PROCESOS DE SOPORTE.

7.1. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

Tras haber diseñado todos los procesos anteriores es necesario adicionar un sistema de control y gestión de los mismos. En base a las tecnologías actuales y por su comodidad, seguridad y fácil implementación en una empresa del tamaño de Green Homes, nos

hemos decidido por un sistema de TIC (tecnologías de la información y la comunicación) que disponga de distintos paquetes informáticos, cada uno de ellos enfocado a uno de los aspectos siguientes:

Inventarios (BOM.) Producción

CRM

Contabilidad Recursos humanos

En concreto, nos hemos decidido por los servicios prestados por la empresa SAGE, puesto que es una empresa con más de 40 años de experiencia y posee una alta cantidad de productos adaptables. Sage España es un referente en desarrollo de soluciones de gestión empresarial para empresas y administraciones públicas, desde el software y los servicios a la consultoría y la formación. Posee más de 1.400 empleados y 23 delegaciones en España, con un número de clientes superior a 350.000, lo que confirma ser una empresa reconocida en el sector.

Se ha elegido el paquete informático “Eurowin Producción” dirigido a empresas que realicen producción, fabricación, elaboración o montaje de productos, así como de aquellas otras tipologías de empresas que requieran gestionar costes y/o fases en proyectos.

7.2. FUNCIONALIDAD BÁSICA.

7.2.1. Ventas.

El apartado de ventas posibilita la gestión integral de presupuestos, pedidos, depósitos, albaranes y facturas, incorporando elementos tecnológicos que aportan valor añadido, tales como la compatibilización con la facturación electrónica (e-factura), la firma digital de los albaranes de venta o la exportación de los documentos a múltiples formatos.

7.2.2. Contabilidad.

El apartado de contabilidad se integra a la perfección con el resto de la aplicación recogiendo diversos ámbitos funcionales:

Contabilización automática de múltiples procesos (facturas de compra y venta, cobros, pagos, IVA, retenciones, regularización de existencias, cierre y apertura de ejercicio,…) así como la contabilización manual o mediante asientos predefinidos de todas aquellas operativas que así lo requieran.

Cartera de previsiones de cobro y pago con posibilidad de gestionar remesas bancarias de cobro y pago, emisión y recepción de pagarés, tesorería, listado de demora en cobros y control de excedido de crédito…

Gestión del ámbito fiscal de la empresa en aspectos tales como el IVA, las retenciones o el Intrastat. Posibilidad de hacer uso de múltiples modelos: 110, 111, 115, 180, 190, 303, 340, 347, 349.

Listados de control y balances de presentación anual: conciliación bancaria, extractos contables, balances de control (sumas y saldos, situación,…), balances anuales (cuentas anuales, pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto,…), libros de mayor y diario, memoria, legalización de libros…

7.2.3. Compras.

El apartado de compras posibilita la gestión integral de propuestas, pedidos, depósitos, albaranes y facturas con capacidad para planificar y establecer previsiones de compra así como calcular costes de aprovisionamiento o rentabilidad, existiendo la posibilidad de enlazar su circuito con el apartado de ventas.

7.2.4. Almacén.

El apartado de almacén incorpora una completa gestión de stocks multialmacén con cálculo de previsiones de aprovisionamiento en base a pedidos de compra y venta así como un control de stocks mínimos y máximos, pudiendo hacer uso de esta información para configurar una propuesta de compra automática. La gestión de stocks se complementa con la posibilidad de realizar albaranes de traspaso, regularización e inventario, así como gestionar la producción y transformación de productos de forma libre o en base a escandallos.

El esquema general de este paquete informático es el correspondiente a la figura siguiente.

Todo este paquete es altamente configurable, con el objetivo de permitir el máximo grado de adaptación a las particularidades del sistema de producción de cada empresa. Este paquete informático tiene un coste desde 1.500 euros el paquete más básico y costes superiores en función de las ampliaciones que se soliciten.

En cuanto a CRM (Customer Relationship Management), ayudan a identificar, captar y fidelizar a tus clientes. De un vistazo, puedes conocer el historial de cualquier cliente, cuándo has hablado por última vez con él, qué productos ha adquirido, para poder ofrecerle lo que necesita en el momento adecuado.

El paquete que ofrece la empresa es “Sage CRM”, un paquete de fácil uso y fácil personalización, posee acceso desde cualquier lugar (incluyendo acceso desde iphone) e integración con ERP, correos, redes sociales y portal web de servicio a clientes. El coste de dicho producto es de 1.400 euros con el paquete más básico. Sage CRM es usado por más de 10.000 organizaciones en más de 70 países de todo el mundo.

Por último, como paquete de control de financiero y de RRHH se adquiere el paquete “Sage Murano” se compone de módulos específicos para cada área de actividad de su negocio, como son la Contabilidad y Finanzas, Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos, Gestión Documental, Tesorería y Business Intelligence. Se dispondrá de un entorno de trabajo completamente integrado que permite la gestión y el proceso de todo el flujo de información en la gestión del ciclo laboral de los empleados. El área de RRHH cubre todo el ciclo de vida del empleado, desde la definición del puesto de trabajo y confección de organigramas, hasta la selección, formación, evaluación y retribución de los empleados y la gestión de riesgos laborales. Dentro de este paquete se elige el paquete mínimo pues es compatible con ciertas características de los anteriores, quedando el precio de este reducido a menos de 1.000 euros.