Proceso de Implementación

- Nombre de la actividad a implementar: Implementar el equipo de

Coordinación Nacional PYMES como una Oficina Ágil de Gestión de Proyectos (PMO)

- Responsable de la implementación: Para este proceso, el equipo de

Coordinación Nacional SST PYMES de Mutual de Seguridad CChC será el responsable de la implementación.

- Actividades específicas que deben desarrollarse: Para esta alternativa todo

comienza con una etapa de sensibilización organizacional a los representantes de la Gerencia corporativa de SST tales como Gerente corporativo, Gerente de prevención de riesgos, integrantes de la coordinación nacional SST PYMES, equipo pyme RM, Equipo Pyme Regiones, Gerencia de Personas, Gerentes zonales y los equipos directos de la gerencia de prevención de riesgos. Luego de esto, se generará el primer hito de comunicación a la empresa para sociabilizar lo que se está definiendo implementar. Posteriormente se debe comenzar con la formación específica a la Coordinación nacional SST PYMES por medio de capacitaciones que permitan establecer una PMO de dirección tal como se ha planteado. Luego de la primera fase de formación del equipo se generará el diseño de la PMO para posteriormente iniciar el segundo hito

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de comunicación que establece las funciones de la PMO, a posterior comenzará con la marcha blanca de implementación para así generar una fase 1 de retroalimentación que permita aprender del proceso, ya luego a esto se inicia el tercer hito de comunicación que informa sobre la puesta en operación de PMO y esto por cierto conlleva el inicio de la fase de operación de PMO PYMES, luego viene una segunda fase de retroalimentación para luego ya generar la evaluación final con los indicadores establecidos para el proceso. Para todo este período se considera un tiempo de 10 meses corridos.

- Ejecutor de cada actividad específica: Para cada una de las actividades

antes señaladas se establecen los siguientes responsables: etapa de sensibilización organizacional corresponde al Gerente Corporativo de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), todos los hitos de comunicación corresponden al área de comunicaciones internas de la gerencia corporativa de personas, la formación del equipo está a cargo del área de capacitación interna de Mutual en conjunto con el proveedor que realiza la formación (escuelas de postgrado), la fase de diseño de la PMO es responsabilidad de la Coordinación Nacional SST PYMES al igual que la Marcha blanca de implementación y la fase 1 y 2 de retroalimentación y la posterior inicio de la fase de operación de PMO PYMES, finalmente la evaluación final se realizará entre la coordinación nacional SST PYMES y la Gerencia Corporativa de SST.

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- Fechas de duración de cada actividad específica: En el siguiente esquema

se dan a conocer las fechas de cada actividad específica y la duración de las mismas, basadas en una duración total de 10 meses.

Figura 40: Gantt Implementación Alternativa 1, (Fuente: Elaboración propia)

- Recursos requeridos: Los recursos requeridos para esta alternativa son de

3 tipos: Horas Hombre para el proceso de formación las que se obtienen con el valor actual de los profesionales de la Coordinación Nacional SST PYMES (Valor que considera el ajuste de banda por perfil del cargo),

Actividad

15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 15 30 Sensibilización Organizacional

Hito 1 Comunicación Formación PMO Pymes Diseño PMO Pymes Hito 2 Comunicación

Marcha Blanca Implementación Fase 1 retroalimentación Hito 3 Comunicación Operación PMO Fase 2 Retroalimentación Evaluación Final TOTAL

Cronograma implementación Alternativa 1

jul-19 ago-19 sep-19 oct-19 nov-19 dic-19 ene-19 feb-19 mar-19 abr-19 may-19 jun-19

Nombre Actividad Fecha Inicio Fecha Fin Duración

Sensibilización Organizacional 15-01-2019 18-01-2019 3

Hito 1 Comunicación 19-01-2019 20-01-2019 1

Formación PMO Pymes 05-03-2019 30-10-2019 239

Diseño PMO Pymes 17-03-2019 20-04-2019 34

Hito 2 Comunicación 22-04-2019 23-04-2019 1

Marcha Blanca Implementación 25-04-2019 25-07-2019 91

Fase 1 retroalimentación 25-07-2019 02-08-2019 8 Hito 3 Comunicación 02-08-2019 03-08-2019 1 Operación PMO 05-08-2019 05-11-2019 92 Fase 2 Retroalimentación 05-11-2019 10-11-2019 5 Evaluación Final 10-11-2019 15-11-2019 5 TOTAL 15-01-2019 15-11-2019 304

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Recursos económicos para formación del área que considera un monto aproximado de $3.200.000.- por cada uno de los 3 profesionales del área (Chile, 2018) otro tipo de recurso son los equipos tecnológicos para el proceso que incluyen software, los que ascienden a $500.000.- para cada profesional del área.

Tabla 7: Resumen Recursos Alternativa 1, (Fuente: Elaboración Propia)

- Mecanismos de control: Para la implementación de esta propuesta es Rol

del Gerente de Prevención de Riesgos velar por la correcta implementación de cada fase ya que es de su dependencia el área de coordinación nacional SST PYMES de Mutual de Seguridad CChC. Los procesos de Comunicación y formación están vinculados a la gerencia de personas.

- Riesgos principales detectados: Para este proceso existen 3 riesgos

principales que deben considerarse. El primero es la expectativa

Actividad Recurso $ (CLP) Recurso HH (Horas) Recurso Otros $ (CLP) Sensibilización Organizacional $ - 8 $ - Hito 1 Comunicación $ - 2 $ - Formación PMO Pymes $ 9.600.000 $ - Diseño PMO Pymes $ - 70 $ - Hito 2 Comunicación $ - 2 $ - Marcha Blanca Implementación $ - 60 $ - Fase 1 retroalimentación $ - 15 $ - Hito 3 Comunicación $ - 2 $ - Operación PMO $ - 60 $ - Fase 2 Retroalimentación $ - 2 $ - Evaluación Final $ - 20 $ - Tecnología $ - $ 1.500.000 TOTAL $ 9.600.000 241 $ 1.500.000

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organizacional que se puede generar si no es bien controlada la marcha blanca y posterior operación de la PMO ya que requiere un nivel de madurez importante que permita mostrarse como un real beneficio a la empresa. Para esto es clave dar pasos concretos en cada momento y también poder involucrar a todos los actores en la fase de sensibilización. El segundo riesgo tiene relación con los plazos ya que es un proceso nuevo que no es muy conocido por un área de negocio por ende el proceso de madurez de los conceptos definidos en la formación deben ser muy acompañados en la aplicación para permitir un correcto funcionamiento y no una extensión de lo que se viene haciendo. Finalmente el tercer riesgo tiene relación con el alcance de la PMO ya que hoy está definido que es solo para el segmento PYMES y solo para Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) lo que debe manejarse de manera muy clara para no generar procesos paralelos con los mismos profesionales de la Coordinación Nacional SST PYMES.