Redefiniendo la relación de servicio entre los gestores públicos y los ciudadanos

En el juego de relaciones que se establece entre los gestores públicos y los ciudadanos, tratándose de entidades públicas, la normativa es el obligatorio punto de partida, pues las instituciones, por definición, solo pueden hacer aquello para lo que han sido creadas y que les permite la legislación, esto en virtud de lo que se denomina como principio de legalidad.

Es así como Martín, al referirse a las relaciones institucionales, destaca solamente “aquellos componente de mayor relevancia para esta discusión: las relaciones entre los poderes ejecutivo y legislativo” (1992, p.7), mismas que se manifiestan en las diversas regulaciones emitidas que dan el norte de lo que como sociedad, se ha definido que se espera de la institución.

Estas relaciones son particularmente importantes cuando se está frente a procesos de modernización o reforma como es el caso actual del Estado costarricense, por lo que resulta propicio para la inserción de la Gestión de Calidad en la cuestión pública, dado que “La calidad, en visión global, representa la aspiración de excelencia de cualquier institución y por tanto la media final de éxito o fracaso de los procesos de modernización” (Carrillo, 1999, p.1). Consecuentemente, sin pretender ser exhaustivos, la relación entre los sectores públicos (institución) y los ciudadanos, se plantea en función de los principales elementos del entorno, definidos por los poderes Legislativo y Ejecutivo.

6.1. Integrar con iniciativas legales relacionados: Ley Nº 8220 (36)

La Dirección General de Servicio Civil, como parte de la Administración del Estado costarricense, se ve impelida a aplicar lo que le resulte pertinente de la Ley Nº 8220, de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, para lo cual, ha establecido una serie de contactos y coordinaciones con la Unidad de Mejora Regulatoria, de la Dirección de Mejora Regulatoria y Reglamentación Técnica, del Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

Esta legislación pretende propiciar una labor más eficiente de la Administración Pública, simplificar las regulaciones aplicadas a los administrados, reducir los requisitos e incentivar las coordinaciones interinstitucionales en beneficio de los usuarios. Por su naturaleza, dicho mandato es altamente coincidente con los principios o fundamentos que inspiran el Proyecto de Gestión de Calidad, por eso, se consideró una estrategia acertada, fusionar ambas iniciativas en una sola, con lo que se contaría con una Comisión que velara por la aplicación de la Ley 8220, a la vez, que el Proyecto de Gestión de Calidad asumiría un mayor respaldo al guarecerse bajo la sombra de una ley.

Es así como, desde el inicio de funcionamiento de la Comisión de Gestión de Calidad, el 29 de julio del 2006 (Acta número 1), se tienen las primeras vinculaciones entre el proyecto y la referida ley:

“(…)funcionarios del Área de Simplificación de Trámites del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, en los próximos días procederán a desarrollar tres actividades de sensibilización dirigida a todos los funcionarios de la Dirección General de Servicio Civil, así como el levantamiento de procesos en los concursos del Título I y II y en el Centro de Capacitación y Desarrollo. Sobre el particular (se) señala que son proyectos perfectamente congruentes y que por ello la información que suministren funcionarios de este Ministerio, servirá de insumo para las actividades relacionadas con el proyecto de Gestión de la Calidad”.

Posteriormente, la fusión entre ambas iniciativas, se formaliza hasta llegar al perfil actual del proyecto, en el cual se integra y expresa transparentemente dicho cuerpo legal.

6.2. Carta de compromiso al ciudadano (37)

La gestión de calidad está estrechamente relacionada con la perspectiva del cliente, en esta corriente, las palabras de Talavera son sumamente esclarecedoras:

“la Calidad, adquiere su significado en función del cliente –satisfacción del cliente- habrá entonces que admitir que éste la percibe desde su propia subjetividad. La Calidad, por tanto, no es una condición objetiva. Es determinada por el cliente y, más aún, por los distintos tipos de clientes que tendrán a su vez necesidades y expectativas diferenciadas (…) La denominación de cliente refuerza la visión del ciudadano como un usuario con derecho a exigir y a que sus demandas sean atendidas. Cliente es distinto de administrado o beneficiario y el término lleva implícita la conveniencia de su satisfacción como objetivo fundamental de la organización que le facilita el servicio. Significa, en definitiva, modificar la percepción que de él se tiene, situándolo en el centro de las actividades de la organización y operar un cambio en la actitud y cultura administrativa hacia la sociedad” (1999, p. 77).

