5.3.1 Presentación:
Durán (2005), en su artículo “Mejores Empresas para trabajar: la importancia del clima organizacional en el éxito de las empresas” menciona: como el clima organizacional es evaluado para determinar si la empresa es un buen empleador. En dicho artículo Durán indica que las mejores empresas donde trabajar, son también las mejores empresas en donde invertir, en atención a que son casi el doble más rentables que el resto de las compañías, en conclusión a su observación señala que
"La alegría se contagia y es una buena inversión".
De acuerdo con la conclusión de Durán, la investigadora presenta una propuesta de mejoramiento a través de la implementación de un plan que permita a Nature’s Sunshine Products erradicar los problemas identificados en este diagnóstico, haciendo que su proceso comunicacional influya de manera positiva en su actual clima laboral, permitiendo mantener motivados a sus colaboradores.
Lo que se propone con la implementación de esta propuesta, es que NSP cuente con una herramienta que le permita tomar acciones correctivas para minimizar y erradicar los factores negativos identificados en esta investigación. Esto permitirá que su actual comunicación organizacional sea soporte para un saludable ambiente laboral para la organización. Ahora bien, este proyecto sólo tendrá éxito si sus Directivos y sus colaboradores lo entienden, lo asume y se involucran.
En este caso los resultados demuestran la vital importancia que tiene para la organización la implementación de cambios que creen mecanismos que permitan generar mejores relaciones interpersonales entre sus colaboradores. La comunicación clara ayudará a reducir la incertidumbre y a eliminar el temido rumor, un elemento muy peligroso que se identificó en NSP. Por ello, el transmitir mensajes
corporativos, informar lo que está ocurriendo, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre todos los niveles son algunos de los objetivos que persigue esta propuesta de mejoramiento.
Estos factores deben contribuir con la integración, equidad, motivación, desarrollo personal y profesional de las personas, permitiendo elevar su sentido de pertenencia y satisfacción con la empresa. Para aumentar la eficacia del equipo humano en NSP, verdadero artífice de los resultados, ellos debe sentirse a gusto e integrado dentro de su organización y esto sólo es posible si todos están informados y conocen su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, sus objetivos, permitiéndoles ser parte de ella y, por consiguiente, estén dispuestos a involucrarse, permitiendo que la comunicación se convierta en parte de su cultura organizacional factor fundamental para el desarrollo productivo de NSP.
5.3.2 Objetivo General:
Proporcionar a Nature’s Sunshine Products, un plan que le permita eliminar los problemas identificados en esta investigación. Permitiendo que este plan apoye el mejoramiento de su actual proceso de comunicación que repercuta de manera positiva en su clima organizacional, reflejándose en el desempeño y productividad de sus colaboradores.
5.3.3 Objetivos Específicos:
Establecer políticas claras de comunicación, que permitan que la información fluya de forma correcta dentro de la organización.
Implementar acciones, que faciliten el desempeño de los colaboradores permitiendo renovar su actual clima organizacional.
Fomentar la participación activa de los colaboradores en el desarrollo de todos los procesos de la organización, a través del desarrollo de nuevas actividades que permitan su integración compartiendo información clara, precisa y oportuna utilizando canales formales de comunicación, fomentando relaciones eficientes entre todos, dando paso a un clima laboral armonioso.
Renovar su actual cultura empresarial dando paso a un nuevo sentido de pertenencia, a través de la implementación de un plan de incentivos, beneficios y reconocimientos que permitan motivar el accionar de sus colaboradores, haciendo que se cumpla su misión, visión y valores corporativos.
Realizar un levantamiento de las necesidades de capacitación que permita la implementación de un plan de capacitación, que apoye y refuerce las acciones de cambio que se implementen en este plan fortaleciendo su comunicación y clima organizacional.
Plantear la ejecución de acciones técnicas de gestión de Talento Humano, que permitan erradicar y corregir los problemas identificados en su proceso de comunicación y su ambiente laboral.
