Proceso estratégico (5.2) - Responsabilidad de la dirección (5)

5. Diagnóstico

5.2. Diagnóstico ntc iso 10006:2003 en el git de geodesia

5.2.2. Responsabilidad de la dirección (5)

5.2.2.2. Proceso estratégico (5.2)

Tabla 30: Proceso estratégico.

NTC ISO 10006 :2003 DIRECTRICES PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN PROYECTOS

5 Responsabilidad de la dirección 5.2 Proceso estratégico

Requisitos específicos Calificación

Cumplimiento sobre 5 puntos

3,0 Porcentaje de cumplimiento 60%

5.2.1

La organización encargada del proyecto debe llevar a cabo la planificación para establecer, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad basado en la aplicación de los principios de gestión de la calidad.

5.2.2

Los requisitos del cliente deben comprenderse con total claridad. Los objetivos del proyecto, al igual que todas las etapas del proceso estratégico, deben cumplir los requerimientos exigidos en la NTC ISO 10006:2003.

5.2.3

Debe nombrarse a un gerente del proyecto tan pronto como sea posible, y adicionalmente, la alta dirección de ambas organizaciones debe asumir el liderazgo, al crear una cultura de calidad.

5.2.4

El personal de la organización encargada del proyecto debe tener una responsabilidad y una autoridad bien definidas para su participación en el proyecto. Debe asignarse personal competente a la organización encargada del proyecto.

5.2.5 Deben identificarse y documentarse los procesos del proyecto. 3

5.2.6

La organización encargada del proyecto debe definir y vincular los procesos necesarios para integrarlos y gestionarlos como un sistema alineado con el sistema general de la organización originaria.

5.2.7

Debe implementarse un sistema para registrar y analizar la información obtenida durante un proyecto, para su uso en un proceso de mejora continua.

5.2.8

La información relativa al progreso y el desempeño del proyecto debe registrarse.

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN

Cumple (5) Cumplimiento parcial (3) No cumplimiento (0)

Nota: La calificación NA, hace referencia a NO APLICA, y esta no se contabiliza en el indicador.

60%

40%

Cumple

No cumple

NTC ISO 10006 :2003 DIRECTRICES PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN PROYECTOS

5 Responsabilidad de la dirección 5.2 Proceso estratégico

Requisitos específicos Calificación

Cumplimiento sobre 5 puntos

3,0 Porcentaje de cumplimiento 60%

5.2.9

Los requisitos para los procesos de los proveedores y las especificaciones del producto deben desarrollarse conjuntamente por la organización encargada del proyecto y sus proveedores.

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN

Cumple (5) Cumplimiento parcial (3) No cumplimiento (0)

Nota: La calificación NA, hace referencia a NO APLICA, y esta no se contabiliza en el indicador. Fuente: Los autores.

Cumplimiento del numeral 5.2.1

Este requisito se cumple totalmente. Debido a que en el formato Programación y

seguimiento de actividades para ejecución de convenios (F12000-05) se observa

una adecuada planificación del proyecto con su respectivo cronograma. Adicionalmente al tener un SGI, todos los procesos están orientados a la calidad, y, por lo tanto, el cumplimiento de los objetivos es algo inherente.

Cumplimiento del numeral 5.2.2

Este requisito no se cumple. Debido a que no se efectúa el correcto procedimiento para documentar y reconocer claramente los requisitos explícitos que cada convenio debe ostentar para buscar la satisfacción de los mismos. Adicionalmente no se hace explícito un planteamiento de los objetivos del proyecto; por lo anterior se recomienda agregar al Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos

Suscritos, un apartado que especifique un planteamiento correcto de los objetivos

(en términos de tiempo, costo y calidad), teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas. El resultado obtenido se debe incluir en el formato denominado Programación y seguimiento de actividades

Además, se evidencia de que no se realiza una evaluación del impacto del proyecto, debido a la inexistencia de una correcta formulación del proyecto orientado a la calidad y en donde se recomiendan hacer diferentes estudios como lo son:

 El estudio técnico del proyecto.

 El estudio del mercado.

 El estudio organizacional-administrativo-legal.

 El estudio financiero.

