Recomendaciones expuestas:

Criterio Descripciones Capacitaciones

¡

Contexto identificado A la fecha se ha realizado un plan de capacitación que apenas ha cubierto menos del 50% (250 personas aproximadamente.) de la población de funcionarios de la Unidad.

Primeras

recomendaciones

Es importante concebir un plan de capacitación articulado y no considerarlo como un evento aislado.

Los temas que se deben desarrollar, además de los relativos a la Intranet, incluyen:

–Manejo adecuado del computador.

–Herramientas básicas de Internet: correo-e, chat, foros, entre otras.

–Aplicativos Web.

–Web 1,0 y 2.0

–Estrategias de gobierno en línea.

Actividades propuestas

Para realizar este plan de capacitaciones es importante generar una encuesta que permita medir el nivel de conocimiento que tienen los usuarios frente a los temas informáticos. Esta encuesta se puede realizar conjuntamente con sistemas (Oficina de Planeación).

Posterior a esta encuesta se deben identificar los puntos en los cuales se necesite mayor atención y proceder a incorporarlos en el plan de capacitación de la Intranet. De igual forma es importante articular estas necesidades de formación con el Plan Institucional de Capacitación existente en la UAECOB.

Criterio Descripciones Contenido gráfico

Contexto identificado La empresa Astrolabio realizó la propuesta gráfica que está vigente en el sitio web de la Unidad de Bomberos. En razón a los nueve meses de implementación, se han identificado elementos gráficos que pueden prescindirse y jerarquías visuales que pueden ser mejor desarrolladas para los intereses del público del portal.

Primeras

recomendaciones

Se recomienda hacer una revisión a la diagramación del sitio, dado que el uso de la Intranet, ha generado nuevas estructuras de contenido que no son visibles, como por ejemplo “Academia Virtual” o que no fueron consideradas, como los banners para

publicar noticias de interés general.

De igual forma, se recomienda hacer un rediseño a las páginas interiores de las categorías (Actualidad, Conozca la Unidad, entre otras.) pues su estructura gráfica, tipo “blog”, no es la adecuada, debido a que muchos de los contenidos publicados se pierden y nunca son consultados (a pesar de tener un buscador).

Por otra parte, se debe implementar las recomendaciones faltantes que se realizaron en el informe Intranet Correcciones y Mejoras (Diciembre de 2010), con opciones en las páginas interiores como: “Calificar el artículo”, “Imprimir el artículo”, “¿encontró un error?, repórtelo”, entre otras con el fin de darle mayor sentido de pertenencia al usuario y facilidades de navegación.

Actividades propuestas

Aplicar un focus group para detectar cuáles son los atributos y desventajas del diseño actual del portal, tras nueve meses de uso de la Intranet. De igual forma, y como mayor factor se deben realizar pruebas con usuarios para determinar la funcionabilidad y la facilidad de navegación que tiene el sitio.

usuarios (novatos, intermedios y expertos), se procede a realizar una propuesta de maquetación y correcciones que se pueda implementar a corto plazo y a largo plazo.

Criterio Descripciones

Contenido multimedia

Contexto identificado Las condiciones de interactividad con los bomberos y la Intranet, conforman uno de los objetivos de creación de estas herramientas. Tomando como premisa adicional que el nivel de conocimientos tecnológicos e informáticos, por parte de la audiencia destino se encuentra en el nivel medio – bajo, incluir niveles de interacción a partir del contenido multimedia, significa generara opciones sencillas e intuitivas para su manejo. De igual forma, se deben considerar algunas limitaciones tecnológicas que se tienen en las diferentes estaciones y sede administrativa que incluyen bloqueos de sitios como YouTube, algunas redes sociales e incluso correos como Hotmail, al igual

que aplicaciones en Flash (debido a política interna de seguridad de la entidad)

Primeras

recomendaciones

Dado el alto flujo de material gráfico y de videos que se produce al interior de la Unidad, se podría aprovechar para generar mayor contenido multimedia, a manera de galerías, inicialmente.

Lo anterior, sería el punto de encuentro entre la capacitación a los usuarios de la Intranet –vale recordar que tienen un conocimiento medio bajo en tecnología– y el principio de una herramienta de interacción que les permita publicar este tipo de material.

Es importante, incluir esta necesidad de formación en el Plan de Capacitación.

Actividades propuestas

Los talleres para manejo de blog, subir imágenes o videos se deben incluir en el marco del plan de capacitación. Por otra parte, es importante preparar la plataforma para esto, creando los espacios necesarios en la Intranet y verificar la capacidad del servidor estimando el tráfico.

