Propuesta de Manual de funciones para Industria “SAN SEBASTIÁN”

2.3. PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA

3.2.3. Propuesta de Manual de funciones para Industria “SAN SEBASTIÁN”

A fin de compaginar una propuesta viable para la ejecución de esta investigación cabe resaltar los siguientes hechos que se involucraron en su realización:

La predisposición clara de los involucrados de la empresa, esto es la gerencia y los empleados, quienes en todo momento colaboraron con el suministro de información; todo ello conlleva a que este manual se presente redactado con: un lenguaje exento de tecnicismos, muy explícito, y conteniendo los siguientes aspectos más relevantes:

 Introducción.

 Reseñar los Antecedentes históricos de la empresa.

 Estructurar el Organigrama.

 Indicar los parámetros de evaluación de cada función.

Esta propuesta novedosa, será presentada a la gerencia de la empresa, para que se puedan hacer las recomendaciones sin son del caso, y que el mismo convoque a una reunión de trabajo para explicar la implementación del mismo.

También es importante indicar que esta propuesta debe implementarse de manera inmediata, pues de acuerdo a los resultados del marco metodológico, la necesidad del manual es inmediata para que la organización pueda mejorar los aspectos de su cultura organizacional, el compromiso de los empleados, las creencias de la empresa, es decir que la empresa se torne más competitiva, en tal razón se muestra a continuación los resultados de la investigación:

INDUSTRIA SAN SEBASTIÁN

Fecha 25 de Julio 2014.

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MANUAL DE FUNCIONES

INDUSTRIA “SAN SEBASTIÁN”

Elaborado: Laura Sanchez

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ÍNDICE Portada………...….1 Índice………..….…………...…2 Misión……….…………...…..…….………...3 Visión……….…….……….4 Introducción…………..………..………..…..……….5 Antecedentes históricos……….………. 6 Organigrama Estructural………...………...7 Gerente…...………...8 Seccretaria………9 Jefe de Producción……….………....10 Envasador……….……...11 Empacador……….………12 Bodeguero………...……….……..………..………..13 Contador……….……….………..14 Auxiliar Contable………...……..….……….………15 Jefe de Ventas……….………...……….………...16 Vendedor……….………..….17 Chofer………18 . Elaborado: Laura Sanchez Revisado: Autorizado:

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MISIÓN

Ofrecer agua envasada de calidad en diferentes presentaciones, brindando un servicio de manera eficiente al consumidor y actuando con responsabilidad frente al medio ambiente y la sociedad.

Elaborado: Laura Sanchez

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VISIÓN

Ser la industria líder a nivel local y regional de agua envasada con excelencia que supere las expectativas de calidad, innovación y buen servicio, logrando ser una empresa altamente productiva, competitiva y dedicada a la satisfacción plena de los clientes.

Elaborado: Laura Sanchez

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INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Funciones debe ser considerado una herramienta administrativa que facilita el desarrollo de las tareas que debe realizar cada colaborador en la industria “SAN SEBASTIÁN”, el cual brinda una información adecuada, además establece el nivel jerárquico dentro de la estructura orgánica y se diseña la misión y visión de la empresa.

Su propósito es definir las funciones en un documento que sea fácil de entender, también que sirva de guía práctica, detallando de manera ordenada y sistemática cada una las responsabilidades que tienen que cumplir jefes y subordinados, logrando de ese modo mayor eficiencia en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

El uso de un Manual de Funciones mejora el Desarrollo Organizacional en la industria, puesto que se elimina la duplicidad de tareas, se establecen compromisos y niveles de autoridad a través de un organigrama; además apoya en el funcionamiento de la empresa para que se optimicen los recursos.

De esta manera, este instrumento se convierte en necesario y obligatorio para el normal desempeño de las funciones que debe efectuar el personal dentro de la institución, además debe ser actualizado de acuerdo al crecimiento continuo y a los cambios planificados.

Elaborado: Laura Sanchez

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ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Puerto Quito fue fundado el 12 de octubre de 1980 y nombrado cantón de la provincia de Pichincha el 1 de abril de 1996, denominado el cantón benjamín ya que es el último de sus cantones; esta ciudad llena de una exuberante flora y fauna, con gente cálida que migró de otras provincias como Esmeraldas, Loja y Manabí, quienes se dedicaron en su gran mayoría a la agricultura y ganadería.

La industria “SAN SEBASTIÁN” nace gracias al descubrimiento de una vertiente de agua natural que descendía de las montañas en la propiedad del Sr. Sebastián Amable Aguilar Granda, ubicada en el Km. 3 de la Vía al Recinto El Achiote, del cantón Puerto Quito, provincia de Pichincha.

En el año 2003 se constituye legalmente la empresa, siendo la principal actividad envasar y comercializar agua en diferentes presentaciones, denominada “Agua Fortuna”, la misma que se distribuía en el cantón Puerto Quito.

Luego en el año 2010 el fundador Don Sebastián Aguilar vende la planta de agua al Sr. Carlos Ernesto Pajuña Pajuña, quien desde entonces hasta la actualidad es el dueño y propietario de la industria “SAN SEBASTIÁN”, ampliando la comercialización del agua en ciudades como Pedro Vicente Maldonado, San Miguel de los Bancos, La Concordia, Quinindé y Esmeraldas.

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Elaborado Laura Sanchez Revisado: Autorizado: GERENTE Jefe de Producción Contador Jefe de Ventas Envasador 1 Envasador 2 Empacador Bodeguero Auxiliar Contable Vendedor 1 Vendedor 2 Vendedor 3 Secretaria Chofer

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GERENTE IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Gerente.

Jefe inmediato: Ninguno.

Supervisa a: Jefe de Producción, Contadora y Jefe de Ventas.

OBJETIVO

Administrar los recursos materiales, tecnológicos y humanos de la industria de manera eficiente, además impulsar el desarrollo para lograr los más altos niveles de productividad y rentabilidad.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Formular planes y programas que deba cumplir la Industria.

 Supervisar al personal.

 Elaborar los reglamentos de procedimientos que sean necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.

 Crear y suprimir cargos de acuerdo a los requerimientos y necesidades.

 Dirigir y coordinar las actividades de la empresa.

 Velar por el correcto funcionamiento.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Planes y programas.

 Reglamentos internos para el personal.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Superior.

Título profesional: Ingeniero en Administración de Empresas, Ingeniero en Auditoría, o carreras

afines.

Experiencia: 2 años

Capacitación en: Talento humano, procesos administrativos.

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SECRETARIA IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Secretaria.

Jefe inmediato: Gerente.

Supervisa a: Ninguno.

OBJETIVO

Brindar una excelente y oportuna atención al cliente; además encargarse del correcto manejo de la información de la Gerencia.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Registrar, clasificar y ordenar la documentación

 Redactar informes, memorandos y documentación en general

 Llevar la agenda de actividades del gerente.

 Atender llamadas telefónicas.

 Recibir a los clientes que llegan a la empresa.

 Receptar información y documentación de la industria.

 Enviar comunicaciones internas y documentos relacionados a los diferentes departamentos.

 Coordinar eventos sociales de la empresa.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Informes y memorandos.

 Registros de información.

 Detalle de llamadas telefónicas.

 Agenda de las diligencias del gerente.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Superior.

Título profesional: Egresado o profesional en Administración de Empresas o carreras afines.

Experiencia: 2 años

Capacitación en: Atención al cliente, manejo experto de office, procesos administrativos.

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JEFE DE PRODUCCIÓN IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Jefe de Producción.

Jefe inmediato: Gerente

Supervisa a: Obrero, Envasador, Empacador y Bodeguero.

OBJETIVO

Supervisar el área de producción de manera conjunta con el personal encargado del proceso de envasado del agua.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Cumplir con los objetivos de la empresa.