La iniciativa denominada Carta de Compromiso al Ciudadano, presentada por la Contralora de Servicios a la Dirección General, presenta fuertes coincidencias con este planteamiento y, por ello, el Director General lo remite a la Comisión de Gestión de Calidad, donde el 15 de agosto del 2007 (acta número 22), se indica que la Contralora de Servicios:

“expone al Comité de Gestión de la Calidad el tema denominado `Carta de Compromiso al Ciudadano`. Sobre el particular indica que es una herramienta de mejora continua, la cual establece un programa de mejora en la Administración Pública a partir de las necesidades y expectativas del cliente. (…) considera, en virtud de la afinidad de este tema con calidad, que su aplicación sea desarrollada conjuntamente con el Comité de Gestión de la Calidad.”

La adopción de la iniciativa de la Carta de Compromiso al Ciudadano ha tenido como principal implicación la participación en un seminario sobre esa temática, que ha contado con el apoyo activo de la Contralora de Servicios y que, en los próximos meses, tendrá una fase de seguimiento bajo la modalidad de taller, que propiciaría la implementación de los planteamientos de esta iniciativa a través de un caso práctico (acta 43 del 5 de junio del 2008).

6.3. Integración con requerimientos de control interno (38)

Entre las responsabilidades de la DGSC con el máximo órgano contralor, la Contraloría General de la República, y conforme con los diversos mandatos legales a que está sujeta, ha dispuesto la creación de un Comité de Control Interno, el cual, por medio del oficio ADE-035-2008, del 21 de mayo del 2008, dirigido a la Comisión de Gestión de Calidad, planteó:

“(…) la Dirección General de Servicio Civil, de conformidad con lo señalado en la Ley de Control Interno, No. 8292, desde el año 2006 inició el establecimiento del sistema de control interno y valoración del riesgo institucional. Con el apoyo del Comité de Control Interno, a la fecha se han ejecutado dos autoevaluaciones del sistema (…) En aras de dar cumplimiento a este objetivo, (…), en su condición de Coordinador del Comité de Gestión de la Calidad, le solicitamos (…) su autorización para utilizar, como insumo base, los procesos y actividades de cada una de las Áreas, obtenidos como resultado del levantamiento de procesos efectuado el año pasado por dicho Comité. Lo anterior, en razón de que para el establecimiento y valoración de riesgos se deben utilizar los procesos y actividades claves que ejecutan las áreas de la Dirección General.”

Esta referencia es concluyente en cuanto a la importancia y utilidad que, desde ya, y aún sin haber concluido el Proyecto de Gestión de Calidad, ha tomado el trabajo realizado; ello en vista de que el mismo esta siendo utilizado como referencia para el Comité de Control Interno en el cumplimiento de los deberes institucionales ante el órgano contralor.

A su vez, dicho apoyo tiene un efecto reflejo positivo, pues resalta la delicadeza y atención que debe seguir dándosele al trabajo de desarrollo de procesos y procedimientos, incluyendo los rediseños y posteriores auditorías de calidad, ya que éstas pueden tener implicaciones legales reales para la DGSC.

6.4. Aprovechar las actualizaciones para retomar impulso (39)

Un proceso de esta naturaleza en una institución pública puede resultar lento, agotador y hasta desmotivante. Se acepta que desmientan esta afirmación solo aquellos, que producto de la propia experiencia, lo hayan vivido y puedan dar fe que no es cierto.

Por eso es tan importante aprovechar cada oportunidad disponible para darle nuevos bríos que, en el caso de la DGSC, se ha identificado en las actualizaciones del proyecto, la última de las cuales se gestó como producto del oficio circular DG-001-2008 del 24 de marzo del 2008, que fue analizado en el acta número 36 del 27 de marzo del 2008:

“La asignación a la Comisión de Gestión de Calidad, de las labores del Equipo Adhocrático Carta de Compromiso al Ciudadano y la Comisión de Mejora Regulatoria y Simplificación de Trámites, esto para unificar labores que eran muy afines.” (…) hace conveniente la revisión del perfil del proyecto”

Es así como, después de considerar tan importantes aportes de la Ley Nº 8220, de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y de la Carta de Compromiso al Ciudadano, el proyecto muda su nombre para asumir la actual denominación de Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad para la modernización y fortalecimiento de la Dirección General de Servicio Civil, con base en la aplicación de las Normas ISO-9000-2000, la Ley Nº 8220 (Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos) y los principios de la Carta de Compromiso al Ciudadano que, para efectos prácticos, se ha resumido como Proyecto de Gestión de Calidad.