Proceso de ventas - Modelo de control interno para la empresa Variedades Geovis de la provincia

DEPARTAMENTO DE VENTAS INICIO ATENCIÓN AL CLIENTE ORDEN DE PEDIDO VERIFICACIÓN DEL PEDIDO EN EL KARDEX PRODUCTO EXISTENTE ÁREA DE ALMACENAMIENTO NO SI ORDEN DE CANTIDAD DE PRODUCTO REQUERIDO ORDEN DE DESPACHO DEL PRODUCTO FACTURA COBRO FIN DEPARTAMENTO CONTABLE

3.1.8.5.1. Descripción del proceso de venta del producto terminado de la Empresa Variedades GEOVIS.

Objetivo:

Cumplir con los pedidos requerido por los clientes, satisfaciendo los requerimientos solicitados.

Proceso

Para realizar venta del producto se realiza la atención al cliente conjuntamente se elabora una orden de pedido, seguido se realiza la constatación en el kardex de los productos solicitados, si existe la mercadería se realiza la orden de requisición al área de almacenamiento el cual emite una orden de despacho del producto luego el departamento contable proceder al elaborar la factura y cobro de la misma.

Meta

Cumplir al 100% con los pedidos de todo los clientes con la finalidad de fidelizar a los mismos, durante el año 2014.

Políticas

 El departamento de ventas de la Empresa Variedades GEOVIS debe llevar un control a los vendedores al momento de realizar la atención y venta de los productos al cliente.

 Los vendedores siempre tiene que elaborar un orden de pedido.

 El personal de ventas de la empresa Variedades GEOVIS debe tener un registro de ventas realizadas para con ello otorgar comisiones correspondientes.

3.1.8.5.2. Formatos de Control de venta del producto de la Empresa Variedades GEOVIS.

Formato 12.Registro de ventas

V A R I E D A D E S G E O V I S

REGISTRO DE VENTAS

Comprobante Producto Costo Pago

Fecha Numero Efectivo Tarjeta Crédito

Formato 13.Orden de pedido

V A R I E D A D E S G E O V I S

NOTA DE PEDIDO

LUGAR Y FECHA:

Formato 14.Factura

V A R I E D A D E S G E O V I S

PROPIETARIO: SR CESAR QUILCA

DIRECCIÓN: OTAVALO- IMBAYA TELÉFONO: 062921137 R.U.C. 1003539580001 FACTURA N0. 001-001-12345 AUT. SRI 1234568 Sr. R.U.C./ C.L. Direccion: Teléfono: Fecha de emisión:

Cantidad Producto Precio unitario Precio total

Sub Total Subtotal IVA 12% Valor Total

3.1.9. Impactos.

3.1.9.1. Impacto administrativo

Tabla 5. Matriz de ponderación administrativa

Indicador -3 -2 -1 0 1 2 3 Total

Imagen corporativa X 3

Organización en los procesos X 3

Planificación de actividades departamentales X 3 Realiza un control X 3 TOTAL 1 2 12 Fuente: Propuesta Resultados Análisis:

El modelo de control interno para la empresa Variedades GEOVIS de la provincia de Imbabura, presenta un impacto administrativo con una incidencia, en un nivel alto ya que desarrolla la imagen corporativa, cuenta con una organización en los procesos como también realiza una debida planificación para las actividades departamentales y abarca un control de todo el ya mencionado.

3.1.9.2.Impacto financiero

Tabla 6. Matriz de ponderación financiera.

Indicador -3 -2 -1 0 1 2 3 Total Mejorar la Rentabilidad X 2 Estrategias X 2 Análisis de inversiones X 2 TOTAL 6 6 Fuente: propuesta Resultado Análisis:

La empresa Variedades GEOVIS elabora medias para bebe y las vende a nivel nacional e internacional, luego de la aplicación del cuestionario se determinó que el impacto financiero tendría incidencia en un nivel alto debido a que a través del análisis realizado a la empresa se identificó falencias en el control, registro y almacenamiento de la materia prima, lo que conlleva a no contar con un producto que cumpla los requerimientos del cliente ya que existen muchas devoluciones del mismo y por ello la empresa cuenta con una rentabilidad del 0,11%. La rentabilidad fue obtenida con la aplicación del sistema DuPont ya que se utilizó la utilidad de las ventas que son de 5904,00 dólares, las ventas que la empresa realiza que son de 12600,00 dólares, como también los activos que suman un total de 51600,00 dólares. Por ello si la empresa aplica las estrategias establecidas para el área productiva, lograra incrementar su utilidad y por ende las rentabilidad ya que el nivel adecuado es de 1% en adelante para ser una empresa rentable.

