REPRESENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE

A continuación se presentan las etapas generales de la operación del Sistema, indicando el origen y destino de sus productos (Ver Figura No. 1), haciendo referencia a las tres fases fundamentales del proceso contable: Captación de Datos, Transformación de Datos y Revelación Financiera.

Esta representación no solo muestra el ciclo contable del Sistema, sino también, la relación con sus entornos y sus componentes (Ver Figura No. 2).

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Figura No 1 Representación del Sistema de Información Contable

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Figura No. 2 Dinámica del funcionamiento del sistema de información contable

75 4.5 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

La labor de dirección y manejo del Sistema Contable debe estar a cargo del Contador Público de la empresa Mattelas, quien debe administrar y dar uso eficiente de los recursos dispuestos para cumplir la misión de la contabilidad, bajo unos lineamientos racionales, fruto del trabajo de las teorías y técnicas de administración81.

Esta labor implica en primer lugar suministrar información financiera necesaria para la dirección de la Empresa, y en segundo lugar, administrar el Sistema de Información Contable, para lo cual se presentan a continuación los detalles del trabajo de manejo del área contable.

4.5.1 Funciones Administrativas. Alec Mackensie, teórico de la administración, presenta como guía de trabajo82 para los administradores el desarrollo de las funciones de planeación, organización, dirección y control.

 Función de Planeación. Según Nicolás Duque en su libro el Diagnóstico como Herramienta de Gestión, la planeación comprende la definición de metas y objetivos, a largo, mediano y corto plazo; identificar métodos y procedimientos para alcanzarlos; determinar, cuantificar, presupuestar y acopiar o asegurar la consecución de los recursos económicos, técnicos y humanos83.

En Mattelas no se ha definido una metodología para realizar la planeación dentro del área contable, esta recurre al empirismo y a pesar de que no se encuentra por escrito, el Gerente sabe cuáles son las necesidades, cómo lo va a lograr y quienes van a participar en el desarrollo de los objetivos.

Por esta razón es necesario crear un escenario y tener una visión clara sobre lo que debe ser el Sistema de Información Contable. Mattelas debe enfocar su función de planeación en la conversión del Sistema Contable en un área donde se produce valor agregado para la Empresa y que contribuya a su éxito.

81

DELGADILLO R., D. I. (2001). El sistema de información contable. Santiago de Cali: Artes Figuras del valle.

82

MACKENSIE, A. (2005). El proceso administrativo en tercera dimención. Edit. Cci.

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De este modo, el director contable dentro de su función de planeación puede realizar actividades de evaluación de las condiciones de trabajo de su área y definir tanto el futuro inmediato como del mediano y del largo plazo y enfrentarse a las condiciones y factores del entorno que puedan cambiar su trabajo y sus resultados.

Como administrador del Sistema, está obligado a desarrollar la programación del trabajo y con esto puede fijar los objetivos operacionales con referencia a las labores y las condiciones propias del área contable que dependen de los requerimientos de los usuarios. Una vez se han fijado los objetivos, se procede a ordenar las acciones y el tiempo disponible para su desarrollo, las políticas que guíen esas acciones y la asignación de recursos indispensables para que ésta área cumpla su cometido.

 Función de Organización. Humberto Serna en su libro Gerencia Estratégica, aborda este tema de la siguiente manera: “El diagnóstico estratégico se inicia con la identificación de la cultura de la organización y su concordancia con los principios corporativos, la empresa debe divulgarlos y ser consecuente con ellos. Así se crea cultura, viviendo los valores en cada decisión y operación organizacional”84

(1997, pág. 38).

Aunque la estructura organizacional de la empresa Mattelas es clara para todos sus integrantes, esta no se encuentra plasmada en un organigrama que permita a los empleados visualizarla constantemente. Los integrantes de la empresa conocen cabalmente la jerarquía de que está revestido cada cargo, pero aun no está definido mediante un documento.

Por esta razón, es necesario que el director contable dentro del ambiente de trabajo incluya orden, lógica y relaciones laborales armónicas que estimulen el buen desempeño de las personas.

De este modo, el director contable dentro de su función de organización debe establecer una estructura orgánica que refleje los objetivos del área y permita visualizar los niveles de autoridad y responsabilidad, haciendo la descripción para cada puesto de trabajo además de definir los requerimientos para cada uno, como los conocimientos, habilidades y calidades mínimas requeridas.

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 Función de Dirección. La función administrativa de dirección ha sido definida por Harold Koontz como: “El proceso de influir en las personas para que contribuyan con las metas y objetivos de la organización y el grupo”85

(1990, pág. 444).

Como se ha comentado en líneas anteriores, Mattelas es dirigida por una sola persona la cual es su propietario, quien realiza todas las actividades de carácter administrativo que se desarrollan en la empresa. Quizás este punto resulta predominante reconocer la importancia de contar con las que le permitan tener en los sistemas de información a su mejor aliado en pro de llevar a feliz término la dirección de la empresa.

Por esta razón es necesario, que el director contable reúna un conjunto de atributos para el desarrollo efectivo de su trabajo, como el conocimiento que abarca las guías teóricas, conceptuales y prácticas con relación directa a las labores contables, además de las destrezas y actitudes para ejercer el liderazgo, como la capacidad de comprender a las personas y la habilidad para que sus seguidores apliquen todas sus capacidades en un proyecto.

De este modo, el director contable dentro de su función de dirección debe preocuparse por la motivación de las personas a su cargo, permitir que tengan sus propios objetivos de trabajo y la forma de alcanzarlos, esto genera compromiso con su labor; permitir que los subordinados participen la elaboración de planes y toma de decisiones, con esto se da importancia a la experiencia, conocimiento e ideas de la persona generando sentido de pertenecía con el proyecto, de igual forma, la promoción de cargos hace que el subordinado mejores sus características y simplifique las tareas, esto evita el aburrimiento y los esfuerzos de trabajo adquieren mayor grado de responsabilidad e importancia.

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 Función de Control. Según Samuel Certo la función administrativa de control consiste en: “Seguimiento y evaluación del proceso de la administración estratégica con el fin de mejorarlo y asegurar su funcionamiento”86

(1997, pág. 20)

Mattelas no cuenta con unas normas específicas que le permitan manejar algún sistema de control de gestión, si es claro que éstas apuntan más a la parte operativa donde se da un control en los inventarios y las cuentas por cobrar.

Por esta razón es necesario, que el director contable tenga muy bien establecidos la misión y los objetivos de área, para que sus esfuerzos aseguren la consecución de dichas metas, comparando que el rendimiento y desempeño esté acorde a las normas y tomar cualquier medida correctiva para que las personas y los demás recursos estén siendo usados de manera eficiente y efectiva en términos de alcanzar los planes y objetivos preestablecidos.

De este modo, el director contable dentro de su función de control debe tener como marco de referencia a los usuarios de la información para controlar su grado de satisfacción pues son ellos quienes consumen el producto del Sistema; controlar la calidad de la información, si ésta cumple con los requisitos fijados y por último controlar los procesos contables.