Registro individual de activo fijo

Los activos fijos comúnmente aparecen en el estado de situación financiera en grupos funcionales. Como resultado, el libro mayor de una entidad tendrá cuentas de activos fijos separadas para cada uno de sus grupos de activos funcionales. Normalmente tendrá una cuenta de mobiliario y equipo de oficina y una de depreciación acumulada sobre el mobiliario y equipo de oficina y tendrá normalmente una cuenta de equipo de transporte y una cuanta de depreciación acumulada sobre equipo de transporte.

En resumen una entidad tendrá cuentas de activos fijos separadas y una cuenta de depreciación acumulada separada para cada grupo funcional de activos que posee. Más aún, todas las transacciones que efectúen a cualquiera de los grupos funcionales se registran en las cuentas de activo y de depreciación acumulada de tal grupo. Por ejemplo, a compra, la deprecación, el cambio, o la venta de todo el

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equipo de oficina se registran en una cuenta de equipo de oficina y su cuenta relativa de depreciación acumulada.

Hace algunos años, las cuentas funcionales de activos fijos del libro mayor y sus relativas cuentas de depreciación acumulada eran con frecuencia los únicos registros de activos fijos llevado por cualquier empresa, excepto las muy grandes. Sin embargo actualmente debido a las normas fiscales, cualquier negocio que presente una deducción del ingreso por depreciación a una ganancia o a una pérdida por venta de activo fijo, debe comprobar tales partidas con registros detallados.

Normalmente cada cuenta de activo fijo del libro mayor y sus cuentas relativas de depreciación acumulada son cuentas que controlan registros auxiliares detallados. Por ejemplo, la cuenta de equipo de oficina y la cuenta de depreciación acumulada sobre el equipo de oficina, controlan un mayor auxiliar que tiene registros separados para cada partida individual del equipo de oficina. Con frecuencia, estos registros auxiliares se llevan en tarjetas de registro de activos fijos.

Para ilustrar estos registros individuales de activos fijos, supóngase que el equipo de oficina de una empresa consiste en un escritorio, una silla, archivero y una mesa. Su registro en el mayor general se lleva en la cuenta control de equipo de oficina y en la cuenta control de depreciación acumulada sobre equipo de oficina. Como en este caso solamente hay cuatro activos, solo se necesitan cuatro tarjetas de registro auxiliar. En seguida se muestra un ejemplo del registro auxiliar individual de activo fijo y depreciación.

Activo fijo No._______ Articulo________________ Cuenta de Mayor General ________________

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Núm. De serie__________________ comprada a _______________________ Localización_____________________________________________________ Persona responsable del activo______________________________________ Vida estimada___________ valor de desecho estimado___________________ Depreciación por año____________ por mes___________________________

Fecha concepto F Registro del activo Registro de la depreciación Debe Haber Saldo Debe Haber Saldo

Disposición final del activo fijo

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Tabla 3.2. Tarjeta de registro auxiliar. Fuente: Baizabal, M. (1995). Control Interno de Activos Fijos Tangibles. Monografía de licenciatura, Universidad Veracruzana, Veracruz Llave, México.

La información contenida en los registros auxiliares de activos fijos es por si misma evidente. El saldo de la cuenta del mayor general debe ser la suma de los saldos en la sección registros de activos de os registros auxiliares que integran la cuenta respectiva. La sección de disposición al calce del registro auxiliar se usa para registrar la disposición final del activo. Cuando se desecha, vende o cambia

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un activo, se anota lo relativo a la disposición final. El registro auxiliar individual se retira entonces o se elimina del mayor auxiliar y se archiva para referencias futuras.

3.3. Objetivos y técnicas de control interno aplicables a los activos

fijos

El control interno contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la contabilidad de los registros financieros. Por lo tanto el control interno contable está diseñado en función de los objetivos básicos y, generales de control interno que son aplicables a todos los sistemas y que sirven de base a su vez para identificar los objetivos específicos aplicables a os activos fijos.

Los objetivos generales de control interno pueden resumirse a continuación:

a) Objetivos de autorización. Tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que éstos son adecuados.

b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de as transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas.

c) Objetivos de verificación y evaluación. Ser refiere a todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

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d) Objetivos de salvaguardar física. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso.

Por lo tanto es conveniente que al efectuar las tareas el procesamiento de transacciones se salvaguardan los activos y los registros financieros de la empresa que contenga información contable, en base a las medidas de control interno que se tengan establecidas.

Es así como podemos concluir que las técnicas de control interno son el conjunto de actividades que se empelan para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir el procesar y registrar transacciones.

Construcciones e instalaciones en proceso.

 Antes de iniciar una construcción o instalación deberá tenerse debidamente requisitada la documentación correspondiente, así como los pagos de los derechos que marquen las leyes u ordenamientos y as actas de autorizaciones. Para presentar los objetivos de control interno aplicables a los activos fijos fue necesario tomar como base los objetivos generales de control interno, una vez identificados los objetivos específicos se pretende mostrar ejemplos de las técnicas de control interno que se utilizan para lograr dichos objetivos. A continuación se presentan los objetivos específicos e control interno aplicables a los activos fijos: