Requisitos para el inicio de la contratación

Miguel Acosta opina que el procedimiento administrativo está dividido en tres tipos31:

a. El procedimiento Interno y el procedimiento externo. b. El procedimiento previo y el procedimiento de ejecución. c. El procedimiento de oficio y a petición de parte.

En este caso referido al procedimiento interno en el que se da todo el conjunto de actos que realiza la administración en su ámbito de mero gestor administrativo entre sus órganos, sin inferir en la esfera de los particulares. La Ley contempla en el artículo 21 que de previo a iniciar cualquier proceso de contratación, el órgano o entidad contratante deberá contar, según fuere el caso, con los estudios requeridos incluyendo el de impacto ambiental, diseños, especificaciones generales y técnicas debidamente concluidas y el presupuesto. Estos documentos se asentarán en el expediente administrativo que se levantará para tal efecto y se harán públicos de la manera que establezca el Reglamento de forma que puedan ser tenidos en cuenta por los interesados en la elaboración de sus ofertas.

Siguiendo la línea de Acosta la Ley dio a conocer la tarea de los entes en los procesos de contratación, se debe contar con los estudios requeridos para no afectar a ningún otro órgano que no se encuentre vinculado directamente con la contracción que llevara a cabo una determinada institución y citando nuevamente a Acosta es con el fin de no interferir en la esfera de los particulares. El licenciado José María Saravia afirmó que en los procesos de contratación la institución contratante tiene la obligación de desarrollar los actos administrativos necesarios y correspondientes a la etapa preparatoria o fase inicial del procedimiento de las contrataciones.

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55 La responsabilidad por el contenido de los estudios, diseños y especificaciones del proceso será del área técnica de la entidad contratante. En los proyectos que involucren obra pública, los mismos deberán seguir los parámetros mínimos que para el efecto señale la DGCE mediante instructivo, de manera que se cuente con los requeridos para tal propósito de conformidad con lo que establezca el Reglamento de la Ley.

Diez días antes de expedir la resolución de inicio de las licitaciones, los estudios, diseños y especificaciones se harán públicos junto con el proyecto del pliego de bases y condiciones (en adelante PBC), a efecto de que cualquier persona los examine y haga observaciones sobre los mismos. Las observaciones recibidas formarán parte de los antecedentes administrativos del proceso, sin que la entidad contratante esté en la obligación de responderlas o de incorporarlas.

De previo a iniciar cualquier proceso de contratación, los organismos o entidades contratantes deberán efectuar una estimación del monto del contrato que eventualmente sea adjudicado a efectos de seleccionar el procedimiento de contratación correspondiente. Para la estimación del monto, el órgano o entidad contratante deberá elaborar, según fuere el caso, el Presupuesto que contemple, entre otros elementos, todos los costos que implica el contrato, incluyendo el precio, fletes, seguros, comisiones, intereses, previsión sobre reajuste de precios, tributos si procedieren, derechos, primas y cualquier otra suma que debiera precisarse.

La estimación del contrato no es más que la elaboración del presupuesto proyectado que contiene el precio, es decir, cuanto costara adquirir el bien, servicio u obra. También consiste en estimar las características técnicas, los materiales de construcción, los diseños correspondientes entre otros aspectos que determinaran dicho precio.

Ahora bien, la estimación del contrato permite tener una visión más acertada o bien cercana a lo que será la contratación que realiza la administración pública y comparar también los costos que conllevaría hacer este tipo de gestión administrativa.

56 Si el convenio mediante el cual se regula la fuente de financiamiento del contrato define la exoneración de impuestos, el contrato respectivo queda exonerado de todos los impuestos incluidos los municipales.

Para iniciar el proceso de contratación administrativa, cada organismo o entidad contratante deberá asegurarse de contar con los recursos o créditos presupuestarios necesarios para garantizar los egresos derivados del contrato según el monto estimado.

La verificación de los recursos o créditos será en aras de comprobar la existencia del capital necesario para adquirir o no los bienes o servicios que están siendo objeto de la contratación administrativa. Y a vez determinar si el capital existe podrá abastecer el plazo que incurra la ejecución de este, refiriéndonos a un plazo determinado o indeterminado según establezca el oferente.

En las contrataciones cuya ejecución se extienda más allá de un ejercicio presupuestario, deberán adoptarse las previsiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones y reflejarlas conforme la Ley No. 550, “Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario”32

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Sin perjuicio de las sanciones que pudieren proceder en contra de los servidores públicos infractores, la inexistencia de recursos o crédito presupuestario no será causal para invalidar el contrato suscrito, si el contratista actuó de buena fe. En tal supuesto, si el contrato estuviere siendo ejecutado, el contratista particular tendrá la opción de continuar la ejecución del mismo o de terminar anticipadamente el contrato con derecho a reclamar los daños y perjuicios resultantes. Si optare por lo primero, la entidad contratante deberá sanear el acto, programando el crédito presupuestario correspondiente de acuerdo a lo normado en el artículo 55 de la Ley No. 550, “Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario”.

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