· El derecho a la intimidad como límite durante la investigación
5. Régimen del despacho del Detective Privado
Antes de trabajar y ejercer como Detective Privado, se debe determinar de qué manera se va a hacer a la hora de montar un despacho, de manera independiente o asociado a otros profesionales (obligatoriamente deben de ser Detectives Privados en ejercicio también, según la Ley de Seguridad Privada 23/92 y el Reglamento).
Describiré resumidamente las características de algunas de las formas antes descritas:
·Detecti ve Asociado
a. Sociedad Anónima
- Su denominación es libre, siempre que no se repita el nombre elegido con otra sociedad actual.
- Se exige escritura pública e inscripción en el Registro Mercantil. - Númeroilimitado de socios, que pueden ser personas físicas o jurídicas.
- La responsabilidad de los socios está acotada dependiendo del capital asimilado.
- La gestión de la empresa y su representación viene determinado por los administradores, o el Consejo de Empresa elegido.
- El capital social mínimo será de 60.101,21€. En el momento de la Constitución debe estar suscrito totalmente y en un 25% desembolsado al menos.
- El capital estará dividido en acciones o al portador, pudiendo ser transmisible si así se determina.
- El socio será independiente de su condición de trabajador dentro de la misma sociedad.
- Es la forma mayormente elegida por sus beneficios para grandes y medianas empresas, en cuanto que no tienen límite de capital o de socios.
b. Sociedad Limitada
- Igualmente, la elección del nombre es libre, siempre que el elegido no corresponda a ninguna sociedad en activo.
- Obligación de escritura pública e inscribir la sociedad en el Registro Mercantil.
- La responsabilidad de los socios (personas físicas o jurídicas), depende de las aportaciones realizadas.
- Tiene un número máximo de socios, 50.
- La gestión y la representación corresponde a los administradores; y las decisiones importantes, a la Junta de Socios.
- La condición de socio es transmisible, mediante la cesión de las participaciones.
- El capital inicial mínimo será de 3006,00€, obligando a su total inscripción y desembolso.
- El capital social estará dividido en participaciones de forma igualitaria e individual.
- La condición de socio será independiente igualmente de la de trabajador.
- Es una forma cómoda y práctica para las medianas y pequeñas sociedades por el bajo capital inicial, la limitación de socios y su dificultad de transmisión de los mismos.
c. Sociedad Cooperativa
- Nombramiento libre, si no corresponde con el nombre de otra sociedad ya registrada.
- Se exige escritura pública e inscripción en el Registro de Cooperativas. - Poseen personalidad jurídica propia.
- La responsabilidad de los socios que la constituyen viene determinada por el valor del importe suscrito.
- El número mínimo de socios, será de cinco; en las cooperativas de segundo grado, se exige un mínimo de dos cooperativas fundadoras.
- El capital social será el que aporten de forma voluntaria y obligatoria los socios, que serán igualitarias para todos ellos o proporcionales a su uso, y los asociados si los hubiera.
- El capital mínimo en el momento de la asociación es de 3006,00€, debiendo ser totalmente desembolsado el 25% en dicho momento, y el resto, según lo establecido en los Estatutos o por la Asamblea General.
- La Asamblea General, además, gracias a su poder de decisión y su peso en la sociedad, podrá imponer nuevas aportaciones, que pueden tener carácter obligatorio.
- En las cooperativas que sean de primer grado, los socios podrán tener un máximo del 25% del capital social.
- Los Estatutos podrán prever la existencia de asociados en la cooperativa.
- Los excedentes se repartirán a los socios según su actividad en la sociedad y no a razón de la cantidad aportada a la misma.
- Los socios deberán indicar si se encuadrarán en un régimen general o como autónomos.
- El órgano de administración de las cooperativas es el Consejo Rector, elegido por los miembros de la misma. Las decisiones que se tomen dentro de la
cooperativa será por mayoría de los miembros, con un voto cada uno de ellos. - Es una opción útil para empresas formadas por personas que explotan una
empresa sobre la base de la ayuda mutua, creación de un patrimonio común, y atribución de resultados de la actividad a los socios en función de su actividad en la misma.
·Detecti ve I ndependiente
a. Autónomo
- No tiene los gastos de constitución de una asociación.
- No precisa regirse por el Plan General Contable ni presentar Cuentas Anuales al fisco, por lo que puede llevar el propio detective las cuentas fácilmente. Aunque tiene la dificultad de separar los gastos personales y los profesionales.
- Las facturas se harán con su NIF y nombre.
- Responde jurídicamente con sus bienes personales.
9. El despacho
Habrá que valorar las características de cada forma de negocio según sus posibilidades y sus intereses, y una vez elegido llevar a cabo todo el proceso de forma cuidadosa.