5.3.4 Justificación:
“La comunicación es por sobre todo producción de significaciones”, es decir facilita la forma en como pensamos sobre los hechos de la vida cotidiana, y tiene que ver sobre los usos sociales de las cosas, las prácticas y las situaciones que debemos enfrentar en nuestra vida diaria.
Bustos (2005), En su artículo sobre Clima Organizacional señala: el Clima Organizacional tiene una importante relación en la determinación de la cultura organizacional de una organización, entendiendo como Cultura Organizacional, el
patrón general de conductas, creencias y valores compartidos por los miembros de una organización.
Esta cultura es en buena parte determinada por los miembros que componen la organización, aquí el Clima Organizacional tiene una incidencia directa, ya que las percepciones que antes dijimos que los miembros tenían respecto a su organización, determinan las creencias, "mitos", conductas y valores que forman la cultura de la organización.
En el mismo sentido, Castro (2004) en su investigación Percepciones acerca del clima Organizacional resume: las percepciones y respuestas que abarcan el Clima Organizacional se originan en una gran variedad de factores. Unos abarcan los factores de liderazgo y prácticas de dirección (tipos de supervisión: autoritaria, participativa, y otros). Otros factores están relacionados con el sistema formal y la estructura de la organización (sistema de comunicaciones, relaciones de dependencia, promociones, remuneraciones, y otros). Otros son las consecuencias del comportamiento en el trabajo (sistemas de incentivo, apoyo social, interacción con los demás miembros, etc).
Como señalan los entendidos con la problemática en cuestión, estos dos factores son de vital importancia para toda organización. La investigación realizada en Nature’s Sunshine Products confirmó que su actual proceso de comunicación incide de manera negativa en su clima organizacional. Razón por la cual se justifica la implementación de un plan de mejoramiento, motivo de esta propuesta en donde su principal objetivo es corregir los problemas identificados.
Los colaboradores pasan la mayoría de su tiempo en las organizaciones, razón por la cual es importante y determinante crear espacios donde se produzcan relaciones y operaciones productivas para la organización. Las acciones planteadas en esta
propuesta son las estrategias que aportarán transformación en la forma de pensar y hacer de los colaboradores en NSP.
He ahí la importancia de la aplicación del trabajo propuesto, ya que permitirá el enriquecimiento de su proceso de comunicación y la maximización de su clima laboral, aportando con la productividad, el plan propuesto se convierte en una oportunidad de cambio e innovación para NSP.
5.3.5 DESARROLLO DE LA PROPUESTA:
5.3.5.1 Área: Gestión Talento Humano - Comunicación
OBJETIVO: Crear canales de comunicación estratégicos que permitan el buen desarrollo del proceso de comunicación, estableciendo un sistema viable de información que sea claro y oportuno permitiendo mantener activa la información entre todos los colaboradores de la empresa.
DIAGNÓSTICO: Los resultados de esta investigación evidenciaron graves problemas en su proceso de comunicación, es vital la implementación de acciones que permitan crear flujos directos y claros de información los mismos que den paso a una correcta comunicación organizacional.
ACCIONES PROPUESTAS:
La Gerencia General debe establecer una política formal de comunicación, donde la gestión de Talento Humano se convierta en el nexo entre los colaboradores y la organización.
Efectuar una revisión detallada de todos los procesos de la organización, los Gerentes de Área deben revisar todos los procesos y procedimientos y actualizarlos, esta información debe ser compartida con todos los miembros estos cambios deben notificarse por escrito a todos.
Establecer como práctica común las reuniones mensuales en cada uno de los departamentos de la organización, aquí el Gerente de Área comunicará toda la información relevante para el desempeño de las actividades de sus colaboradores inmediatos, en estas reuniones deben abrirse espacios de conversación donde se puedan realizar preguntas en doble vía solventando todas las inquietudes.
