Requisitos

Se define como el comportamiento interno, manipulación de datos y otras funcionalidades específicas que muestran los pasos que se llevarán a la práctica, un resumen.

Esta información se utiliza para ayudar a la contadora a entender por qué la exactitud de los requisitos es necesaria, y para seguir al mismo durante el desarrollo de los requerimientos para obtener un objetivo.

Es la descripción del comportamiento requerido, que debe ser clara y concisa. Este comportamiento puede provenir de reglas organizacionales, o ser descubiertas por interacción con usuarios.

Requisitos para la Devolución de Retenciones no compensadas de IVA

Escrito de la Solicitud de devolución de retenciones de IVA, el mismo que debe cumplir con los requisitos formales establecidos en el Art. 119 del Código Tributario, especificando la forma de devolución (Nota de Crédito Desmaterializada o acreditación en cuenta). No requiere la firma de abogado.

 Copia del nombramiento del representante legal, debidamente actualizado e inscrito en el registro mercantil.

 Copia de la cédula de identidad y de la papeleta de votación del representante legal.

 Copia de la libreta de ahorros, estado de cuenta corriente o certificación bancaria de productos a nombre de la sociedad contribuyente.

 Estados financieros y balances de comprobación mensuales correspondientes a los períodos solicitados, extraídos del sistema contable y firmados por el representante legal y contador de la compañía.

 Libros mayores de las cuentas de IVA ventas e IVA compras correspondiente al o los períodos solicitados.

 Libros mayores de las cuentas de retenciones en la fuente de Impuesto al Valor Agregado correspondiente al o los períodos solicitados.

 Escrito firmado por el contador y/o representante legal que certifique que la información contenida en el medio magnético es fiel copia de la documentación que reposa en los archivos de la compañía.

 Detalle en medio magnético de los comprobantes de retención que sustenten las retenciones en la fuente registradas en la declaración

Fecha del comprobante de retención RUC del agente de retención Razón social del agente de retención No. de comprobante de retención Base imponible % de retención de IVA Valor retenido No. o código de la cuenta contable

Mes en el que fue declarado el comprobante de retención según mayor contable

4.4.6 Base Legal

Código Tributario

Art. 119.- Contenido del reclamo.- La reclamación se presentará por escrito y contendrá:

1. La designación de la autoridad administrativa ante quien se la formule;

2. El nombre y apellido del compareciente; el derecho por el que lo hace; el número del registro de contribuyentes, o el de la cédula de identidad, en su caso.

3. La indicación de su domicilio permanente, y para notificaciones, el que señalare;

4. Mención del acto administrativo objeto del reclamo y la expresión de los fundamentos de hecho y de derecho en que se apoya, expuestos clara y sucintamente;

5. La petición o pretensión concreta que se formule; y,

6. La firma del compareciente, representante o procurador y la del abogado que lo patrocine.

A la reclamación se adjuntarán las pruebas de que se disponga o se solicitará la concesión de un plazo para el efecto.

Art. 120.- Complementación del reclamo.- Salvo lo que se dispone en los artículos 78 y 79 de este Código, si la reclamación fuere obscura o no reuniere los requisitos establecidos en el artículo anterior, la autoridad

administrativa receptora dispondrá que se la aclare o complete en el plazo de diez días; y, de no hacerlo se tendrá por no presentado el reclamo.

Art. 121.- Constancia de presentación.- En toda petición o reclamo inicial, se anotará en el original y en la copia la fecha de su presentación y el número que se asigne al trámite, anotación que será firmada por el empleado receptor. La copia se entregará al interesado.

En las peticiones posteriores sólo se anotará la fecha de su presentación en original y copia, e ingresarán al expediente respectivo.

4.5.7 Solicitud

La solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a la administración tributaria que en este caso es el encargado para realizar la revisión y análisis de la devolución, donde se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan.

Cómo se elabora una instancia (Solicitud)

En cuanto a los aspectos formales, la instancia responde a las mismas directrices que la carta de presentación, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas.

La estructura del contenido de una solicitud es la siguiente:

Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, domicilio tributario y fecha, teléfono y datos opcionales (profesión, centro de trabajo, etc.).

B) Exposición de motivos:

Se debe describir las circunstancias y las causas que motivan la solicitud, de manera sistemática y esquemática; se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que esté basada la solicitud.

Se inicia con la palabra EXPONGO, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresión "por ello". Si es el caso, se hará referencia a la documentación aportada con fórmulas del tipo: "lo que acredito con la documentación anexa", seguida de la relación de documentos incorporados a la solicitud.

El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (yo), en tercera persona y el del receptor, la segunda persona del plural (os) o bien una fórmula impersonal. En ocasiones, cuando la instancia va dirigida a una autoridad se hace uso del tratamiento que corresponde a la misma.