Ya formalizada la constitución con los trámites formales, el detective deberá publicitar su agencia y elaborar planes, comprar el material que pueda necesitar y todo aquello informal que pueda ayudar a dar a conocer la empresa, y arrancarla.
Puede ser necesario igualmente pedir un crédito al banco para alquilar o comprar un despacho para recibir y tratar a los clientes, material y mobiliario. Además, pueden surgir gastos como contrato de líneas de internet y móvil, indumentaria, etc.
Empezaremos con el plan financiero, valorando la situación económica del despacho. · Plan financiero
Al crear un plan financiero, creamos un registro con los objetivos económicos deseados y la forma en la que vamos a llegar hasta ellos, lo que se denomina estrategia. Estos objetivos tendrán un orden de preferencia o prioridad y se seguirá la lista para su consecución.
El primer paso para crear el plan financiero es establecer los activos, que será aquello con lo que contamos, como cantidades económicas, inmuebles, material…, y los pasivos, que será aquello que hemos tenido que pedir para poder poner en marcha el proyecto, y por lo tanto, lo debemos.
Para continuar, sería recomendable elaborar un presupuesto con los ingresos que esperamos obtener de forma objetiva y realista, y con los gastos que vamos a tener derivados de la actividad.
Estableceremos con estos datos, unas metas financieras, como hemos dicho antes, con los objetivos deseables agrupándolos por orden de importancia y de tiempo de consecución.
En base a estos objetivos y situación económica, definiremos la estrategia a seguir, en base a control de ingresos, gastos, deudas, protección contra riesgos e inversiones que
vayamos a llevar a cabo.
Referente al tema económico, habremos de contar con unos recursos financieros con los que el despacho pueda funcionar y disponer del dinero.
· La cuenta corriente y tarjera de crédito
Es muy útil abrir una cuenta corriente con los datos profesionales del despacho, y disponer de una tarjeta para los gastos que puedan surgir durante el desarrollo de la actividad. La elección de la entidad vendrá determinado por el atractivo y lo que nos ofrezca cada entidad, debiendo elegir bancos con un gran número de oficinas, ya que el detective realiza bastantes viajes y es de gran utilidad contar con sucursales allá donde vayamos.
La elección de la tarjeta de crédito vendrá determinada por lo que nos ofrezca igualmente, como devolución de un porcentaje en los gastos, en combustible, acumulación de puntos y canje por regalos u otros beneficios.
Este tipo de elecciones, que serán de gran importancia porque no se cambia de banco cada poco tiempo, se harán comparando productos que nos ofrezcan las diferentes entidades y valorando lo que buscamos y los que nos puede ser de gran utilidad. Puede interesar que haya muchas sucursales, o pocas porque trabajamos gracias a internet, pero que garanticen menos gastos o más descuentos. También nos fijaremos en los productos que ofrecen y sus condiciones (algunas pueden variar de una sucursal a otra,
incluso de la misma entidad).
Igualmente, necesitaremos líneas de internet y móvil, y a la hora de contratarlos, usaremos el mismo método de elección. Hoy en día hay muchas compañías, y otras
tantas nuevas, cada una con ofertas muy similares, por lo que habremos de fijarnos en la cobertura, servicio técnico, tiendas disponibles por si surge algún problema con el terminal…
· Formas de ahorrar
Tanto en el momento de abrir un despacho, como durante el tiempo que dure la actividad del mismo, es recomendable tener en cuenta algunos consejos para ahorrar, dado el número de viajes y material que puede necesitar un Detective Privado.
Por ejemplo, a la hora de comprar material, se hará en grandes superficies donde el volumen de compra es mayor y el precio menor por lo tanto. También compararemos el precio en diferentes tiendas y nos fijaremos en las ofertas o promociones.
Para ahorrar en viajes también es necesario saber dónde buscar y comparar ofertas, ya que hoy en día hay una gran variedad de compañías, tanto físicas como por internet, que ofrecen descuentos.
· Dónde ubicar el despacho
La ubicación del despacho tendrá gran importancia, porque será un factor determinante a la hora de tener clientes. Puede interesar que esté en una zona céntrica donde tenga una gran visibilidad o que esté en un sitio íntimo.
Y es que el disponer de un despacho físico, nos da una cierta distancia de la vida personal, y es una forma directa de separar ambas facetas y poder desconectar. Además, se da una imagen de solidez, profesionalidad y seriedad, y será el lugar donde recibiremos a los clientes, por lo que debe estar en buenas condiciones. Pero si elegimos esta opción, estudiaremos la zona en busca de otros despachos cerca o el tipo de clientes que tendremos.
También se duplicarán gastos como agua, luz, mobiliario, internet, y demás gastos básicos que se tienen en la vida personal y profesional. Habrá un gasto en
Se cuenta con la opción de tener el despacho en casa para ahorrar gastos, o por comodidad. Esta elección habrá de ser valorada por el profesional, buscando la opción más cómoda para la idea de negocio que tenga en mente.
