Proveeduría institucional

Uno de los aspectos importantes en la ejecución de presupuesto es una proveeduría que brinde un servicio ágil y oportuno, ya que es aquí donde se desarrolla la acción de realizar las compras de todos los ejecutores de la institución afectando directamente el accionar de cada ejecutor.

4.5.5.1 Justificación

La calificación que los ejecutores de presupuesto del SFE le dan a la proveeduría es negativa tal y como se evidenció en el capítulo III, afirman que no abastece en forma oportuna. En el capítulo II, en el punto 1.5.2 Proveeduría del SFE, se da a conocer la estructura organizativa de la proveeduría, donde se relató una carga de trabajo por parte del personal, según afirmaciones de la licenciada Ávila, la proveeduría cuenta con poco personal y las tareas se tienen que distribuir entre todos de tal manera que se atrasan los procesos de compra.

4.5.5.2 Objetivo de mejora

Fortalecer y satisfacer las necesidades de la proveeduría institucional para que brinde un servicio ágil y oportuno a los ejecutores de presupuesto del SFE.

4.5.5.3 Plan de acción

Este poco personal que señala la licenciada en el capítulo II queda evidenciado en el capítulo III, cuando en la entrevista a profundidad que se le realizó al ingeniero Andrey Marenco, quien realizó el estudio de cargas de trabajo de la institución, se señala que la proveeduría para llevar a cabo con prontitud su gestión deben de contratar adicionalmente 13 profesionales y 5 oficinistas.

En el benchamarking, realizado en el capítulo III, se evidenció que tanto en Recope como en la CNFL cada ejecutor de presupuesto es quien realiza el proceso de compra y la proveeduría institucional da el acompañamiento a dicha gestión, por lo que se hace necesario que cada ejecutor cuente con un coordinador de presupuesto para poder sacar la labor adelante.

Como ya se ha expuesto en el caso del SFE los ejecutores de presupuesto solo tramitan las órdenes de inicio y la aprobación técnica de la compra, el otro procedimiento lo realiza

la proveeduría institucional, por lo que el tratar de homologar la acción que se realiza en estas instituciones líderes de ejecución de presupuesto sería un proceso que cuente con inversión en capacitaciones, personal de apoyo a cada ejecutor y que cambiaría el proceso de compra de la institución, sin embargo esta propuesta haría un cambio cultural de ejecución en la institución, generando enfrentamientos de los ejecutores contra la comisión de presupuesto que sería quien tenga que dictar dicha directriz restándole fuerza a la comisión desde un inicio, por lo que si se refuerza con personal la proveeduría se lograría un reforzamiento en la unidad y en la ejecución de forma natural.

Se le hizo la consulta a la proveedora de la institución la licenciada Ávila, si realmente ella como líder de la proveeduría considera que se hace necesario el adquirir la cantidad de personal que reflejó el estudio de cargas para optimizar la gestión de la proveeduría, a lo que ella respondió que si se le fortaleciera la unidad con al menos tres analistas más, sería suficiente para poder reestructurar las funciones de los colaboradores de la proveeduría, obteniendo como resultado una gestión ágil y oportuna en el proceso de las compras.

Como consecuencia de lo expuesto anteriormente se hace necesario recomendar un fortalecimiento con personal a la unidad de la proveeduría institucional, este reforzamiento de personal se puede iniciar con los tres analistas que la proveedora recomienda como mínimo, y la administración decidirá si es necesario abrir tres nuevas plazas o si se le traslada personal de otras unidades o departamentos.

Los resultados esperados de este fortalecimiento en personal se deberían de ver reflejados en un aumento en los trámites concluidos de compra que en la actualidad, según se evidenció en el capítulo II, es del 85% dejando un 15% sin concluir. Otro resultado esperado es que como se observó en capítulo III, en el gráfico # 34, las compras no tramitadas realmente no representan un peso importante en la no ejecución, el peso de la no ejecución se encuentra en las compras comprometidas que la proveeduría las reporta como trámites concluidos porque ya tienen su orden de compra, pero al no estar pagas no se pueden considerar como ejecutadas.

Por lo que si con el fortalecimiento en el personal se pueden tramitar dichas compras más temprano en el año, daría tiempo para que se puedan ejecutar dentro del año en curso, y más si se tiene en cuenta que el 91,45% de las compras son contratación directa, como lo reflejo la tabla # 2 del capítulo II, por consecuente si se tramita una mayor cantidad de

órdenes de compra al inicio del año se logrará disminuir el comprometido y así aumentar el ejecutado.

4.5.5.4 Métricas de control

En el tercer cuatrimestre del año la Unidad de Recursos Humanos cuente con el reforzamiento de personal necesario para tramitar las compras de una manera más ágil y oportuna.

4.5.5.5 Responsables

Comisión de presupuesto: es quien debe gestionar y respaldar la solicitud de reforzar con personal a la proveeduría institucional.

Unidad de Recursos Humanos, quienes deberían tramitar el proceso de entregarle las personas adicionales que se solicita para la unidad de la proveeduría.