Fuente: Norma ISO 9001:2015
8.1 PENSAMIENTO BASADO EN RIESGOS
El pensamiento basado en riesgos: su propósito ha estado siempre presente en los sistemas de gestión de la calidad y por tanto en el enfoque a procesos, como modelo impulsor de su funcionamiento. Sin embargo, en esta versión de la norma, se hace más explícita la necesidad de planificar los procesos previniendo los efectos negativos de la incertidumbre y aprovechando las oportunidades (condiciones favorables de la incertidumbre) que pueden presentarse.
En la explicación de los apartados 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos y 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades, desarrollamos en mayor medida el concepto de riesgo y los requisitos a implementar.
8.2 ANALISIS DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)
Dado su extendido uso, y su orientación a favorecer la toma de decisiones estratégicas, introduciremos una breve explicación del método DAFO, como posible opción para sistematizar el análisis del contexto interno y externo.
Es un método sencillo, aplicable a distintos ámbitos, y utilizado como proceso previo a la toma de decisiones.
Una vez definido el objeto del estudio (planificación estratégica, un proyecto de
inversión, política de marketing, la operativa de determinado proceso…), el
propósito es identificar aquellos factores que pueden condicionar positiva y negativamente al desempeño previsto.
• Análisis interno: pueden señalarse factores relativos a recursos financieros,
conocimiento, estructura organizacional, comunicación interna, tecnologías utilizadas, enfoque prioritario al cliente, predisposición al cambio, procesos de toma de decisión, estrés laboral, etc. Llegaremos a categorizar:
o Debilidades: aquellos aspectos propios de la organización, cuya
posición es desfavorable en comparación con otras referencias, especialmente los competidores. Nos sitúan en desventaja. Afectan negativamente al desempeño analizado.
o Fortalezas: factores en los que nuestra organización destaca,
diferenciándonos del mercado. Condiciones que favorecen la consecución de los resultados.
Afectan positivamente al desempeño analizado.
• Análisis externo: nos podemos referir a actuaciones de los competidores
(políticas de precios, campañas publicitarias, fusiones y adquisiciones de compañías, etc.), cambios en la legislación, evolución tecnológica, situación económica, hábitos de consumo sobre nuestro producto, estacionalidad, valores sociológicos... Llegaremos a categorizar:
o Amenazas: situaciones externas que pueden perjudicar al negocio,
indicios de un peligro para la organización, para el logro de sus
objetivos, para el fracaso de un proyecto…
o Oportunidades: coyunturas convenientes para nuestro propósito,
9 MARCO CONCEPTUAL
Durante el desarrollo de este proyecto se hará uso de terminología y conceptos claves que facilitaran el entendimiento de la temática, basados en la norma NTC ISO 9001:2015 y algunos autores como Yánez:
Acción Correctiva: una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.
Acción Preventiva: una acción emprendida para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar que ocurra.
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel.
Aseguramiento De Calidad: todas las actividades planificadas y sistemáticas dentro del sistema de calidad y evidencias como necesarias para dar adecuada confianza de que una entidad cumplirá los requisitos de calidad.
Calidad:Según Yánez es “ Una forma de trabajar, mediante la cual, la organización asegura la satisfacción de las necesidades de sus clientes, para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos bajo un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas competitivas. (Yanez, 2008).
Cliente: Persona u organización que podría recibir un producto o un servicio.
Compromiso: Participación en la contribución a las actividades para lograr los objetivos compartidos.
Competitividad: Es la capacidad que tienen las organizaciones de mantenerse rentables en el mercado, ofreciendo un producto o servicio que cuente con las mismas cualidades o inclusive más de las que ofrecen los competidores, tales cualidades se denominan ventajas, las cuales satisfacen en mayor medida a los consumidores. El concepto de competitividad va ligado con la eficiencia que tiene el producto comparándolo con otros de la misma categoría en relación con el precio y la cantidad de producto ofertado. (Certificacion, 2015)
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Contexto de la organización: El contexto de una organización es un proceso en el cual se determinan los factores que influyen en el propósito, objetivos y sostenibilidad de una organización. Considera factores internos tales como los valores, cultura, conocimiento y desempeño de la organización y factores externos
tales como legales, tecnológicos, de competitividad, de mercados, culturales,
sociales y económicos.(Instituto Colombiano de Normas Tecnicas y Certificación)
Desempeño: Resultado medible, gestión de actividades, procesos, productos, servicios, sistemas u organizaciones.
