Proceso del Examen Especial - PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA

CAPÍTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA

3.4. Proceso del Examen Especial

Figura 5: Proceso del Examen especial

FASE I

CONOCIMIENTO PRELIMINAR

EXAMEN ESPECIAL A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL

HOJA DE INDICES

EXAMEN ESPECIALEJECUCIÓN PRESUPUESTARIA GADM SANTA CLARA

SIGNIFICADO ABREVIATURA

JÁCOME VARGAS MÓNICA PRISCILA JVMP

JARRÍN LÓPEZ WALTER BOLÍVAR JLWB

ORDEN DE TRABAJO OT

AUTORIZACION DE INICIO AI

HOJA DE ÍNDICE HI

HOJA DE MARCA HM

BASE LEGAL DE CREACIÓN BL

PROGRAMA DE TRABAJO PT

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN MP

VISITA A LA ENTIDAD VIST

COMPROBAR DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO CDR

EVALUACIÓN CONTROL INTERNO ECI

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PP

PROGRAMA DE AUDITORIA PA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CCI

DETERMINACIÓN DE NIVEL DE RIESGO DNR

HOJA DE HALLAZGO HH CEDULA NARRATIVA CN FICHA DE OBSERVACIÓN FO CEDULA ANALÍTICA CA INGRESOS X EGRESOS Y INFORME FINAL IF

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

REVISADO POR: JLWB FECHA: 12-02-19

HOJA DE MARCAS

EXAMEN ESPECIAL EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

GADM SANTA CLARA

MARCAS SIGNIFICADO

Revisado o verificado sin novedad

K No existe documento de respaldo, no cumple

Ʃ Totalizado, Sumatoria

≠ Diferente

NA No aplica

= Verificado con el Sistema

S/F No contiene firmas de respaldo

V Verificado

 Valores

& Error administrativo

ç Información suficiente

¥ Confrontado con balance

X Ingresos

Y Gastos

Þ Verificando con registros auxiliares

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

REVISADO POR: JLWB FECHA: 12-02-19

BASE LEGAL

GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON SANTA CLARA.

LOGO ENTIDAD

Creación

El Gobierno Municipal del Cantón Santa Clara, fue creado mediante Registro Oficial N 844, del 2 enero de 1992.

Misión del GAD Municipal Santa Clara

Construir el bienestar de la sociedad del Cantón Santa Clara, a través de la dotación de obras y servicios públicos, desarrollo humano, social, ambiental, productivo y turístico, para promover el desarrollo integral sostenible y procurar el mejoramiento de la calidad de vida, con participación y equidad para sus habitantes.

Visión del GAD Municipal Santa Clara

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Clara es un modelo de cogestión, donde existe ejercicio pleno de la ciudadanía, que promueve la equidad (género, etnia y edad) y la participación de todos desde una visión positiva que enfrenta el desarrollo. Santa Clara genera empleo, fomenta su potencial productivo y turístico, los servicios básicos son eficientes, cuyo desarrollo humano está basado en una educación de calidad que responde a las necesidades básicas del cantón, respeta la diversidad, fortalece las identidades culturales, y poseedora de un gobierno democrático, y una ciudadanía corresponsable en la gestión del desarrollo con equidad.

Objetivos estratégicos

o Fomentar, fortalecer y desarrollar actividades, en los sectores agropecuario artesanal, turístico, comercial y de servicios que contribuyan a una mejor calidad de vida de los habitantes del cantón;

o Gestionar una eficiente recaudación tributaria;

o Promover el ordenamiento territorial equilibrado y equitativo que mejore la relación urbano rural de manera acogedora, segura, en armonía con el ambiente e identidad cultural;

o Implementar procedimientos de gestión basados en la administración operativa de productos con el correspondiente control y monitoreo;

o Integrar y mantener equipos de trabajo interdisciplinario, y promover la polifuncionalidad de las actividades, que apunten a profesionalizar la fuerza del trabajo y a la aplicación de políticas y métodos más variables para el manejo del régimen remunerativo, sustentado en la evaluación de resultados.

o Coordinar con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento de la cultura, educación y asistencia social; y,

o Promover actividades de integración y trabajo entre los miembros de cada una de las comunidades del cantón.

Valores del GAD Municipal Santa Clara  Transparencia;

 Honestidad;

 Respeto;

 Calidad; y

 Responsabilidad.

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

PROGRAMA DE TRABAJO

PT 1-1

N° Proceso Resp. Ref. P/T Fecha

CONOCIMIENTO PRELIMINAR

Visitar, las instalaciones de la entidad para conocer las actividades que se ejecutan del área financiera a ser examinada en la institución.

