Propuesta de mejoramiento: Subproceso abastecimiento de materiales y

3.3. Herramientas de mejoramiento de procesos

3.3.4. Propuesta de mejoramiento: Subproceso abastecimiento de materiales y

Tabla 31. Diagramación de mejora: Abastecimiento de materiales y repuestos

NOMBRE DEL PROCESO: NOMBRE DEL SUBPROCESO:

ECOV-OP-03 1 85,28% 70,58% AV NAV AV NAV 1 Capitán x 15 10,05

Tendría que consultar el Plan anual de mantenimiento preventivo, elaborado por el Jefe de Mantenimiento y oportunamente comunicado a todo el personal de operaciones.

2 Capitán x 10 6,70

Se debería solicitar se amplíe el sistema de inventarios en red para materiales y repuestos de Operaciones, en vista que este recurso ya utiliza el departamento de Alimentos y Bebidas, por lo tanto el sistema automáticamente reporta los saldos en el momento que se requiera.

3 Capitán x 30 20,10

Se debería realizar esta actividad cuando los pasajeros estén en excursión para evitar interrupciones y prórrogas en esta actividad. Tener un registro automatizado de los trabajos pendientes o nuevas necesidades que vayan apareciendo pero no son urgentes ni son críticas para la operación.

4 Capitán x NA

5 Capitán x 45 30,15 Se utilizaría listado de materiales homologados. Enviarse por mail. 6 Capitán x 5 3,35 Se debería enviar por mail 7 Jefe de Mantenimiento x 25 19,25 Solo verificaría cantidades razonables ya que

materiales están homologados

8 Jefe de Mantenimiento x NA

9 Jefe de Mantenimiento X 5 3,85

10 Capitán x 25 16,75 Se utilizaría listado de materiales homologados 11 Capitán x 5 3,35 Se debería enviar por mail 12 Gerente de Operaciones x 12 10,32 Solo verificaría cantidades razonables ya que

materiales están homologados

13 Gerente de Operaciones x

14 Gerente de Operaciones x 2 1,72

15 Gerente de Operaciones x 2 1,72 Se debería enviar por mail

DIAGRAMACIÓN DE MEJORA DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

MANTENIMIENTO

COMPRAS DE MATERIALES Y REPUESTOS

Entrada: Necesidad de repuestos y materiales a bordo. Fecha: 07/04/2015 Código

Frecuencia: semanal Volumen:

Salida: Entrega de materiales y repuestos solicitados

Tiempo de Proceso: 1753 Eficiencia en Tiempo Costo de proceso: $ 1.137,11 Eficiencia en Costo

Elabora Solicitud mensual de materiales de máquinas para JM

N* Responsable Actividades

Simbología

PROPUESTA DE MEJORA

Recabar necesidad de materiales para trabajos preventivos según cronograma

Obtener reporte de saldos de existencias

Recopilar necesidades adicionales de materiales de cubierta y máquinas

¿Son necesidades del área de cubierta o máquinas?

Tiempo (Min) Costo ($)

Enviar a Jefe de Mantenimiento Revisar si los materiales solicitados son pertinentes ¿Es necesario adquirir estos materiales? SI pasa 14. NO pasa a 9

Archivar solicitud

Elabora Solicitud mensual de materiales de cubierta para Gerencia de Operaciones

Enviar a Gerente de Operaciones Revisar si los materiales solicitados son pertinentes ¿Es necesario adquirir estos materiales? SI pasa 14. NO pasa a 9

Autorizar la compra de los materiales verificados Sumillar a Compras la adquisición

101

16 Encargado de Compras x 960 480

Se enviará por mail listado a base de datos de proveedores para que cotizar, si hay dudas se consultaría a Jefe de Mantenimiento o Gerente de Operaciones, pero también mejoraría si se homologan los materiales o repuestos. Se puede hacer seguimiento por teléfono, para evitar traslados. Indispensable ampliar base de datos de proveedores e incluso hacer alianzas estratégicas para garantizar cumplimiento, calidad y oportunidad.

17 Encargado de Compras x 25 12,50 Se debería agendar un momento específico para evitar interrupciones.

18 Gerente de Operaciones x NA

19 Encargado de Compras x 30 15,00 Automatizar. Se debería digitalizar para enviar por correo electrónico.

20 Encargado de Compras x 5 2,50

Se le enviaría por mail, la orden escaneada e indicar al proveedor que entregue los materiales en el día indicado. Esta operación puede realizar solo el encargado de compras.

21 Encargado y Ayudante Compras x 45 45,00

22 Encargado Compras x 2 1,00 Una vez culminada la verificación, el proveedor entrega la factura. Esta operación solo realiza el Encargado de compras.

23 Encargado y Ayudante Compras x 75 75,00

Deberían tenerse todos los materiales de embalaje. Se imprimirán los listados de materiales y repuestos en etiquetas adhesivas para su clara identificación e igual se enviará el listado en el "Conocimiento de embarque" automatizado.

24 Encargado de Compras x NA

25 Encargado y Ayudante Compras x 50 50,00

26 Encargado y Ayudante Compras x

85 85,00

Depende de variables externas, filas para esperar turno

27 Encargado y Ayudante Compras x 65 65,00

28 Encargado y Ayudante Compras x

110 110,00

Depende de variables externas, filas para esperar turno

29 Encargado de Compras x 10 5,00 Por teléfono y por mail 30 Jefe estación Galápagos x 45 26,10

31 Jefe estación Galápagos x 65 37,70

1495 258 $ 802,55 $ 334,56ELABORADO POR:

APROBADO POR:

11 Creación: 12 Eliminación: Solicitar autorización a Gerente de Operaciones Solicitar cotizaciones a proveedores, mínimo tres por tipo de materiales

¿Se aprueba las cotizaciones? NO regresa 16. SI pasa a 19

Elaborar Orden de Compra

Entregar a Proveedor la Orden de Compra

Verificar los materiales a conformidad

Verifica factura que entrega proveedor

Entregar carga en muelle

Comunicar a Jefe estación Galápagos Retirar carga del Aeropuerto Entregar carga a embarcación

Embalar y etiquetar materiales para envío por carga con "Conocimiento de embarque"

¿Carga va por vía aérea o marítima? AEREA pasa a 25, MARITIMA pasa a 27

Transportar carga al aeropuerto.

Entregar carga en aeropuerto. Pasa a 29

Transportar carga a muelle portuario

REGISTROS TERMINOLOGÍA SUBTOTAL:

1) Listado de materiales y repuestos 2) Cotizaciones 3) Orden de compra 4) Factura 5) Conocimiento de embarque

Homologado.- Oficialmente aprobado por una autoridad. Equiparación de características, especificaciones o documentos.

TOTAL: 1753 $ 1.137,11

Ing. Lilian Izurieta

EFICIENCIA: 85,28% 70,58%

ACCIONES OBSERVACIONES

Mejora: 0 Se elimina las actividades 21,23 y 31 que

constaban en el diagrama de análisis actual. Cap. Rafael Albuja

102

Tabla 32. Hoja de mejoramiento: Compras de materiales y repuestos

NOMBRE DEL PROCESO:

NOMBRE DEL SUBPROCESO:

Tiempo Costo Tiempo Costo Tiempo Costo

2.891 $ 1.829,04 14,53% 12,02% 1.753 $ 1.137,11 85,28% 70,58% -1.138 -$ 691,93 +70,75% +58,56%

Volumen: Frecuencia: Volumen: Frecuencia:

Elaborado: Ing. Lilian Izurieta

Atentamente.

BENEFICIOS ESPERADOS ANUAL EN COSTOS (dólares) Beneficio anual esperado en costo: Diferencia en costo * volumen * frecuencia 1

Beneficio anual esperado en costo: -35.980,36 semanal

Beneficio anual esperado en tiempo: Diferencia en tiempo x volumen x frecuencia 1

Beneficio anual esperado en tiempo: -59.176 semanal

Eficiencia

Tiempo Costo Eficiencia

BENEFICIOS ESPERADOS ANUAL EN TIEMPO (minutos) Tiempo Costo Eficiencia Tiempo Costo

Una vez culminada la verificación de los materiales a recibirse, el proveedor entrega la factura. Esta operación solo realiza el Encargado de compras.

SITUACION ACTUAL SITUACIÓN PROPUESTA DIFERENCIA

Se utilizaría listado de materiales homologados. Enviarse por mail. Solo verificaría cantidades razonables ya que materiales están homologados

Se debería agendar un momento específico en tiempo del Gerente de Operaciones para evitar interrupciones.

Se le enviaría por correo electrónicol, la orden escaneada e indicar al proveedor que entregue los materiales en el día indicado. Esta operación puede realizar solo el encargado de compras.

