Procesos de trabajo y flujo de información

A continuación, se hace una descripción de las relaciones producto de los procesos del SIC en las cuales se originan fuentes para el procesamiento de la información contable. Estas actividades son propias de cada área y no dependen del área contable, sin embargo, como expresa Delgadillo (2001), se deben realizar teniendo en cuenta ciertas normas definidas por el control interno de la empresa. En el siguiente cuadro se analizan los procesos teniendo en

cuenta diferentes aspectos como: actividades, documentos, relación con el área contable, segregación de funciones, entre otros.

Tabla 5: Descripción de los procesos y relación con el Área Contable

Proceso Proceso de Compras Liquidación y pago de nómina Proceso de ventas a crédito Desembolso de efectivo Descripción del proceso

Es el proceso mediante el cual se busca satisfacer las necesidades de bienes o servicios que se presentan dentro de la empresa. Se inicia con

una requisición de estas necesidades con la que se prepara la

orden de compra. Cuando se reciben los productos o servicios

también se recibe la factura de proveedor la cual se envía al área de

finanzas

Consiste el pago de la remuneración al personal por su trabajo, inicia con

el control del tiempo laborado hasta el pago del

salario.

Este proceso se origina con un pedido realizado

por el cliente y termina con la facturación en el que se le realizan los

cargos contables al cliente.

Es el conjunto de actividades en donde se realizan

los pagos a los proveedores y

demás beneficiarios con

los cuales existe una obligación.

Actividades esenciales

Solicitud del material por parte de alguna área de la empresa, aprobación de la compra, envío de

la orden de compra al proveedor, recepción de la mercancía, inspección y examen del material.

Cálculo y control de tiempo de trabajo, cálculo

del valor del salario devengado y los descuentos, preparación de la planilla, preparación y emisión de comprobantes de desembolso y cheques, pago del salario, registro

de la nómina y control posterior, distribución de

costos y gastos

Recepción del pedido, preparación de la orden de venta, aprobación de condiciones de crédito, preparación de mercancía, embarque, facturación, registro de cargo al cliente. Recepción de documentos que respaldan los compromisos adquiridos, inspección de documentos que respaldan y autorizan el pago, programación de desembolsos, elaboración de comprobantes de pago. Documentos que se originan o se procesan

Requisición, orden de compra, informe de recepción, factura del proveedor, programación de pagos.

Boletas de control de tiempo de trabajo, reporte

de novedades de la nómina, planilla de nómina, comprobante de

desembolso, cheques

Pedido del cliente, orden de venta, factura.

Órdenes de pago, comprobantes de pago, cheques Personas o áreas que intervienen

Área que necesita los materiales, sección de compras, proveedor,

recepción de materiales, contabilidad, inventarios, tesorería

Producción o fábrica, nómina, tesorería,

contabilidad.

Clientes, área de ventas, crédito y cobranzas, almacén de productos terminados, departamento de contabilidad. Tesorería, contabilidad, bancos, proveedores y entidades varias. Intervención del área contable

Recepción de la orden de compra para luego calcular desembolsos futuros, recepción de la factura del

proveedor, examen de orden de compra, informe de recepción, factura de proveedor, revisión de

cálculos y requisitos tributarios, registro contable, envío de la

factura a tesorería.

Registro de salarios devengados y pagados, prestaciones sociales y aportes fiscales, archivos

de documentos de soporte. Recepción de la factura enviada al cliente, registro contable de la venta, archivo de la documentación soporte. En este punto no interviene pues sus funciones son

antes o después del proceso de pago. Segregación de funciones Autorización de la transacción de compra, recepción de la mercancía,

realización del registro contable, realización del desembolso.

Autorización de trabajos y tiempos, soporte del tiempo de trabajo, cálculo

y registro de nómina, pago de salario, revisión

posterior, Recepción y preparación de la orden de venta, preparación y envío de la mercancía, registro de la venta contablemente, efectuación del recaudo.

Manejo de fondos, autorización de desembolso para el pago de efectivo, registro de desembolso. Fuente: Adaptado de Delgadillo (2001) El sistema de Información Contable, Páginas 95 a 119.

12.6 Planificación y diseño del Sistema Contable

Entre las funciones administrativas que nos llevan a la correcta administración del sistema contable se encuentra la función de planeación, de organización, de dirección y de control. La función administrativa de planeación nos centra en el diseño y elaboración del sistema contable y es en esta donde se deben sentar las bases del sistema de información con el fin de que éste responda eficientemente a los objetivos planteados en cuanto a su manejo y desempeño.

En la planificación y diseño del sistema de información se deben evaluar las condiciones y características de la empresa, pensando en el área contable con sus requerimientos presentes y posibles requerimientos a futuro. Aclarando las ideas de qué se quiere y hacia dónde se debe dirigir el área contable se procede a fijar los objetivos de está, teniendo en cuenta los requerimientos de los usuarios tanto internos como externos.

El siguiente paso consiste en desarrollar estrategias y acciones para cumplir los objetivos fijados, para con ello proceder a programar las actividades de trabajo, presupuestar, fijar procedimientos y políticas a seguir. Una correcta definición de los procedimientos para cada una de las áreas de trabajo y un buen sistema de control da como resultado informes contables con información de calidad, coherente y eficaz.

Los procesos se estandarizan con el objetivo final de “funcionar con el mayor nivel de eficiencia y menor costo posible” Catacora Carpio (1997) p. 70, pues al haber situaciones consistentes donde las acciones a tomar sean similares se reduce el tiempo para resolverlas eficazmente. De esta manera se asegura la eficiencia en los procesos y se reglamente la actuación de los empleados.

La estandarización de los procesos y procedimientos debe ir de la mano con la formulación de políticas contables, ya que estos son los criterios que guiarán las acciones del área contable. Se debe fijar lo que es natural a la función contable además de la manera y el estilo con el que se manejaría cada acción, teniendo presente que la información contable que maneja el sistema de información debe cumplir con los siguientes principios de acuerdo a la teoría contable: comprensibilidad, utilidad y pertinencia, comparabilidad y confiabilidad.