JVMP VIST

1-1 12/02/2019

Comprobar la existencia de documentación de respaldo de cada operación financiera, suficiente y pertinente, que servirá para el análisis, comparación y evaluación

JVMP CDE

1-1 12/02/2019

Evaluación de la estructura del control interno preliminar con el propósito de identificar las falencias que serán analizadas.

JVMP ECI

1-1 12/02/2019

Elaborar el Memorando de

Planificación Preliminar, para el desarrollo adecuado que contendrá información relevante y de gran utilidad para la ejecución del examen.

JVMP MP

1-1 12/02/2019

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

VISITA A LA ENTIDAD E IDENTIFICACION

DEL AREA A SER EXAMINADA VIST 1-1

En la visita realizada al GAD Municipal del Cantón Santa Clara el 23 de enero del 2019 el alcalde Cesar Castro, aprueba el desarrollo del proyecto de investigación, señalando se coordine con el Ing., Freddy Sanmartín Director Financiero y la Lcda. Marcia Durán Contadora General del GAD.

En el área financiera se pudo observar que cuentan con archivadores los cuales llevan un orden secuencial de los archivos por mes y año respectivamente, esto ayuda a obtener la información requerida en forma eficiente, y disponen del equipamiento (computadora, impresora, internet entre otros) necesarios para poder llevar a cabo el trabajo del respectivo departamento.

Los archivos del departamento financiero se encuentran ordenados por mes y año, existe varios archivadores que se encuentran con documentación faltante y necesaria para el apoyo legal en las actividades realizadas, el registro oportuno de las transacciones ya sea por falta de tiempo o ausencia de documentos dificulta los registros de las mismas.

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

COMPROBAR DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO DE CADA OPERACIÓN

FINANCIERA EFECTUADA

CDR 1-1

OPERACIÓN FINANCIERA EFECTUADA

Se pudo cotejar que todas las operaciones financieras están respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustenta, su propiedad, legalidad y veracidad, de los estados financieros del GAD de Santa Clara, y esto permite la identificación de las transacciones ejecutadas y su verificación, comprobación y análisis.

ARCHIVOS FINANCIEROS

La documentación se encuentra en archivadores, debidamente ordenados por fechas para tener accesibilidad a todos los documentos, dentro de los cuales de procedió a revisar:

Estados de Situación Financieros Cédula presupuestaria de Ingresos Cédula presupuestaria de Gastos Estado de ejecución presupuestaria Estados de Resultados

Balance de Comprobación PAC y POA

Fuentes de financiamiento del GAD Municipal del Cantón Santa Clara recibe asignaciones del Gobierno Central a través del Ministerio de Finanzas, y convenios con el MIES

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL

CONTROL INTERNO ECI 1-2

No PREGUNTAS

CATEGORÍAS SI NO CALIF

1 ¿Se han definido objetivos estratégicos en la entidad? 10 10

¿El GAD Municipal del Cantón Santa Clara tiene una

organización formalmente estructurada? 9 9

3 ¿Conoce el personal los objetivos estratégicos? 7 7

4 ¿Existe un eficiente clima organizacional en el GAD

Municipal del Cantón Santa Clara? 7 7

5 ¿La entidad cuenta con reglamentos internos de

acuerdo a la responsabilidad de cada departamento? 0 0

¿Se han implementado mecanismo de control para

evaluar las actividades que se ejecutan en la entidad? 7 7

¿La Alta Dirección del GAD Santa Clara realiza algún tipo de indicadores para analizar los resultados obtenidos?

8 8

¿La entidad tiene depuradas las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; además las posibles soluciones para disminuir riesgos operativos?

0 0

TOTAL 48

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

Modalidad de Calificación de la Auditoria

Valor CALIFICACIÓN PARA EL CONTROL INTERNO

0 N/A NINGUNO Cuando la pregunta no aplica o no cumple ningún control.

2 MÍNIMO Cuando no se cumplen con los Controles Claves, o se desconocen.

4 BAJO Cuando los controles Clave se ha cumplido en parte.

6 MEDIO Cuando los Controles Clave se han cumplido en un 50%

8 MODERADO Cuando su cumplimiento es Favorable pero no son los adecuados.

10 ALTO Se ha cumplido con los procedimientos adecuados.

Resultados

Calificación total: CT 48

Ponderación total: PT 80

Nivel de confianza: NC= CT/PT X 100 NC 60%

Nivel de riesgo inherente: RI= 100% - NC% RI 40%

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO MODERADO ALTO

15%-50% 51% - 75% 76% - 95%

85%-50% 49% - 25% 24% - 5%

ALTO MODERADO BAJO

NIVEL DE RIESGO (100-NC)

