Requisitos asociados de negocio 1 Procedimientos de seguridad

9.3.1.1.1. Requerimiento 1.1.1. Este requerimiento se cumple por medio de los documentos

identificados con los códigos: GCO-PR-01, Procedimiento Gestión Comercial, con el cual se realiza la consecución de clientes, con base en el cumplimiento de objetivos generando confianza mediante un excelente servicio seguro y eficaz; GAF-PR-01, Procedimiento de compras, con el cual se describe la metodología que permita implementar, estandarizar y controlar los recursos, desde la solicitud del producto y/o servicios, compra y posterior entrega a las áreas solicitantes de la organización.

Adicionalmente se hace evaluación y reevaluación de proveedores con el objetivo de hacer seguimiento a los comportamientos y desempeño de los mismos, por medio de los formatos: Selección y Evaluación de Proveedores v-1 - GAF-FO-03 y Re-evaluación Asociados de Negocio – GAF-FO-07.

9.3.1.1.2 Requerimiento 1.1.2. Este requerimiento se cumple por medio de los formatos:

Actualización y conocimiento asociado de negocio cliente - GCO-FO-01 y Actualización y conocimiento asociado de negocio proveedor V-2 - GAF-FO-02; por medio de los cuales los asociados de negocio especifican si están certificados en BASC para que posteriormente sea revisado por la página oficial para dar veracidad a esta información.

9.3.1.1.3. Requerimiento 1.1.3. Transportes Artico SAS verificando la documentación y

dando cumplimiento al SGCS BASC, solicita a cada uno de sus asociados negocio la documentación requerida, evidenciando si el cliente o proveedor cuenta con la certificación

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BASC a través de: Actualización y conocimiento asociado de negocio cliente - GCO-FO-01 y Actualización y conocimiento asociado de negocio proveedor - GAF-FO-02, dando

cumplimiento a lo dispuesto en la resolución 074854 del 21 de diciembre de 2016 por la cual se establece el sistema para la prevención y control de Lavado de activos, la financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva LA/FT/PADM. SIPLAFT.

9.3.1.1.4 Requerimiento 1.1.4. Este requerimiento se cumple por medio de la Matriz

proveedores críticos - GAF-FO-05, con el cual se identifica información de los riesgos más relevantes de proveedores y clientes que puedan llegar afectar la operación; adicionalmente se realiza un acuerdo de seguridad y confiabilidad entre las partes que tiene como objetivo

establecer los términos comerciales para la nueva relación comercial, de acuerdo a la naturaleza de negocio o el impacto que esta pueda tener en la organización.

9.3.1.1.5 Requerimiento 1.1.5. Este requerimiento se cumple por medio del formato, Visita

de seguridad asociado de negocio, en el cual se evidencia el cumplimiento de la Norma Basc y estándar para el asociado de negocio que se considera crítico.

9.3.1.1.6 Requerimiento 1.1.6. Este requerimiento se cumple por medio de los formatos

listado maestro de asociado de negocio proveedores administrativos y operativos GAF-FO-04, en este documento encontramos información de clientes y proveedores críticos de la compañía, adicionalmente se evalúa el cumplimiento en la documentación solicitada para cada uno.

9.3.1.1.7 Requerimiento 1.1.7. Se realiza reunión de apertura informando sobre los criterios de seguridad para clientes, se deja evidencia en minuta de los temas tratados, oportunidades de mejora y se hace seguimiento de la minuta del día anterior, se hace entrega material didáctico a clientes con información general de la norma y se envía brochure con información de la norma

vía correo electrónico.

9.3.1.1.8 Requerimiento 1.1.8. Este requerimiento se cumple por medio de la política asamblea de accionistas - SGI-PO-18

De acuerdo con Transportes Artico SAS (2018 e): TRANSPORTES ARTICO S.A.S. vela por la protección de la compañía y de cada uno de los socios que conforman la asamblea de accionistas.

Siendo una empresa familiar encabezada por Martha Janneth Ramírez Núñez, fundadora y pionera de la compañía, quien decide crear la empresa y hacer partícipes del negocio a sus dos hijos William Camilo Mayo Ramírez y Daniela Stephany Mayo Ramírez.

Como política de la compañía se ha establecido que no entrarán a conformar parte de este negocio, accionistas o terceros que hasta la fecha no se hayan establecido, se trata de un negocio familiar y como tal así desean que continúe.

Para el logro y cumplimiento de esta política, Transportes Ártico S.A.S, establece:

Cada uno de los socios se compromete a velar por el buen desarrollo del negocio, desde el cargo que desempeña en la compañía.

Cada uno de los socios se compromete a velar por la mejora continua dentro de los procesos de la organización.

Esta política podrá ser modificada o reemplazada siempre que el cincuenta y un porciento (51%) de los accionistas así lo aprueben.

La alta gerencia destinará los recursos financieros, humanos y técnicos necesarios para dar cumplimiento a esta política.

9.3.1.1.9 Requerimiento 1.1.9. Este requerimiento se cumple por medio del documento

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contratistas, se realiza acuerdo de confidencialidad y seguridad de negocio para asegurar el cumplimiento de la norma BASC.

9.3.1.1.10 Requerimiento 1.1.10. Internamente este requerimiento se cumple por medio de la

inducción a cargos para personal nuevo donde se resalta la importancia de BASC, se incluye dentro de la matriz de entrenamiento para empleados y se lleva registro de asistencia de todas las reuniones relacionadas al sistema de gestión; externamente, para nuestros asociados de negocio se realiza por medio del formato manifiesto de carga en el numeral 23.

9.3.1.1.11 Requerimiento 1.1.11. Internamente este requerimiento se cumple por medio de la

inducción a cargos para personal nuevo donde se resalta la importancia de BASC, se incluye dentro de la matriz de entrenamiento para empleados y se lleva registro de asistencia de todas las reuniones relacionadas al sistema de gestión; externamente o para terceros por medio del formato manifiesto de carga en el numeral 23, adicionalmente por medio de la socialización de la Cadena de suministro de Transportes Artico SAS.

9.3.1.2 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo. La Organización

valida la información suministrada por sus asociados de negocio, por medio de consulta de antecedentes (Procuraduría, Contraloría, Policía y Lista Clinton), Estudios Financieros y demás documentos que se le solicitan a los asociados. El resultado es un registro documentado del estudio de seguridad realizado.