Éxito sostenido: Logro de un objetivo durante un periodo de tiempo.
Gestión De Calidad: función de la administración general de una organización que tiene por objeto definir la política de calidad y suministrar los recursos para su aplicación.
ISO 9001 Sistema de gestión de la calidad: La ISO 9001 es una norma que establece los requisitos para un sistema de gestión de calidad se basa en una serie de principios de gestión de calidad, incluyendo una fuerte orientación al cliente, la motivación y la implicación de la alta dirección, el enfoque por procesos y la mejora continua. un sistema de gestión de calidad es una forma de definir como la organización puede satisfacer las necesidades de sus clientes y otros grupos
afectados por su labor. (INTEDYA, 2018)
Manual de calidad: Especifica la política de calidad de la empresa y describe el sistema de calidad de una organización. Documento de trabajo de circulación controlada que resume las políticas, misión, visión, organigrama, funciones relacionadas con la calidad y nivel de responsabilidades competente, enuncia los procedimientos e instrucciones de trabajo de una empresa.
Mejora continua: Actividad sistematizada y frecuente, mediante la cual se hace una revisión detallada acerca de los factores más importantes que determinan la proyección de ciertas variables dentro de una organización, con el fin de generar un cambio constante que traiga mejores resultados. (Certificacion, 2015)
Parte interesada: Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización.
Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.
Política de calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto: Resultado de un proceso.
Proveedor: Proveedor que proporciona un producto o un servicio, que no es parte de la organización.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre, una desviación de lo esperado ya sea positivo o negativo.
Salida: Resultado de un proceso.
10 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.
Se realiza la información documentada, basados en la metodología KAIZEN y el ciclo DEMING o ciclo PHVA, con esto buscamos enfocar a Marquillas De Calidad a una manufactura inteligente por medio de la base documental de su sistema de gestión de calidad, según las siguientes etapas de desarrollo:
KAIZEN
Selección del tema: información documentada para todos los procesos de la empresa
Equipo de trabajo: Autores del trabajo junto a involucrados de todos los procesos.
Obtención y análisis de datos: Reuniones junto a dueños de proceso e involucrados, análisis visual y recopilación de datos de los dos últimos dos años
(2016 – 2017)
Gembutsu Gemba: Aplicación directa a Procesos
Plan de Contramedidas: Verificación listado Maestro de documentos
Seguimiento y evaluación de resultados: Diagnóstico inicial /Diagnostico final
Estandarización y Expansión: Establecer la documentación en los procesos.
DEMING
Planear: Estudiar todos los procesos y definir la documentación mínima, requerida por la Norma ISO 9001-2015, así como la necesaria según la necesidad de cada proceso. Definir plan de trabajo con los involucrados en cada proceso.
Hacer: Realizar la documentación para cada proceso.
Verificar: realizar la revisión junto a los dueños de proceso y realizar entrega de la documentación a la Junta directiva.
Actuar: Realizar los cambios pertinentes según la necesidad de cada proceso o iniciar prueba piloto de estandarización según la aprobación de la Alta dirección.
10.1 Planificación de la documentación
Se verifica los requisitos mínimos de documentación por cada proceso según el
estándar ISO 9001 –2015. Numeral 7.5 “INFORMACIÓN DOCUMENTADA” y
7.5.1 “Generalidades”, con sus respectivos incisos:
A) La información documentada requerida por esta norma.
B) La información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema.
10.2 Elaboración de la documentación
Se realiza la documentación de directrices de calidad, en los cuales se incluye la política de gestión integral con sus respectivos objetivos, el alcance del sistema de gestión, matriz (enfoque basado en riesgos), los documentos requeridos bajo el estándar ISO 9001 -2015 y la documentación mínima requerida para cada proceso dentro de la cual se contempla:
• Caracterización del proceso
• Procedimientos
• Instructivos
• Manuales
• Registros
• Ficha de indicador
10.3 Propuesta Política de la gestión Integral
Se crea una política de gestión integral, según el Numeral 5.2 de la Norma ISO
9001-2015 “POLITICA” y el numeral 5.2.1 “Desarrollar la política de la calidad” con
sus respectivos incisos:
