MODELO INDICATIVO DE REDACCIÓN DEL PÁRRAFO FINAL DEL ACTA DE LA SESIÓN
2.2. R ECOMENDACIONES PARA LA CUMPLIMENTACIÓN FORMAL DEL A CTA
A lo largo del desarrollo de este Capítulo II referido a las actas de los órganos cole- giados de los centros educativos hemos incluído, junto con los aspectos legales afectos a su redacción, toda una serie de recomendaciones y orientaciones encami- nadas a que el Secretario elabore correctamente estos documentos públicos adminis- trativos.
Presentamos a continuación, a modo de recapitulación y recordatorio, distintos con- sejos y recomendaciones que estimamos pueden favorecer el objetivo perseguido, orientaciones que en su gran mayoría van dirigidas al estricto cumplimiento de la normativa vigente y al intento de evitar una posible manipulación o uso indebido de las actas, que conllevaría a la situación de falsedad de documento público.
2.2.1. Orientaciones de carácter general
Primera:Las actas deberán redactarse de forma manuscrita cuando se transcriban en el usual Libro de Actas tradicionalmente utilizado. En el supuesto de no emplear este documento auxiliar normalizado, las actas deberán redactarse por medios mecánicos, con la cautela debida al posible cambio de texto, modificación, rectificación, etc. Segunda:La corrección de cualquier error en su transcripción o algún tipo de modifica- ción en el texto deberá ser subsanada mediante diligencia al respecto, tanto en las actas manuscritas como en las reproducidas por sistemas mecanizados o informatizados. Tercera:Las actas de carácter extraordinario se incluirán cronológicamente junto con las ordinarias, sin que puedan formar un cuerpo documental aparte.
Cuarta: La redacción del acta corresponde al Secretario que no puede delegar esta función, ni la de transcripción de su texto al libro correspondiente, en cualquier otro miembro del órgano colegiado. Si por causas justificadas el Secretario titular no puede asistira una sesión, el sustituto legal del mismo será el encargado de realizar ambas funciones.
Quinta:Las actas del Consejo Escolar del centro y del Claustro de profesores, que conforman la base legal de lo tratado en las sesiones de estos órganos colegiados, deberán constar exclusivamente del texto escrito de referencia sin que se puedan pegar, grapar o adjuntarcualquier otro protocolo o documentación. Estos documen- tos deberán ser legalizados e incorporados al cuerpo del acta, como documentación afecta a la sesión correspondiente.
Sexta:El sello que figure en las actas del Consejo Escolar y del Claustro de profeso- res será el oficial del centro, sin que se pueda encargar y, mucho menos utilizar cual- quier otro que corresponda a dichos órganos colegiados.
Séptima: En la referencia al Presidente de los órganos colegiados de los centros educativos se pondrá siempre el cargo que osenta, es decir, Presidente. No podrá utilizarse la denominación de Director empleada equívocamente en numerosos casos, tanto en relación con el Consejo Escolar del centro como al Claustro de pro- fesores.
Octava:El Secretario deberá redactar cuanto antes el acta de la sesión, ya que con el paso del tiempo se pueden olvidar algunas circunstancias acaecidas o bien interpre- tar incorrectamente las notas tomadas como borrador de dicha acta.
Novena:Cualquier duda que tenga el Secretario en la transcripción y redacción de las actas, deberá consultarla con el Presidente del órgano colegiado, pero entendien- do siempre que es aquel el único responsable al respecto.
Décima:Las actas no podrán ser reproducidas, fotocopiadas, transcritas, copiadas, etc. existiendo siempre una sóla acta válida legalmente para cada sesión, incorpora- da al libro correspondiente. El Secretario sólo podrá emitir las certificaciones sobre los acuerdos específicos adoptados que se contemplan an el artículo 27.5 de la Ley 30/1992, en la forma y modo que hemos señalado en el apartado correspondiente de este Proyecto.
2.2.2. Orientaciones de aspecto formal
Primera:El acta deberá estar correctamente redactada, mediante letra clara y legible en el caso de transcripción manual.
Segunda:No podrá contener ningún tipo de enmiendas, raspaduras, tachones, correc- ciones, etc. ya que puede presuponer un intento de manipulación de la misma. Las rectificaciones de posibles errores deberán solventarse mediante diligencia al res- pecto.
