Repositorio Lecciones aprendidas de proyectos – Banistmo (Panamá)

Dentro de la metodología de gerenciamiento de proyectos en Banistmo, se cuenta con un repositorio en Excel en donde se centralizan todas las lecciones aprendidas de los proyectos, el cual cuenta con los mismos campos contenidos en la metodología de Bancolombia – Colombia. Esto se debe a que recientemente con la consolidación de la PMO de Banistmo, se hizo un proceso de homologación de metodologías entre Panamá y Colombia, lo cual llevó a manejar un proceso parecido, con campos similares, pero dejando por fuera el ingreso y centralización de las lecciones aprendidas en Clarity.

En el diagnóstico inicial de la base de lecciones aprendidas, se observa que hasta el momento, 13 proyectos han reportados lecciones aprendidas desde el año 2015, logrando consolidar 103 lecciones aprendidas, lo cual da como resultado, un estimado de 16 lecciones aprendidas por proyecto, superando el promedio visto hasta el momento en Colombia y El Salvador.

ÁREA DE CONOCIMIENTO DEL PMI PORCENTAJE

Gestión de los recursos humanos 48,5%

Gestión de las comunicaciones 11,7%

Gestión del tiempo 9,7%

Gestión de la calidad 8,7%

Gestión de las adquisiciones 6,8%

Gestión de los interesados del proyecto 6,8%

Gestión del alcance 3,9%

Gestión de la integración del proyecto 1,9%

Gestión de los riesgos 1,0%

Gestión del costo 1,0%

Cerca del 48%, casi la mitad de todas las lecciones aprendidas se relacionan con el área de conocimiento del PMI de gestión de los recursos humanos, el 12% gestión de las comunicaciones. Lo anterior permite comparar que aunque en Banistmo se cuente con un mayor porcentaje, corresponden a las mismas principales áreas de conocimiento que en Bancolombia – Colombia. Por otra parte, el 10% corresponde a gestión del tiempo y el 9% en gestión de la calidad, en donde se logran reunir cerca del 79% del total de lecciones aprendidas, dejando con un menor porcentaje las otras siete áreas de conocimiento. Esto quiere decir que existe una concentración de lecciones aprendidas, similar a las demás entidades del Grupo Bancolombia, en cuatro áreas de conocimiento por lo general, dejando oportunidades en los demás ámbitos.

ETAPA DEL PROYECTO DONDE SE PRESENTA

LA LECCIÓN APRENDIDA PORCENTAJE

Cierre 79,6%

Ejecución 20,4%

Tabla 9: Lecciones aprendidas por etapa de proyecto Banistmo

De acuerdo con el planteamiento inicial realizado, donde supuestamente las lecciones aprendidas se ingresaban solamente durante el cierre de los proyectos, para Banistmo no es ajena esta situación, pues únicamente el 20.4% de las lecciones aprendidas son ingresadas o documentadas durante la etapa de ejecución, alejándose de las buenas prácticas que entrega el PMI, Prince2 y metodologías ágiles, que señalan que este es un proceso iterativo que debe realizarse durante toda la vida del proyecto.

CORPORATIVO PROCESOS

Gestión de los recursos humanos 59% Gestión de los recursos humanos 72%

Gestión de las comunicaciones 24% Gestión de las comunicaciones 28%

Gestión del tiempo 7%

TÉCNICO

Gestión de los recursos humanos 42%

Gestión de la calidad 13%

Gestión del tiempo 12%

Tabla 10: Lecciones aprendidas por tipo de proyecto Banistmo

Los proyectos de tipología técnica, los cuales permiten desarrollar y transformar el negocio desde una visión de infraestructura y aplicativa, son los que más están generando lecciones aprendidas, con cerca del 65% del total que corresponden a esta clasificación. De igual manera se observa que no se cuenta sino con lecciones aprendidas asociadas a tres tipologías de proyectos, dejando por fuera los que son de carácter legal, activos fijos y comerciales. Esto se debe a que la base de lecciones aprendidas recientemente se está consolidando, lo cual no ha permitido robustecerla con un número mayor de proyectos. Dentro de las diferentes clasificaciones de las lecciones aprendidas de Banistmo, se encuentra coherencia y similitud frente a Bancolombia – Colombia, en donde el tema de recursos humanos es transversal, independientemente de cuál sea la tipología o clasificación del proyecto. El factor humano es el que más está generando situaciones de aprendizaje. Se resalta que para Banistmo, la gestión del tiempo está generando lecciones aprendidas, tanto en proyectos corporativos, como en los técnicos. Esto se debe a que se presentan mucha exigencia en el cumplimiento de los tiempos y plazos que se definen, lo cual obliga a los gerentes de proyecto a tener estimaciones y estructuraciones de cronograma muy precisas, incorporando imprevistos y todo aquello que puede hacer que se presenten desviaciones en el tiempo o plazo del proyecto.

Adicionalmente, se presenta un aspecto relevante, en donde los proyectos intensivos en mejoramiento y diseños de procesos, únicamente presenta lecciones aprendidas en las tipologías de recursos humanos y comunicaciones, dejando por fuera las otras ocho áreas de conocimiento que plantea el PMI.

11.1.3.1 Principales temáticas de lecciones aprendidas

Gestión de los recursos humanos

 Involucramiento de todos los recursos requeridos para la ejecución del proyecto  Generación de compromiso y motivación del equipo de proyecto

 Asignación y disponibilidad necesaria del equipo del proyecto

 Mínimo conocimiento requerido y transferencia del mismo al interior del proyecto  Lugar adecuado de trabajo, recursos y ambiente

Gestión de las comunicaciones

 Sesiones de trabajo en equipo con participación colectiva  Diseñar canales y mecanismos de comunicación directa

 Implementar esquemas de seguimiento permanente al proyecto

Gestión del tiempo

 Consideración de mayor tiempo en actividades de planeación  Estimación correcta en actividades críticas de los proyectos  Imposición de fechas obligatorias en los proyectos

 Consideración de tiempos para imprevistos

Gestión de la calidad

Definición de criterios de aceptación en los casos pruebas Identificación de elementos a probar dentro del proyecto Articulación y consolidación de equipo de pruebas Considerar pruebas anteriores para definición de pruebas

11.2 Análisis comparativo y conclusiones generales diagnóstico lecciones