 El estudio del impacto ambiental.

El estudio del proyecto pretende contestar el interrogante de si es o no conveniente realizar determinado proyecto. Esta recomendación sólo será posible si se dispone de todos los elementos de juicio necesarios para tomar la decisión. El estudio de viabilidad debe simular con el máximo de precisión lo que sucedería con el proyecto si este fuese implementado, aunque difícilmente pueda determinarse con exactitud el resultado que se logrará. De esta manera, se estimarán los beneficios y costos que probablemente ocasionaría y, por tanto, pueden evaluarse.

Para efectos prácticos, se siguiere llevar a cabo un estudio de impactos en el producto del proyecto, referente a tiempo, costo y calidad del producto.

Existen formatos que se pueden adaptar para facilitar el intercambio de información, pero actualmente no existen. Adicionalmente se observa que no existe procedimiento para resolución de conflictos, el cual debe ser aprobado por el cliente y se deben documentar los acuerdos con las partes interesadas. Para subsanar lo anteriormente descrito, se sugiere la creación de un Procedimiento

para resolución de conflicto en proyectos, el cual puede ir integrado en el Manual

que se recomienda en numerales anterior. Cumplimiento del numeral 5.2.3

Este numeral se cumple parcialmente. A continuación, se exponen las observaciones y recomendaciones respecto a lo encontrado referente a la NTC ISO 10006:2003:

Se puede encontrar en el Manual de Supervisión e Interventoría (P20700-01), que

se cumple con el nombramiento de un gerente del proyecto, antes de su inicio, con

sus responsabilidades y autoridades acordes a los requisitos normativos.

La política de la calidad y los objetivos de proyecto (definidos por la alta dirección de las organizaciones originaria y encargada del proyecto), se encuentran especificados en los mismos títulos del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, ya que como se nombró anteriormente, el proyecto se encuentra estrechamente relacionado, y sigue los lineamientos propuestos por el Sistema de Gestión Integrado.

La alta dirección (definida en este caso como la Coordinación del GIT de Geodesia), debe cumplir con ciertas tareas que si bien, pueden llegar a ser inherentes al cargo, no se encuentran descritas para su consulta en ningún documento. Dichas responsabilidades son:

 Proporcionar la infraestructura y los recursos necesarios para lograr objetivos del proyecto.

 Proporcionar una estructura organizacional propicia para garantizar el logro de los objetivos.

 Ejecutar una toma de decisiones basada en hechos y en datos.

 Potenciar y motivar a todo el personal perteneciente al proyecto, en la mejora de los procesos y del producto.

 Planificar futuras acciones preventivas.

Se sugiere que todos los puntos anteriores sean incorporados y claramente definidos en el Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos, haciendo claridad en que, a futuro, se debería implementar un procedimiento para tratar el tema de la motivación al personal, en conjunto con el área de Recursos Humanos.

En cuanto a la planeación de las acciones preventivas, el documento “Acciones de

mejoramiento” (P12100-04), muestra procedimientos que complementarán al

Manual recomendado.

Cumplimiento del numeral 5.2.4

Este requisito se cumple parcialmente. Debido a que, en primer lugar, se nombra la definición de responsabilidades del personal asignado al proyecto; la definición de dichas responsabilidades puede soportarse en el documento “Celebración

contratos o convenios de ingreso y su control de ejecución” (P11000-02).

En cuanto a la asignación de personal competente a la organización encargada del proyecto, se tiene como documento soporte el Manual de Funciones del Instituto Geográfico Agustín Codazzi en donde se establecen lineamientos complementarios para definir dichos criterios que garanticen la competencia del personal.

En cuanto a las herramientas, técnicas y métodos para efectuar el seguimiento y control de los procesos del proyecto, se sugiere que se incluya una descripción de las mismas en el Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos, ya que actualmente no existe un documento formal que los mencione.

Finalmente, para proyectos multinacionales y multiculturales, asociaciones de empresas y proyectos internacionales, se puede tomar como referencia el Manual

de Gestión de proyectos y actividades de cooperación internal_CNC (P12000-03);

con el fin de considerar las implicaciones de la gestión intercultural. Cumplimiento del numeral 5.2.5

Este requisito se cumple parcialmente. Ya que a pesar de que los procesos del proyecto se identifican y describen correctamente en el Formato para la programación y seguimiento de actividades para ejecución de convenios (F12000- 05), el cual muestra el porcentaje de avance y especificación de las actividades o procesos del proyecto, no se posee una documentación totalmente detallada para conocer las experiencias previas con proyectos similares (esta se encuentra en

SOFIGAC). Se recomienda que, al finalizar cada proyecto, se elaboren las memorias del proyecto, el cual describa los logros, las dificultades y las fortalezas. Cumplimiento del numeral 5.2.6

La identificación de los procesos se hace intrínsecamente, pero es necesario que se documenten éstos procesos para lograr un correcto seguimiento e integración de los mismos y poder establecer una marcada diferenciación de responsabilidades entre la organización encargada del proyecto y otras partes interesadas pertinentes.

Por otro lado, también se hace conveniente que se creen procesos de comunicación para el intercambio de información entre los procesos del proyecto, y entre el proyecto y otros proyectos pertinentes. Dada la indocumentación presentada, se le otorga una calificación de uno (1) a este numeral.

Lo anteriormente expuesto se recomienda que se agregue a la hora de la creación

del Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos.

Cumplimiento del numeral 5.2.7

La gestión de proyectos a nivel IGAC tiene su propio Grupo Interno de Trabajo, siendo tratada como un proceso. Por el contrario, en el GIT de Geodesia (campo de aplicación del presente proyecto), no se toma en cuenta a cabalidad la gestión de proyectos como un proceso, y se recomienda dejar claridad en cuanto a la gestión de proyectos, vista como un proceso fundamental.

El IGAC proporciona herramientas tales como SOFIGAC para registrar y analizar la información obtenida durante un proyecto, y dicha información está disponible para ejecutar procesos de mejora continua.

En lo referente a autoevaluaciones, auditorías internas y eternas, que buscan identificar oportunidades de mejora, existe documentación que subsana dichos ítems de evaluación: En primer lugar, está el Plan de auditoría (F13000-22),

también el documento Auditorías internas al Sistema de Gestión Integrado_SGI

(P13000-01), y por último, Auditorías internas de gestión (P13000-02).

Por todo lo anteriormente descrito, este numeral obtiene una calificación de tres (3); es decir, que en general, cumple parcialmente este requisito.

Cumplimiento del numeral 5.2.8

Un poco se habla sobre evaluaciones de avance y del desempeño en el documento Auditorías internas de gestión (P13000-02), sin embargo, este documento plantea una visión muy general en donde no se especifica si se deben aplicar a los proyectos como tal; adicionalmente, no se encuentra documento donde diga que la organización encargada del proyecto, debe analizar la información derivada de dichas evaluaciones, para la toma de decisiones eficaces referentes al proyecto. Y, finalmente no se tiene claro si la información de cierre de los proyectos anteriormente ejecutados15, se encuentra disponible para ayudar a la mejora de proyectos presentes y futuros.

Se recomienda tomar de base el documento nombrado, y anexarle las condiciones particulares propias de la ejecución de un proyecto, ya que la calificación para el presente numeral, es de uno (1), es decir, cumplimiento prácticamente nulo.

Cumplimiento del numeral 5.2.9

El numeral 5.2.9 tiene un cumplimiento total (5) en el GIT de Geodesia, dado que existen los procedimientos estandarizados para el tratamiento de proveedores para la adquisición de productos externos, por parte de la organización encargada del proyecto. Tal información se puede encontrar en el Manual de Procedimientos titulado “Contratación_CNC (P20700-02)”. Dicho manual contiene aspectos mínimos tales como:

 Requisitos exigidos al proveedor.

 Calificación de oferta del proveedor.

 Estrategias para la adquisición de productos.

 Capacidad de cumplimiento del proveedor.

 Compatibilidad del proveedor con proyectos similares.

In document Diseño metodológico para la implementación de las NTC ISO 17025:2005, NTC ISO 10005:2005 y NTC ISO 10006:2003, en el sistema de gestión integrado en la subdirección de geografía y cartografía del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (página 92-99)