con el objetivo de encontrar la solución a la diferencia hallada.

 De encontrar la diferencia y aceptar la responsabilidad de la misma, la tienda a la cual corresponda emite una nueva orden de transferencia. Esto último se realiza con el objetivo de regular las diferencias identificadas.

109    Almacén a tienda

 El almacén verifica sus inventarios, con el objetivo de encontrar la solución a la diferencia hallada.

 De encontrar la diferencia y aceptar la responsabilidad de la misma, el almacén solicita a la asistencia de distribución la emisión de una nueva orden de transferencia. Esto último se realiza con el objetivo de regular las diferencias identificadas.

 Cuando la diferencia no es asumida por ninguna de las instancias involucradas, la jefatura de administración y logística será quien se encargue de resolver la discrepancia.

 De no existir discrepancias se separa las prendas que permanecerán en exhibición, el resto de las prendas son almacenadas según los criterios establecidos.

5.3.4.6. Flujograma Del Proceso:

110    Proceso de Transferencia y Almacenamiento en tiendas

TIENDA DESTINO TIENDA ORIGEN / ALMACENES TRANSPORTISTA

Inicio

Verificar destino de guía y firmarla

Transportar mercadería Aceptar guía

Recibir Guía de Remisión y cajas de mercadería Guía de remisión 1 Guía de remisión 2 Guía de remisión 3 Guía de remisión 4 . Guía de remisión 5 Guía de remisión 6

Coincide físico con guía

Se separa las prendas que quedaran para

exhibición

Comunica diferencia via email. SI NO Verifica inventarios de prendas Se almacenará las prendas que corresponda, según lo establecido. FIN

Aceptar guía ante transportista y firmar cargo Revisar Mercadería VS Packing list Acepta error Solicita emisión de nueva orden de transferencia Informa discrepancia no solucionada NO SI Generar e imprimir Guía de remisión Validar y cargar guía en Kuna retail

111    5.3.4.7. Evaluación Del Proceso:

 Indicador: Informe de errores y diferencias en envíos a tiendas.

 Responsable: Asistente de distribución Nacional

 Periodo: Mensual

 Revisado por: Jefatura de Administración y Logística. 5.3.4.8. Registro De Documentos:

Las guías de remisión serán recibidas y archivadas por el área de Contabilidad Incalpaca, por un lapso de 7 años.

Posteriormente se depurará del archivo central.