Demoras por falta de procedimientos en embalaje y etiquetado de materiales.

Entrega de carga en aeropuerto o muelle sujeta a demoras debido a autoridades de control y congestión de embarcadores.

SITUACIÓN PROPUESTA

Encargado de compras informa vía telefónica del despacho de carga a Jefe Bodega Galápagos y Capitán, medio susceptible de errores por comunicación oral. Demoras porque proveedores no despachan ágilmente y tiene en espera al personal de compras.

Encargado de Compras realiza cotizaciones vía telefónica o personalmente con número limitado de proveedores. Solicitud de autorización con Gerente de Operaciones no tiene horario regular que evite interrupciones y ordene actividades. Encargado de Compras elabora Ordenes de compra y Conocimiento de embarque en forma manual.

SITUACIÓN ACTUAL - NOVEDADES DETECTADAS

Solicitud de materiales mensual se la envía vía valija lo que ocasiona demora en el conocimiento de personal a cargo.

Capitán no dispone de un sistema automatizado de control de inventarios que ocasiona demoras para acumular la información necesaria que le permita realizar las solicitudes de materiales los mismos que no son estandarizados.

Autorizaciones de Jefe de Mantenimiento y Gerente de Operaciones se basan en valores históricos.

HOJA DE MEJORAMIENTO DE PROCESO DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

MANTENIMIENTO

COMPRA DE MATERIALES Y REPUESTOS

Objetivo Adquirir los materiales y repuestos solicitados por las embarcaciones para enviarlos a bordo.

103

Tabla 33. Cuadro comparativo: Compra de materiales y repuestos

NOMBRE DEL PROCESO: NOMBRE DEL SUBPROCESO:

Elaborado: Ing. Lilian Izurieta

PARAMETROS COMPARATIVOS

FORMATO DE CUADROS COMPARATIVOS DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

MANTENIMIENTO

COMPRA DE MATERIALES Y REPUESTOS

14,53% 85,28% 12,02% 70,58%

Eficiencia Tiempo Eficiencia Costo Actual Propuesta Actual Propuesta

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Simbología x x x x x x x x X x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Simbología ACTUAL PROPUESTA 14,53% 85,28%

EFICIENCIA DE TIEMPO

ACTUAL PROPUESTA ACTUAL PROPUESTA 12,02% 70,58%

EFICIENCIA DE COSTO

ACTUAL PROPUESTA

104

Flujograma con mejoras: ADQUISICION DE MATERIALES Y REPUESTOS 1/2

Capitán Encargado de Compras/Ayudante Gerente de Operaciones Jefe de Mantenimiento Fas e INICIO Recaba necesidad para mantenimiento preventivo Obtienen reporte de saldos de existencias Recopila necesidades de cubierta y otros ¿Necesidades de cubierta o máquinas?

Ela o a “oli itud

mensual de ate iales cubierta máquinas Envía de Jefe de Mantenimiento Revisa si solicitud es pertinente ¿Es necesario comprar los materiales?

Ela o a “oli itud

mensual de materiales Envía de Gerente de Operaciones Revisa si solicitud es pertinente ¿Es necesario comprar los materiales? Autoriza compra de materiales si no no si Archiva solicitud Sumilla a Compras para adquisición de materiales Solicitar cotizaciones a proveedores Solicitar autorización a Gerente de Operaciones ¿Aprueba cotizaciones? no si Elabora Orden de Compra Entrega a proveedor la Orden de Compra 1

105

Flujograma con mejoras: ADQUISICION DE MATERIALES Y REPUESTOS 2/2

Jefe Estación Galápagos Encargado de Compras/Ayudante de compras

Fas e 1 Verificar materiales a conformidad que entrega proveedor

Verifica factura que entrega proveedor

Embalar y etiquetar carga

¿Envío por vía aérea o marítima? Transportar carga a muelle marítimo marítima aérea Transportar carga a aeropuerto Entregar carga en aeropuerto Entrega carga en muelle Comunicar a Jefe de Estación Galápagos Comunicar a Jefe Estación Galápagos Retira carga de aeropuerto Entrega carga a embarcación FIN Elaborar Conocimiento de embarque

Gráfico 43. Flujograma con mejoras: Adquisición de materiales y repuestos Elaborado por: Tesista

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In document Implementación de mejora de procesos en la cadena de suministros del área de operaciones de la empresa Ecoventura S.A. Guayaquil, 2015 (página 112-118)