Tercera:Es necesario evitar la existencia de espacios en blanco, tanto en la finaliza- ción de los párrafos del texto, como en la finalización y comienzo de las actas de sesiones consecutivas.35
Cuarta:En el supuesto de que, por razones de funcionalidad y estética, el Secretario acostumbre a iniciar la redacción de cada sesión al comienzo de página, el espacio
35Para paliar estos problemas recomendamos:
– Trazar una raya horizontal desde el final del párrafo hasta el borde del margen derecho del folio, en el primer supuesto.
– Iniciar la redacción del acta de la sesión inmediatamente a continuación de las firmas y sello correspondientes a la anterior, sin dejar espacio posible en el que se pudiera añadir texto alguno.
en blanco que esta circunstancia origina deberá anularse mediante líneas cruzadas o cualquier otro sistema que estime adecuado.36
Quinta:Las actas deberán ser redactadas de forma escueta y concisa y, a ser posible, con el empleo de un lenguaje administrativo y limitándose su extensión al normal desarrollo de los puntos tratados.
Sexta:Una vez redactadas las incidencias de un punto del orden del día, no deberá pasarse al siguiente sin especificar gráfica y manifiestamente su número y el conte- nido de su título que figura en el prárrafo inicial del acta de acuerdo con la convoca- toria.
Séptima:Las firmas del Secretario y del Presidente deberán ser siempre ológrafas, precedidas de la antefirma correspondiente y con el firmado con nombre y dos ape- llidos.37
Octava:El sello del centro que avala la firma del Secretario, se colocará en el espa- cio en blanco próximo situado en la parte izquierda de su firma.
Novena:Cualquier diligencia que se incluya en las actas deberán llevar al final del texto: la fecha en que se realiza, la firma del Secretario, el visado del Presidente y el sello del centro.
Décima:Todos los folios de las actas deberán estar correlativamente numerados en su anverso (página de la derecha), en el ángulo superior derecho y con el sello situa- do encima de cada número. La numeración será ininterrumpida desde el folio núme- ro uno hasta el último del libro de actas. En el supuesto de utlizar folios sueltos se utilizará idéntico modo de numeración correlativa para todas las actas, de acuerdo con la cronología de sus sesiones.38
Undécima:Cuando el Secretario refleje en las actas los miembros participantes en las deliberaciones de los puntos del orden del día de la sesión, deberá hacerlo con su nombre y dos apellidos o, en caso de que no exista equívoco alguno, el cargo o repre- sentación que ostenten: Presidente, Secretario, Jefe de Estudios, representante del municipio, etc.
36En la revisión de numerosas actas hemos detectado que algunos Secretarios tiene la costumbre de
iniciar la redacción del texto de la sesión al comienzo de la página anversa del folio, es decir, en la situada a la derecha del Libro, dejando en blanco la anterior. No recomendamos la utilización de esta práctica aún quedando anulado el espacio en blanco originado.
37Las antefirmas, como hemos señalado en los distintos modelos aportados, deberán escribirse con
letras mayúsculas seguidas de una coma: v.g. EL PRESIDENTE, / EL SECRETARIO,
38Numeración correlativa requerida para el momento de encuadernar todas las actas y formar con
2.2.3. Orientaciones de base o de contenido
Primera:Que el Secretario refleje fielmente en el acta lo sucedido en el desarrollo de cada sesión.
Segunda:Que asimismo incluya, necesaria y explícitamente, todos los aspectos seña- lados en la normativa vigente: asistentes, orden del día de la sesión, circunstancias de lugar y de tiempo, puntos principales de las deliberaciones y el contenido de los acuerdos adoptados.
Tercera:Que el Secretario no omita aquellas circunstancias que, sin ser legalmente obligatoria su inclusión en el acta, entienda que por su importancia o transcendencia debieran figurar en ella.
Cuarta:Que en la redacción correspondiente a la aceptación, o no, de las propuestas presentadas, figuren expresamente en el acta las palabras: acuerdo, aprobación, desacuerdo, desestimación, no consideración, etc.
Quinta:Que el Secretario evite la omisión del lugar y hora del inicio y finalización de las sesiones.
Sexta:Que asimismo no olvide reflejar en el párrafo inicial del acta todos los puntos del orden del día de la sesión, desestimando la fórmula: «de acuerdo con los puntos citados en el orden del día de la convocatoria».