Debido a que las recomendaciones emitidas por la Contraloría de Servicios a finales del 2015 , las cuales son producto de un proyecto de investigación elaborado por dicha instancia respecto a los servicios brindados por la DGSC a las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos, fueron programadas a implementar por las distintas Áreas institucionales durante el año 2016, y debido a que por las características de dichas recomendaciones, a saber: de índole estratégico
Página 32 de 49
mayoritariamente, que requieren de la coordinación de diferentes Áreas y la inversión significativa de recurso humano principalmente, así como de la toma de decisiones por parte de los Directores de Área y el Director General, la Contraloría de Servicios se enfocó en brindar el debido seguimiento a la implementación de dichas recomendaciones, esto a través de la solicitud de informes de avance y la preparación de la información para ser presentada ante el Director General. A continuación se describen las recomendaciones a las cuales se les brindó el debido seguimiento establecido en la normativa.
Cabe destacar que el 16 de febrero de 2017 se presentó ante el señor Director General la evaluación realizada por la Contraloría de Servicios respecto a la implementación de las recomendaciones emitidas. Uno de los acuerdos de la reunión mantenida fue el de informar por escrito (adicional a la presentación realizada) al jerarca sobre las acciones pendientes con el fin de que éste solicitara a las Áreas responsables tomar las acciones requeridas para atender las recomendaciones.
Página 33 de 49
SI NO
Implementar acciones que permitan el desarrollo de conciencia en todos los actores del SIGEREH sobre la necesidad de actuar como Sistema, pues el impacto en la administración pública será valorado en función de sus resultados y no en función de los resultados individuales de cada uno de los actores.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
Desarrollaron diferentes talleres para elaborar el "Plan Estratégico del SIGEREH". En el diseño de dicho plan se integró a diferentes actores: Funcionarios de las OSC, Representantes de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos, Directores de Área, entre otros, con el fin de que cada uno de ellos realice los aportes a la planificación del Sistema como un todo y del cual ellos forman parte.
Plan Estratégico del SIGEREH (Oficio
DG-066-2017, ver Anexo n°5) -NA-
Establecer en la Dirección General de Servicio Civil como ente rector del SIGEREH, mecanismos que permitan de manera sistemática y estructurada obtener información del micro y macro entorno en el que se desenvuelve el Sistema (sobre el que incide y viceversa), de manera tal que cuente con información para la toma de decisiones.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015 y POI 2015 signando esta recomendación a diferentes Áreas. Sin embargo por falta de recursos las Áreas responsables informaron que no les fue posible iniciar con la implementación de esta recomendación en el año 2016.
No se han generado resultados aún. -NA-
Razones del porqué no se acogió la recomendación Recomendación
Hubo aceptación
Página 34 de 49
SI NO
Establecer el proceso de Planificación Estratégica del SIGEREH, de manera que se establezcan objetivos, metas, planes, acciones que guíen el accionar de cada uno de los actores del Sistema y se identifique cómo aporta cada uno de ellos al cumplimiento de dichos objetivos.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
Desarrollaron diferentes talleres para elaborar el "Plan Estratégico del SIGEREH". En el diseño de dicho plan participaron diferentes actores: Funcionarios de las OSC, Representantes de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos, Directores de Área, entre otros. Dicho plan se presentó para aprobación del Señor Director General, y se iniciará su implementación en el corto plazo.
Plan Estratégico del SIGEREH (Oficio
DG-066-2017, ver Anexo n°5) -NA-
Definir el mecanismo y medio formal por el que será entregada la documentación referente a los lineamientos normativos y otros que la DGSC considere se deben informar a las OSC y a las OGEREH. El mecanismo actual está generando deficiencia en la comunicación (correo electrónico), por lo que se recomienda el uso del CIDSECI como mecanismo formal, realizando previamente las mejoras que se requieran en dicho sistema.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015 y POI 2015 asignando esta recomendación a un Área en particular. Sin embargo el Área responsable no realizó acciones al respecto.
No se han generado resultados aún. -NA-
Página 35 de 49
SI NO
Implementar los cambios de personal a nivel interno de la DGSC guiados por una planificación previa, de manera que se implementen procesos de inducción requeridos, con el fin de que la calidad del servicio a los usuarios internos y externos no se vea erosionada por la falta de conocimiento o experiencia en las temáticas que se atenderán. Dichos cambios requieren ser comunicados formalmente a lo interno y hacia las OGEREH de manera que el desarrollo de los procesos de servicio no se vean interrumpidos y se solicite la colaboración requerida en la implementación del cambio.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
Una de las Áreas desarrolló una "Guía Metodológica para la inducción de personal", por otro lado, la Unidad de Comunicación informa a nivel interno sobre los cambios de personal. Sin embargo, se realizaron esfuerzos aislados, sin coordinación, no se ha realizado de manera integral a nivel institucional.
