SAP plantea 7 días de corte del servicio del ERP para ejecutar el plan de salida. SPCC le otorga 5 días para realizar dicha labor por los siguientes motivos:
1. La primera semana de cada mes las áreas de Ventas, Contabilidad, Finanzas, Logística, Producción (Mantenimiento) realizan su correspondientes cierre de mes.
2. Cada gerencia se asegura a fin de mes y la primera semana del nuevo mes que toda la información que le compete este registrada y validada en el ERP SAP con la finalidad de emitir los reportes gerenciales para comunicar al CEO, Accionistas y entidades externas como son la CONASEV, SUNAT, Ministerio de Trabajo, Ministerio de Energía y Minas entre otras.
3. SPCC produce todos los días, las maquinarias de las plantas nunca dejan de trabajar, los despachos desde la Planta al Puerto son diarios, los despachos de material al cliente vía terrestre, aéreo y marítimo son frecuentes, por lo tanto es crítico para el negocio de SPCC. Toda esta información es reportada a ERP SAP para el control y seguimiento de sus operaciones y control administrativo.
Para reducir el impacto de Salida en vivo de la solución Comercial de SAP en SPCC, se propone a manera de estrategia la elaboración de los siguientes planes y la realización de sus respectivas simulaciones:
Plan de Restauración
Simular Plan de restauración Plan de Salida
Simular Plan de Salida 9.1 Plan de Restauración
El plan de restauración del servicio SAP puede ser ejecutado debido a fallas en el hardware, errores de aplicación o cortes de energía. Requisitos para la ejecución del plan de restauración son:
a. SAP – Módulo Comercial debe estar registrado como servicio de TI en ARANDA
(
Aranda, 2013) (Software de Gestión de procesos y servicios de soporte).b. SPCC debe tener un contrato de soporte de expertos funcionales y técnico SAP. c. SPCC debe realizar copia de respaldo de base de datos diariamente.
d. SPCC debe tener servidores redundantes para la instalación del ERP SAP. e. SPCC debe tener un contrato de mantenimiento de los servidores SAP.
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El plan de restauración tiene los siguientes pasos:1. Usuario se comunica con mesa de ayuda para generar un incidente indicando el servicio afectado, en este caso SAP – Módulo Comercial; fecha y hora del incidente; prioridad de atención (Normal, Media, Alta, Crítica); Impacto (Normal, Media, Alta, Crítica); Descripción del incidente, puede proporcionar una evidencia del incidente como por ejemplo una pantalla con el mensaje de error. El incidente es derivado al personal de soporte funcional SAP perteneciente al staff de SPCC. En función al nivel de impacto y prioridad de atención se comunica al usuario una fecha y hora estimada de restablecimiento del servicio SAP.
2. El personal de soporte funcional SAP (Staff SPCC) revisa el incidente. Si no está en su alcance la solución del incidente, se deriva el pedido de atención al responsable técnico del staff SPCC.
3. Responsable técnico del staff SPCC revisa el incidente para determinar la causa. Si la solución al incidente no se encuentra a su alcance el pedido se debe elevar al proveedor de soporte SAP.
4. Si la causa es error de la aplicación, la corrección debe ser publicada en ambiente de pruebas por el experto SAP y solicitaría realizar el plan de pruebas y brindar la conformidad de pase a productivo.
5. Si la falla es en el hardware (Servidor), el departamento de infraestructura de SPCC deberá coordinar con el proveedor de soporte SAP la acción a tomar.
6. Una vez resuelto y restablecido el servicio se notifica al usuario que el incidente ha sido atendido.
7. El incidente debe ser documentado por si el escenario se repite.
La simulación del plan de restauración debe revisarse y realizarse periódicamente, con el fin de mejorar el proceso que demanda el plan. Con ayuda de un Check List, basado en los pasos del plan, se verificaría que cada uno de ellos se revisó y/o ejecutó satisfactoriamente. 9.2 Plan de Salida
La fase final, antes de ir en vivo con SAP, se refiere a la fase de corte, es decir al proceso de transición de un sistema a una nueva plataforma. SPCC debe planificar, preparar y ejecutar el corte y cambio, mediante la creación de un plan de corte y cambio que describe todas las tareas que tienen que realizarse antes del Go-Live.
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1. Detener el servicio actual de software comercial en una fecha acordada, realizar copia de respaldo de la base de datos.
2. Imprimir reportes de control y seguimiento de embarques pendientes de atender para realizar manualmente cualquier atención de las órdenes de venta que se requiera. 3. Detener el servicio actual de SAP de las áreas de Finanzas, Logística,
Mantenimiento y software comercial en una fecha acordada y realizar copia de respaldo de la base de datos.
4. Imprimir reportes de control y seguimiento de transacciones pendientes de atender de las áreas de mantenimiento, logística, finanzas, para realizar manualmente cualquier atención de información mientras dure el corte del servicio SAP.
5. Instalación de los nuevos componentes SAP R/3 en los servidores y clientes asignados.
6. Entrenamiento final al usuario principal del módulo comercial.
7. Ceder la propiedad de los procesos funcionales de SAP al usuario principal. 8. Realizar la carga de archivos maestros.
9. Realizar la carga de documentos abiertos. 10. Usuario revisa la data cargada en ERP SAP.
11. Usuario revisa la funcionalidad del módulo comercial de SAP.
12. Usuario revisa la funcionalidad del módulo de mantenimiento, logística y finanzas de SAP. Este usuario confirmaría el normal funcionamiento del Sistema.
13. Usuario Comercial brinda su conformidad al plan de Salida.
14. Regularización de las transacciones realizadas manualmente en ERP SAP referidas a Mantenimiento, Logística, Finanzas y Comercial.
El plan de corte se debe ejecutar a manera de simulación en un ambiente de pruebas para verificar su implantación, apoyándose con un checklist que contenga las tareas arriba descritas.