En ambos casos, se decidirá si será un despacho especializado en alguna materia de investigación, publicitando esta oferta a los clientes potenciales.
Cuando ya tengamos la dirección del despacho, número de teléfono, número de fax, CIF y TIP, es hora de publicitar el despacho y los servicios que ofrecemos. Se hará de forma atractiva con imagen seria y profesional, dando seguridad al posible cliente. Éste debe estar seguro de que el trabajo se hará de forma correcta, con confidencialidad y buen trato de los datos que nos proporcione. No se pueden asegurar resultados, pero si poder transmitir la imagen de que el trabajo que hagamos será serio y riguroso.
· Imagen y publicidad
La imagen de nuestra empresa será el logo y la marca comercial. No podrán coincidir con otros ya existentes, deberán ofrecer una imagen seria y de actualidad. Una vez elegidos, se registrarán tanto el logo como el nombre comercial.
Será muy útil disponer de tarjetas de visita que poder entregar a los clientes o personas a las que nos interese dar nuestros datos profesionales. Como consejo, se deben hacer dos tipos de tarjetas, unas con más datos que otras, ya que no siempre puede interesar dar toda la información comercial.
Los sobres también serán unas herramientas útiles profesionalmente, y podremos imprimir en ellos igualmente los datos profesionales. Interesa igualmente hacer dos tipos, según los datos que se impriman en ellos.
Tener una página web será una forma de dar una imagen de solvencia y seriedad añadida. Además, será una ventana a darnos a conocer a más población de la que podríamos disponer si no la tuviéramos; también publicaremos los servicios y ofertas
que damos. Tendrá todos nuestros datos para que puedan contactar con nosotros las personas interesadas.
Dependiendo de la publicidad que se quiera dar al despacho, se podrá ofertar en las Páginas Amarillas, radio, televisión, prensa escrita, publicidad estática y dinámica en calles y demás lugares públicos, mailing, y buzoneo entre las zonas interesadas…La información enviada tendrá poca extensión y será atractiva a la gente, poniendo en ella la información personal del despacho, los servicios que se ofertan y algún plus o promoción que se dispusiera.
· El cliente
La primera toma de contacto con el cliente debe ser rigurosa y profesional. Escucharemos atentos lo que nos cuenta y no haremos juicios de valor ni prometeremos resultados; tampoco debemos fiarnos ciegamente de todo lo que nos cuenta, ya que es parte interesada y tendrá una visión subjetiva del tema, y nosotros debemos ser
objetivos en todo momento.
Vistos los casos de incompatibilidades subjetiva y objetiva, si no tenemos competencia en el caso, habremos de rechazarlo, si el caso está relacionado con un delito perseguible de oficio, no podremos aceptarlo tampoco y lo comunicaremos a las autoridades. Cuestiones antes enunciadas.
Si el caso cumple todas las condiciones objetivas y subjetivas, haremos un presupuesto al cliente, y si éste lo acepta, un contrato formal.
El presupuesto se hará en base a lo que el cliente quiera contratar, y contará con todos los gastos previsibles, como dietas, gastos varios, honorarios profesionales, informes adicionales (si los desea el cliente), ratificación en juzgado, etcétera.
Estos gastos estarán desglosados e incluirán el IVA al final, dándose al cliente el precio final y completo, descontando algún descuento si lo hubiera.
Estos gastos pueden aumentar a lo largo de la investigación, pero siempre habrán de ser notificados al cliente y aceptados por él.
Si el cliente acepta el presupuesto, haremos una hoja de encargo profesional.
- En primer lugar, pondremos nuestros datos profesionales: nombre, apellidos, TIP, DNI, domicilio del despacho; los datos del cliente incluirán su nombre, apellidos y DNI.
- El asunto de que trata el caso contratado. Se hará sólo una referencia al mismo. - Datos de la persona investigada. Toda de la que dispongamos, principalmente
nombre, apellidos, y la finalidad de la investigación.
- Precio de la investigación. Precio final con impuestos incluidos en base al presupuesto dado.
- Forma de pago. Cantidad final y cantidad abonada en el momento de la contratación y la forma en que se realizan (efectivo, transferencia, ingreso, cheque…).
- Marco legal referido a la protección de datos.
- Compromisos del contrato y deberes tanto del Detective Privado como del cliente.
- Condiciones legales generales.
- Normativa aplicable y resolución de conflictos.
Al final de la misma, se firmará por las dos partes interesadas.
Se adjuntará un número de expediente, fichas de la investigación, fotografías, y cuantos documentos y datos nos puedan ser útiles a lo largo de la misma.
Todos los informes y demás documentos profesionales, tendrán un orden y contarán con la fecha en que se realizan.