Establecer entre todos los colaboradores una nueva cultura de comunicación telefónica, estableciendo como responsabilidad la revisión de su buzón de mensajes, respondiendo a los requerimientos internas y externos recibidos. Establecer como responsabilidad el correcto manejo del mail, que se convierta
parte de la cultura institucional de la empresa, haciendo que todos los colaboradores revisen la bandeja de entrada, dando una respuesta y solución a todos los requerimientos recibidos.
Mantener una actualización permanente de toda la información relevante que deben conocer los colaboradores para el desarrollo de sus actividades, realizarlo a través del mail, intranet y publicaciones en boletines o carteleras informativas en toda la organización.
Colocar en cada una de las oficinas de la empresa un buzón de sugerencias donde se promueva la emisión de opiniones, donde el colaborador de manera anónima pueda realizar los comentarios y sugerencias que aporten para generar nuevos cambios positivos para el mejor desarrollo de sus actividades laborales.
Realizar encuestas semestrales respecto a temas que se relaciones con las actividades de la empresa, manteniéndose pendientes de las necesidades de los colaboradores.
Fomentar que los Gerentes de Área estén abiertos para recibir los comentarios y sugerencias de sus colaboradores manteniendo la objetividad que cada caso requiere, la idea no es que solo escuchen, sino que se creen espacios de discusión, donde se logren acuerdos para dar paso para la ejecución de las ideas innovadoras.
RECURSOS:
Infraestructura: Ninguna adicional a la estructura actual de la empresa.
Materiales y Equipo: Carteleras de corcho que se coloquen en cada una de las áreas de la empresa, tachuelas, material de desecho para publicaciones internas. Adicionalmente, varios buzones de sugerencias, rota folios de papel periódico.
Personal: Para el desarrollo de estas acciones es necesario asignar una persona responsable que trabaje en la implementación de las mismas.
Tiempo estimado: De manera permanente debe realizarse la publicación del boletín al menos una vez al mes. La actualización de las carteleras deberá hacerse de forma semanal o quincenal. La revisión del buzón de sugerencias deberá hacerse al menos cada quince días.
Presupuesto: Para el desarrollo de estas actividades debe considerarse la inversión de los materiales detallados anteriormente, así como el costo de la publicación del boletín mensual, esto debe contemplarse en el presupuesto anual.
Los resultados deberán ser evidentes en la próxima medición de clima laboral.
5.3.5.2 Área: Gestión Talento Humano – Comunicación Jefe Colaborador
OBJETIVO: Crear un ambiente armonioso de comunicación entre el jefe y el colaborador, generando mayor confianza entre los dos promoviendo la delegación de tareas.
DIAGNÓSTICO: Los resultados revelaron que la comunicación entre los jefes y sus colaboradores es mala, es vital aplicar acciones que permitan el mejoramiento para que esto fortalezca su actual ambiente laboral.
ACCIONES PROPUESTAS:
Fortalecer la comunicación a través de la implementación de una política directa que permita generar mejores relaciones, sustentando la seguridad entre el jefe y su colaborador y viceversa.
Permitir que los jefes inmediatos deleguen el desarrollo de pequeños proyectos, a aquellos colaboradores que muestren proactividad e iniciativa. Abrir la posibilidad de reuniones donde se emitan juicios que permitan que los
colaboradores y sus jefes conozcan que piensa el uno del otro, estas reuniones deben ser constructivas, la idea es poder decirse las cosas con respecto, poniendo a consideración del otro lo que está causando malestar en pos de corregirlo y mantener mejores relaciones colaborador- jefe.
Desarrollar un programa de capacitación para los Gerentes de Área donde aprendan sobre la aplicación de técnicas de Couching, haciendo que este permita apoyar la relación jefe-colaborador, reforzando su relación, dando apertura a la comunicación. El propósito es que los jefes se apoyen en sus colaboradores permitiéndoles tomar decisiones que generen acciones inmediatas para la resolución de problemas, logrando un mejor desempeño de sus colaboradores.
RECURSOS:
Infraestructura: Las propias instalaciones de la empresa.