A. Sea apropiada al propósito y al contexto de la organización y apoya su dirección estratégica.
B. Proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad;
D. Mejora continua del SGC
Por lo tanto, se propone la siguiente política:
Marquillas de Calidad Ltda. tiene como compromiso constituirse en la mejor compañía a nivel nacional en la fabricación de productos publicitarios y soluciones
de identificación para la confección, basada en un proceso de mejoramiento
continuo, garantizando permanentemente la satisfacción de sus clientes y la eficacia de su sistema integrado de gestión, mediante la elaboración de productos innovadores apoyados en sus cuatro líneas de producción, con cero accidentes, cero incidentes y cero enfermedades laborales, sustentados en el desarrollo del recurso humano, la excelencia de nuestros proveedores y los cambios tecnológicos.
Cumpliendo la normatividad ambiental vigente, la empresa establece en todos sus procesos la aplicación de una producción más limpia, identificando y evaluando sus impactos y por ende proponiendo medidas de prevención, mitigación, control y contingencia; reduciendo al máximo el consumo de recursos y los efectos al medio ambiente.
Nuestra amplia experiencia en el sector publicitario y la extensa cobertura en todos los sectores del mercado nos encamina a demostrar que somos una organización de categoría internacional en todas nuestras líneas de negocio, la cual guiamos a las siguientes intenciones (objetivos):
11 Objetivos de la empresa
Con Base en el Inciso “B” del numeral 5.2.1 “Desarrollar la política de la calidad” de
la Norma ISO 9001-2015 se crean los objetivos en pro de cumplir la política y con características de cumplimiento medible de forma cuantitativa. (Indicadores) Los cuales se muestran a continuación.
✓ Revisar periódicamente todos nuestros procesos, basados en la
metodología de mejora continua del sistema de gestión integral.
✓ Seleccionar y evaluar con criterios de excelencia a nuestros proveedores,
de manera que se garantice la calidad de los productos y servicios que nos proporcionan.
✓ Aumentar el grado de satisfacción de nuestros clientes, mejorando los
tiempos de entrega y reduciendo al máximo las causas de quejas y reclamos interpuestas.
✓ Cumplir con el cronograma anual de capacitaciones a los empleados para
✓ Realizar campañas de concientización para el adecuado uso de los recursos y el cuidado del medio ambiente.
✓ Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los
respectivos controles en materia de SG-SST
✓ Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora
continua del SST en la empresa.
✓ Cumplir con la legislación nacional vigente aplicable.
12 Alcance del sistema de gestión
Se documenta la propuesta del alcance según los requisitos de la Norma ISO 9001-
2015 en el Numeral 4.3 “DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD” el cual establece que la organización debe determinar
los limites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance.
Cuando se determina este alcance se debe considerar. A) Las Cuestiones Externas e internas
B) Los requisitos de las partes interesadas pertinentes
Según los anteriores lineamientos se estable el siguiente alcance para dar cumplimiento:
El alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Marquillas de Calidad Ltda., incluye diseño, fabricación, importación y venta de Soluciones de identificación para la confección y artículos publicitarios elaborados de acuerdo a las necesidades del cliente, mediante la ejecución de procesos de serigrafía, estampado, litografía, mecanizado y micro-inyección; producidos en nuestras instalaciones ubicadas en Bogotá, Colombia. Apoyados en todas nuestras partes interesadas tales como proveedores, clientes internos, externos y la comunidad. Nuestro sistema incluye todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015
13 Mapa de Procesos
Según los estudios realizados actividad por actividad se propone estandarizar once procesos, donde estarán involucrados todos los cargos identificados en la compañía.
Fuente: Autores del Proyecto, 2018
Se identifica el tipo de proceso al cual pertenece cada uno, separándolos en tres rangos, procesos gerenciales o estratégicos, procesos Operativos o Fuente: Los Autores
14 DISEÑO DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION
En cumplimiento del estándar ISO 9001-2015 en su numeral 7.5.3 “Control de la
información documentada” se crea la documentación del sistema con la siguiente
información para su control. Logo de Marquillas de Calidad Nombre del documento
Fecha de emisión Versión
Elaborado por: Departamento: