A. De la misma manera que sucede en el menú de reportes, debido a que se encuentra deshabilitada la generación del consolidado F1, el cual es primordial para el desarrollo de actividades de distribución, verificación y seguimiento, se imposibilita generar este reporte y de igual forma continuar con los procesos ya mencionados, por consiguiente, se le recomendó al contratista que habilitara dichas actividades para así poder verificar el correcto funcionamiento y continuar con el proceso de pruebas. El contratista manifiesta que la actividad de generación del consolidado F1 será inhabilitada desde el subproceso de cargue y será únicamente realizada desde el menú de reportes al cual se hizo referencia en el punto anterior.
B. Como se menciono previamente para poder realizar la generación del consolidado F1 se requiere de los siete (7) formatos (subsidios, contribuciones, giros efectuados, giros recibidos, exentos, conciliaciones no recaudadas y conciliaciones recaudadas después de 6 meses), lo cual resulta ser un inconveniente dado que no todos los OR realizan el reporte de los últimos tres (3) reportes mencionados y esto imposibilita la generación del Consolidado F1 pues la actividad de cargue de archivos seguirá pendiente hasta que se realice el cargue de todos los formatos, pues la programación del aplicativo cuenta con una serie de condicionales los cuales requiere de la conjunción de todos los archivos, como se puede ver en la ilustración 18 con el fin de explicar el método que se utiliza actualmente se realizó un diagrama de flujo en el cual se muestra el proceso que se lleva a cabo por el aplicativo para la generación del consolidado F1 (Ver Diagrama Flujo Consolidado Generación F1 Actual en Anexo A).
Ilustración 18.Diagrama flujo generación Consolidado F1 actual.
En busca de dar solucion a este inconveniente se le recomienta al desarrollador hacer uso de conectores de disyuncion y conjuncion de manera simultanea en el proceso que se realiza internamente, es decir, para poder realziar la generacion del consolidado F1 el aplicativo debe
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cargar de forma correcta, los formatos de Subsidios, Contribuciones, Giros Efectuados y Giros Recibidos y para las empresas que lo deseen realizar el cargue de alguno o todos los formatos restantes, aplicando el diagrama y la logica que se propone en la ilustacion 19 (Ver Propuesta Generación Consolidado F1 en Anexo A).
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Capítulo 7
ANALISIS DE RESULTADOS
Con base en el procedimiento que actualmente realiza la Dirección de Energía Eléctrica del Ministerio de Minas y Energía para la asignación y distribución de subsidios, igualmente haciendo énfasis en el desarrollo del aplicativo y la funcionalidad de este en la búsqueda de encontrar la manera de automatizar algunas actividades de dicho procedimiento optimizando tiempo y recursos, se halló que es imperativo realizar modificaciones y actualizaciones en el aplicativo para que este pueda llegar a ser implementado en su totalidad, con la evaluación y pruebas realizadas al aplicativo, las incidencias y sugerencias creadas a partir de ello y el trabajo que se logró pactar de forma conjunta al contratista encargado del desarrollo, los resultados pueden ser analizados de la siguiente manera:
El reporte correcto de la información por parte de los operadores de red en los diferentes formatos dispuestos para esto es baluarte fundamental del procedimiento que se quiere llevar a cabo con la implementación del SISEG y por el mismo motivo la mayoría de las incidencias y sugerencias además de la propuesta descrita en la ilustración 19 que busca optimizar la generación del consolidado F1 están fundamentadas en el subproceso correspondiente al cargue de archivos.
Siendo obligación del contratista se ha ido dando solución a algunas de estas incidencias basados en los lineamientos del Ministerio y las sugerencias realizadas logrando de esta manera ejecutar de forma exitosa el cargue de todos los formatos para un trimestre especifico cómo se puede observar en la ilustración 20, tomando como referencia los formatos enviados en años anteriores por Electricaribe E.S.P siendo este uno de los OR con más usuarios reportados.
Ilustración 20. Cargue exitoso de los formatos
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A partir de esto se observa que por parte del contratista quien debe asumir y respetar el periodo de garantías por el que pasa el aplicativo, se están siguiendo las actividades correspondientes a solucionar las incidencias creadas en las pruebas que lograron llevar a cabo en cuanto al reconocimiento del aplicativo y el cargue de archivos correspondientes al SIN y de igual forma hay otras que están en proceso de solución como lo es la generación del consolidado F1 la cual debe ser automática por parte del SISEG en presencia de un cargue de archivos exitoso, cosa que aun no realiza el aplicativo cómo se puede ver en la ilustración 21.
Ilustración 21. Consolidado F1 no generado
A la fecha de cierre de la pasantía desafortunadamente no se logro hacer pruebas referentes a los procesos que involucran al fondo FOES por la ya especificada inoportuna respuesta del contratista a varias de las solicitudes y la no entrega de los formatos y reglas de negocio correspondientes al mencionado fondo.
Si bien es de suma importancia agilizar la implementación del aplicativo, es imperativo realizar las modificaciones y dar solución a los diferentes inconvenientes operativos que se han presentado durante el proceso de pruebas y evaluación, esto teniendo en cuenta que el SISEG debe optimizar y automatizar algunas de las actividades que se realizan actualmente para la validación, asignación y distribución de recursos referentes a los fondos FOES y FSSRI del sector eléctrico, en lo que a la DEE incumbe. Sin embargo, cabe mencionar que hasta tanto no se brinde una solución a problemas de exactitud y precisión en los cálculos realizados en la validación de negocio el diagrama de flujo general del proceso de cargue y validación (ilustración 3) presenta inconsistencias en uno de los procesos que realiza internamente el aplicativo, específicamente, el proceso donde se genera el reporte que realiza la comparación de los datos calculados por el aplicativo y los datos reportados por las empresas. Esta inconsistencia se fundamenta en el hecho de que el aplicativo actualmente no permite realizar el cargue de archivos si las cifras reportadas no son exactamente iguales a las calculadas internamente, es decir, no permite ningún tipo de tolerancia en los datos reportados y como consecuencia el proceso citado anteriormente seria redundante puesto que la diferencia entre lo calculo y lo reportado seria cero (0) y el proceso sería innecesario, no obstante si el desarrollador acata las recomendaciones y le brinda una ventana de tolerancia al cargue este proceso será fundamental en la distribución de los recursos asignados para cada fondo.
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Capítulo 8
EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO
Conforme fue desarrollada la pasantía se abarcaron los temas correspondientes al proceso de asignación, distribución, verificación y seguimiento de los recursos referentes a los subsidios entregados por el Ministerio de Minas y Energía a los usuarios de los estratos 1, 2 y 3 por medio de los diferentes operadores de red; con el fin entrar en el contexto se inició con un análisis del procedimiento que actualmente ejecuta el Ministerio para la distribución de los subsidios, de esta manera creando un punto de partida para establecer las funcionalidad del SISEG dentro del procedimiento y así se pudieron realizar la evaluación y las pruebas pertinentes.
Pese a tener que pactar un trabajo en conjunto con el contratista encargado del desarrollo del aplicativo y la inoportuna respuesta de su parte ante muchas de nuestras solicitudes se logró realizar un trabajo significativo en cuanto al subproceso más importante que manejará el SISEG siendo este el cargue de archivos ejecutado por los operadores de red creando así una cantidad de incidencias significativa que con su posterior solución acercan la vinculación definitiva del aplicativo SISEG a los que correspondan dentro de la Dirección de Energía Eléctrica del Ministerio de Minas y Energía. Los objetivos específicos que se plantearon al inicio de la pasantía se cumplieron en su totalidad, puesto que se hizo un detalle muy concreto del funcionamiento del aplicativo mediante el reconocimiento que se hizo del mismo con base en la caracterización realizada a los procedimientos que maneja el Ministerio actualmente; de igual forma con el desarrollo de las diferentes pruebas y la generación de incidencias con su respectiva sugerencia de mejora para cada uno de los problemas detectados, generando además una propuesta de mejoramiento en uno de sus subprocesos buscando aprovechar de mejor forma las funciones que corresponden al SISEG.
Con el cumplimiento de los objetivos específicos en su totalidad se logró dentro de lo posible el cumplimiento del objetivo general el cual consistía en realizar la revisión al funcionamiento del aplicativo SISEG en busca de determinar las falencias operativas que este pueda tener y así lograr vincularlo al proceso de validación de documentos requeridos por el Ministerio de Minas y Energía para la asignación de recursos, quedando como elemento faltante lo relacionado con los procesos a los que no se les logró realizar las pruebas debido a los inconvenientes generados por el contratista en su inoportuna respuesta a muchas de las solicitudes elaboradas.