Materiales y Equipo: Ninguna adicional a las utilizadas actualmente en la empresa.
Personal: Para el desarrollo de estas actividades será necesario asignar una persona responsable de la ejecución de las acciones, todos los Gerentes de Área tendrán participación en la implementación de la nueva política de puertas abiertas.
Tiempo estimado: Para esta intervención no se tiene un tiempo estimado para ejecución.
Presupuesto: En este aspecto debe considerarse el costo por la capacitación programada e incluirlo en el presupuesto anual de la empresa.
Los resultados deberán ser evidentes en la próxima medición de clima laboral.
5.3.5.3 Área: Gestión Talento Humano – Plan de Inducción y Reinducción
OBJETIVO: Desarrollar las directrices que permitan ejecutar los procesos de inducción y reinducción para los nuevos y antiguos colaboradores en virtud de los cambios generados por la empresa, permitiendo mantener actualizados e informados a todos sus colaboradores respecto a todos los asuntos que tienen que ver con la organización.
DIAGNÒSTICO: Los resultados evidenciaron la presencia de problemas por la falta del desarrollo del proceso de inducción generando la falta de conocimiento de las funciones y responsabilidades de cada cargo, esto distorsiona el proceso de comunicación afectando el desempeño de los colaboradores, actualmente no existe un programa formal de inducción ni de reinducción para los colaboradores.
ACCIONES PROPUESTAS:
Elaborar un manual para el desarrollo del proceso de inducción. Elaborar un manual para el desarrollo del proceso de reinducción.
Establecer las políticas y procedimientos que normen el levantamiento y desarrollo de estos procesos.
RECURSOS:
Materiales y Equipo: Con los que ya cuenta actualmente la empresa.
Personal: Para el desarrollo de estas acciones es necesario asignar una persona responsable que trabaje en la implementación de las mismas, tomar en cuenta a los Gerentes de Área.
Tiempo estimado: Para esta intervención no se tiene un tiempo estimado para ser ejecutado.
Presupuesto: En este aspecto debe realizarse un presupuesto de acuerdo a los programas que se diseñen, esto debe incluirse en el presupuesto anual.
Los resultados deberán ser evidentes en la próxima medición de clima laboral.
5.3.5.4 Área: Gestión Talento Humano – Levantamiento de perfiles
OBJETIVO: Ejecutar el levantamiento técnico profesional de los perfiles de los colaboradores de la empresa, formalizándolo a través de la elaboración de un manual de funciones que registre todo la información requerida para cada cargo estableciendo las funciones, responsabilidades, competencias, criterios de desempeño.
DIAGNÓSTICO: Los resultados revelaron que existen problemas y desmotivación entre los colaboradores por el desconocimiento de la información que tiene que ver con las funciones y responsabilidades de su cargo, es importante que todos conozcan todo lo referente con su cargo.
ACCIONES PROPUESTAS:
Realizar un nuevo levantamiento de perfiles actualizando la información de los cargos. Debe incluirse un nuevo diseño curricular que establezca de manera técnica toda la información de los colaboradores detallando sus: funciones, responsabilidades, áreas de aprendizaje y capacitación, indicadores sobre los cuales van a ser medidos de acuerdo al requerimiento en cada uno de los cargos.
Posterior a lo antes señalado cada Gerente de Área deberá reunirse con cada colaborador, en esta reunión debe compartirse toda la información relevante
que tenga que ver con el desempeño de cada cargo, es importante que esta información se la entregue por escrito.
Deberá establecerse como política de gestión la actualización periódica de los perfiles de los cargos, para así mantenerlos actualizados.
Los Gerentes de Área deberán evaluar cada uno de las posibilidades de crecimiento profesional, ascensos y traslados de los colaboradores, promoviendo los concursos internos dentro de la empresa.
RECURSOS:
Materiales y Equipo: Con los que ya cuenta actualmente la empresa.