La preparación de la plataforma debe ser muy intuitiva y fácil de usar incluso por una persona que no tenga mucha experiencia en el manejo del PC (por ejemplo, si sube una imagen de un

tamaño mayor a lo permitido, el sistema deberá encargarse de reducir su tamaño y adaptarla, mas no decirle al usuario que la imagen no se puede subir por que excede su tamaño),

De igual forma una revisión de la política interna de seguridad en lo que respecta a sistemas y bloqueos de algunas página se puede reevaluar en el sentido que afecta el desarrollo y aprendizaje de los bomberos y personas del área administrativa de la entidad

Criterio Descripciones

Herramientas de interacción

Contexto identificado Se tiene que revisar la herramienta de interacción que existe, que aunque resulta de gran utilidad e interacción, puede llegar a ser confusa para el usuario, pese a su similitud con redes sociales como Facebook o Twitter.

Primeras

recomendaciones

Sin pretender satanizar la interacción generada por la intranet, resulta preciso determinar su alcance, dado que más que una herramienta interactiva se está convirtiendo en una red social, en la que predominan las acciones destinadas a encontrar amigos,

“taggear” fotografías, entre otras, todo por el gusto que la comunidad le encuentra.

Actividades propuestas

Aprovechando que varios de los bomberos y administrativo manejan redes sociales como Facebook, resulta óptimo hacer un estudio de cómo está funcionando actualmente esta red y qué se podría implementar al interior de la Unidad.

Con base en este estudio se generaría una propuesta de desarrollo y se procede a la implementación con las pruebas de usuario respectivas.

Criterio Descripciones Seguridad

Contexto identificado Desvinculación o asociación de las cuentas de los usuarios a dicha herramienta.

A febrero de 2011, el Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá tenía cerca de 434 bomberos activos y alrededor de 200 administrativos (incluyendo contratistas). Para marzo de 2011,

existían 230 cuentas individuales con acceso a la red (computadores) y con cuentas de correos, asignados a administrativos y algunos operativos.

Lo anterior, ha permitido identificar que si un usuario tiene una cuenta de correo, cuyo dominio sea “@bomberosbogota.gov.co” se hace imprescindible realizar la inscripción, primero a la Intranet, para su posterior activación, lo que hace evidente la falta de asociación inmediata con la herramienta.

Primeras

recomendaciones

Es importante antes que nada realizar una migración de los usuarios y que queden ligados al directorio único que actualmente se maneja en la entidad.

Actividades propuestas

Aumentar las cuentas de usuarios del dominio

@bomberosbogota.gov.co para garantizar que todos tengan acceso a la Intranet y no con correos y/o usuarios particulares como actualmente ocurre (sobre todo en el personal operativo).

Se deben revisar las brechas de seguridad que permiten que un usuario no autenticado, ingrese a los contenidos de la Intranet.

Criterio Descripciones

Servicios según el público

Contexto identificado La Intranet como herramienta no cuenta con más que con un servicio de información a usuarios internos de la Unidad.

Existen trámites para los funcionarios internos del COBB los cuales podría agilizarse por medio de una plataforma como la Intranet. Entre estos trámites se incluyen permisos,

capacitaciones, licencias, certificados laborales, entre otros.

Primeras

recomendaciones

Se deben fortalecer e integrar completamente a la Intranet, los servicios existentes para el usuario. Como son el Normograma (consulta de normatividad de la entidad) y la Ruta de la Calidad o el SIG, donde se encuentra toda la documentación sobre procedimientos, estandarización, etc.

El SIG ya se encuentra en la Intranet, por lo tanto hay que realizar la actualización, hacer las capacitaciones de manejo y el

lanzamiento del sistema. Adicional a esto, se debe verificar el estado actual del aplicativo (SIG – Ruta de la Calidad) debido a que no se ha realizado una revisión desde su desarrollo.

Es importante verificar que esté funcionando en todos los computadores de la entidad.

Actividades propuestas

Verificar el funcionamiento del sistema.

Verificar que esté funcionando en todos los computadores de la entidad. Para esto se propone hacer pruebas en computadores aleatorios en la sede administrativa y por lo menos, uno en cada estación.

Realizar las capacitaciones dentro del marco del plan de capacitación.

De igual forma, se plantea el desarrollo de los siguientes servicios:

 Certificado laboral

 Certificado de inventario (artículos cargados al inventario de cada una de las personas)