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Capítulo 9
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
• Como se ha mencionado en el desarrollo del documento y tomando como referencia el proceso y las actividades que se realizan por profesionales especializados de la Dirección de Energía Eléctrica del Ministerio de Minas y Energía se logra evidenciar que a pesar de la gran labor realizada por los profesionales, en lo referente a la verificación, asignación y distribución de recursos destinados para los subsidios del sector minero-energético, resulta ser una labor tediosa y bastante dispendiosa debido a la gran cantidad de información reportada por empresas como CODENSA S.A. E.S.P., EPM S.A. E.S.P., ELECTRICARIBE S.A. E.SP., entre muchas otros OR, adicionalmente como es de imaginar a medida que aumenta la cantidad de datos que deben ser validados por los profesionales aumenta consecuentemente la probabilidad de introducir error en la validación, como consecuencia de esto se considera de suma importancia que el aplicativo sea implementado con la mayor brevedad posible de tal manera que se logre optimizar recursos y tiempo, asimismo lograr la automatización algunas de las actividades que actualmente se realizan de manera manual, no obstante, para lograr realizar una implementación definitiva del aplicativo es imperativo realizar las pertinentes modificaciones y actualizaciones, igualmente es importante que el MME continúe realizando las pruebas que no se pudieron completar y que quedaron faltando, debido a las inoportunas respuestas brindadas por parte del desarrollador.
• Si bien en la DEE se maneja una base de datos de Access la cual se encarga de realizar la validación de los archivos reportados por las empresas esta información solamente la podrán manejar los funcionarios encargados de la administración, mientras que la implementación del aplicativo será enlazada a futuro con el sistema de información de la Superintendencia de Servicio públicos Domiciliarios en busca de que exista trasparencia en la información reportada por cada una de los OR y así poder facilitar, en caso de que sea necesario, realizar seguimiento a las empresas que constantemente reporten inconsistencias.
• Durante el desarrollo de las actividades realizadas correspondientes a la evaluación de funcionamiento se encontró que algunas de las inquietudes e inconvenientes serían revisados por el desarrollador para determinar sí estas correspondían a errores o sugerencias. Se considerarían errores aquellas incidencias que estuvieran contempladas en los lineamientos del contrato y debido a problemas en la programación presentaran inconvenientes para el correcto desarrollo de las actividades concernientes al SISEG, se evidencio que existían algunas discrepancias entre lo solicitado por parte del Ministerio y lo que fue programado por el desarrollador debido a que las reglas de negocio que se establecieron no fueron completamente claras, a raíz de esto algunas de las incidencias tuvieron que ser analizadas en detalle en conjunto con el representante legal del contratista y profesionales especializados de la Dirección de Energía Eléctrica para así poder explicar con claridad la causa de las incidencias y lograr llegar a un acuerdo entre contratante y contratista para poder brindar la solución mas eficiente a los diferentes problemas encontrados.
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BIBLIOGRAFÍA
[1]. C. de R. de E. y G. CREG, Resolución 059 de 2009. 2009, p. 7.
[2]. MinMinas; Ministerio de Minas y Energía, Fondo de Energía Social -FOES- usuarios de zonas especiales. Procedimiento para la administración del Fondo de Energía Social – FOES, 07 04 2016 [3]. MinMinas; Ministerio de Minas y Energía, Decreto 381 - 16 Febrero de 2012. 2012, p. 16. [4]. MinMinas; Ministerio de Minas y Energía, Decreto 201 - 27 Enero de 2004. 1997, p. 3. [5]. MinMinas; Ministerio de Minas y Energía, Contrato Numero GGC-366-2016. 2016, p. 8.
[6]. MinMinas; Ministerio de Minas y Energía, Fondo Solidaridad para Subsidios y Redistribución de
Ingresos – FSSRI, [online]. Available: https://www.minminas.gov.co/fssri1
[7]. A. Uribe, Ley 812 - 26 Junio de 2003, vol. 2003, no. junio 26. 2006, p. 65.
[8] MinHacienda; Ministerio de Hacienda y Credito Publico, Decreto 111 - 15 Enero de 1996, vol. 1, no. enero 15. 1996, p. 34.
ANEXOS
Carpeta en formato .zip que contiene: Anexo A. Diagramas de Flujo
• 3 Archivos en formato .Pdf Anexo B. Formato • 7 Archivos en formato .Xlsx • 1 Archivo en formato .pdf Anexo C. Formato • 25 Archivos en formato .pdf