Personal: Para el desarrollo de esta actividad es necesario establecer una persona responsable que realice el levantamiento de los perfiles de los cargos, para luego con esta información a la par establecer el plan de carrera de los colaboradores.
Tiempo estimado: Para el desarrollo de este proceso no se tiene un tiempo estimado para su ejecución.
Presupuesto: De acuerdo al plan que se quiera implementar deberán establecerse los gastos, los mismos que se incluirán en el presupuesto anual. Los resultados deberán ser evidentes en la próxima medición de clima laboral.
5.3.5.5 Área: Gestión Talento Humano – Valoración de Cargos
OBJETIVO: Establecer una escala salarial correcta, que permita la valoración técnica de los cargos, estableciendo los parámetros y factores de valoración que sean coherentes con la realidad de la empresa.
DIAGNÓSTICO: Los resultados revelaron la gran desmotivación que manifiestan los colaboradores por la inequidad en la asignación de sueldos, es importante estandarizarlos y adecuarlos de acuerdo a la realidad de la organización. Esto debe
desarrollarse de manera objetiva dejando de lado la subjetividad, (se siguiere utilizar el método de puntos).
ACCIONES PROPUESTAS:
Revisar un estudio de cuál es el nivel salarial en el mercado, esto permitirá conocer los sueldos que se ofertan en el mercado para cada uno de los cargos, haciendo que los Directivos en base a sus posibilidades puedan establecer sueldos competitivos y justos para todos los colaboradores, sustentando sobre todo la equidad.
Conformar un comité donde el Gerente General, los Gerentes de Área y de manera opcional un representante de los colaboradores desarrollen y establezcan la escala salarial para la empresa.
Realizar una reunión de retroalimentación con cada colaborador donde se le explique bajo que parámetros se estableció su remuneración. De esta manera conocerán en base a que se determinó su remuneración.
Una vez establecida la escala salarial, cada año deberá realizarse una actualización para mantener un correcto nivel salarial, siendo justos promoviendo la motivación de sus colaboradores.
RECURSOS:
Materiales y Equipo: Con los que ya cuenta actualmente la empresa.
Personal: Para esta acción es necesario asignar una persona que desarrolle el proceso de valoración de los cargos, y establezca la escala salarial técnica para la organización.
Tiempo estimado: Para esta intervención no se tiene un tiempo estimado para ejecución.
Presupuesto: De ser el caso si se requiere un asesoramiento externo debe asignarse un costo que deberá incluirse en el presupuesto anual.
5.3.5.6 Área: Gestión Talento Humano – Condiciones Laborales
OBJETIVO: Proporcionar a los colaboradores un nuevo plan de incentivos y beneficios que permitan mejorar sus actuales condiciones laborales motivando su mejor desempeño, fomentando un saludable ambiente laboral permitiendo revitalizar el sentir de sus colaboradores, renovando su actual ambiente laboral.
Proporcionar a los colaboradores un saludable ambiente laboral que cumpla con los requerimientos legales, cumpliendo con todas las normas de seguridad y salud ocupacional, mejorando las actuales condiciones ergonómicas en su lugar de trabajo, mejorando el desempeño de las actividades laborales.
DIAGNÓSTICO: Los resultados revelaron la desmotivación entre los colaboradores por el mal clima organizacional, la falta de gestión con el talento humano a dado para generar factores que afecten a su actual clima laboral, es importante tomar los correctivos necesarios que permitan sanear y erradicar los problemas identificados.
ACCIONES PROPUESTAS:
Revisar cuando se vence el contrato de arrendamiento del local de las oficinas Comerciales ubicadas en República del Salvador N35-146 y Suecia Edf. Prisma Norte PB, estudiar la posibilidad de cambiarse a otro local que cuente con las facilidades necesarias para la adecuada distribución de todas las áreas, donde pueda adecuarse de manera ergonómica los puestos de trabajo, cumpliendo con todos los requerimientos que permitan generar un ambiente agradable para todos los colaboradores. De ser posible podría reconsiderarse