 Llevar un control de todo lo producido diariamente.

 Reportar daños de herramientas.

 Supervisar al personal a cargo.

 Elaborar planes estratégicos para el departamento de producción.

 Dirigir y controlar las actividades del área.

 Realizar informes semanales para Gerencia.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Reportes escritos sobre la producción diaria.

 Planes estratégicos.

 Informes semanales de las actividades realizadas.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Superior.

Título profesional: Ingeniero en Administración de Empresas, Ingeniero Industrial, o carreras

afines.

Experiencia: 2 años

Capacitación en: Procesos industriales.

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Revisado: Autorizado:

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CONTADOR IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Contador.

Jefe inmediato: Gerente.

Supervisa a: Auxiliar Contable.

OBJETIVO

Registrar todas las transacciones financieras y contables de la empresa.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Mantener actualizado el sistema de control interno.

 Implementar y mantener actualizado el sistema de contabilidad de acuerdo a las necesidades de la empresa.

 Planificar, dirigir, coordinar y supervisar la ejecución de las actividades del departamento de contabilidad.

 Codificación y mayorización de las transacciones contables.

 Elaboración de Conciliaciones bancarias.

 Elaboración de de roles de pago.

 Elaboración de planillas de empleados y el pago de aportes patronales de IESS.

 Elaboración de pago de Impuestos fiscales y sus respectivos anexos.

 Constatación física de inventarios, activos fijos.

 Presentar oportuna y permanentemente reportes e informes financieros para la gerencia.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Registros de mayorización y conciliaciones bancarias.

 Roles de pagos y planillas de aportaciones del IESS.

 Reportes e informes financieros.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Superior.

Título profesional: Ingeniero en Auditoría y Finanzas o carreras a fines.

Experiencia: 2 años.

Capacitación en: Contabilidad y finanzas.

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JEFE DE VENTAS IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Jefe de Ventas.

Jefe inmediato: Gerente.

Supervisa a: Vendedor y Chofer.

OBJETIVO

Vender y publicitar agua en diferentes presentaciones.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Supervisar el personal que trabaja en el departamento.

 Cumplir con las metas propuestas por la empresa.

 Tener actualizado el registro de ventas.

 Llevar un control de lo vendido.

 Comercializar el agua.

 Encargarse de la publicidad del producto.

 Realizar planes de venta.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Registro de ventas.

 Volantes publicitarios.

 Planes de ventas.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Superior.

Título profesional: Ingeniero en Marketing o carreras afines.

Experiencia: 2 años.

Capacitación en: Ventas y comercialización.

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ENVASADOR IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Envasador.

Jefe inmediato: Jefe de Producción.

Supervisa a: Ninguno.

OBJETIVO

Envasar el agua obtenida de la vertiente en los envases.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Realizar el envasado del agua en diferentes presentaciones de botellas.

 Tener un registro diario de lo envasado.

 Hacer informes semanales de todo lo producido.

 Solicitar botellas y botellones.

 Sellar los envases.

 Reportar verbalmente y por escrito cualquier daño en las herramientas de trabajo.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Informes semanales.

 Registros diarios de la cantidad de agua envasada en botellas y botellones.

 Reportes de daños en la maquinaria de trabajo.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Secundaria.

Título profesional: Bachiller.

Experiencia: 1 año.

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EMPACADOR IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Empacador.

Jefe inmediato: Jefe de Producción.

Supervisa a: Ninguno.

OBJETIVO

Empacar el producto para ser embodegado y luego comercializado.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Etiquetar cada botella con el logotipo de la empresa.

 Verificar que los envases no tengan desperfectos.

 Reportar cualquier inconveniente al jefe inmediato.

 Solicitar materiales con una semana de anticipación.

 Realizar un registro de todo lo entregado a Bodega.

 Embalar en paquetes de 12 botellas (presentaciones de 500 ml).

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Informes y registros del producto.

 Botellas etiquetadas.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Secundaria.