No se ha dado resultado integral, sino solamente en una de las Áreas institucionales.
-NA-
Establecer y comunicar a los actores del SIGEREH el “catálogo o portafolio de servicios” que se prestan a las OGEREH, en el cual se establezcan los atributos de cada uno de los servicios, el cual a su vez será el insumo para la definición de estándares de calidad.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015 y POI 2015 asignando esta recomendación a diferentes Áreas. Sin embargo por falta de recursos las Áreas responsables informaron que no les fue posible iniciar con la implementación de esta recomendación, pero se ha programado en el POI 2017.
No se han generado resultados aún. -NA-
Hubo aceptación
Acciones realizadas por el jerarca Resultado final Razones del porqué no se acogió la recomendación Recomendación
Página 36 de 49
SI NO
Efectuar un estudio técnico que le permita establecer y orientar a la Dirección General de Servicio Civil hacia una organización “Por procesos”, con el fin de que se logren los beneficios internos y hacia el usuario que este enfoque promueve.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015 y POI 2015 asignando esta recomendación a diferentes Áreas, sin embargo, la Dirección General determinó que por encontrarse la institución en proceso de reorganización, se pospondría la implementación de esta recomendación, al respecto la Contraloría de Servicios puso de manifiesto que son procesos independientes y que se podía iniciar la implementación, se espera iniciar en el corto plazo.
No se han generado resultados aún. -NA-
Tomar las medidas requeridas para actualizar el registro de elegibles vigente. Por otro lado, realizar una revisión del formato del Pedimento de Personal, con el fin de determinar si es posible incorporar información más específica de las características deseables del oferente (por ejemplo experiencia en el cargo, capacitación en el cargo, etc.), lo que implicará incorporar dichas variables para ser consideradas en la elaboración de la nómina y con ello propiciar una mejor postulación de manera que permita la escogencia.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
Se realizaron concursos. Respecto al cambio en el pedimento de personal, el Área responsable informa que para implementar este cambio implica un cambio en el modelo de reclutamiento, por lo cual no es posible realizarlo en la actualidad.
Concursos realizados. -NA-
Recomendación
Hubo aceptación
Acciones realizadas por el jerarca Resultado final Razones del porqué no se acogió la recomendación
Página 37 de 49
SI NO
Realizar el análisis riguroso-técnico del proceso desde que se envía el pedimento de personal hasta que la nómina es recibida en las OGEREH, incorporando los aspectos relacionados con el oferente (información, convocatoria, etc.), pues estos inciden en la resolución de la nómina, esto con el fin de identificar el proceso óptimo que permita la reducción de los tiempos de respuesta.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
El Área de Reclutamiento y Selección preparó propuesta de Resolución que permite hacer cambios que mejoran el proceso de resolución de nóminas, sin embargo dicha propuesta aún se encuentra para revisión del Director de Área.
No se han generado resultados aún. -NA-
Incorporar en los análisis de Auditorías de Recursos Humanos la identificación de la “causa raíz” de los hallazgos, de manera que se genere información insumo para el planteamiento de mejoras, tanto hacia los procesos desarrollados en las OGEREH como en las acciones normativas, de asesoría y asistencia técnica desarrolladas por la Dirección General de Servicio Civil.
X
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
El Área de Auditoría de Recursos Humanos realizó un estudio con información de los principales hallazgos identificados en el año 2015. Sin embargo la Contraloría de Servicio informó al Director General que el estudio debería corresponder al análisis de "Causa-Raíz" y no quedarse en el nivel de hallazgo. Por tanto debido a las características de la labor a realizar se asignó la misma al Área de Gestión de Recursos Humanos.
Resultado parcial: Estudio de
Hallazgos de auditoría. -NA-
Recomendación
Hubo aceptación
Acciones realizadas por el jerarca Resultado final Razones del porqué no se acogió la recomendación
Página 38 de 49
SI NO
Establecer de manera sistemática y permanente el proceso de
Asistencia Técnica , en el sentido estricto de su definición, es
decir un proceso de transferencia de conocimientos e información para la mejora de las capacidades de quien la recibe (mediante diferentes métodos, como pasantías, conversatorios, plenarias de trabajo y discusión, análisis de casos, etc.), para lo cual se recomienda hacer consulta a los actores del SIGEREH para determinar los métodos óptimos para implementar dicha transferencia. Esta asistencia técnica debe verse reflejada en
planes o programas en periodos definidos, por ejemplo
anualmente, independientemente de si se generaron nuevas disposiciones normativas o no.