3.1.9.3.Impacto Ambiental

Tabla 7. Matriz de ponderación Ambiental

Indicador -3 -2 -1 0 1 2 3 Total Suelo X 0 Agua X 0 Ruido X 0 TOTAL 0 0 Fuente: propuesta Resultados Análisis:

El modelo de control interno para la empresa Variedades GEOVIS de la provincia de Imbabura, el impacto ambiental tiene como incidencia de un nivel bajo ya que no existe daño alguno a los indicadores de suelo, agua, y ruido y por ello se da como resultado la calificación cero el cual se encuentra claramente reflejado en la tabla. 8.

3.2.Conclusiones parciales del capítulo

 La aplicación del cuestionario de control interno es una de las formas más adecuadas para conocer de forma minuciosa los problemas que están ocurriendo en la fábrica ya que de esta manera se evidencia los riesgos en cada componente del COSO.

 La empresa variedades GEOVIS no cuenta con control adecuado que le permita conocer de manera precisa los procesos que se realizan en el departamento productivo, por ello no conocen las razones necesarias por las cuales la empresa está teniendo problemas de rentabilidad.

 Cuando una empresa cuenta con un control interno de todas las operaciones que realiza, está logrando un buen desempeño laboral como también a que no exista el incumplimiento de políticas, estrategias y objetivos

 El modelo de control interno dentro de una entidad es fundamental ya que contribuye a contar con un plan de organización y procedimientos relacionados principalmente con la eficiencia en las operaciones y cumplimiento de las políticas de la empresa.

CONCLUSIONES

 La elaboración y aplicación de los cuestionarios se realizaron en base al problema que existe en la empresa Variedades GEOVIS, los mismos que fueron analizados y tabulados para conocer de manera porcentual las debilidades, las cuales fueron clasificadas por zonas de riesgo, oportunidad y fortaleza.

 El modelo de control interno para la empresa Variedades GEOVIS, es de vital importancia ya que la misma no cuenta con ningún control dentro de las actividades laborales, por ello el modelo ayudará a que el propietario tenga un conocimiento específico de todos los procesos que se realizan y de esta manera mejorar todas las debilidades.

 Los informes de cada gráfico se basan de manera específica en las áreas de gran importancia de la empresa como son, el área productiva y la gerencia los cuales se encuentran involucrados de manera directa con el proceso que realiza la empresa para alcanzar sus objetivos.

 La empresa Variedades GEOVIS no cuenta con una rentabilidad adecuada, luego de haber analizado el formulario financiero, y que el departamento productivo no cuenta con el control adecuado para cada una de sus actividad, por ello en el modelo de control interno se establecieron estrategias las cuales ayuden a mejorar las debilidades encontradas.

RECOMENDACIONES

 Realizar y aplicar cuestionarios actualizados, los cuales brinden información necesaria para conocer concretamente si los procesos realizados por parte del personal, son los adecuados o si los mismos requieren de alguna mejora, para alcanzar los resultados esperados por la empresa.

 Actualizar el modelo de control interno elaborado para la empresa Variedades GEOVIS, ya que de esta manera va a mejorar y corregir las debilidades o amenazas que se encuentren en el entorno, además de establecer nuevas estrategias al progreso y cumplimiento de los objetivos de la empresa.

 Actualizar la información estadística de la empresa Variedades GEOVIS, pues no siempre los resultados van a ser los mismos, ya que existen nuevas amenazas las cuales deben ser conocidas por todo el personal y de esta manera la empresa se prepare con soluciones coherentes y razonables.

 Acoger el modelo de control interno y aplicarlo dentro del departamento de producción ya que esta área es la más importante de la empresa y la misma cuenta con debilidades en los proceso de materia prima, y con ello lograr mejorar las ventas y de esta manera lograr subir el nivel de rentabilidad.

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Validación de la propuesta por expertos Instrumentos de validación

FORMULARIO DE VALIDACIÓN Objetivo: Evaluar la validez del modelo de control interno para la Empresa.