Título profesional: Bachiller.

Experiencia: 1 año.

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MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 15 De 18

BODEGUERO IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Bodeguero.

Jefe inmediato: Jefe de Producción.

Supervisa a: Ninguno.

OBJETIVO

Almacenar en bodega todo el producto existente.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Guardar el agua envasada en el área de bodega.

 Registrar la cantidad de botellas que ingresas diariamente a bodega.

 Tener como máximo un stock de 3000 botellas.

 Reportar faltantes e inconvenientes.

 Entregar al Jefe de Ventas los respectivos pedidos.

 Realizar actas de entrega-recepción de producto.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Reportes diarios.

 Informes e inventario del producto en bodega.

 Actas de entrega-recepción.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Secundaria.

Título profesional: Bachiller.

Experiencia: 1 año.

Capacitación en : Procesos de Bodega

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Fecha 25 Julio, 2104.

MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 16 De 18

AUXILIAR CONTABLE IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Auxiliar Contable.

Jefe inmediato: Contadora.

Supervisa a: Ninguno.

OBJETIVO

Realizar el registro de la información contable.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Digitar comprobantes de ingreso, egreso, diario de caja, y de bancos.

 Se encargará del archivo y custodia de toda la documentación recopilada en el departamento.

 Revisar la documentación contable y su soporte de manera previa a su registro.

 Realizar un control de activos fijos que incluye codificación, verificaciones físicas, y actualizaciones.

 Verificar cálculos de operaciones del proceso contable.

 Realizar constatación física del inventarío, activos fijos, suministros y materiales

 Elaborar cotizaciones del agua cuando el cliente o proveedor respectivamente lo requiera.

 Realizar oficios, solicitudes y demás trabajos de secretaría.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Comprobantes de ingreso y egreso.

 Cotizaciones del producto.

 Codificación de activos de la empresa.

 Informes mensuales a su jefe inmediato.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Estudiante superior.

Título profesional: Ingeniero en Contabilidad, Auditoría y Finanzas o carreras afines.

Experiencia: 1 años.

Capacitación en: Contabilidad y finanzas.

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Fecha 25 Julio, 2014.

MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 17 De 18

VENDEDOR IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Vendedor.

Jefe inmediato: Jefe de Ventas.

Supervisa a: Ninguno.

OBJETIVO

Realizar el proceso de comercialización del agua en los negocios como tiendas, restaurantes, hoteles, hosterías, comisariatos, determinados por el Jefe de Ventas.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Tomar pedidos.

 Solicitar al bodeguero productos.

 Realizar informes de todo lo vendido diariamente.

 Ofrecer el agua envasada.

 Entregar el producto en los sitios de venta.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Pedidos del producto.

 Informes diarios de las ventas.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Secundaria.

Título profesional: Bachiller.

Experiencia: 1 año.

Capacitación en: Ventas.

Elaborado Laura Sanchez

INDUSTRIA SAN SEBASTIÁN

Fecha 25 Julio, 2014.

MANUAL DE FUNCIONES PÁGINA 18 De 18

CHOFER IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Chofer.

Jefe inmediato: Jefe de Ventas.

Supervisa a: Ninguno.

OBJETIVO

Conducir el vehículo de propiedad de la empresa.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Colocar combustible al vehículo.

 Mantener limpio el carro.

 Llenar el registro de kilometraje diariamente.

 Informar de algún desperfecto o falla mecánica.

 Repartir conjuntamente con los vendedores el agua.

 Cumplir con las disposiciones del superior.

PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

 Registro diario de kilometraje.

 Entrega inmediata del producto.

REQUISITOS

Nivel de instrucción: Secundaria.

Título profesional: Bachiller (Chofer Profesional).

Experiencia: 2 años.

Elaborado Laura Sanchez

In document Manual de funciones y desarrollo organizacional de la industria San Sebastián del cantón Puerto Quito- provincia de Pichincha- 2012 (página 54-74)