Los planes o programas de Asistencia Técnica deben estar dirigidos tanto a nivel interno (inicialmente) de la DGSC (futuros asesores) como al personal de las OGEREH (posteriormente o paralelamente). En el caso interno propiciará la reducción de la variabilidad en la emisión de criterios técnicos emitidos por los funcionarios de la DGSC, aspecto que como se observó presentó una importante brecha de mejora.
x
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
El Área de Gestión de Recursos Humanos solicitó a las Oficinas de Servicio Civil que presentaran el Plan Anual de Asistencia Técnica dirigido a las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos. La Contraloría de Servicios estará brindando seguimiento a la efectividad de dicho planes.
Planes anuales de Asistencia
Técnica. (Ver anexo N°4). -NA-
Recomendación
Hubo aceptación
Acciones realizadas por el jerarca Resultado final Razones del porqué no se acogió la recomendación
Página 39 de 49
SI NO
Establecer un sistema de evaluación de los resultados del SIGEREH, de manera que se cuente con información estratégica medible controlable y mejorable sobre el impacto que el mismo está generando en busca que la eficiencia en la administración pública bajo el Régimen. Se recomienda la definición de niveles de las OGEREH como se mostró en la figura n°5 del documento de la evaluación.
x
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
Desarrollaron diferentes talleres para elaborar el "Plan Estratégico del SIGEREH". En el diseño de dicho plan participaron diferentes actores: Funcionarios de las OSC, Representantes de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos, Directores de Área, entre otros. Dicho plan se presentó para aprobación del Señor Director General, y se iniciará su implementación en el corto plazo.
Una vez implementado el Plan será posible evaluar los resultados.
Plan Estratégico del SIGEREH -NA-
Recomendación
Hubo aceptación
Acciones realizadas por el jerarca Resultado final Razones del porqué no se acogió la recomendación
Página 40 de 49
SI NO
Incorporar de manera sistemática y estructurada en el proceso de Planificación Estratégica del SIGEREH la información generada por el sistema de evaluación de manera que resulte en realimentación al mismo. En esta misma línea las instancias de la Asamblea de Jefes de Recursos Humanos, así como el Consejo Técnico Consultivo deben asumir el papel conferido por la normativa.
x
Emitió los oficios DG-657-2015 y DG-665- 2015, asignando esta recomendación a diferentes Áreas, mismas que realizaron las siguientes acciones:
Desarrollaron diferentes talleres para elaborar el "Plan Estratégico del SIGEREH". En el diseño de dicho plan participaron diferentes actores: Funcionarios de las OSC, Representantes de las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos, Directores de Área, entre otros. Dicho plan se presentó para aprobación del Señor Director General, y se iniciará su implementación en el corto plazo.
Una vez implementado el Plan evaluados los resultados, será posible la incorporación de información de realimentación al SIGEREH.
Plan Estratégico del SIGEREH -NA-
Incorporar al menos un recurso humano adicional a la Contraloría de Servicios de la DGSC, de manera que se propicie la lectura del micro ambiente de la Dirección General de Servicio Civil, y dicha información ingrese de manera permanente al sistema interno de la misma para lo toma de decisiones. El desarrollo de este informe requirió de un importante espacio temporal debido a los escasos recursos con que cuenta la Contraloría de Servicios, la cual debe atender las demás responsabilidades asignadas por Ley.
X
Mediante oficio N° DG-522-2016 se informó que en virtud de la restricción de plazas según la Directriz N° 023-H de fecha 25 de abril de 2015 no ha sido posible incorporar un recurso humano adicional en la Contraloría de Servicios.
No se han generado resultados aún. -NA- Recomendación
Hubo aceptación
Página 41 de 49
Además de las recomendaciones expuestas anteriormente se realizaron otras que fueron implementadas de manera inmediata por las Áreas, como las siguientes:
1. Tomar las medidas para atender solicitudes de personas con discapacidad para realizar de manera exitosa la inscripción de personas con discapacidad.
2. Solicitud de que se informe al Área de Servicios Generales, particularmente a la Central Telefónica cuando se presente algún evento, como por ejemplo la apertura de nuevos concursos, la publicación de resultados, algún comunicado importante que se publique en el sitio web, esto con el fin de que cuenten con información para brindar al usuario que se comunica por la vía telefónica.
3. Solicitud de que se informe a la Contraloría de Servicios y a la Unidad de Comunicació n sobre la ejecución de las etapas de diferentes procesos que culminan en la prestación de servicios al usuario, esto con el fin de poder brindar información a dichos usuarios.
4. Solicitud de cambio en la estructura física de la plataforma de servicios, de manera que los funcionarios tengan visibilidad permanente cuando se presenta algún usuario a demandar los servicios y le brinden la atención requerida de inmediato. Con la aprobación del Área responsable, la Unidad de Servicios Generales realizó los cambios necesarios. (Ver anexo n°6)