Nombre del Evaluador: _________________________________________________ Perfil Profesional _________________________________________________ Carrera Profesional _________________________________________________

Instrucciones:

Estimado Evaluador Para efectuar la validación del instrumento, Usted deberá leer cuidadosamente cada criterio y sus correspondientes ítems de acuerdo al criterio profesional, coloque una x correspondiente en la escala de valoración como se indica a continuación:

MR: BR: R: PR: NR: Muy relevante Bastante relevante Relevante Poco relevante No relevante

ASPECTO MR BR R PR NR PERTINENCIA RELEVANCIA COHERENCIA CONFIABILIDAD Observación final _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ……… Firma de Profesional CI:

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

UNIANDES

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PERFIL DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA

TEMA: MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA VARIEDADES GEOVIS DE LA PROVINCIA DE IMBABURA

AUTORA: BOLAÑOS REVELO ANA GABRIELA TUTORA: DRA. Germania Arciniegas Msc.

IBARRA-ECUADOR 2014

TEMA.

Modelo de control interno para la empresa variedades GEOVIS de la provincia de Imbabura. 1. DESARROLLO

1.1.ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.

Después de indagar los repositorios de las universidades nacionales e internacionales se encontró los siguientes trabajos como es el de la señorita Cano Rodao Nathalia (2013), denominada, Desarrollo de un “modelo de control interno para el departamento de compras y pagos de empresas constructoras de oficinas y departamentos, Compañía Promotora Inmobiliaria Carlos Reyes & Asociados” de la universidad Politécnica Salesiana, en la cual solo se desarrolla flujogramas de procesos y la descripción de los componentes del COSO I. La señorita Segovia Granda Amanda Gissela (2012), titulada Diseño de un “modelo de control interno para las empresas de Outsourcing contable” orientada hacia los servicios, de la universidad Politécnica Salesiana, apenas contiene un análisis de clientes internos y externos y aplica un cuestionario de control interno. De igual forma la Señorita Amoroso Espinoza María Daniela (2012), realizo un Modelo de evaluación del sistema de control interno para Juntas Parroquiales Rurales del cantón Cuenca para uso de los organismos de control de la Universidad Técnica Particular de Loja, en la cual se limita solo a desarrolla los métodos de evaluación e identifica el nivel de riesgo de auditoría.

La señorita Paz Novoa Lorena María (2011), elaboró un Diseño de un “sistema de control interno administrativo - financiero para los departamentos de recursos humanos, ventas y finanzas para empresas dedicadas a la importación y distribución de confites”, de la universidad Politécnica Salesiana, la cual apenas ejecuta un análisis interno y externo estableciendo estrategias para la empresa y aplica un cuestionario de control interno para evaluar el riesgo dentro de las actividades laborales.

1.2.SITUACIÓN PROBLÉMICA.

Refiriéndose a (AITE, EMPRESAS TEXTILERAS, 2012), en el Ecuador existe una variedad de empresas textiles las cuales realizan ventas nacionales e internaciones, pero este sector se ve gravemente afectado ya que hoy en día existe mucha competencia y las empresas se vuelven inestables, debido a que las ventas llegan a disminuir y esto afecta a su rentabilidad, por lo que las utilidades no son beneficiosas para los socios, afectando así a nuevas inversiones en compra de materia prima.

Tomando en cuenta a (ECUALE, ARTE Y CULTURA DE IMBABURA, 2011), en la provincia de Imbabura existe una variedad de fábricas textiles que se encuentran afectadas notablemente por la competencia lo que conlleva a no contar con una rentabilidad adecuada y esto afecta económicamente a propietarios, socios y personal ya que el dinero invertido no es recuperable de una forma satisfactoria.

La empresa variedades GEOVIS se dedica a la confección y venta directa de medias, a nivel nacionales e internacionales a pesar de contar con una sostenibilidad se ve afectada por la competencia, ya que existe una variedad de empresas dedicadas a la fabricación de medias, por otra parte esta empresa no ha realizado innovaciones al producto, lo que demuestra que no emplean estrategias de ventas las cuales indiquen las metas que deben llegar a cumplir el personal dentro de un tiempo determinado, no aplican ningún descuento al producto, no han realizado promociones para llegar al cliente, por ende la empresa no fideliza a los mismos. La fábrica ha reducido los niveles de producción ya que la demanda de los clientes ha ido disminuyendo, lo que afecta a la recuperación del dinero invertido en la compra de materia prima, igualmente el departamento de ventas no cuenta con un cronograma de visitas y llamadas a los clientes para conocer sobre inquietudes o realizar la toma de pedidos.