De acuerdo a la legislación vigente, contaremos con un libro registro, donde se anotarán todos los encargos en los que participe profesionalmente el detective. El Reglamento que desarrolla la ley de Seguridad Privada especifica su contenido:
- Anotación de todos los asuntos en los que se interviene, recogiéndose en cada doble hoja los siguientes datos:
a. Fecha de encargo.
b. Fecha de terminación de la investigación. c. Tipo de asunto.
d. Nombre y apellidos o denominación del detective. e. Nombre y apellidos o denominación del cliente. f. Dirección del cliente.
g. Anotación final de haberse detectado algún indicio de delito perseguible de oficio.
h. Organismo o departamento al que se hubiera dirigido la denuncia.
- Diligenciado. El libro debe ser adquirido con anterioridad al inicio de la actividad profesional y correctamente diligenciado por la Unidad Central de Seguridad Privada del Cuerpo Superior de Policía que corresponda a la provincia donde el detective tiene el despacho profesional.
Así mismo, para poder tener un control completo, aparte del libro de registro, expedientaremos todos los casos en los que trabajemos. En ellos estará presente toda la documentación técnica y administrativa que se va generando a lo largo de la investigación. En cada uno de ellos pondremos:
- Fechas coincidentes con el Libro Registro. - Orden en el número de casos.
- Identificación de los clientes. · Protección de datos
Durante su trabajo, el detective manejará muchos datos personales acerca de la persona que contrata sus servicios, y la persona a investigar, por lo que es importante un buen trato con estos datos para que su actividad no se tuerza y pueda perjudicar a ambas personas. Por lo tanto, será necesario que conste en el contrato de trabajo todo lo
referente a esto, como he dicho anteriormente.
Esta cláusula nos autorizará por el cliente a tratar sus datos personales, conforme a la LO 15/1999 de 13 de Diciembre, de Protección de Carácter Personal. Será informado de que sus datos pasarán a estar registrados en un fichero propiedad nuestra, con la finalidad de prestarle nuestro trabajo de forma correcta y conforme a ley.
Asimismo, deberá estar informado de que podrá ejercitar cualquiera de los derechos de acceso, ratificación, consulta y oposición en la sede profesional, con la correspondiente ubicación que señala el contrato en el área de datos personales.
También tendremos en cuenta el tratamiento a los datos de terceros, puesto que será la otra gran parte afectada en este tema.
El detective asume a la firma del contrato unas obligaciones en cuanto al trato de estos datos:
- Custodiar, adoptando las medidas adecuadas, los datos comunicados y conocidos a través del cliente.
- Tratar los datos con la finalidad única de llevar a cabo la investigación encomendada, conforme a las instrucciones del cliente.
- A no ceder los datos a terceras personas. No se considerará cesión de datos la comunicación que se pueda realizar a otros con la finalidad de llevar a cabo la investigación. Están fuera de esta categoría los registros, bases de datos públicas y privadas, repertorios telefónicos, boletines oficiales y demás fuentes de información que puedan ayudar al detective.
- Ya terminada la investigación, los datos que no se consideren relevantes, serán destruidos por el detective.
- El detective responderá de los daños y perjuicios causados en el caso de incumplimiento de los preceptos citados.
Igualmente, el cliente se compromete a:
- Utilizar los datos comunicados por el detective, según la finalidad que se prevé según el encargo contratado.
- A adoptar las medidas adecuadas para custodiar la naturaleza de los datos que conozca por razón de la investigación.
- Responder de los daños y perjuicios que se pudieran derivar por el incumplimiento de los preceptos anteriores.
- Cláusula de temporalidad indefinida de confidencialidad y custodia en cuanto a estos datos.
7. La investigación
Ya habiendo firmado las dos partes el contrato, el cliente deberá decirnos cómo quiere llevar la investigación y los objetivos principales a los que debemos llegar para que la investigación sea un éxito.
Nosotros seremos los encargados de planificar las acciones que realizaremos y la forma en que se harán, fechas y momentos, aunque estos pueden ser concretos y tendremos que adaptarnos a ellos.
Igualmente, el procedimiento será el mismo, en cuanto a forma de seguimiento, material y métodos e informe.
Durante la investigación deberemos ser muy cautos y tener mucho cuidado a la hora de proceder para no ser descubiertos, ni violar ningún derecho a la persona investigada, ya que la línea es muy fina en cuanto a vulneración de derechos y tendremos que valorar en cada momento la situación si así se requiere.
· Material
Será conveniente tener una gran variedad de material con el que trabajar, ya que lo necesitaremos constantemente para nuestro trabajo. Este tipo de material se renueva constantemente y cada poco tiempo también aparecen nuevas coberturas y mejoras en los mismos, por lo que estaremos siempre al día por si nos interesase cualquier aparato que pueda salir a la venta. Y como en todo el trabajo del detective, en este caso, es muy