El personal de una organización, es el bien más preciado y su recurso más importante. Para poder obtener el mejor recurso humano es indispensable hacer un buen reclutamiento, pero para ello es indispensable disponer de información precisa y continua acerca de las cantidades y calificaciones de los individuos, necesarios para desempeñar los diversos puestos de una organización.
Una organización puede formar una fuerza de trabajo eficiente sólo si es capaz de ocupar las distintas posiciones con el individuo más calificado para ocuparla. Estos individuos pueden ya estar empleados en otros puestos en la organización, o pueden ser reclutados
fuera de ella. El reclutamiento del personal requiere la investigación de todas las fuentes posibles de candidatos tanto internas como externas, con el propósito de que los individuos calificados sean tomados en cuenta en la apertura actual o futura de nuevos puestos.
Podemos utilizar dos tipos de fuentes para realizar esta labor:
Fuente interna: Debido a que los supervisores conocen a su personal y sus
deficiencias, pueden considerar que los solicitantes externos, los cuales conoce relativamente poco, estén mejor calificados de lo que en realidad sea
el caso. Por ello el jefe no debería descuidar ni confiar demasiado en las fuentes de información internas para cubrir los nuevos puestos por arriba del nivel de iniciación.
Fuentes Externas: Existen muchas fuentes externas de las cuales es posible
reclutar personal. Una de ellas pueden usarse para cubrir una variedad de diversos puestos. Otras solo para ciertos tipos de puestos, tales como para el personal ejecutivo, técnico y empleados generales. Esto Depende específicamente de factores tales como: tamaño de la organización, sus recursos y sus condiciones económicas. Algunas de las principales fuentes externas de solicitantes, aún cuando no necesariamente en su orden de importancia son las siguientes:
- Anuncios - Instituciones Educativas - Agencias de Empleos - Recomendaciones de empleados - Solicitudes espontáneas - Organizaciones Profesionales - Sindicatos.
Por su parte la selección del personal se refiere al proceso de determinar cuáles entre los solicitantes de empleo, son los que mejor llenan los requisitos de la fuerza de trabajo y se les debe ofrecer posiciones en la organización. Los directivos de empresa están dando cada vez mayor valor al proceso de selección debido a que reconocen que es el punto de partida para crear
calidad en sus organizaciones. Los individuos que son cuidadosamente examinados, de acuerdo con los requerimientos exigidos, es probable que aprendan las tareas de sus puestos con más facilidad, que sean los mejores productores y que se ajusten mejor a su situación laboral. Una selección cuidadosa beneficia tanto al individuo como a la organización.
Las personas responsables de la selección del personal, deben poseer una información adecuada para fundamentar tal decisión. Es sumamente importante la información acerca de los puestos de trabajo a llenarse, la proporción entre las vacantes, el número de solicitantes y toda la información posible sobre los mismos solicitantes. Debido a que la información no necesariamente es completa y veraz, debe buscarse mayores informes de cualquiera de las fuentes disponibles.
El proceso de selección se realiza por cualquiera de estos métodos o combinación de ellos:
• Entrevistas. El solicitante debe ser entrevistado por una persona o
varias, dependiendo de la importancia del puesto. La entrevista sirve para muchos propósitos, por lo que puede emplearse en distintas etapas del proceso de selección. En el proceso de selección la entrevista puede usarse para verificar los datos de la forma de solicitud y para obtener mayor información sobre lo que el individuo quiera y pueda hacer.
• Planillas / Formato de Solicitud. Estas proporcionan un método
bastante rápido y sistemático para obtener informaciones tales como antecedentes, educación , historia laboral y referencias.
• Investigación del Currículum Vitae. Si el entrevistador queda
satisfecho con la información obtenida en la entrevista, puede investigarse su empleo anterior y sus referencias. Obviamente no
puede verificar toda la información, sólo aquella que parezca más relevante.
• Examen Médico. Suele ser uno de los pasos finales debido a que
es costoso y porque se debe hacer antes de la contratación. El examen médico tiene tres objetivos 1) Determinar la aptitud del solicitante para el trabajo en la organización; 2) asegurar su aptitud para un puesto en particular y 3) proporcionar un lineamiento básico con el cual puedan compararse e interpretarse los exámenes médicos subsecuentes.
• Test. En la actualidad se utilizan muchas veces test para
proporcionar aptitudes para la resolución de problemas, liderazgo, comunicación, entre otros. En ellos se presentan varias situaciones y el solicitante debe responder de la manera más autentica posible
Inducción
Las funciones de reclutamiento y selección solo son las fases iniciales de la conformación de una fuerza de trabajo estable y
eficiente. El desarrollo de un buen empleado comienza con un proceso de inducción que le permita adaptarse adecuadamente a las condiciones de la organización.
Un programa formal de inducción debe proporcionar al nuevo empleado la comprensión de la forma en que el desempeño en su puesto contribuye al éxito de la organización, y la forma como los productos o servicios de la organización contribuyen a la comunidad.
A pesar de que el empleado puede ser que ya tenga información básica sobre la organización, inclusive que se haya creado una opinión propia y tenga cierta conciencia de la importancia de su trabajo, es esencial que encuentre el lugar exacto dentro de la empresa.
Aún cuando el tipo de información que necesita variará con el puesto, es costumbre proporcionar información sobre asuntos que sean de interés para el nuevo empleado, tales como horas de trabajo, paga, bonos, reglamentos, normativas, etc. El empleador también debe estar interesado que el nuevo empleado comprenda a cabalidad las reglas para la prevención de accidentes, requisitos de seguridad y otros temas que puedan disminuir la posibilidad de errores y situaciones embarazosas o tragedias.
Si bien pueden variar los métodos utilizados para dar la inducción, es necesario que exista una adecuada planificación a fin de cubrir todos los tópicos necesarios y en el momento adecuado.
Evaluación
El propósito de la evaluación es dar al empleado la retroalimentación necesaria para que de cuenta del adelanto que viene logrando, mientras que, simultáneamente suministra a la gerencia la información necesaria para tomar decisiones a largo plazo.
a) Decisiones de promoción, cese y transferencia
b) Retroalimentación para el empleado respecto a cómo visualiza la organización.
c) Evaluaciones de contribuciones relativas hechas por individuos y departamentos completos para alcanzar las metas.
d) Decisiones de recompensa, incluyendo aumentos por méritos, promociones y otras recompensas.
e) Criterios para evaluar la efectividad de las decisiones de selección y colocación, incluyendo la pertinencia de la información usada para dichas decisiones.
f) Diagnósticos y descripciones de las necesidades de desarrollo de los empleados en lo individual y departamental
g) Criterios para evaluar el éxito logrado por las decisiones para adiestramiento y desarrollo.
h) Información sobre la cual se puedan basar los planes de desarrollo, programación del trabajo y presupuesto.
El proceso de evaluación del personal consta de cuatro fases. En primer lugar se ha de establecer las normas de desempeño. En segundo lugar, se registrará el desempeño de cada individuo. En tercer lugar, este desempeño se deberá comparar con las normas previamente determinadas. Y por último se tomará una decisión sobre cualquier acción futura.
Generalmente el proceso de evaluación se inicia en el nivel más bajo de la organización, donde el supervisor evalúa el rendimiento de su supervisado. A continuación este supervisado es evaluado a su vez por su jefe, y así sucesivamente. En la parte superior de la estructura, el principal ejecutivo o presidente, se somete a la evaluación de la junta de directores.