En base a las encuestas y entrevistas realizadas al personal administrativo de la plantación “Eastman Pérez Cia. Ltda. se ha podido determinar las siguientes recomendaciones:
Al diseñar el Sistema de Control Interno, la institución tendrá el pilar fundamental para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol.
Es necesario que cada uno del personal administrativo conozca e informe sobre los mecanismos, políticas, normas y reglamentos que posee la institución y exista un control adecuado de la información con el fin de apoyar a la entidad a cumplir sus objetivos.
Se debe considerar que el personal administrativo debe cumplir con sus actividades y funciones encomendadas para que de esa manera la plantación pueda distinguirse de otras y así pueda salir adelante sin ningún problema.
El Sistema de Control Interno dentro del área administrativa - financiera ayuda a que la institución esté protegida contra posibles errores, fraude y corrupciones; permitiendo de esa manera una seguridad razonable de la información para llegar a cumplir con sus objetivos planteados.
CAPITULO III
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA LA PLANTACIÓN “EASTMAN
PÉREZ” CIA. LTDA
En la actualidad todas las empresas están encaminadas a obtener resultados fruto del trabajo que realizan como tales.
Para lo cual deben contar con mecanismo que les permita cumplir con todas las metas y objetivos que se han planteado, es importante mencionar que las empresas al contar con un sistema de control interno les ermitita reducir los riesgos, fraudes, desfalcos, errores o irregularidades que se podrían presentar.
El manual de funciones nos permite determinar cuáles son las tareas específicas que deben cumplir los miembros de la institución, quien está a cargo de cada unidad o departamento, y cuales es la responsabilidad.
El manual de procedimientos consta de flujogramas que nos indica como de cómo debe ser procesada la información hasta obtener resultados o que llegue a las personas indicadas y que no sean desviadas. Dentro de la unidad de operaciones se indica cuáles son los diferentes procesos de debe seguir para que el producto tenga resultados esperados y una producción que esté acorde a las especificaciones. Finalmente todas las tareas asignadas y los procesos establecidos deben cumplir con las políticas establecidas para que no existan desvíos.
3.1 Justificación
La importancia de desarrollar un Sistema de Control Interno para la plantación “Eastman Pérez Cía. Ltda.” radica en el hecho de que mediante el desarrollo del manual de funciones, procedimiento y políticas permitirá a la institución mejorar las operaciones que se llevan a cabo dentro de la misma.
El Control Interno ha sido creado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de la organización. A través de investigaciones y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la debilidad del sistema, para ello debe adquirirse un conocimiento de los componentes, enfocando los riesgos a nivel interno y externo que se presenta en la organización. Por lo que la administración no solo es responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar y ejecutar todas las operaciones necesarias para proteger el los recursos y cumplir con sus objetivos. Si no que debe estar también acorde con los principios de control ya que es una herramienta que brinda las bases para un sistema de rendición de cuentas.
Al aplicar este diseño se destacará el área administrativa financiera y operativa enfocándose al desarrollo de las actividades de la plantación, así también será parte de una guía con la cual la institución fortalecerá sus debilidades y eliminara sus amenazas.
En el objeto de contribuir al mejoramiento de las funciones y procedimientos empresariales y por ende al manejo legal, económico, eficiente y eficaz de los recursos, tanto humanos como materiales se elabora el presente Sistema de Control Interno para la plantación “Eastman Pérez Cía. Ltda.” el cual se constituye como una normativa de carácter general, que proporciona un esquema básico para la transparencia en la gestión en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas.
3.2 Descripción de la Propuesta
Tomando en consideración que el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera relacionada a las necesidades del negocio, para proteger y salvaguardar los bienes existentes, además verificando la exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también promover la eficiencia, productividad y custodia de los recursos y operaciones adecuándose a las exigencias ordenadas por la gerencia. El manual de funciones que se va desarrollar servirá para que el personal administrativo y de operaciones lleven a cabo las todas las funciones encomendadas con el fin de se cumpla con las metas de la institución. Mientras que el manual de procedimientos nos da a conocer los diferentes procesos a realizar para llegar a obtener la información necesaria.
3.3
Objetivos de la Propuesta
General
Elaborar un Sistema de Control Interno para la plantación “Eastman Pérez” Cia. Ltda. mediante un desarrollo de manual de funciones y procedimientos la cual le permita tener un control adecuado de los recursos financieros, humanos y materiales de la organización.
Específicos
Identificar las funciones y responsabilidades que se debe ejecutar en cada área con el objeto de desempeñar de manera adecuada cada una de las funciones de acuerdo a las capacidades.
Crear procedimientos aplicables en la plantación “Eastman Pérez Cía. Ltda.” que permita procesar información oportuna, veraz y confiable de