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

REVISADO POR: JLWB FECHA: 12-02-19

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

MP 1-5

Entidad: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Santa Clara

Auditoría Financiera a: Examen Especial a la Ejecución Presupuestaria

Elaborado por: Sra. Jácome Vargas Mónica Priscila

Revisado por: Dr. Jarrin López Walter Bolívar

1. REQUERIMIENTO DEL EXAMEN

Informe final detallado que contenga conclusiones y recomendaciones.

2. FECHA DE INTERVENCIÓN

 Orden de trabajo 11 de febrero del 2019

 Inicio del trabajo de campo 12 de febrero del 2019

 Finalización del trabajo de campo 22 de junio del 2019

 Presentación del informe final 26 de junio del 2019

 Emisión del informe final 02 de agosto del 2019

3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO

Supervisor Dr. Jarrín López Walter Bolívar

Auditor operativo Jácome Vargas Mónica Priscila

4. DÍAS PRESUPUESTADOS

40 días laborables distribuidos en las siguientes fases

FASE I: Conocimiento Preliminar 10 días

FASE II: Planificación 10 días

FASE III: Ejecución 40 días

FASE IV: Comunicación de

Resultados

10 días

5. RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS

 5.1 Materiales  Computadora

 Cámara digital

 Material de trabajo

 Biblioteca

 Texto para consultar

Y demás material necesario para la ejecución de este trabajo los mismos que estarán respaldados por las personas que ejecutan el presente trabajo investigativo.

 5.2 Financieros

Se estima un gasto aproximado de $40,00 en lo que respecta a la movilización; el mismo que será asumido por el jefe de equipo.

6 Enfoque del Examen Especial

6.1 Información General de la Entidad Misión

Visión

Objetivos

 Fomentar, fortalecer y desarrollar actividades, en los sectores agropecuario artesanal, turístico, comercial y de servicios que contribuyan a una mejor calidad de vida de los habitantes del cantón;

 Gestionar una eficiente recaudación tributaria;

 Promover el ordenamiento territorial equilibrado y equitativo que mejore la relación urbano rural de manera acogedora, segura, en armonía con el ambiente

42 e identidad cultural;

 Implementar procedimientos de gestión basados en la administración operativa de productos con el correspondiente control y monitoreo de resultados;

 Integrar y mantener equipos de trabajo interdisciplinario, y promover la polifuncionalidad de las actividades, que apunten a profesionalizar la fuerza del trabajo y a la aplicación de políticas y métodos más variables para el manejo del régimen remunerativo, sustentado en la evaluación de resultados.

 Coordinar con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento de la cultura, educación y asistencia social; y,

 Promover actividades de integración y trabajo entre los miembros de cada una de las comunidades del cantón.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Componentes escogidos para la fase de

ejecución Presupuestos

5.2Enfoque a:

El presente Examen Especial está enfocado a la Ejecución Presupuestaria del GAD Municipal del Cantón Santa Clara en el año 2018, fundamento la información que respalde los conocimientos y la autenticidad de la misma.

6.3 Objetivos Objetivo General

Aplicar las fases del proceso de un examen especial, enfocado a la ejecución presupuestaria del GAD Municipal del Cantón Santa periodo 2018, con la finalidad de evaluar los procesos financieros y el adecuado uso de los recursos públicos.

Objetivos Específicos

Evaluar el sistema de control interno que utiliza el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Santa Clara en la Ejecución Presupuestaria.

Diagnosticar los aspectos generales de la entidad, para conocer los procesos financieros y de gestión.

Realizar un informe donde se ponga énfasis en la comunicación de los resultados al examen especial de la Ejecución Presupuestaria del Gobierno Autónomo Descentralizado (GAD) del Cantón Santa Clara.

6.4 Alcance

El examen especial comprende a la ejecución presupuestaria que se ejecutará en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Santa Clara, con el propósito de analizar los procesos de registros contables- financieros, así como el cumplimiento de la normativa, para el uso óptimo de los ingresos y gastos y la protección de los recursos públicos en el periodo examinado entre 01 de enero al 31 de diciembre del 2018, con el fin de emitir un informe final.

6.5 Resumen de los resultados de la evaluación de control interno

De acuerdo a la evaluación preliminar de control interno De acuerdo se pudo determinar que la entidad cuenta con un 60% de confianza moderado y un 40% de riesgo moderado, lo que quiere decir que la entidad no dispone de una adecuada gestión institucional, teniendo en cuenta que tampoco cuenta con un análisis

44 interpretativo FODA para la toma de decisiones.

6.6 Calificación de los factores de riesgo de auditoría

Se valorará la calificación respectivamente por cada componente.

6.7 Trabajo a realizar por el examen especial en la fase de ejecución

Se aplicará la encuesta y el cuestionario de control interno, de misma forma se evaluará el programa de auditoría en donde refleja los procedimientos de control a examinarse, después de ello se efectuarán la matriz preliminar de riesgo, con la respectiva calificación y ponderación del riesgo.

7 COLABORACIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA:

Otros Profesionales Director Financiero

Otra Colaboración Contador y Auxiliares

8 OTROS ASPECTOS Anexos y Documentación Sustentable

9 FIRMA DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN

PRELIMINAR Mónica Jácome Vargas

Auditor externo

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 12-02-19

FASE II

PALNIFICACION ESPECIFÍCA

EXAMEN ESPECIAL AL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN SANTA CLARA

PROGRAMA DE TRABAJO PT

1-1

N° Proceso

s Resp. Ref. P/T Fecha

Evaluar el sistema de control interno y determinar el nivel de riesgo de acuerdo a los elementos:

 Ambiente de control  Evaluación de riesgos  Actividades de control  Información y comunicación  Supervisión y monitoreo. JVMP ECI 1/10 2/10 ECI 3/10 4/10 ECI 5/10 6/10 ECI 7/10 8/10 ECI 9/10 10/10 18/02/2019

2 Elaborar las matrices de controles por

cada componente y la matriz de riesgo respectivamente.

JVMP MT 1-4 21/02/2019

Elaboración de los programas de trabajo por cada componente con la

propósito de identificar los

procedimientos o actividades a realizar en la fase de ejecución para el análisis y evaluación de los mismos.

JVMP PTX 1-1 22/02/2019

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

CONTROL INTERNO COMPONENTE:

EVALUACION AMBIENTE DE CONTROL CIC 1/10

OBJETIVO: Conocer en forma general a la institución, mediante el estudio de los elementos del Control Interno a fin de emitir una opinión y establecer los niveles de riesgo de las actividades que se ejecutan.

N° PREGUNTAS RESPUESAS

SI NO CALIF

La institución ha efectuado un procedimiento de control interno, que verifique el desempeño de los objetivos institucionales y el uso de los recursos públicos.

6 6

Realiza la proyección institucional que incluya la formulación, ejecución, control seguimiento y evaluación de un plan anual.

8 8

¿Se ha implantado normas y prácticas por cada departamento que permita medir y cuantificar los objetivos y actividades planificadas con lo ejecutado?

6 6

¿Se ha desarrollado en el GAD, una estructura organizativa que contribuya el cumplimiento de su

misión, y apoye el logro de objetivos? 8 8

La máxima autoridad y los directivos han dispuesto la rendición de cuentas, sobre la misión y el logro de objetivos institucionales.

8 8

TOTALES 36

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DEL RIESGO: AMBIENTE DE CONTROL

Resultados

Calificación total: CT 36

Ponderación total: PT 50

Nivel de confianza: NC= CT/PT X 100 NC 72%

Nivel de riesgo inherente: RI= 100% - NC% RI 28%

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO MODERADO ALTO

15%-50% 51% - 75% 76% - 95%

85%-50% 49% - 25% 24% - 5%

ALTO MODERADO BAJO

NIVEL DE RIESGO (100-NC)

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

REVISADO POR: JLWB FECHA: 18-02-19

COMPONENTE CONTROL INTERNO:

EVALUACION DEL RIESGO CIC 3/10

¿Se ha efectuado mecanismos necesarios para identificar, analizar y evaluar los riesgos a los que está expuesta la entidad?

7 7

¿La máxima autoridad ha implementado mecanismos para identificar los riesgos que afectan al logro de los objetivos?

3 3

¿Se ha realizado una estrategia o plan para la

mitigación del riesgo que pueda afectar el logro de los objetivos?

2 2

¿Se clasifican los riesgos que puedan hallarse en la

entidad de acuerdo el nivel de calidad? 3 3

¿Se monitorea los riesgos originados por cambios tales como: el entorno operacional, económico, legal y social, nuevo personal, sistemas de información nuevos o modernizados. 1 1 TOTAL 16 N° PREGUNTAS RESPUESTAS SI NO CALIF

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DEL RIESGO: EVALUACION DE CONTROL

Resultados

Calificación total: CT 16

Ponderación total: PT 50

Nivel de confianza: NC= CT/PT X 100 NC 32%

Nivel de riesgo inherente: RI= 100% - NC% RI 68%

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO MODERADO ALTO

15%-50% 51% - 75% 76% - 95%

85%-50% 49% - 25% 24% - 5%

ALTO MODERADO BAJO

NIVEL DE RIESGO (100-NC)

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

REVISADO POR: JLWB FECHA: 18-02-19

COMPONENTE CONTRO INTERNO:

ACTIVIDADES DE CONTROL CIC 5/10

En la entidad se estableció sistemas electrónicos, que aseguren la ejecución de los procesos y el control de

los procedimientos administrativas y financieras. 7 7

¿Existe un plan estratégico de tecnologías de información que guarde relación con los objetivos y la gestión de riesgos de la entidad?

¿Cuenta la entidad con indicadores de desempeño para supervisar y evaluarla gestión administrativa y financiera?

¿La máxima autoridad del GADM de Santa Clara emite políticas y procedimientos de las actividades de control, en todos los niveles departamentales para ejecutarlos? 7 7 TOTAL 18 N° PREGUNTAS RESPUESTAS SI NO CALIF

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DEL RIESGO: ACTIVIDADES DE CONTROL

Resultados

Calificación total: CT 18

Ponderación total: PT 40

Nivel de confianza: NC= CT/PT X 100 NC 45%

Nivel de riesgo inherente: RI= 100% - NC% RI 55%

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO MODERADO ALTO

15%-50% 51% - 75% 76% - 95%

85%-50% 49% - 25% 24% - 5%

ALTO MODERADO BAJO

NIVEL DE RIESGO (100-NC)

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

REVISADO POR: JLWB FECHA: 18-02-19

COMPONENTE CONTROL INTERNO: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

CIC 7/10

¿La máxima autoridad y los directivos comunican la información pertinente que facilite a los

servidores públicos cumplir con sus

responsabilidades?

7 7

¿Cuentan con sistemas de información adecuados que garanticen la confiabilidad, seguridad de la

información financiera? 7 7

¿Se realizan reportes periódicos sobre la ejecución del POA, evaluando el avance físico de las metas y objetivos programados por cada área de operación?

2 2

¿Se ha difundido al personal el compromiso de la administración al facilitar información a los organismos de control?

8 8

¿Se ha definido políticas o normas de

comunicación interna para permitir la

comunicación entre las diferentes áreas de la gestión institucional?

6 6

TOTAL 30

N° PREGUNTAS RESPUESTAS

SI NO CALIF

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DEL RIESGO: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Resultados

Calificación total: CT 30

Ponderación total: PT 50

Nivel de confianza: NC= CT/PT X 100 NC 60%

Nivel de riesgo inherente: RI= 100% - NC% RI 40%

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO MODERADO ALTO

15%-50% 51% - 75% 76% - 95%

85%-50% 49% - 25% 24% - 5%

ALTO MODERADO BAJO

NIVEL DE RIESGO (100-NC)

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 19-02-19

REVISADO POR: JLWB FECHA: 18-02-19

COMPONENTE DE CONTROL INTERNO:

SEGUIMIENTO Y MONITOREO CCI 9/10

¿En la entidad se han establecido procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas para asegurar la eficiencia del sistema de control?

2 ¿Se toma en cuenta resultados de auditorías

anteriores? 8 8

¿En la entidad y los directivos han establecido mecanismos para tomar medidas correctivas y solucionar el problema e implementarlos en el control interno?

7 ₇

¿En la entidad existe el apoyo entre los empleados y funcionarios para la ejecución del POA?

¿Se han establecido autoevaluaciones periódicas de

la gestión y el control interno de la entidad? ₇ ₇

TOTAL ₃₇

N° PREGUNTAS RESPUESTAS

SI NO CALIF

ELABORADO POR: MPJV FECHA: 18-02-19

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DEL RIESGO: SEGUIMIENTO Y MONITOREO

Resultados

Calificación total: CT 37

Ponderación total: PT 50

Nivel de confianza: NC= CT/PT X 100 NC 74%

Nivel de riesgo inherente: RI= 100% - NC% RI 26%

In document Examen especial a la ejecución presupuestaria del Gobierno Autónomo Descentralizado municipal del cantón Santa Clara periodo 2018 (página 38-178)