En el área de producción existe alta rotación de personal debido a que cada año contratan nuevos recursos humanos y el mismo no cuenta con un cronograma de capacitación para realizar el producto dificultando a la institución contar con personal idóneo, así mismo no tienen actividades distribuidas dentro del área de producción dificultando al cumplimiento de unidades de fabricación solicitadas por los clientes esto ocasiona que los consumidores no se

encuentren satisfechos con los pedidos recibidos y los mismos busquen otras empresas. De igual forma no existe un control en la entrada de materia prima ni en la salida del producto terminado, por ello existe producto defectuoso ocasionando insatisfacción del cliente. Como también vale mencionar que no existe un control sobre el cumplimiento de actividades y obligaciones de los departamentos de la empresa ya que el gerente de la fábrica no se encuentra laborando de tiempo completo por que realiza visitas a todas las sucursales dentro y fuera del país.

1.3.PROBLEMA CIENTÍFICO.

¿Cómo mejorar la rentabilidad en la empresa variedades GEOVIS de la provincia de Imbabura?

1.4.OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN. 1.4.1. Objeto de la investigación

Procesos de auditoría: Refiriéndose a (Viridiana, 2010), los proceso de auditoría ayudan a contar con documentación estandarizada sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización

1.4.2. Campo de acción

Según (Guillermo, 2009), el Control Interno sirve para mantener la empresa en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión. Esto facilita a la administración negociar en ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y prioridades de los clientes y reestructurándose para el crecimiento futuro.

1.5.IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN. Auditoría

1.6.OBJETIVO GENERAL.

Elaborar un modelo de control interno que mejore la rentabilidad dentro de la empresa variedades GEOVIS de la provincia de Imbabura.

1.7.OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

Fundamentar teóricamente el modelo de control interno y la rentabilidad.

Diagnosticar la situación actual de la rentabilidad de la empresa variedades GEOVIS Determinar los componentes más idóneos para determinar el modelo de control interno. Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.

1.8.IDEA A DEFENDER

Con el modelo de control interno se mejora la rentabilidad de la empresa variedades GEOVIS de la provincia de Imbabura.

1.9.VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN.

2.9.1. Variable independiente: Modelo de control interno. 2.9.2. Variable dependiente: Mejoramiento de la Rentabilidad. 1.10. METODOLOGÍA A EMPLEAR

1.10.1.Modalidad

2.10.1.1. Cualicuantitativa.- Es una metodología que va ayudar a la determinar y analizar los porcentajes y cantidades dentro de los balances y estados de costos de la empresa variedades GEOVIS, para conocer con profundidad la raíz del problema y con ello determinar la solución para mejorar la rentabilidad. Como también analizar opiniones, actitudes, aspectos culturales del personal de la empresa.

1.10.2.Tipos de investigación.

2.10.2.1. De Campo: El cual permitirá estudiar a la empresa variedades GEOVIS y verificar todo lo existente en forma cuantitativa y cualitativa y con ello lograr determinar las debilidades internas y externas de la fábrica.

2.10.2.2. Bibliográfica: Servirá para desarrollar el marco teórico ya que se investigara en libros en los cuales se obtendrá conocimientos técnicos que se basa en la bibliografía actualizada con la guía de diversos autores, para sustentar los resultados investigados.

2.10.2.3. Acción: La tesis deberá realizar cambios prácticos y operativos, mediante la correcta aplicación del modelo de control interno para brindar soluciones a la fábrica y con ello mejorar la rentabilidad.

1.10.3.Métodos, técnicas e instrumentos.

2.10.3.1. Método Inductivo-deductivo: A través de este método se puede razonar y llegar a conocer más sobre las dificultades de la fábrica, para elaborar la estructura del modelo de control interno y determinar parámetros para mejorar la rentabilidad de la fábrica

2.10.3.2. Método Analítico –sintético.- Con este método se puede conocer a profundidad la actividad económica y sus falencias en el cumplimiento de estrategias con la finalidad de mejorar la situación actual de la fábrica.

2.10.3.3. Método Histórico-lógico: Este método ayudara a conocer los antecedentes de la fábrica como son sus proceso productivos y el cumplimento del ventas a fin de verificar y constatar la condición actual y determinar un análisis para desarrollar de una manera adecuada el modelo de control interno.

1.10.4.Técnicas:

2.10.4.1. Entrevista.- Permitirá recopilar la información de manera directa del proceso de producción y ventas por parte del propietario.

1.10.5.Instrumentos:

2.10.5.1. Guía de entrevista: Permitirá la planificación de ciertas temáticas que se van a

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