C) Petición o exposición de la solicitud:

Se comienza con la palabra SOLICITO, seguida de dos puntos. Si esta palabra va seguida de una oración con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjunción QUE.

Ejemplo:

Yaruquí, febrero 07 del 2011

Señores

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS - PICHINCHA

Presente.-

De mi consideración:

Yo, Ramos Anangono María Bersabé cédula de ciudadanía número 171263316-1 Representante Legal de la compañía PLASTIVALLE CIA. LTDA. RUC.1792088836001, con domicilio tributario provincia de Pichincha, cantón Quito, parroquia Yaruquí, barrio la Joya, calle Interoceánica km 31 ½ S/N y San Carlos.

Haciendo referencia al artículo 69 de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno párrafo Nº.3; SOLICITO: a ustedes, la devolución de retenciones en la fuente de IVA que no fueron compensadas con el IVA causado en el mes de mayo del 2009 por un valor de 5.674,49 dólares, los cuales reflejan en el formulario 104 y en los anexo.

Por la atención que se sirvan dar a mi petición, anticipo mis agradecimientos.

Atentamente,

Bersabé Ramos Anangono

4.4.8 Estados Financieros

Los Estados Financieros son los documentos que proporcionan informes periódicos a fechas determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administración de una compañía, es decir, la información necesaria para la recuperación del crédito tributario; muestra el valor total por recuperar a una fecha determinada.

Fuente: Depto. Contable Elaborado: Las Autoras

Fuente: Depto. Contable Elaborado: Las Autoras

4.4.9 Balance de Comprobación

Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara con el objetivo de comparar o verificar si todos los cargos y abonos de los asientos de Diario han sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble.

Preparación

Este cuadro se prepara al final de cada período para la solicitud de devolución de crédito tributario y se debe hacer cumpliendo los siguientes pasos de su procedimiento:

1. Traslado de las sumas del Debe y Haber de las cuentas del Mayor. (Estas sumas se toman de las que se hicieron previamente y anotaron a lápiz en cada una de las cuentas). La anotación incluye los datos del folio del Mayor, códigos y nombres de las cuentas y puede seguir el orden correlativo de los folios o de los códigos de las cuentas.

2. Suma de las columnas del Debe y Haber del Balance.

3. Determinación de saldos por diferencia entre los movimientos del Debe y Haber y anotación de los saldos deudores ó acreedores, según como corresponda.

Fuente: Depto. Contable Elaborado: Las Autoras

4.4.10 Libro Mayor

Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la Compañía de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas.

Tipo de Libro Mayor

El tipo de mayor que se utilizará es:

Libro Mayor Auxiliar, para las subcuentas y auxiliares.

En este caso se tomará solo de las cuentas donde intervienen el IVA cobrado, IVA pagado, crédito tributario y retenciones de IVA recibidas.

Importancia y Finalidad

El Libro Mayor constituye un libro obligatorio para la devolución, este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en la Compañía para llevar la contabilidad.

Fuente: Depto. Contable Elaborado: Las Autoras

4.4.11 Certificación de documentos

Trámite mediante el cual se hace constar que la copia de un documento es fiel del original o que en éste se asientan datos verificados o fidedignos.

Solicitud de certificación de documentos: Es el documento mediante el cual se solicita el servicio de certificación y contiene los siguientes datos: fecha, nombre del solicitante, tipo de documento a certificar, cantidad de fojas, fecha de entrega y firma del solicitante y del Jefe de la Unidad de Documentación e Información Legislativa.

Fojas.- Hoja de papel, sobre todo de un documento oficial.

Página.- Cada uno de los lados de la foja.

Folio.- Número progresivo asignado a las páginas útiles del documento a certificar.

Leyenda con Texto-. Sello que se plasma en las fojas (Certifico que es fiel copia del original)

Ejemplo:

Yaruquí, febrero 07 del 2011

Señores

SERVICIO DE RENTAS INTERNAS - PICHINCHA

Presente.-

De mi consideración:

Yo, Ramos Anangono María Betsabé cédula de ciudadanía número 171263316-1 Representante Legal de la Compañía PLASTIVALLE CÍA. LTDA. RUC.1792088836001, con domicilio tributario provincia de Pichincha, cantón Quito, parroquia Yaruquí, barrio la Joya, calle Interoceánica km 31 ½ s/n y San Carlos; CERTIFICO que: toda la información impresa, ingresada en calidad de anexo al trámite, guarda absoluta correspondencia con la documentación que reposa en la Compañía y es fiel copia del original.

Particular que pongo a su conocimiento para los fines pertinentes.

Atentamente,

Bersabé Ramos Anangono